EU-P 0071-16EK2, Planung und Durchführung von ca. 12 – 15 Veranstaltungen über 30 Monate (2016 – 2018) im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Flughafen Airlebnistage“

Fraport AG, Abteilung ZEB-VM

Der Auftragnehmer soll für die Veranstaltungsreihe „Flughafen Airlebnistage“ ein kreatives und flexibel anpassbares Veranstaltungskonzept für die nächsten 30 Monate (ca. 12 – 15 Veranstaltungen, d. h. ca. 4 – 5 Veranstaltungen pro Jahr) entwickeln und eigenständig durchführen. Im ersten Jahr (2016) sind max. 4 Veranstaltungen vorgesehen.
Das Format „Airlebnistage“ ist bereits etabliert und soll ohne gestalterischen Bruch zu den vorangegangenen Events fortgesetzt werden (Wiedererkennungswert). Es richtet sich primär an die Zielgruppe „Besucher“, in zweiter Linie an „Passagiere“.
Folgende Leistungen und Inhalte werden erwartet:
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— Entwicklung von kreativen Veranstaltungskonzepten auf Basis einer zu entwickelnden Leitidee für jährlich ca. 4 – 5 „Flughafen Airlebnistage“, die wiederkehrend immer an einem Sonntag stattfinden;
— Passend zum jeweils wechselnden Motto der einzelnen Airlebnistage sind verschiedene Mitmach-Aktionen, eine Rallye mit Stationen und Gewinnspielen sowie die künstlerische und musikalische Unterhaltung zu konzipieren, mit dem Auftraggeber abzustimmen und umzusetzen;
— Nach Möglichkeit konzeptionelle Einbindung von Mietern, Retailern, Airlines und/oder Sponsoren/Partnern in die Aktionen;
— Umsetzung/Koordination und Steuerung des Programmablaufs sowie der beteiligten Personen vor Ort;
— Aufbau von Ständen, Bühnen, Wegweisern u. ä. ein bis zwei Tage vor und Abbau ein Tag nach der Veranstaltung inkl. aller Aufräum- und Reinigungsarbeiten im Einklang mit den operativen Abläufen in den Terminals. Die genauen Aufbau- und Abbauzeiten sind je nach Umfang und Ort für jede Veranstaltung im Einzelnen abzustimmen;
— Erstellung von redaktionellen Grundlagen (Basistexten) und Layouts für diverse Print- und Online-Zwecke nach den Gestaltungsrichtlinien der Fraport AG und Frankfurt Airport;
— Beratung zum Einsatz der jeweiligen Medien je nach Zielgruppe und Kommunikationsziel;
— Um den Veranstaltungserfolg messen zu können, ist durch den Auftragnehmer nach jeder Veranstaltung eine Nachbereitung in Form einer Kurzpräsentation (ca. 10 Folien) mit Zahlen, Daten und Fakten zu erstellen.
Als Veranstaltungsorte sind für die Aktionen geeignete und verfügbare Flächen im öffentlichen Bereich beider Terminals und die Besucherterrasse des Flughafens Frankfurt vorgesehen. Die Flächen können abhängig von betrieblichen Belangen und Bauzuständen sowie je nach Veranstaltungsmotto variieren. Die genaue Abstimmung der Orte ist, abhängig vom jeweiligen Vorhaben, gemeinsam mit dem Auftraggeber durchzuführen. Die besonderen Anforderungen und Auflagen des vorbeugenden Brandschutzes, des Terminal-Managements, der Sicherheit, etc., die an einem Flughafen gelten, müssen bekannt sein und bei der Konzeption und Durchführung der Aktionen von vornherein Berücksichtigung finden.
Termin und Motto der jeweiligen Veranstaltung sind vom Auftragnehmer mindestens zwei Monate im voraus festzulegen und mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Freigabe des Auftraggebers ist für jedes Event zwingend erforderlich.
Einige Aktionen können als Kernkomponenten an jedem Aktionstag wiederholt werden (Bsp. Kinderschminken, Live-Moderation Besucherterrasse, Gewinnspiel etc.). Idealerweise sind die Veranstaltungen von März/April bis Dezember in zweimonatigen Intervallen zu planen. Im ersten Jahr startet die Reihe ausnahmsweise im Juli/August und endet im Dezember, daher müssen hier die Intervalle zwischen den Veranstaltungen kürzer gewählt werden. Für das Jahr 2016 sind daher max. 4 Veranstaltungen geplant. Für die Folgejahre (2017 und 2018) sind 4 – 5 Veranstaltungen pro Jahr vorgesehen.
Eine Bildauswahl und die Erstellung von Basistexten zu den Veranstaltungen sowie das Layout für Anzeigen und Printmedien bzw. alle Druckdaten, wie Poster, Flyer, Bühnenrückwände, etc. sind Gegenstand der Beauftragung.
Für elektronische Medien bzw. Social Media wird eine Sondierung hinsichtlich geeigneter Communities zur kommunikativen Verbreitung und Verlinkung erwartet.
Der Einkauf von Medialeistungen ist nicht Bestandteil der Beauftragung.
Jede Veranstaltung ist filmisch zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur freien und uneingeschränkten Verwendung zur Verfügung zu stellen.
Eine Reaktionszeit von unter 24 Stunden sowie eine telefonische Erreichbarkeit bei kurzfristigen Besprechungen von 9:00 – 18:00 Uhr an allen Wochentagen (Mo. – So.) ist zwingend notwendig.
Auftragsbeginn: Nach Auftragserteilung voraussichtlich ab 1.7.2016
Versicherungen
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Bei Auftragserhalt sind Versicherungen mit mindestens den folgenden Deckungssummen abzuschließen:
Die Versicherungen müssen explizit Deckungsschutz für sämtliche am Verkehrsflughafen Frankfurt/Main erbrachten Leistungen gewähren.
— Betriebshaftpflichtversicherung:
5 000 000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden;
100 000 EUR für Vermögensschäden.
— Kfz-Versicherung für alle zur Auftragsdurchführung eingesetzten Fahrzeuge ohne Ausschluss des Flughafenbetriebsgeländes.
Hinweis:
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Qualifizierte Bieter erhalten auf Wunsch die Möglichkeit zur Teilnahme an einer Informationsveranstaltung zur Besichtigung der auftragsbezogenen Infrastruktur. Nähere Angaben entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe und den Vergabeunterlagen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-02-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-29.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Epp Sales Communications GmbH & Co. Verkaufsförderung KG

Wer?

• • Fraport AG, Abteilung ZEB-VM

Wie?

• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• • Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt