Externe Projektkoordination für das Interreg-Ostsee-Projekt "Smart Blue Regions"
Externe Projektkoordination für das Interreg-Ostsee-Projekt "Smart Blue Regions".
Gegenstand der Ausschreibung
Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie des Landes Schleswig-Holstein beauftragt ein External Project Coordination Office (EPCO) mit dem Projekt- und Finanzmanagement sowie der Öffentlichkeitsarbeit für das INTERREG VB Baltic Sea Region (BSR) Projekt „Smart Blue Regions“ zum Thema „Smart Specialisation Strategies“ und „ Blue Growth“.
Smart Blue Regions ist am 20.11.2015 vom Begleitausschuss des Interreg Baltic Sea Region Programms (Interreg BSR Programm) genehmigt worden.
Das Hauptziel des Projekts ist es, die Wachstumspotentiale der beteiligten Partnerregionen im Bereich ihrer maritimen Wirtschaftszweige besser auszuschöpfen. Dafür sollen speziell die Kapazitäten der beteiligten Regionen im Bereich der „Smart Specialisation Strategies“ (RIS3) erhöht werden. Dieses neue Politikinstrument ist ab 2014 für Regionen verbindlich, die EFRE Strukturfondsmitteln im Bereich F&E sowie Innovation verwenden möchten.
Das Projekt besteht – wie aus Projektantrag (Anlage zu diesem Leistungsverzeichnis) ersichtlich – aus 4 Arbeitspaketen (Work Packages):
WP1: Projektmanagement,
WP2: Funktionales Know-how im Bereich RIS3,
WP3: Politikmaßnahmen im Bereich „Blue Growth“,
WP4: Ostseeweite Anbahnung von Kooperationen im Bereich „Blue Growth“.
Im Projekt arbeiten 8 Partner aus 6 Ostseeanrainerstaaten mit (Polen, Lettland, Estland, Finnland, Schweden und Deutschland). Dazu kommen weitere assoziierte Partner. Es ist von März 2016 bis Februar 2019 angelegt und hat ein Budget von rund 1 836 000 EUR.
Das gemeinsame Projekt- und Finanzmanagement (unter WP1) und die Öffentlichkeitsarbeit (unter WP 2 – WP 4) und die Durchführung der Abschlusskonferenz (WP 4.3) sollen im Rahmen dieser Ausschreibung ab Anfang April 2016 extern an ein „External Project Coordination Office“ (EPCO) vergeben werden.
Die Ausschreibung findet unter dem Vorbehalt des Abschlusses des Zuwendungsvertrages (Grant Contract) der Programme Managing Authority mit dem Lead Partner statt. Im Falle des Nichtzustandekommens des Finanzierungsvertrages kann das Projekt nicht durchgeführt werden. Über eine Änderung dieser wesentlichen Finanzierungsbedingung werden alle am Verfahren Beteiligten umgehend informiert.
Ziel dieser Ausschreibung:
Das Ziel der Ausschreibung ist es, einen Vertragspartner zu gewinnen, der die ausgeschriebenen Leistungen erbringen kann.
Die Inhalte des Interreg Baltic Sea Region Project Smart Blue Regions sind den Vergabeunterlagen (einschließlich dem Projektantrag) zu entnehmen.
Aufgabenbeschreibung:
Die Aufgaben des für Smart Blue Regions extern zu vergebenden Projekt- und Finanzmanagements an ein External Project Coordination Office (EPCO) werden insbesondere in den Kapiteln des schriftlichen Projektantrages (Anlage zum Leistungsverzeichnis, ApplicationForm) zum Arbeitspaket / Work Package 1 (WP1) beschrieben. Der Aufgabenbereich der Öffentlichkeitsarbeit findet sich als Querschnittsthema in den WP 2 – WP 4 wieder. (Die Application Form wird nach Abschluss des Clarification Prozesses als „Project Data Form“ Teil des Zuwendungsvertrags/Grant Contracts).
Das EPCO für das englischsprachige Interreg BSR Programm VB Projekt „Smart Blue Regions “ soll den Lead-Partner, das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie des Landes Schleswig-Holstein, aber auch die anderen Projektpartner dabei unterstützen, die im Projektantrag aufgeführten Aktivitäten und Ergebnisse frist- und sachgerecht sowie inhaltlich und formal einwandfrei und qualitativ hochwertig zu erbringen. Dazu übernimmt der Auftragnehmer in enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Lead-Partner die Gesamtkoordinierung und das Gesamtmanagement sämtlicher Projektaktivitäten und -ergebnisse, die Fortschritts- und Finanzberichterstattung gegenüber den Programminstitutionen, sowie die Öffentlichkeitsarbeit. Eine detaillierte Übersicht über vom Projekt zu leistenden Aufgaben und die finanzielle Ausstattung ist dem Projektantrag (Anlage zu diesem Leistungsverzeichnis, Application Form) zu entnehmen.
Die Aufgaben im Einzelnen umfassen danach insbesondere:
Administratives Projektmanagement:
— Organisation des gesamten Projektablaufs im vorgegebenen Zeitrahmen des Arbeitsprogramms unter Berücksichtigung der Verpflichtungen, die sich gemäß Projektantrag aus den genehmigten Mitteln ergeben,
— Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses zwischen den Projektpartnern zu allen für das Projekt relevanten Aspekten,
— Sicherstellung einer effizienten Kommunikation mit dem Joint Secretariat (JS) des Interreg Baltic SeaRegion Programms in Rostock,
— Beratung der Partner zu projektspezifischen administrativen Fragestellungen,
— Erstellen von halbjährlichen Fortschrittsberichten (Progress Reports) in enger Zusammenarbeit mit den Projektpartnern und Abstimmung mit dem JS,
— Erstellung des abschließenden 6. Progress Report und zu erwartender Klärungsrunden auch über das Vertragsende hinaus,
— Erstellung von bis zu 2 weiteren ad-hoc-Zwischenberichten auf Anforderung,
— Ausarbeitung/Organisation der Tagesordnung, der Termine, Orte etc. für transnationale Partnertreffen, Workshops und der Schlusskonferenz; Koordination der Vorbereitung und Umsetzung mit dem jeweils zuständigen Partner,
— Unterstützung des Lead-Partners bei der Durchführung der Partnertreffen (Besprechungsleitung, Protokollführung, etc.),
— Organisation und Durchführung der ggf. zweitägigen Projektabschlusskonferenz (Final Conference) in Kiel (umfasst sowohl inhaltliche als auch logistische Vorbereitung als auch Kosten – Raummiete, Rahmenprogramm, Catering etc. – für Durchführung),
— Sicherstellung der werktäglichen Erreichbarkeit des Projektkoordinierungsbüros (siehe dazu auch Eigenerklärung über Reaktionszeiten).
Finanzielles Projektmanagement:
— Vorbereitung des Partnership Agreements, das basierend auf dem Grant Contract, der nur zwischen dem Lead-Partner und dem Interreg Baltic SeaRegion Programm geschlossen wird, die vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit der 8 Partner in dem Projekt bildet,
— Übernahme des Finanzmanagements des Projekts (Haushaltsüberwachung und –anpassungen, ggf. Bearbeitung von Rückforderungen auch über die Projektlaufzeit hinaus),
— Unterstützung der Projektpartner bei der Erstellung Ihrer Finanzberichte (Bereitstellung von Vorlagen, Beantwortung von Fragen, Vorabkontrolle),
— Durchführung aller Rechnungslegungen für das Gesamtprojekt und Erarbeitung aller Dokumente, die vom Programm gefordert werden (auf Grundlage der Eingänge aller Projektpartner),
— Periodische Erstellung und Übermittlung der Finanzentwicklung und des abschließenden Berichts,
— Bearbeitung von Projekthaushaltsdokumenten, Zahlungsanforderungen und anderen Dokumenten für das JS,
— Vorbereitung der Auszahlung von beim Lead-Partner eingegangenen EFRE Fördermitteln an die Projektpartner (in angemessenem Zeitraum gemäß der jeweiligen Berichte),
— Aufstellung detaillierter cash-flow-Vorhersagen zur Steuerung der Fördermittel,
— Kommunikation und Koordinierung mit dem First Level Controller des Lead-Partners.
Information und Kommunikation:
— Umsetzung des in enger Kooperation mit den Partnern erarbeiteten Projektkommunikationsplans (Definition der Zielgruppe, Ziele, Instrumente, des Zeitrahmens und der Zuständigkeiten),
— Entwicklung einer eigenständigen Projektidentität (Logoanwendung; Definition von Schriften und Formen; Layout für externe Korrespondenz, MS PowerPoint- Folien und Poster, Formate für Berichte, Studien und andere Projektergebnisse),
— Entwicklung einer kurzen Projektinformation (Projekt-Flyer),
— Erarbeitung von Vorschlägen für die Öffentlichkeitsarbeit,
— Organisation der Erstellung und Pflege einer Projekt-Homepage für die interne und externe Kommunikation.
Die Leistungserbringung ist unverzüglich nach Vertragsunterzeichnung aufzunehmen und endet mit der letzten finanziellen Transaktion; dies kann bei Rückforderungen durch die EU weit nach Projektende der Fall sein.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-11.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-22.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-01-22
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-04-04
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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