Förmliche Zustellungsaufträge der hessischen Justiz

Menge oder Umfang

Los „Nord“: 22 Abholstellen der Landgerichtsbezirke Fulda, Kassel, Marburg, 199.090 Stück/JahrLos „Mitte“: 19 Abholstellen der Landgerichtsbezirke Gießen, Hanau, Limburg, 196.290 Stück/JahrLos „Süd“: 28 Abholstellen der Landgerichtsbezirke Darmstadt, Frankfurt am Main, Wiesbaden, 637.439 Stück/JahrVertragslaufzeit: 1 Jahr, 3 Vertragsverlängerungen jeweils um ein weiteres Jahr möglich.

Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich auf der Vergabeplattform des Landes Hessen www.vergabe.hessen.de kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise und Eigenerklärungen einzureichen:

1. Bericht über den Betriebsablauf: Darstellung der ordnungsgemäßen Ausführung förmlicher Zustellungsaufträge (Abholung, Transport, Sortierung, Weiterleitung, Zustellung sowie Rückleitung der Zustellungsurkunden) im Hinblick auf die Zustellung am nächsten Werktag

2. Darstellung der internen Postlogistik in den Räumen des Bieters (Räumlichkeiten, Technik, Personal)

3. Darstellung der strukturellen, organisatorischen und personellen Ausstattung, Öffnungszeiten der Niederlegungsstellen gem. § 181 ZPO bzw. Darstellung des Niederlegungsverfahrens, soweit keine eigenen Niederlegungsstellen gem. § 181 ZPO eingerichtet sind (Hinweis: Die Bestimmung einer Hessischen Justizbehörde als Niederlegungsstelle i. S. v. § 181 Abs. 1 Satz 2 ZPO ist nicht zulässig.)

4. Konzeptbeschreibung für förmliche Zustellungen, die außerhalb des Beförderungsgebietes liegen, welches der Bieter mit eigenem Personal abdeckt, unter Berücksichtigung des Einsatzes von Unterauftragnehmern und anderen Dienstleistungsunternehmen

5. Darstellung der Strategien im Umgang mit kurzfristig hohen Beförderungsstückzahlen (Anfallspitzen)

6. Konzeptbeschreibung: Darstellung der vorhandenen Qualitätssicherungsmaßnahmen mit Angabe zu Verwahrung von Sendungen vom Zeitpunkt der Abholung bis zur Rücklieferung der Zustellungsurkunden

7. Konzeptbeschreibung: Darstellung des Qualitätssicherungskonzepts mit Angaben zu Kontrollunternehmen und -einrichtungen, zur Kontrolldichte und dem Kontrollschema bei Überprüfung der Zustelllaufzeiten und zur Überprüfung des Fehlerbeseitigungs- und Korrekturverhaltens

8. Konzeptbeschreibung: Darstellung der geplanten Reaktions- und Beseitigungsmaßnahmen bei Nichtermittelbarkeit des Empfängers, auch unter Darstellung der Vorgehensweisen zur Erlangung des Zutritts zu innen liegenden Hausbriefkastenanlagen; Vorgehensweise bei notwendiger Adressrecherche

9. Konzeptbeschreibung: Darstellung, welche Einrichtungen/Mitarbeiter (Service- und Qualitätsmanagement) zur Mängelbeseitigung vorgehalten werden, um eine Sachstandsanfrage des Auftraggebers zu beantworten, wenn zu einem Zustellungsauftrag kein Rücklauf erfolgt ist, und wieviel Zeit zur Beantwortung durchschnittlich benötigt wird

10. Konzeptbeschreibung: Darstellung der Ausfallsicherheit

Während der Vertragszeit sind auf Aufforderung folgende Nachweise einzureichen:

1. Nachweise von Testergebnissen für Brieflaufzeiten. Die Tests müssen anhand von Messungen durch den Auftragnehmer oder ein unabhängiges Prüfinstitut auf Grundlage anerkannter Messverfahren, zum Beispiel entsprechend einer sinngemäßen Anwendung der DIN EN 13850 oder einer vergleichbaren Normung, durchgeführt werden. Der Nachweis einer gültigen Zertifizierung des Auftragnehmers oder Prüfinstituts, welches die Tests der Brieflaufzeiten durchgeführt hat, ist mit den Testergebnissen vorzulegen. Aus dem Nachweis muss hervorgehen, Tests nach anerkannten Messverfahren, zum Beispiel entsprechend einer sinngemäßen Anwendung der DIN EN 13850 oder einer vergleichbaren Normung, durchzuführen. Diesbezüglich hat der Auftragnehmer auf Aufforderung einmal im Kalenderjahr auf eigene Kosten Messungen der Brieflaufzeiten end-to-end (Beginn der Messung bei Abholung in der Poststelle/Ende der Messung bei der Zustellung/Auslieferung beim Empfänger) mit bundesweitem Panel, vergleichbar den Anforderungen der DIN EN 13850 oder anderer geeigneter Prüfnormen durchzuführen oder durch ein Prüfinstitut wie z. B. Spectors GmbH, Quotas GmbH u. a, durchführen zu lassen. Der Umfang der Messung muss mindestens 100 Briefsendungen betragen.

2. Nachweis der einschlägigen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen des mit der vertragsgegenständlichen Durchführung der Zustellungsdienstleistungen beauftragten Personals

3. Aktuelle polizeiliche Führungszeugnisse nicht älter als drei Monate bei einem konkreten Grund, der auf die Unzuverlässigkeit einzelner Mitarbeiter schließen lässt. Ist das Führungszeugnis nicht geeignet, die Zweifel an der Zuverlässigkeit auszuräumen, oder wird ein Führungszeugnis auch nach zweiter angemessener Fristsetzung nicht vorgelegt, kann der Auftraggeber verlangen, dass dieser Mitarbeiter nicht bei der Auftragsdurchführung eingesetzt wird.

4. Vorlage der Dokumentation fehlgeschlagener Adressrecherchen

5. Darstellung der Qualifikation der für die Ausführung förmlicher Zustellungen eingesetzten Mitarbeiter und Vorlage folgender schriftlicher Nachweise:

— vorgenommene und vorgesehene Schulungsmaßnahmen

— Dauer und Intervalle der Schulungsmaßnahmen

— Darstellung der Möglichkeiten des einzelnen Mitarbeiters des Auftragnehmers, fachlichen Rat bei aktuellen Problemen der Leistungserbringung einzuholen

Die vorzulegenden Nachweise dürfen zum Einreichungstermin des Angebots nicht älter als 3 Monate sein, sofern nicht andere Zeitangaben ausdrücklich gefordert werden. Bestätigungen in einer anderen als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Vorzulegen sind, soweit es sich nicht um Eigenerklärungen handelt, Originaldokumente oder Kopien. Auf Aufforderung durch den Auftraggeber sind Kopien beglaubigt vorzulegen.

Sämtliche Anforderungen, Nachweise und Eigenerklärungen für die weiteren Lizenznehmer oder sonstige Unterauftragnehmer (Subunternehmer) sind dem Auftraggeber bei Vertragsbeginn vorzulegen.

Bereits mit Angebotsabgabe sind die geplanten Unterauftragnehmer (Subunternehmer) zu benennen. Soweit ein Bieter die Leistung (bundesweite Zustellung) nur durch die Beauftragung von Unterauftragnehmern (Subunternehmer) erbringen kann, wird dennoch ausschließlich der Bieter unmittelbar Vertragspartner. Für Teilleistungen, die der Deutsche Post AG übergeben werden sollen, bedarf es einer Anzeige der Teilleistungen und Beförderungsstückzahlen. Der Vorlage einer Nachunternehmererklärung bedarf es nicht.

Sonstige besondere Bedingungen

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen eine sich aus der Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Auf § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB wird hingewiesen: Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101 b Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 101a Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.