Geschäftsbesorgung für die Wohnungsgesellschaft mbH Thale (erweiterte Verwaltungstätigkeit)

Wohnungsgesellschaft mbH Thale (Woges Thale)

Fremdverwaltung der Bestände der Wohnungsgesellschaft mbH Thale mit der Erweiterung der Umsetzung vorgegebener strategischer Aufgaben (z. B. Modernisierung) sowie der Durchführung der Finanz- und Anlagenbuchhaltung sämtlicher Geschäftsvorfälle aus der übernommenen Tätigkeit.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-05-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-31.

Wer?

• Wohnungsgesellschaft mbH Thale (Woges Thale)

Wie?

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Harz

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-03-31	Auftragsbekanntmachung
2016-04-11	Ergänzende Angaben
2016-09-21	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2016-03-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Immobilienverwaltung gegen Einzelhonorar oder auf Vertragsbasis
Menge oder Umfang:

Vorabinformation: Dieses Ausschreibungsformular enthält die wichtigsten Fakten zur Ausschreibung, wird jedoch um die Ausschreibungsunterlagen sowie den Teilnahmeantrag für die Bewerbung ergänzt. Diese Unterlagen sind bei der im Anhang A I – „Weitere Auskünfte erteilen“ –bis A.III – „Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an“ – genannten DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH bei geplanter Teilnahme anzufordern.Der Gegenstand der ausgeschriebenen Geschäftsbesorgung für die Wohnungsgesellschaft mbH Thale stellt die Bearbeitung von Tätigkeiten in folgenden Leistungsbereichen dar:— Vermietungsmanagement;— Mieterbetreuung;— Finanz- und Anlagenbuchhaltung inkl. Mietenbuchhaltung;— Betriebskostenmanagement;— Vertragsmanagement;— Forderungsmanagement;— Instandhaltung und Instandsetzung;— Energiemanagement;— Informations- bzw. Kommunikationsmanagement;— Umsetzung vorgegebener strategischer Aufgaben;— Verwaltung von Wohnungseigentum/WEG gemäß WEG.Der Leistungskatalog beinhaltet überwiegend Aufgaben aus der Dienstleistungskategorie Nr. 14 – Hausverwaltung (Anhang I Teil A VOF). Darüber hinaus umfasst der Leistungskatalog auch Tätigkeiten aus den Dienstleistungskategorien Nr. 1 (Instandhaltung, Reparatur), Nr. 9 (Buchführung, -haltung) sowie aus dem Anhang I Teil B Nr. 27 – Sonstige Dienstleistungen (Umsetzung vorgegebener strategischer Aufgaben).Zum Zeitpunkt der Ausschreibung handelt es sich um insgesamt 999 Wohneinheiten, 5 Gewerbeeinheiten und 483 Stellplätzen/Garagen in Thale, für die die Verwaltung in den o. g. Leistungsbereichen übernommen werden soll. Zukünftig werden auf Grund der demografischen Entwicklung in Thale steigende Leerstände erwartet. Vor diesem Hintergrund sieht das Unternehmenskonzept der Woges Thale vor, zusammenhängende leerstehende Wohnungen dauerhaft stillzulegen. Dies soll bereits innerhalb des ausgeschriebenen Auftragszeitraumes von 5 Jahren erfolgen. Dies ist bei der Verwaltervergütung zu berücksichtigen (Flexibilität und Differenzierung bewirtschafteter und stillgelegter Einheiten).Die Übernahme der Geschäftsbesorgung ist mit dem Übergang von drei bisherigen Mitarbeitern der Gesellschaft (2 Verwalter, 1 Hausmeister) auf den zukünftigen Geschäftsbesorger verknüpft. Der Übergang der Mitarbeiter soll nach den gesetzlichen Vorgaben gemäß § 613a BGB erfolgen.Bei den Mitarbeitern findet der Tarifvertrag für die Beschäftigten in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Anwendung. Über den Tarif hinausgehende betriebliche Regelungen zu Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub o. ä. bestehen nicht. Die Arbeitsverträge sind nicht befristet. Der Personalaufwand inkl. der Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung für die Beschäftigten betrug im Jahr 2015 Tsd. EUR 160,8.Der überwiegende Teil der vergaberelevanten Leistungen kann weiterhin durch die übergehenden Mitarbeiter erbracht werden. Es sind darüber hinaus jedoch weitere Dienstleistungen durch Personal des Geschäftsbesorgers zu erbringen.Eine ausführliche Beschreibung des Gesamtumfangs des Auftrags (Kernaufgaben innerhalb der Leistungsbereiche, Verwaltungsgegenstand, Qualifikation und Hauptaufgaben inkl. der jeweiligen Zeitanteile der übergehenden Mitarbeiter), erfolgt in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 3. Gegenstand der Geschäftsbesorgung.1 489 000

Menge oder Umfang

Gesamtwert des Auftrags: 1 489 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Immobilienverwaltung gegen Einzelhonorar oder auf Vertragsbasis 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungsgesellschaft mbH Thale (Woges Thale)
Postanschrift: Eisenbahnstraße 26
Postleitzahl: 06502
Postort: Thale
Kontakt
Internetadresse: http://www.woges.de 🌏
E-Mail: weber@woges.de 📧
Telefon: +49 394741020 📞
Fax: +49 3947410229 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-31 📅
Einreichungsfrist: 2016-05-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-04-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 066-115390
ABl. S-Ausgabe: 66
Zusätzliche Informationen

Sonstige Informationen (Eigenerklärungen, Kosten der Bewerbung, Nachfragen, Einsendung der Bewerbungsunterlagen, Ansprechpartner für die Wohnungsgesellschaft mbH Thale, Versicherung der Richtigkeit der getätigten Angaben/Unterschrift) werden im Teilnahmeantrag (Anlage zu den Ausschreibungsunterlagen) unter Punkt II. Sonstiges und Unterschrift gegeben. Die Woges Thale behält sich während des gesamten Vergabeprozesses vor, die Ausschreibung jederzeit zu beenden und damit auf die Auftragserteilung zu verzichten. Die Teilnehmer werden in diesem Fall umgehend informiert. Die Bewerber können auch in diesem Fall keine Entschädigungszahlungen von der Woges Thale für bereits erbrachte Leistungen einfordern (§ 13 Abs. 2 VOF).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Menge oder Umfang:

Der Gegenstand der ausgeschriebenen Geschäftsbesorgung für die Wohnungsgesellschaft mbH Thale stellt die Bearbeitung von Tätigkeiten in folgenden Leistungsbereichen dar:

— Vermietungsmanagement;

— Mieterbetreuung;

— Finanz- und Anlagenbuchhaltung inkl. Mietenbuchhaltung;

— Betriebskostenmanagement;

— Vertragsmanagement;

— Forderungsmanagement;

— Instandhaltung und Instandsetzung;

— Energiemanagement;

— Informations- bzw. Kommunikationsmanagement;

— Umsetzung vorgegebener strategischer Aufgaben;

— Verwaltung von Wohnungseigentum/WEG gemäß WEG.

Der Leistungskatalog beinhaltet überwiegend Aufgaben aus der Dienstleistungskategorie Nr. 14 – Hausverwaltung (Anhang I Teil A VOF). Darüber hinaus umfasst der Leistungskatalog auch Tätigkeiten aus den Dienstleistungskategorien Nr. 1 (Instandhaltung, Reparatur), Nr. 9 (Buchführung, -haltung) sowie aus dem Anhang I Teil B Nr. 27 – Sonstige Dienstleistungen (Umsetzung vorgegebener strategischer Aufgaben).

Zum Zeitpunkt der Ausschreibung handelt es sich um insgesamt 999 Wohneinheiten, 5 Gewerbeeinheiten und 483 Stellplätzen/Garagen in Thale, für die die Verwaltung in den o. g. Leistungsbereichen übernommen werden soll. Zukünftig werden auf Grund der demografischen Entwicklung in Thale steigende Leerstände erwartet. Vor diesem Hintergrund sieht das Unternehmenskonzept der Woges Thale vor, zusammenhängende leerstehende Wohnungen dauerhaft stillzulegen. Dies soll bereits innerhalb des ausgeschriebenen Auftragszeitraumes von 5 Jahren erfolgen. Dies ist bei der Verwaltervergütung zu berücksichtigen (Flexibilität und Differenzierung bewirtschafteter und stillgelegter Einheiten).

Die Übernahme der Geschäftsbesorgung ist mit dem Übergang von drei bisherigen Mitarbeitern der Gesellschaft (2 Verwalter, 1 Hausmeister) auf den zukünftigen Geschäftsbesorger verknüpft. Der Übergang der Mitarbeiter soll nach den gesetzlichen Vorgaben gemäß § 613a BGB erfolgen.

Bei den Mitarbeitern findet der Tarifvertrag für die Beschäftigten in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Anwendung. Über den Tarif hinausgehende betriebliche Regelungen zu Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub o. ä. bestehen nicht. Die Arbeitsverträge sind nicht befristet. Der Personalaufwand inkl. der Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung für die Beschäftigten betrug im Jahr 2015 Tsd. EUR 160,8.

Der überwiegende Teil der vergaberelevanten Leistungen kann weiterhin durch die übergehenden Mitarbeiter erbracht werden. Es sind darüber hinaus jedoch weitere Dienstleistungen durch Personal des Geschäftsbesorgers zu erbringen.

Eine ausführliche Beschreibung des Gesamtumfangs des Auftrags (Kernaufgaben innerhalb der Leistungsbereiche, Verwaltungsgegenstand, Qualifikation und Hauptaufgaben inkl. der jeweiligen Zeitanteile der übergehenden Mitarbeiter), erfolgt in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 3. Gegenstand der Geschäftsbesorgung.

Beschreibung der Optionen: Laufzeitverlängerung nach 5 Jahren.
Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 60 Monate
Mindestzahl der möglichen Verlängerungen: 1
Höchstzahl der möglichen Verlängerungen: 4
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 60 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Thale.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Aussagefähige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios bzw. einer Struktur der Geschäftsbereiche und der Struktur in Bezug auf Niederlassungen und Standorte.

— Erklärung gemäß § 4 Abs. 2 VOF;

— Aktueller Auszug aus dem Handelsregister nach § 4 Abs. 7 VOF;

— Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 4 Abs. 9 a – e VOF vorliegen.

Die erforderlichen Angaben und Formalitäten, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen, werden in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 4.3. Persönliche Lage aufgelistet.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Nachweis einer bestehenden Berufshaftpflichtversicherung für Sach-, Personen- und sonstige Schäden (insbesondere Vermögensschäden);

— Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen der letzten 3 Jahre, falls deren Veröffentlichung vorgeschrieben;

— Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 Jahren.

Die erforderlichen Angaben und Formalitäten, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen, sowie mögliche Mindestanforderungen werden in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 4.4. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit aufgelistet.

Mindeststandards:

— Berufshaftpflichtversicherung für Sach-, Personen- und sonstige Schäden (insbesondere Vermögensschäden): Deckungssumme in Höhe von 5 000 000 EUR;

— Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 Jahren: mind. Tsd. EUR 250.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Angabe der Anzahl der verwalteten Einheiten in den letzten 3 Jahren.

— Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten und der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren

— Nachweis über vorhandene Ausstattung (Räumlichkeiten, Technik) zur Absicherung der Arbeitsfähigkeit der 3 zu übernehmenden Mitarbeiter

— Angabe der genutzten Software für die Hausverwaltung sowie für die Buchhaltung

— Erläuterung, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unterauftrag vergeben werden müssen (Notdienste, Hausmeisterdienste, etc.).

Die erforderlichen Angaben und Formalitäten, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen, sowie mögliche Mindestanforderungen werden in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 4.5. Technische Leistungsfähigkeit bzw. fachliche Eignung aufgelistet.

Mindeststandards:

— Anzahl der verwalteten Einheiten in den letzten 3 Jahren: mind. 1.000

— Software für die Buchhaltung: Buchhaltung anhand wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmens.

Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:

1. Grobkonzept

Im Rahmen des Teilnahmeantrags wird vom Bewerber ein Grobkonzept erwartet. Darin sollen zu drei Themengebieten konzeptionelle Erläuterungen erfolgen:

— Wie beabsichtigt der Bewerber die geforderten Leistungen umzusetzen?

— Wie kann die Übernahme der Mitarbeiter gestaltet werden und welche Aufgaben sind zusätzlich durch Personal des Geschäftsbesorgers zu erbringen?

— Über welche Marktkenntnis in der Wohnungswirtschaft und in Bezug auf einen mit Thale vergleichbaren Standort verfügt der Bewerber?

2. Indikatives Preisangebot

In der ersten Stufe der Ausschreibung soll im Teilnahmeantrag für die Erbringung der Leistungen sowie für die Übernahme der Mitarbeiter ein indikatives Preisangebot für einen Vertragszeitraum von 5 Jahren abgegeben werden (Aufgliederung des Preisangebotes nach Nutzungsart und künftiges Nutzungspotenzial).

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 5
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Wirtschaftlichkeit, lange Übergangs- und Einarbeitungszeit, Verlässlichkeit für Mieter.

Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:

Die Vorauswahl der Bewerber erfolgt in 2 Schritten: 1. Erfüllungsvoraussetzungen – Die unter Punkt III.1.4) genannten Voraussetzungen Erstellung eines Grobkonzeptes sowie Angabe eines indikativen Preises müssen erbracht worden sein. – Die unter Punkt III.2) genannten Teilnahmebedingungen müssen vollumfänglich erfüllt sein. – Die jährlichen Umsätze der letzten 3 Jahre müssen jeweils mindestens bei Tsd. EUR 250,0 liegen. – Es müssen in den letzten drei Jahren jeweils mindestens 1 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten (WE/GE) bewirtschaftet bzw. verwaltet worden sein. Eine nach dem Bewerberschluss am 1.4.2016 eingegangene (z. B. nachgereichte) Angabe bzw. Erklärung wird nicht berücksichtigt. Bei Nichterfüllung einer der Voraussetzungen wird der Bewerber nicht in die weitere Vorauswahl einbezogen. Die Vorauswahl der Bewerber erfolgt in 2 Schritten: 2. Bewertung der quantitativen und qualitativen Kriterien Die quantitativen Kriterien durchschnittlicher Umsatz p.a. der letzten drei Jahre, durchschnittlich bewirtschaftete bzw. verwaltete Wohn- und Gewerbeeinheiten der letzten 3 Jahre sowie das indikative Preisangebot zur Geschäftsbesorgung für einen Zeitraum von 5 Jahren wird mit 70 % gewichtet. Je höher der Umsatz sowie die Anzahl der Einheiten, umso besser ist die Bewertung. Je niedriger der Preis, umso besser ist die Bewertung. Die detaillierte Punktevergabe wird in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 5.2. Quantitative Kriterien erläutert. Bei den qualitativen Kriterien, die mit 30 % gewichtet werden, wird das Grobkonzept auf formale Konzeptinhalte geprüft: – Gliederung des Konzeptes (Struktur und Übersichtlichkeit) – Erbringung aller geforderten Leistungen/Aufgaben (Vollständigkeit) – Marktkenntnis in der Wohnungswirtschaft sowie in Bezug auf einen mit Thale vergleichbaren Standort – Gesamteindruck zum Konzept (Schlüssigkeit) Die detaillierte Bewertung wird in den Ausschreibungsunterlagen im Kapitel 5.3. Qualitative Kriterien dargestellt.

Zahlungsweise für die Unterlagen:

Gebühr für postalische Versendung und sonstige Aufwendungen zur Zusammenstellung der Unterlagen (Kopierkosten etc.). Zahlungen erbitten wir auf das Konto bei der Deutschen Bank Privat- und Geschäftskunden AG: BIC: DEUTDEDBBER, IBAN: DE30 100 700 240 2506699 00 unter Angabe des Verwendungszweckes „Ausschreibung Thale“.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Geschäftsführung
Herrn Michael Weber
Name: DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH
Postanschrift: Schornsteinfegergasse 13
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14482
Kontaktperson: Frau Franziska Tölle
E-Mail: toelle@domusconsult.de 📧
Fax: +49 3317433015 📠
URL für weitere Informationen: www.domusconsult.de 🌏
URL der Dokumente: www.domusconsult.de 🌏
URL der Teilnahme: www.domusconsult.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2017-01-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Zusätzliche Informationen

Die Woges Thale behält sich während des gesamten Vergabeprozesses vor, die Ausschreibung jederzeit zu beenden und damit auf die Auftragserteilung zu verzichten. Die Teilnehmer werden in diesem Fall umgehend informiert. Die Bewerber können auch in diesem Fall keine Entschädigungszahlungen von der Woges Thale für bereits erbrachte Leistungen einfordern (§ 13 Abs. 2 VOF).

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: viola.ueberfeldt@lvwa.sachsen-anhalt.de 📧
Telefon: +49 3455141536 📞
Internetadresse: http://www.lvwa.sachsen-anhalt.de 🌏
Fax: +49 3455141115 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Erkennt ein Unternehmen Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

Quelle: OJS 2016/S 066-115390 (2016-03-31)

Ergänzende Angaben (2016-04-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-04-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-04-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 074-129409
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 066-115390
ABl. S-Ausgabe: 74
Quelle: OJS 2016/S 074-129409 (2016-04-11)

Ergänzende Angaben (2016-09-21)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-09-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 184-330837
ABl. S-Ausgabe: 184
Quelle: OJS 2016/S 184-330837 (2016-09-21)

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