HR-Software / Personalmanagement-Software

BKK VBU

Die BKK—VBU ist eine bundesunmittelbare Gesetzliche Krankenkasse mit Rechtssitz in Berlin mit mehr als 460 000 Versicherten und mehr als 367 000 Mitgliedern. Die BKK VBU beschäftigt rund 1 200 Mitarbeiter an bisher 40 Standorten (Hauptverwaltung und ServiceCenter), wobei der größte Teil in der Hauptverwaltung tätig ist. In den Service-Centern sind jeweils bis zu 12 Mitarbeiter tätig. Darüber hinaus beschäftigt die BKK VBU Außendienstmitarbeiter.
Die Gehaltsabrechnung wird für die BKK VBU sowie zwei Fremdfirmen, also für bisher drei Mandanten, im Hause der BKK VBU in Berlin durchgeführt. Bei der derzeit eingesetzten HR-Software handelt es sich um das Produkt Sage HR-Suite, das von der BKK VBU in Berlin betrieben und genutzt wird.
Die derzeit eingesetzten HR-Module der Sage HR Suite erfüllen die Anforderungen an ein schnelles, aussagefähiges und effektives Personalmanagement aktuell bei BKK VBU nur bedingt.
Für eine effektive Arbeitsweise in der Personalabteilung soll zukünftig ein Produkt eingesetzt werden, das alle Belange hinsichtlich des administrativen, qualitativen und strategischen Personalmanagements vereint. Zur Vermeidung der redundanten Datenhaltung sollen alle Bestandteile der Software mit einem Datenbestand arbeiten.
Die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung sollen von bisherigen manuellen, zeitaufwändigen Routineaufgaben weitgehend entlastet werden. Dazu zählen u. a. folgende Aufgaben:
— Bewerberverwaltung mit individuellem Schriftverkehr;
— Doppelerfassung von Abwesenheitszeiten;
— Mehrfache Stammdatenpflege;
— Manuelle Terminkontrollen;
— Erstellen von Standardbescheinigungen;
— Statistiken;
— Urlaubsbeantragung und -verwaltung.
Mit der Einführung einer neuen Softwarelösung soll die Personalarbeit an modernen Maßstäben ausgerichtet und deutlich effizienter aufgestellt werden. Das neue IT-Werkzeug soll nicht nur für bestehende Prozesse genutzte Systeme ablösen, sondern auch den Leistungsumfang und die Leistungsfähigkeit des Personalbereiches deutlich erhöhen.
Das Ziel BKK VBU mit diesem Projekt ist es, zukünftig mehr Freiraum für die qualitative Personalarbeit entstehen zu lassen und diesen entsprechend zu nutzen. Zudem soll der Service für Führungskräfte und Mitarbeiter, die Planungs- und Kostensicherheit und die Transparenz in Organisation und Ablauf personalwirtschaftlicher Prozesse weiter erhöht werden. Es soll eine umfassendere Standardisierung der wesentlichen HR-Prozesse mit der Unterstützung einer neuen integrierten HR–Lösung erfolgen.
Der Produktivstart der neuen Lösung muss zum 1.1.2017 erfolgen. Für die Module Personalcontrolling und -planung, Skill- und Kompetenzmanagement, Bewerbermanagement und Statistiken/Auswertungen/Reports ist ein abweichender, späterer Produktivstart möglich.
Eine Übersicht des spätesten Termins pro Modul ist nachfolgend ersichtlich:
— Personalcontrolling und -planung (spätestens 31.3.2017);
— Skill- und Kompetenzmanagement (spätestens 30.6.2017);
— Bewerbermanagement (31.3.2017);
— Statistiken/Auswertungen/Reports (31.3.2017).
Die neue HR-Software wird die BKK VBU mit der Erfüllung u. a. folgender Anforderungen unterstützen:
— Nutzung einer einheitlichen IT-Plattform für sämtliche HR-Aufgaben.
— Ablösung einzelner heterogener Softwareinseln und manueller Lösungen durch ein integriertes System.
— Verringerung der administrativen Tätigkeiten.
— Weitgehende Automatisierung der Standardaufgaben und Schaffung von Kapazitäten für wertschöpfende Personalthemen.
— Reduzierung manueller Tätigkeiten im Abrechnungsprozess: Steigerung der Arbeitseffizienz und Senkung des Fehlerrisikos.
— Etablierung von Workflows für Routinetätigkeiten.
— Schaffung von automatisierten Reporting-Möglichkeiten auch im Direktzugriff durch Vorgesetzte.
— Erhöhung der Unterstützungsleistungen durch das System, um eine Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit zur Effizienzsteigerung zu erreichen – insbesondere im Bereich der Korrespondenz und der Überwachung der Prozesse.
— Optimierung der allgemeinen Transparenz.
Der Auftraggeber beabsichtigt dazu einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung, Pflege und Support einer entsprechenden HR-Lösung zu beauftragen. Dabei soll die HR-Lösung durch den Dienstleister in seinem Rechenzentrum zentral betrieben und administriert werden (ASP-Betrieb).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-07-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-06-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-06-07 Auftragsbekanntmachung
2016-08-26 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2016-06-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bkk vbu
Postanschrift: Lindenstr. 67
Postleitzahl: 10969
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.meine-krankenkasse.de 🌏
E-Mail: vergabehrsoftware@bkk-vbu.de 📧
Telefon: +49 30726121186 📞
Fax: +49 307261211882 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-06-07 📅
Einreichungsfrist: 2016-07-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-06-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 112-200133
ABl. S-Ausgabe: 112

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die BKK—VBU ist eine bundesunmittelbare Gesetzliche Krankenkasse mit Rechtssitz in Berlin mit mehr als 460 000 Versicherten und mehr als 367 000 Mitgliedern. Die BKK VBU beschäftigt rund 1 200 Mitarbeiter an bisher 40 Standorten (Hauptverwaltung und ServiceCenter), wobei der größte Teil in der Hauptverwaltung tätig ist. In den Service-Centern sind jeweils bis zu 12 Mitarbeiter tätig. Darüber hinaus beschäftigt die BKK VBU Außendienstmitarbeiter.
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Die Gehaltsabrechnung wird für die BKK VBU sowie zwei Fremdfirmen, also für bisher drei Mandanten, im Hause der BKK VBU in Berlin durchgeführt. Bei der derzeit eingesetzten HR-Software handelt es sich um das Produkt Sage HR-Suite, das von der BKK VBU in Berlin betrieben und genutzt wird.
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Die derzeit eingesetzten HR-Module der Sage HR Suite erfüllen die Anforderungen an ein schnelles, aussagefähiges und effektives Personalmanagement aktuell bei BKK VBU nur bedingt.
Für eine effektive Arbeitsweise in der Personalabteilung soll zukünftig ein Produkt eingesetzt werden, das alle Belange hinsichtlich des administrativen, qualitativen und strategischen Personalmanagements vereint. Zur Vermeidung der redundanten Datenhaltung sollen alle Bestandteile der Software mit einem Datenbestand arbeiten.
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Die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung sollen von bisherigen manuellen, zeitaufwändigen Routineaufgaben weitgehend entlastet werden. Dazu zählen u. a. folgende Aufgaben:
— Bewerberverwaltung mit individuellem Schriftverkehr;
— Doppelerfassung von Abwesenheitszeiten;
— Mehrfache Stammdatenpflege;
— Manuelle Terminkontrollen;
— Erstellen von Standardbescheinigungen;
— Statistiken;
— Urlaubsbeantragung und -verwaltung.
Mit der Einführung einer neuen Softwarelösung soll die Personalarbeit an modernen Maßstäben ausgerichtet und deutlich effizienter aufgestellt werden. Das neue IT-Werkzeug soll nicht nur für bestehende Prozesse genutzte Systeme ablösen, sondern auch den Leistungsumfang und die Leistungsfähigkeit des Personalbereiches deutlich erhöhen.
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Das Ziel BKK VBU mit diesem Projekt ist es, zukünftig mehr Freiraum für die qualitative Personalarbeit entstehen zu lassen und diesen entsprechend zu nutzen. Zudem soll der Service für Führungskräfte und Mitarbeiter, die Planungs- und Kostensicherheit und die Transparenz in Organisation und Ablauf personalwirtschaftlicher Prozesse weiter erhöht werden. Es soll eine umfassendere Standardisierung der wesentlichen HR-Prozesse mit der Unterstützung einer neuen integrierten HR–Lösung erfolgen.
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Der Produktivstart der neuen Lösung muss zum 1.1.2017 erfolgen. Für die Module Personalcontrolling und -planung, Skill- und Kompetenzmanagement, Bewerbermanagement und Statistiken/Auswertungen/Reports ist ein abweichender, späterer Produktivstart möglich.
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Eine Übersicht des spätesten Termins pro Modul ist nachfolgend ersichtlich:
— Personalcontrolling und -planung (spätestens 31.3.2017);
— Skill- und Kompetenzmanagement (spätestens 30.6.2017);
— Bewerbermanagement (31.3.2017);
— Statistiken/Auswertungen/Reports (31.3.2017).
Die neue HR-Software wird die BKK VBU mit der Erfüllung u. a. folgender Anforderungen unterstützen:
— Nutzung einer einheitlichen IT-Plattform für sämtliche HR-Aufgaben.
— Ablösung einzelner heterogener Softwareinseln und manueller Lösungen durch ein integriertes System.
— Verringerung der administrativen Tätigkeiten.
— Weitgehende Automatisierung der Standardaufgaben und Schaffung von Kapazitäten für wertschöpfende Personalthemen.
— Reduzierung manueller Tätigkeiten im Abrechnungsprozess: Steigerung der Arbeitseffizienz und Senkung des Fehlerrisikos.
— Etablierung von Workflows für Routinetätigkeiten.
— Schaffung von automatisierten Reporting-Möglichkeiten auch im Direktzugriff durch Vorgesetzte.
— Erhöhung der Unterstützungsleistungen durch das System, um eine Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit zur Effizienzsteigerung zu erreichen – insbesondere im Bereich der Korrespondenz und der Überwachung der Prozesse.
— Optimierung der allgemeinen Transparenz.
Der Auftraggeber beabsichtigt dazu einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung, Pflege und Support einer entsprechenden HR-Lösung zu beauftragen. Dabei soll die HR-Lösung durch den Dienstleister in seinem Rechenzentrum zentral betrieben und administriert werden (ASP-Betrieb).
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Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 48 Monate
Referenznummer: Vergabe HR-Software
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat:
— Angaben zur Rechtsform des Unternehmens zu machen und bei privatrechtlicher Form einen Handelsregisterauszug vorzulegen;
— eine Creditreform-Auskunft einzureichen;
— die mit den Vergabeunterlagen überlassene Geheimhaltungserklärung zu unterzeichnen;
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
— Angabe auf vorgegebenem Formblatt der Vergabeunterlagen, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 ff. GWB vorliegen bzw. ggf. Vorlage von Nachweisen für eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.
— Bieter muss in den letzten drei Geschäftsjahren jeweils mindestens einen Umsatz von 600 000 EUR gemacht haben; hierzu ist Eigenerklärung abzugeben auf der vorgegebenen Anlage für die letzten 3 Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind (§ 45 VgV).
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Technische und berufliche Fähigkeiten:
— Firmenprofildarstellung mit Angabe des Leistungsspektrums sowie des Kerngeschäfts;
— Bestätigung der Einhaltung des Bundes- und Sozialdatenschutzes;
— Angabe von Referenzprojekten der letzten 3 Jahre für mit dem AG vergleichbare Unternehmen, dabei soll der Auftragsgegenstand in Art und Umfang vergleichbar sein, mittels Eintragung in die vorgegebene Anlage der Vergabeunterlagen;
— Die Rechenzentren sind nach ISO27001 oder vergleichbar auf Basis von IT-Grundschutz (BSI) oder ISO 27001 (nativ) oder vergleichbar zertifiziert. Bestehende Zertifizierungen der möglichen Rechenzentren und Zertifizierungsgesellschaften sind anzugeben;
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— Das Entgeltabrechnungsprogramm ist durch die ITSG (Fa. Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) zertifiziert, hat die System- und Pilotprüfung bestanden und wird jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung geprüft. (Vorlage des Zertifizierungsnachweises).
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Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Erklärung des Bieters, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme je Versicherungsfall gegen Personenschäden von mindestens 2 000 000 EUR und gegen Sachschäden von mindestens 1 000 000 EUR sowie gegen Vermögensschäden (inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen) von mindestens 1 000 000 EUR besteht oder dass eine solche Versicherung unverzüglich nach Zuschlagserteilung abgeschlossen bzw. eine notwenige Erhöhung der bestehenden Versicherung vorgenommen wird. Soweit bereits vorhanden ist die Versicherungspolice beizufügen.
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Keine.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Wird der Auftrag einer Bietergemeinschaft erteilt, so ist diese in der Rechtsform einer gesamtschuldnerisch haftenden Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter (Einzelvertretungsbefugnis) zu überführen und eine Eigenerklärung mittels der vorgegebenen Anlage der Vergabeunterlagen abzugeben.
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Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 12 Monate
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Die Vergabeunterlagen werden den interessierten Bietern unter der URL www.meine-krankenkasse.de/ausschreibung zum unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Abruf (§ 41 Abs. 1 VgV) bereitgestellt
Frau Nicole Kolloch
Internetadresse: www.meine-krankenkasse.de 🌏
Name: http://www.meine-krankenkasse.de/ausschreibung
URL der Dokumente: http://www.meine-krankenkasse.de/ausschreibung 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2017-01-01 📅
Datum des Endes: 2023-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Vergabe HR-Software

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
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(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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§ 161 GWB
(1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen.
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(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.
Mehr anzeigen
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bundesversicherungsamt
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Allee 38
Postleitzahl: 53113
Quelle: OJS 2016/S 112-200133 (2016-06-07)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-08-26)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: nicole.kolloch@bkk-vbu.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-08-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 167-301345
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 112-200133
ABl. S-Ausgabe: 167

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: HR-Software / Personalmanagement-Software

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Die in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-08-13 📅
Name: P&I Personal & Informatik AG
Postanschrift: Kreuzberger Ring 56
Postort: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession
hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften
geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
(1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein
bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder
Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich
dieses Gesetzes zu benennen.
(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten
Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten
sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen
Beteiligten benennen.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1
Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Quelle: OJS 2016/S 167-301345 (2016-08-26)