Lieferung einer Ticketing-Software für ein Mehrspartenhaus samt individueller Konfiguration

Städtische Bühnen Frankfurt am Main GmbH

Lieferung einer Ticket-Software für das Mehrspartenhaus der Frankfurter Städtischen Bühnen.
Der Kartenverkauf für die Sparten und andere Veranstalter wird über verschiedene Vertriebswege gesteuert, u. a. sind dies ein eigenes Callcenter, Vorverkaufskassen im Theater und Web-Shops. Der Verkauf der Karten ist über eine entsprechend den Bedürfnissen der SBF angepasste Ticketsoftware sicherzustellen.
Diese Software sollte über folgende nicht abschließend dargestellte Standards verfügen:
— Kartenreservierung bzw. -kauf gegen direkte Zahlung und Rechnung.
— Kartenbuchungen aus dem Saalplan und im Bestplatzverfahren.
— Bezahlung des Auftrags mit folgenden Zahlungsmitteln: in bar, EC-Karte, Kreditkarten, Systemgutscheine, Geschenkgutscheine, per Überweisung, über das Theaterkonto des Kunden.
— Buchung und Druck von Geschenkgutscheinen mit individuell zu steuerbarem Drucklayout.
— Druck von Eintrittskarten mit individuell steuerbarem Drucklayout.
— Lückenloser Verlauf automatisierter Kassiererabrechnungen.
— Ca. 40 unterschiedliche Fest-Abonnements der Oper und des Schauspiel Frankfurt sowie verschiedene Wahlabonnements mit ca. 15.000 Abonnementplätzen sind abzubilden.
— Für den Kunden kann ein Theaterkonto eingerichtet werden. Über dieses Theaterkonto werden alle Buchungs- und Zahlungsvorgänge des Kunden abgebildet. Der Kunde kann über das Theaterkonto seine Kartenaufträge bezahlen.
— Artikelverwaltung mit Steuerung des Verkaufs von Büchern, Programmheften, DVD, CD und sonstigen
Merchandiseprodukten; Verkauf von Karten und Artikeln in einem Auftrag möglich.
— Rechnungskauf und Mahnwesen.
— Saalplaneditor zur Erstellung von Saalplänen für die verschiedenen Spielstätten zur Nutzung im
Ticketsystem. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF.
— Layouteditor zur Erstellung aller genutzten Ausdrucke wie Karten, Gutscheine, Rechnungen, Ausweise, sonstige Schreiben. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF.
— Die Zugriffsrechte auf die Software, einzelne Module oder bestimmte Funktionalitäten sind von speziell autorisierten MitarbeiterInnen der SBF administrierbar.
— Auswertungsmöglichkeiten der Vorstellungen (endgültig und im Vorverkauf), Besucher-
/Einnahmestatistiken, Abonnementstatistiken (z.B. Auswertungen der Aboplätze nach Serien, Ermäßigungen, Preisen, Spielstätten)
— CRM-Modul bzw. Möglichkeit zur Erstellung von Auswertungen zur Analyse des Kaufverhaltens der
Kunden, der Kundenstruktur, der Vertriebswege.
— Tantiemenabrechnung auf der Grundlage der gültigen Regelsammlung des Deutschen Bühnenvereins.
— Gebührenabrechnungen nach Zeiträumen, Gebührenarten, Veranstaltern.
— Zahlungsmittelauswertungen.
— Export der Daten aus Auswertungen in gängige Text-, Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme.
— Die Software bietet Import-/ und Exportschnittstellen zur Finanzbuchhaltung, dem Internet, zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs (EC / Kreditkarten / Lastschrift), zur Abwicklung von Überweisungen (Bankdaten), und optional zum Programm thea.dispo
— Steuerung einer Zugangskontrolle zu den Veranstaltungen unter Verwendung bereits vorhandener
Scanner.
Weitere Leistungen:
— Der Anbieter stellt ein Rechenzentrum zur Verfügung. Die Datenbank liegt auf Servern des
Rechenzentrums, dieses übernimmt das Operating incl. Datensicherung.
— Supportleistungen stellen die störungsfreie Nutzung des Ticketsystem sicher, insbesondere zu den Betriebszeiten Montag bis Samstag von 8:00 bis 18:00 Uhr, außerhalb dieser Zeiten ist ein telefonischer Support (alle Wochentage incl. Sonn- und Feiertage) von 10:00 bis 20:00 Uhr zu gewährleisten.
— Einrichtung von 2 Webshops für Oper und Schauspiel Frankfurt zum Karten-, Gutschein- und Artikelverkauf; Verlinkung von den Homepages der Oper und des Schauspiel Frankfurt zum jeweiligen Webshop; zusätzlich optional Abonnementverkauf.
Um die geforderten individuellen Konfigurationen und die über die Vertragslaufzeit zu erwartenden Leistungsanpassungen uneingeschränkt vornehmen zu können, muss der Anbieter die Software selbst programmieren (Direktanbieter) oder aber mit dem Angebot eine rechtsverbindliche Bestätigung einreichen, in der der Softwarehersteller dem Bieter gegenüber uneingeschränkte Verfügungs- und Abänderungsrechte an der Software einräumt. Sofern das Angebot dies nicht beinhaltet, führt dies zum zwingenden Ausschluss.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-02-11 Auftragsbekanntmachung
2016-09-21 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2016-10-10 Ergänzende Angaben
Auftragsbekanntmachung (2016-02-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Menge oder Umfang:
Über die verschiedenen Vertriebskanäle werden durchschnittlich 390.000 Karten incl. Abonnenten p/A verkauft.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Städtische Bühnen Frankfurt am Main GmbH
Postanschrift: Untermainanlage 11
Postleitzahl: 60311
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.buehnen-frankfurt.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@buehnen-frankfurt.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-02-11 📅
Einreichungsfrist: 2016-03-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-02-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 032-051453
ABl. S-Ausgabe: 32
Zusätzliche Informationen
Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können bei unter Ziff. I genannter Kontaktstelle bis zum 9.3.2015, 12:00 Uhr per E-Mail abgefordert werden. Die Versendung der Unterlagen erfolgt ebenfalls per E-Mail bzw. können als Download über die HAD bezogen werden. Bewerberfragen können nur per E-Mail gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 9.3.2016,12:00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Teilnahmeantrag ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer IV.3.4)), verschlossen und unterschrieben einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit den Worten „Teilnahmeantrag Ticketing – nicht öffnen!“ zu kennzeichnen. Hierfür ist der beigefügte Aufkleber zu verwenden. Kostenfreier Download der Unterlagen auf: https://www.had.de/onlinesuche_langfassung.html?showpub=TA0QL5BG7X2BVSJ4 Nachr. HAD-Ref.: 3215/119. Nachr. V-Nr/AKZ: 992/2016.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Lieferung einer Ticket-Software für das Mehrspartenhaus der Frankfurter Städtischen Bühnen.
Der Kartenverkauf für die Sparten und andere Veranstalter wird über verschiedene Vertriebswege gesteuert, u. a. sind dies ein eigenes Callcenter, Vorverkaufskassen im Theater und Web-Shops. Der Verkauf der Karten ist über eine entsprechend den Bedürfnissen der SBF angepasste Ticketsoftware sicherzustellen.
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Diese Software sollte über folgende nicht abschließend dargestellte Standards verfügen:
— Kartenreservierung bzw. -kauf gegen direkte Zahlung und Rechnung.
— Kartenbuchungen aus dem Saalplan und im Bestplatzverfahren.
— Bezahlung des Auftrags mit folgenden Zahlungsmitteln: in bar, EC-Karte, Kreditkarten, Systemgutscheine, Geschenkgutscheine, per Überweisung, über das Theaterkonto des Kunden.
— Buchung und Druck von Geschenkgutscheinen mit individuell zu steuerbarem Drucklayout.
— Druck von Eintrittskarten mit individuell steuerbarem Drucklayout.
— Lückenloser Verlauf automatisierter Kassiererabrechnungen.
— Ca. 40 unterschiedliche Fest-Abonnements der Oper und des Schauspiel Frankfurt sowie verschiedene Wahlabonnements mit ca. 15.000 Abonnementplätzen sind abzubilden.
— Für den Kunden kann ein Theaterkonto eingerichtet werden. Über dieses Theaterkonto werden alle Buchungs- und Zahlungsvorgänge des Kunden abgebildet. Der Kunde kann über das Theaterkonto seine Kartenaufträge bezahlen.
— Artikelverwaltung mit Steuerung des Verkaufs von Büchern, Programmheften, DVD, CD und sonstigen
Merchandiseprodukten; Verkauf von Karten und Artikeln in einem Auftrag möglich.
— Rechnungskauf und Mahnwesen.
— Saalplaneditor zur Erstellung von Saalplänen für die verschiedenen Spielstätten zur Nutzung im
Ticketsystem. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF.
— Layouteditor zur Erstellung aller genutzten Ausdrucke wie Karten, Gutscheine, Rechnungen, Ausweise, sonstige Schreiben. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF.
— Die Zugriffsrechte auf die Software, einzelne Module oder bestimmte Funktionalitäten sind von speziell autorisierten MitarbeiterInnen der SBF administrierbar.
— Auswertungsmöglichkeiten der Vorstellungen (endgültig und im Vorverkauf), Besucher-
/Einnahmestatistiken, Abonnementstatistiken (z.B. Auswertungen der Aboplätze nach Serien, Ermäßigungen, Preisen, Spielstätten)
— CRM-Modul bzw. Möglichkeit zur Erstellung von Auswertungen zur Analyse des Kaufverhaltens der
Kunden, der Kundenstruktur, der Vertriebswege.
— Tantiemenabrechnung auf der Grundlage der gültigen Regelsammlung des Deutschen Bühnenvereins.
— Gebührenabrechnungen nach Zeiträumen, Gebührenarten, Veranstaltern.
— Zahlungsmittelauswertungen.
— Export der Daten aus Auswertungen in gängige Text-, Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme.
— Die Software bietet Import-/ und Exportschnittstellen zur Finanzbuchhaltung, dem Internet, zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs (EC / Kreditkarten / Lastschrift), zur Abwicklung von Überweisungen (Bankdaten), und optional zum Programm thea.dispo
— Steuerung einer Zugangskontrolle zu den Veranstaltungen unter Verwendung bereits vorhandener
Scanner.
Weitere Leistungen:
— Der Anbieter stellt ein Rechenzentrum zur Verfügung. Die Datenbank liegt auf Servern des
Rechenzentrums, dieses übernimmt das Operating incl. Datensicherung.
— Supportleistungen stellen die störungsfreie Nutzung des Ticketsystem sicher, insbesondere zu den Betriebszeiten Montag bis Samstag von 8:00 bis 18:00 Uhr, außerhalb dieser Zeiten ist ein telefonischer Support (alle Wochentage incl. Sonn- und Feiertage) von 10:00 bis 20:00 Uhr zu gewährleisten.
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— Einrichtung von 2 Webshops für Oper und Schauspiel Frankfurt zum Karten-, Gutschein- und Artikelverkauf; Verlinkung von den Homepages der Oper und des Schauspiel Frankfurt zum jeweiligen Webshop; zusätzlich optional Abonnementverkauf.
Um die geforderten individuellen Konfigurationen und die über die Vertragslaufzeit zu erwartenden Leistungsanpassungen uneingeschränkt vornehmen zu können, muss der Anbieter die Software selbst programmieren (Direktanbieter) oder aber mit dem Angebot eine rechtsverbindliche Bestätigung einreichen, in der der Softwarehersteller dem Bieter gegenüber uneingeschränkte Verfügungs- und Abänderungsrechte an der Software einräumt. Sofern das Angebot dies nicht beinhaltet, führt dies zum zwingenden Ausschluss.
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Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 24 Monate
Referenznummer: 992/2016
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 60311 Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
(1) Vorlage eines Auszugs aus dem Handelsregister (nicht älter als 6 Monate, Kopie ausreichend,
(2) Erklärung, dass keine Ausschlusskriterien gemäß § 6 Abs. 4 Satz 1 lit. a) – g) und Abs. 6 lit. a) – e) VOL/A- EG vorliegen;
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1) Erklärung zum Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren, mindestens 2 000 000 EUR pro Jahr.
2) Betriebshaftpflicht zur Abdeckung von Vermögensschäden, die insbesondere auch aus Betriebsunterbrechungen herrühren, mit einer Deckungssumme von mindestens 2 000 000 EUR.
Mindeststandards:
Zu 1) Erklärung zum Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren, mindestens 2 000 000 EUR pro Jahr.
zu 2) Betriebshaftpflicht zur Abdeckung von Vermögensschäden, die insbesondere auch aus Betriebsunterbrechungen herrühren, mit einer Deckungssumme von mindestens 2 000 000 EUR.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
1) Referenzen zu vergleichbaren Leistungen unter Angabe von
(a) Auftraggeber,
(b) Leistungsumfang,
(c) Rechnungswert,
(d) Leistungszeitraum.
2) Anzahl der Mitarbeiter (in Vollzeitstellen) in der Softwareentwicklung für das angebotene Produkt in den letzten 3 Geschäftsjahren.
3) Anzahl der Mitarbeiter (in Vollzeitstellen) im Support für das angebotene Produkt in den letzten 3 Geschäftsjahren.
Mindeststandards:
Jeweils mindestens 5 Referenzprojekte:
zu 1) (a) Bereitstellung von Ticketing Software für ein Mehrspartenhaus min mindestens 100 000 Besuchern pro Jahr im Theaterbereich, bei dem der Verkauf auch über ein Webshop des Anbieters erfolgt
zu 1) (b) – Bereitstellung von Ticketing Software für ein Mehrspartenhaus mit 100 000 Besuchern pro Jahr im Theaterbereich, bei dem der Verkauf auch über ein Netz von Vorverkaufsstellen erfolgt.Es ist zulässig, dass durch ein Referenzprojekt beide Voraussetzungen abgedeckt werden.
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zu 2) durchschnittlich mindestens 10,
zu 3) durchschnittlich mindestens 10.
Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerische Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:
1) Vergleichbarkeit der Referenzen 2) Umsatz 3) Mitarbeiterzahl Entwicklung und Support.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.buehnen-frankfurt.de 🌏
Name: Städtische Bühnen Frankfurt am Main GmbH

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-10-01 📅
Datum des Endes: 2021-07-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 992/2016
Zusätzliche Informationen
Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können bei unter Ziff. I genannter Kontaktstelle bis zum 9.3.2015, 12:00 Uhr per E-Mail abgefordert werden. Die Versendung der Unterlagen erfolgt ebenfalls per E-Mail bzw. können als Download über die HAD bezogen werden.
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Bewerberfragen können nur per E-Mail gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 9.3.2016,12:00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet.
Der Teilnahmeantrag ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer IV.3.4)), verschlossen und unterschrieben einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit den Worten „Teilnahmeantrag Ticketing – nicht öffnen!“ zu kennzeichnen. Hierfür ist der beigefügte Aufkleber zu verwenden.
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Nachr. HAD-Ref.: 3215/119.
Nachr. V-Nr/AKZ: 992/2016.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertrage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4
GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 101a und 107 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2016/S 032-051453 (2016-02-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-09-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Lieferung einer Ticket-Software für das Mehrspartenhaus der Frankfurter Städtischen Bühnen. Der Kartenverkauf für die Sparten und andere Veranstalter wird über verschiedene Vertriebswege gesteuert, u. a. sind dies ein eigenes Callcenter, Vorverkaufskassen im Theater und Web-Shops. Der Verkauf der Karten ist über eine entsprechend den Bedürfnissen der SBF angepasste Ticketsoftware sicherzustellen.
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Gesamtwert des Auftrags: 295 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 6921237356 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-09-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 185-331762
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 032-051453
ABl. S-Ausgabe: 185
Zusätzliche Informationen
Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können bei unter Ziff. I genannter Kontaktstelle bis zum 9.3.2015, 12:00 Uhr per E-Mail abgefordert werden. Die Versendung der Unterlagen erfolgt ebenfalls per E-Mail bzw. können als Download über die HAD bezogen werden. Bewerberfragen können nur per E-Mail gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 9.3.2016,12:00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Teilnahmeantrag ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer IV.3.4), verschlossen und unterschrieben einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit den Worten „Teilnahmeantrag Ticketing – NICHT ÖFFNEN!“ zu kennzeichnen. Hierfür ist der beigefügte Aufkleber zu verwenden.
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Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Support
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Datensicherheit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Bedarfsanpassungen
Gewichtung des Preises: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-09-21 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle

Referenz
Zusätzliche Informationen
Der Teilnahmeantrag ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer IV.3.4), verschlossen und unterschrieben einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit den Worten „Teilnahmeantrag Ticketing – NICHT ÖFFNEN!“ zu kennzeichnen. Hierfür ist der beigefügte Aufkleber zu verwenden.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 101a und 107 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
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Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Quelle: OJS 2016/S 185-331762 (2016-09-21)
Ergänzende Angaben (2016-10-10)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-10-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-10-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 198-356620
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 185-331762
ABl. S-Ausgabe: 198
Quelle: OJS 2016/S 198-356620 (2016-10-10)