Lieferung und Implementierung einer Softwarelösung für Wissensmanagement und ERP-System an einem Forschungsinstitut

Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e. V. (INP Greifswald)

Das INP strebt eine integrierte Lösung an, mit der alle Daten im INP erfasst, bearbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden können. Medienbrüche sollen vermieden werden (elektronische Daten/Dokumente, Daten/Dokumente auf Papier). Die Lösung muss verschiedene Funktionalitäten abbilden. Dazu gehören
— kaufmännische Datenverarbeitung (ERP),
— Dokumenten- & Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Intranet und Webseiten, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Das INP erwartet eine deutlich effizientere Arbeit mit Daten durch den Umstieg auf eine integrierte Lösung mit weniger Informationsverlusten und neuen Möglichkeiten Wissen zu verwalten. Eine Lösung im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen wird vorausgesetzt.
— GroupWare-Funktionalitäten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-06-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-05-23.

Wer?

• Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e. V. (INP Greifswald)

Wie?

Wo?

• Greifswald, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-05-23	Auftragsbekanntmachung
2016-11-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-05-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Projektmanagementsoftwarepaket
Referenznummer: INP-12-2016
Kurze Beschreibung:

Das INP strebt eine integrierte Lösung an, mit der alle Daten im INP erfasst, bearbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden können. Medienbrüche sollen vermieden werden (elektronische Daten/Dokumente, Daten/Dokumente auf Papier). Die Lösung muss verschiedene Funktionalitäten abbilden. Dazu gehören — kaufmännische Datenverarbeitung (ERP), — Dokumenten- & Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Intranet und Webseiten, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Das INP erwartet eine deutlich effizientere Arbeit mit Daten durch den Umstieg auf eine integrierte Lösung mit weniger Informationsverlusten und neuen Möglichkeiten Wissen zu verwalten. Eine Lösung im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen wird vorausgesetzt. — GroupWare-Funktionalitäten.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Projektmanagementsoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Webserversoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Greifswald, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e. V. (INP Greifswald)
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Str. 2
Postleitzahl: 17489
Postort: Greifswald
Kontakt
Internetadresse: http://www.inp-greifswald.de 🌏
E-Mail: manja.warnke@inp-greifswald.de 📧
Telefon: +49 38345543829 📞
Fax: +49 3834554375 📠
URL der Dokumente: http://tinyurl.com/zxwqbeu 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-05-23 📅
Einreichungsfrist: 2016-06-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-05-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 102-181479
ABl. S-Ausgabe: 102
Zusätzliche Informationen

Vorauszahlungen werden nicht geleistet. Die Rechnungslegung kann nach durchgeführter und abgenommener Leistung oder Teilleistung erfolgen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— kaufmännische Datenverarbeitung (ERP),

— Dokumenten- & Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Intranet und Webseiten, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Das INP erwartet eine deutlich effizientere Arbeit mit Daten durch den Umstieg auf eine integrierte Lösung mit weniger Informationsverlusten und neuen Möglichkeiten Wissen zu verwalten. Eine Lösung im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen wird vorausgesetzt.

— GroupWare-Funktionalitäten.

ERP (Enterprise Ressource Planning):

Allgemeine Verwaltung:

— Rechnungswesen (Finanz- und Anlagenbuchhaltung, internes Rechnungswesen, externes Rechnungswesen, Verbindlichkeiten, Forderungen);

— Einkauf / Beschaffung (Bestellwesen, Warenwirtschaftssystem mit Erfassung und Auswertung der Artikel);

— Personalwesen (Ausschreibung, Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Personaldaten, vorbereitende Personalabrechnung);

— Berichtswesen (vollintegriertes Echtzeitberichtswesen mit Verknüpfung zum Intranet, Geschäftsanalysen, Unternehmenscockpit, Definition von Berichten ohne Programmierungsaufwand);

— Projektcontrolling (projektbezogen und institutsübergreifend) Projektmanagement (Team- und Ressourcenplanung, Auslastung), Zeiterfassung (Buchen der Arbeitszeiten von den Mitarbeitern zu Projekten/Kostenträgern), Monthly Project Reports (MPR, Projektcontrolling) mit Daten aus dem Finanzwesen (Finanzen, Zeiterfassung, ...), Verlinkung zum Projektmanagement im Wissensmanagementsystem zum Zugriff auf z. B. Anträge Sitzungsprotokolle Berichte & Daten (siehe auch Laborbuch);

— Revisionssicheres Dokumentenmanagement (Datenablage und elektronische Signatur).

Dokumenten-/Wissensmanagement:

— Projektmanagement (wissenschaftliches Projektmanagement u. a. projektgebundenen Datenablage z. B. Anträge, Sitzungsprotokolle, Abschlussberichte, Präsentationen, Daten (inkl. Verknüpfung zum Laborbuch) und Veröffentlichungen, kaufmännisches Projektmanagement u. a. Aufgaben- und Teamplanung, Erfassung der Arbeitszeiten, Verknüpfung zu Berichten aus ERP System sowie Rückkopplung zum ERP System, Projektinterne Kommunikation);

— Ablage von nichtprojektbezogenen Daten;

— Organisationeinheiten gemäß Matrixstruktur (Leitungs-, Verwaltungs- und Stabsdaten, Abteilungsbezogene Daten, Daten nach FB / FS Struktur (Sitzungsprotokolle, Arbeitsschutz, Laborinventar, Strategie, Akquise ...), Mitarbeiterinformationssystem, allgemeine Institutsinformationen, Arbeitsschutz, Formulare/Templates, Dienstanweisungen, Institutsinterne Fachbibliothek (Kataloge), Vertragsmanagement;

— Laborbuch;

— Abbildung workflows

— Groupware

Technische Funktionalität (für alle Systeme)

Prozessanalyse und Changemanagement.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 340 000 EUR 💰
Dauer: 4 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerung maximal 2 Monate allerdings kostenneutral für den Auftraggeber.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Greifswald.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Berufliche Befähigung gemäß § 44 VgV:

— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister zum Nachweis der Erlaubnis der Berufsausübung (Kopie).

Eignung gemäß § 123 und 124 GWB:

— Eigenerklärung zur Anerkennung der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe (Anlage 3 ist dem Teilnahmeantrag beigefügt);

— Vereinbarungen nach § 10 VgG M-V (Anlage 5 – Mindestarbeitsbestimmungen);

— schriftliche Bestätigung des Bewerbers darüber, dass komplette Abwicklung sowie Umsetzung des Verfahrens einschl. des Supportes in deutscher Sprache erfolgen wird.

Liegen die genannten Erklärungen dem Teilnahmeantrag nicht bei bzw. werden bis zum Ablauf einer eventuellen Nachforderungsfrist nicht nachgreicht, wird der Bewerber vom Teilnahmewettbewerb ausgeschlossen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gemäß § 45 VgV:

— Erklärung über Gesamtumsatz bzw. Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages für die letzten 3 Geschäftsjahre;

— Eigenerklärung Unternehmensgröße (Anlage 4 ist dem Teilnahmeantrag beigefügt).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV:

Benennung von 5 Referenzkunden der letzten 5 Jahre mit adäquater Aufgabenstellung, die vom Systemhaus selbst erbracht wurde

Angabe von:

— Art des Auftraggebers;

— Art des Auftrages (z. B. ERP-, Wissensmanagement- und Messagingsystem und eine Beschreibung der Verknüpfung der Systeme);

— Kontaktdaten des Referenzkunden;

— Umfang des Auftrages;

— Umsetzungszeitraum

(Achtung: Hier sind keine Herstellerreferenzen gemeint.).

Gewichtung: 1 Punkt falls erfüllt

maximal 3 davon mit vergleichbarer Aufgabenstellung (Umfang) -> pro Referenz mit vergleichbarer Aufgabenstellung wird 1 Punkt vergeben

Wir behalten uns die Einschätzung der Vergleichbarkeit vor! Hauptaugenmerk liegt hier auf der Kopplung des ERP-Systems „MS Dynamis NAV“ und des Wissensmanagements „MS Sharepoint“

Gewichtung: 3 Punkte, falls erfüllt

unter den 3 Referenzen mit vergleichbarer Aufgabenstellung mindestens eine Referenz von einer außeruniversitären Forschungseinrichtung

Gewichtung: 3 Punkte falls erfüllt

Anzahl und namentliche Benennung der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung vor Ort eingesetzt werden sollen sowie der Nachweis der fachlichen Qualifikation (falls es zur Aufforderungen einer Angebotsabgabe kommt, müssen die benannten Fachkräfte seitens des AN in die Verhandlungen mit einbezogen bzw. bei Präsentationen vor Ort sein)

— weniger als 3 Mitarbeiter: Gewichtung: 2 Punkte

— 3 – 5 Mitarbeiter: 5 Punkte

— mehr als 5 Mitarbeiter: 0 Punkte

Lösung „aus einer Hand“ (Erklärung auf eigenem Geschäftspapier, dass alle zur Erfüllung der Aufgabenbeschreibung notwendigen schöpferischen Leistungen und Dienstleistungen im eigenen Unternehmen erbracht werden; Subunternehmer werden nicht als Vertragspartner des Auftraggebers akzeptiert, als Vertragspartner des Auftragnehmers sind sie zulässig)

Gewichtung: 5 Punkte, falls erfüllt

Angabe/Nachweise zum Microsoft-Partnerstatus:

— Enterprise Resource Planning GOLD: 5 Punkte, falls erfüllt;

— Enterprise Resource Planning SILVER: 2 Punkte, falls erfüllt;

— Nachweis eines weiteren Gold oder Silver Microsoft – Partnerstatus (Collaboration and Content, Messaging, Data Analytics, Data Platform, Small and Midmarket Cloud Solutions Silver, Midmarket Solution Provider).

Gewichtung: 2 Punkte, falls erfüllt

Maximal zu erreichende Anzahl an Punkten: 24.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Alle Subunternehmer sind in dem Formblatt „EU-Verzeichnis der Unterauftragnehmer – Anlage 7“ zu benennen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Bei ausreichender Anzahl von Bewerbern werden 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Diese werden anhand der nachstehenden Eignungskriterien (III.1.1) – III.1.3)) ermittelt.

Bei gleicher Eignung der Bewerber im Auswahlverfahren werden die Bewerber durch Losverfahren verringert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-07-11 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts (e. V.)
Kontakt
Dokumente URL: http://tinyurl.com/zxwqbeu 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Mecklenburg Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3855885160 📞
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧
Fax: +49 3855584855817 📠
Internetadresse: www.regierung-mv.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Unzulässigkeit eines Nachprüfungsantrages nach Ablauf der Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB (15 Tage nach Eingang des Nichtabhilfebscheids auf eine Rüge) wird hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: INP Leibniz Institut für Plasmaforschung und Entwicklung e. V.
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Straße 2
Postort: Greifswald
Postleitzahl: 17489
Telefon: +49 38345543829 📞
E-Mail: manja.warnke@inp-greifswald.de 📧
Fax: +49 3834554375 📠
Internetadresse: www.inp-greifswald.de 🌏
Quelle: OJS 2016/S 102-181479 (2016-05-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-11-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Webserversoftwarepaket
Referenznummer: 065479-2016
Kurze Beschreibung:

ERP (Enterprise Ressource Planning): Allgemeine Verwaltung: — Rechnungswesen (Finanz- und Anlagenbuchhaltung, internes Rechnungswesen, externes Rechnungswesen,Verbindlichkeiten, Forderungen); — Einkauf / Beschaffung (Bestellwesen, Warenwirtschaftssystem mit Erfassung und Auswertung der Artikel); — Personalwesen (Ausschreibung, Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Personaldaten, vorbereitende Personalabrechnung); — Berichtswesen (vollintegriertes Echtzeitberichtswesen mit Verknüpfung zum Intranet, Geschäftsanalysen,Unternehmenscockpit, Definition von Berichten ohne Programmierungsaufwand); — Projektcontrolling (projektbezogen und institutsübergreifend) Projektmanagement (Team- und Ressourcenplanung, Auslastung), Zeiterfassung (Buchen der Arbeitszeiten von den Mitarbeitern zu Projekten/Kostenträgern), Monthly Project Reports (MPR, Projektcontrolling) mit Daten aus dem Finanzwesen (Finanzen, Zeiterfassung, ...), Verlinkung zum Projektmanagement im Wissensmanagementsystem zum Zugriff auf z. B. Anträge.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Art des Auftrags: Lieferungen
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Webserversoftwarepaket 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +049 038345543829 📞
Fax: +049 03834554375 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-11-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-11-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 223-406315
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 102-181479
ABl. S-Ausgabe: 223

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Rechnungswesen (Finanz- und Anlagenbuchhaltung, internes Rechnungswesen, externes Rechnungswesen,Verbindlichkeiten, Forderungen);

— Berichtswesen (vollintegriertes Echtzeitberichtswesen mit Verknüpfung zum Intranet, Geschäftsanalysen,Unternehmenscockpit, Definition von Berichten ohne Programmierungsaufwand);

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2016/S 223-406315 (2016-11-16)

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