Multifunktionsgeräte für Zentrale des Goethe-Instituts
Das Goethe-Institut benötigt für die Zentralverwaltung in München, sowie für Räume in Berlin und Bonn digitale Multifunktionsgeräte (MFG) in 3 Leistungsklassen (LK). Derzeit existieren für die MFG Einzelverträge, welche (bis auf 4 Geräte) zum 31. Juli 2016 enden.
Künftig werden alle im Zuständigkeitsbereich der Zentrale des Goethe-Instituts eingesetzten MFG in einem Vertrag „Multifunktionsgeräte der Zentrale des Goethe-Instituts“ zusammen-gefasst, mit einer Gültigkeitsdauer von 60 Monaten, ab 01. August 2016 bis 31. August 2021.
Insgesamt ersetzt der neue Vertragspartner 23 von derzeit 25 Geräten. Davon sind 20 MFG zum 01. August 2016 bereitzustellen und drei als Nachlieferungen zu späteren Zeitpunkten (siehe 3. Überblick Abnahmemengen). Allesamt werden zum Laufzeitende betrieben.
Grundlegende Anforderungen an die Multifunktionsgeräte:
— Kopie, Druck, Scan, Fax,
— A3 und A4 verarbeitbar,
— Farbe und Schwarz/Weiß-Funktion,
— Flottenmanagement.
Die Anzahl der benötigten Systeme sowie alle technischen Anforderungen und die Spezifikation der Leistungsklassen sind in der Tabelle in Anlage 1 vollständig dargestellt. In dieser Tabelle sind die Angaben zu den angebotenen Systemen einzutragen.
Die Anmietung erfolgt auf Basis der BVB-Miete (zum Download verfügbar unter
http://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/EVB-IT-und-BVB/Noch_geltende_BVB/noch_geltende_bvb_node.html).
Dabei eingeschlossen ist, die Geräte während der Vertragslaufzeit in einem funktionsfähigen Zustand zu halten (Instandhaltung bzw. Wartung und Störbeseitigung) und die verbrauchsabhängige Lieferung der Verbrauchsmaterialien (Toner und Heftklammern mit Ausnahme des Papiers) zu erbringen.
Die Multifunktionsgeräte werden mit Netzwerkanbindung betrieben und von mehreren Nutzern (Bereich bzw. Etage) benutzt. Die Einordnung in Leistungsklassen erfolgte auf Basis von Erfahrungswerten bzgl. der durchschnittlichen monatlichen Klickrate über die letzten 5 Jahre hinweg, sowie aufgrund von unterschiedlichen Anforderungen bzgl. Stellfläche und Endverarbeitungsmöglichkeiten.
Unabhängig vom Zeitpunkt des Zuschlags beginnt der Vertrag am 1. August 2016. Zu Vertragsbeginn sind die MFG in der Zentrale des Goethe-Instituts entsprechend der Standortliste, welche der Auftraggeber nach der Vergabe des Auftrags zur Verfügung stellt, termingerecht auszuliefern, aufzustellen und in Betriebsbereitschaft zu versetzen.
Es erfolgt eine aktive Unterstützung bei der Vorkonfiguration der Geräte (siehe Punkt „5.2 Auslieferung“ dieser Leistungsbeschreibung). Die Kommunikation vor (Abstimmung zur Aufstellung) und während der Laufzeit erfolgt je nach Fragestellung (technisch/kaufmännisch) mit unserer IT (Bereich 71) bzw. mit Bereich 73, – Innerer Dienst, Einkauf, Logistik. Sämtliche gelieferte Hard- und Software muss mit entsprechenden Serviceleistungen (vgl. Punkt „5. Serviceleistungen“) versehen sein.
Die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (BDSG, BayDSG) sind einzuhalten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Festplatten der Geräte bei Rückgabe am Vertragsende, bei Austausch defekter Geräte oder bei Reparatur außerhalb der Räumlichkeiten des Goethe-Instituts gemäß Datenschutzrichtlinien zu löschen. Diese datenschutzgerechte Löschung ist auf Anforderung mit einem Protokoll nachzuweisen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-01.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-15.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2016-02-15
|
Auftragsbekanntmachung
|
| 2016-02-22
|
Ergänzende Angaben
|
| 2017-03-02
|
Bekanntmachung über vergebene Aufträge
|