NTOMS

kubus IT GbR

Die kubus IT ist der IT-Dienstleister für die AOK Bayern und AOK PLUS und betreibt zur Zeit für Ihre beiden Kunden ein Outputmanagementsystem und Textsystem das aus vielen Einzelkomponenten besteht und über 15 Jahre gewachsen ist. Wir planen die Prozesse zur Erstellung der Geschäftskorrespondenz in den Bereichen Batch, Ad-hoc und interaktiver Dokumentenerstellung sowie das Output Management neu zu gestalten und auf den aktuellen Stand der Technik zu heben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-08-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-07-19.

Wer?

• kubus IT GbR

Wie?

Wo?

• Deutschland › Sachsen
• Deutschland › Thüringen
• Oberfranken › Bayreuth, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-07-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-07-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Textverarbeitungssoftwarepaket
Referenznummer: KUB-VRG-2016-20
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Textverarbeitungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bayern 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: kubus IT GbR
Postanschrift: Karl-Marx-Str. 7A
Postleitzahl: 95444
Postort: Bayreuth
Kontakt
Internetadresse: http://www.kubus-it.de 🌏
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4Y6KY6FQ%22 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4Y6KY6FQ%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-07-19 📅
Einreichungsfrist: 2016-08-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-07-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 139-251263
ABl. S-Ausgabe: 139
Zusätzliche Informationen

Die Nachfolgend genannten öffentlichen Auftraggeber sind zum Abruf berechtigt. AOK NW, AOK NO, AOK RHL/HH, AOK SAN, gkvi GbR (für AOK NW, AOK NO, AOK RHL/HH, AOK SAN und für sich selbst), AOK Hessen, AOK BW, AOK RLP/Saar, ITS Care GbR ( für die AOK Hessen, AOK BW, AOK RHL/Saar und für sich selbst), AOK PLUS, AOK Bayern, kubus IT GbR (für AOK PLUS, AOK Bayern und für sich selbst).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Hierfür soll die bestehende Applikationslandschaft zur Erstellung und Verarbeitung von Geschäftskorrespondenzen durch eine zentrale integrierte Standardlösung „Text- und Output Management System“ (nTOMS) ersetzt werden. Mit dem Austausch der bestehenden Softwarelösungen geht auch die Anpassung der Lösung auf die Bedürfnisse der kubus IT als Betreiber und der AOK's als Nutzer sowie die Implementation in bestehende Umgebungssysteme (z. B. Archiv) und Fachsystem (z. B. oscare) einher.

Aktuell werden mit bis zu je 5 000 Vorlagen jährlich ca. 30 000 000 Korrespondenzen für die AOK Bayern und ca. 22 000 000 Korrespondenzen für die AOK PLUS erzeugt. Die aktuell vorhandenen Vorlagen müssen innerhalb des Projektvorhabens in die zukünftige neue Lösung überführt (migriert bzw. neu erstellt) werden. Darüber hinaus soll die neue Lösung auch die Verwaltung und Pflege von Vorlagen und Textbausteinen durch die Fachbereichsmitarbeiter ermöglichen, sowie den Mitarbeiter optimal durch elektronische Workflows in Änderungsprozessen und bei der Dokumentenfreigabe unterstützen.

Vorlagen müssen versionierbar und diese mit einander vergleichbar sein. Für die Dokumentenerstellung wird eine Lösung gesucht, welche weder auf dem Server noch auf den Clients, weitere Softwareprodukte wie z. B. Open Office oder Microsoft Office benötigt. Um jedoch die Erstellung neuer Vorlagen für den Vorlagenentwickler zu vereinfachen wird von der Designumgebung der zukünftigen Lösung eine Import Funktionalität für RTF, DOCX und PDF Formate erwartet. Ein automatisiertes und regelbasiertes Deployment muss den Transport geänderter Vorlagen und Textbausteine in weitere Umgebungen (Test, Vorproduktion, Produktion) ermöglichen.

nTOMS soll darüber hinaus ein Outputmanagement integriert enthalten, mit dem die erzeugten Sendungen optimiert und frankiert werden. Darüber hinaus soll in diesem Schritt die Erzeugung, Steuerung und Verteilung von elektronisch (HTML5, De-Mail, E-Mail, Fax, Archiv, eAkte, Onlineportal, Soziale Medien, etc.) oder physisch (lokaler und zentraler Druck auch bei Druckdienstleistern) vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens erfolgen. Bei einem erhöhten Aufkommen (z. B. Kampagnen) muss die Lösung leicht und schnell skalierbar sein. nTOMS soll ein integriertes Reporting über die Nutzung, Auslastung und Performance des Systems sowie der produzierten Dokumente ermöglichen.

Die Vergabe erfolgt in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Es ist beabsichtigt, das Verhandlungsverfahren in vier Stufen durchzuführen. In der ersten Stufe geben die Bieter auf Basis der Vergabeunterlagen, welche die definierbaren Mindesterfordernisse enthalten und eine individuelle Prozessbeschreibung des Bieters vorsehen, ein Angebot ab. Es erfolgt eine erste Bewertung der Angebote durch die Vergabestelle, wobei alle beschriebenen Prozesse einbezogen und zum Gegenstand der ersten Verhandlungsstufe gemacht werden.

In einer zweiten Stufe werden die drei Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot zu einer Erörterung Ihrer Angebote eingeladen. Im Nachgang erhalten sie die Gelegenheit, ein weiteres Angebot BAFO (best and final offer) unter Berücksichtigung der in den Gesprächen gewonnenen Erkenntnisse abzugeben.

In der dritten Stufe erfolgt die Aus- und Bewertung der drei BAFOs mit dem Ziel ein Ranking unter den drei verbliebenen Bietern zu bilden.

Der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot wird in der vierten Stufe einem verifizierenden „Proof of Concept“ (PoC) unterzogen, wo ausgewählte Testfälle, (welche im Vorfeld in der Leistungsbeschreibung beschrieben wurden), das Migrationsszenario und elementare Kriterien (Ausschlusskriterien) vollumfänglich aus dem Lösungskonzept des Anbieters umzusetzen sind. Der Zeitraum des „PoC“ beträgt ca. 2 Wochen. Besteht der Bieter das „PoC“, erhält er den Zuschlag.

Bei einem negativen Ergebnis erfolgt eine Wiederholung des „PoC“ mit dem zweitplatzierten Bieter.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Es wird eine Verlängerungsoption um zweimal 12 Monate vorbehalten.
Zusätzliche Informationen:

Die Nachfolgend genannten öffentlichen Auftraggeber sind zum Abruf berechtigt.

AOK NW,

AOK NO,

AOK RHL/HH,

AOK SAN,

gkvi GbR (für AOK NW, AOK NO, AOK RHL/HH, AOK SAN und für sich selbst),

AOK Hessen,

AOK BW,

AOK RLP/Saar,

ITS Care GbR ( für die AOK Hessen, AOK BW, AOK RHL/Saar und für sich selbst),

AOK PLUS,

AOK Bayern,

kubus IT GbR (für AOK PLUS, AOK Bayern und für sich selbst).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Gegebenenfalls weitere Standorte der weiteren zum Abruf berechtigten AOKn siehe sonstige Angaben zum Auftrag.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Siehe Bewertungskriterienkatalog in den Vergabeunterlagen.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: juristische Person des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Internetadresse: www.kubus-it.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4Y6KY6FQ%22 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: kubus IT GbR c/o AOK PLUS
Postanschrift: Augustiner Straße 38
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99084
Land: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Nachfolgend genannten öffentlichen Auftraggeber sind zum Abruf berechtigt.

AOK Nordwest,

AOK Nordost,

AOK Rheinland/Hamburg,

AOK Sachsen-Anhalt,

gkvi GbR (für AOK NW, AOK NO, AOK RHL/HH, AOK SAN und für sich selbst),

AOK Hessen,

AOK Baden-Württemberg,

AOK Rheinlandpfalz/Saarland,

ITS Care GbR ( für die AOK Hessen, AOK BW, AOK RHL/Saar und für sich selbst),

AOK PLUS,

AOK Bayern,

kubus IT GbR.

Die geschätzten Abrufmengen setzen sich wie folgt zusammen:

Abrufberechtigte AG Mitarbeiter gedruckte Seiten pro Jahr Vorlagen ca.

AOK Nordwest 7500 23 000 000, 4000,

AOK Nordost 3200 28 000 000, 3545,

AOK RHL/HH 7800 41 000 000, 7065,

AOK Sachsen-Anhalt 1000 4 700 000, 1000,

gkvi GbR 900 40 7 000 000, 1000,

ITS Care GbR,

AOK Hessen 3200 15 000 000,

AOK Baden-Württemberg 9000 25 000 000,

AOK Rheinlandpfalz Saarland 3500 11 000 000,

AOK PLUS 7000 22 000 000, 3500,

AOK Bayern 12100 30 000 000, 6000,

Eine Verpflichtung zum Abruf der geschätzten gedruckten Seiten und Vorlagen besteht nicht. Die ausgeschriebene Rahmenvereinbarung wird mit der kubus IT GbR für die AOK Bayern, die AOK Plus und die kubus IT selbst geschlossen, daher besteht auch nur für diese eine Abrufverpflichtung. Für die genannten übrigen Auftraggeber handelt es sich um einen Vertrag zugunsten Dritter.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6KY6FQ.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 📞
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@regmfr.bayern.de 📧
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird auf §§ 160 ff. GWB (Gesetz

gegen Wettbewerbsbeschränkungen) hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: kubus IT GbR c/o AOK PLUS
Postanschrift: Augustiner Str. 38
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99084
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de 📧
Quelle: OJS 2016/S 139-251263 (2016-07-19)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität (2)

Dokumentenerstellungssoftwarepaket (1)