Online-Terminmanagementsystems mit integrierter Kundensteuerung (TMS)

Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts

Beschaffung und Bereitstellung eines webbasierten Online-Terminmanagementsystems mit integrierter Kundensteuerung. Das Verfahren ermöglicht Terminvereinbarungen von Bürgerinnen und Bürgern mit bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Organisationseinheiten, im folgenden Funktionseinheiten benannt, im Internet, über das Bürgertelefon Bremen und vor Ort, z. B. durch Beschäftigte oder über ein Selbstbedienungsterminal.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-07-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-06-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Kommunix GmbH

Wer?

• Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts

Wie?

• Terminplanungs- und Produktivitätssoftwarepaket › Terminplanungssoftwarepaket

Wo?

• Bremen › Bremen
• Schleswig-Holstein › Schleswig-Holstein

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-06-27	Auftragsbekanntmachung
2017-03-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-06-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Terminplanungssoftwarepaket
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Terminplanungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bremen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Altenholzer Straße 10-14
Postleitzahl: 24161
Postort: Altenholz
Kontakt
Internetadresse: http://www.dataport.de 🌏
E-Mail: dataportvergabe3999@dataport.de 📧
URL der Dokumente: http://www.dataport.de/unsereloesungen/beratungundservice/Seiten/vergabeverfahren.aspx 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-06-27 📅
Einreichungsfrist: 2016-07-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-07-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 126-225040
ABl. S-Ausgabe: 126
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber stellt die Vergabeunterlagen zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so muss er dies per E-Mail an die unter I.1) genannte E-Mail-Adresse mitteilen. Nur so ist sicher gestellt, dass ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können (siehe dazu weitere Hinweise unter Ziffer 4.2.2.der Teilnahmeunterlage). Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten. Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem unter Ziffer4.1 der Teilnahmeunterlage genannten Termin (Schluss des Frageforums) an die unter I.1) genannte E-Mail-Adresse zu richten. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern unaufgefordert an dem unter Ziffer 4.1. aufgeführten Datum per E-Mail zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich der Auftraggeber Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem unter Ziffer 4.1 aufgeführten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Freie Hansestadt Bremen beabsichtigt im Rahmen des Masterplans „Zukunftsorientierten Verwaltung (ZOV)“ die Beschaffung und flächendeckende Einführung eines webbasierten Online-Terminmanagementsystems mit integrierter Kundensteuerung (TMS) zunächst in den Publikumsbereichen der bremischen Verwaltung. Bereits bestehende Einzelanwendungen sollen durch die Einführung ersetzt und somit vereinheitlich werden. Aktuell sind etwa 25 Standorte mit ca. 400 Arbeitsplätzen in Bremen und Bremerhaven identifiziert.

Die Software soll in den bestehenden Auskunftssystemen (IT-System Bürgerservice (Dienstleistungsdatenbank), Serviceportal Bremen, Internetauftritten der Dienststellen, Bürgertelefon Bremen) möglichst nahtlos integriert werden (Datenübernahme aus der Dienstleistungsdatenbank, Anzeige und Abruf von Informationen aus dem TMS), sodass eine Terminbuchung einheitlich über die verschiedenen Wege erfolgen kann. Die Terminvergabe ist über die individuellen Terminkalender der Organisationseinheiten geregelt. Termine werden nur gegenüber der Organisationseinheit (z. B. Zulassungsstelle) vergeben. Eine Terminvergabe zu dezidierten Sachbearbeiter/innen ist nicht vorgesehen. Die Teilnehmer werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe angehalten, auch ein Angebot für einen optionalen Betrieb durch den Anbieter abzugeben.

Beteiligte Personenkreise und Rahmenbedingungen

Bürger und Bürgerinnen der Freien Hansestadt Bremen

Die Bürger und Bürgerinnen haben grundsätzlich die Möglichkeit Termine über die entsprechenden Internetauftritte der FHB (z. B. www.service.bremen.de) zu reservieren. Der zweite Hauptzugangsweg ist eine Terminreservierung über das Bürgertelefon Bremen (BTB). Eine Terminvergabe vor Ort ist hiervon unbenommen.

Bürgertelefon Bremen

Das Bürgertelefon Bremen (BTB) mit aktuell um die 100 Beschäftigten, informiert und berät die Bürger und Bürgerinnen zu allen bremischen Dienstleistungen und gibt Auskünfte aus dem bundesweiten 115-Verbund. Im Zuge dieser Tätigkeit werden auch Termine für die verschiedenen Dienststellen vergeben.

Behörden vor Ort

Die Behörden und die Sachbearbeitung vor Ort sind über die individuellen Terminkalender am System beteiligt. Neben den Terminkunden werden zusätzlich auch die Spontankunden ohne Termine bedient. Die Integrierte Kundensteuerung sorgt für einen reibungslosen Ablauf beim Aufruf und der Bearbeitung der Kunden durch die Sachbearbeitung.

Weitere Rahmenbedingungen

— Für die zu beschaffende Software sind die grundlegenden Kriterien der Barrierefreiheit nach BremBITV 2.0 und die einschlägigen Ergonomierichtlinien nach ISO einzuhalten. Eine Überprüfung wird durch ein Testat des Instituts für Informationsmanagement Bremen (IfIb) verifiziert.

— Die Außendarstellung (Internetauftritte) von Terminkalendern und weiteren Informationen aus dem TMS sind unter der Berücksichtigung des Styleguides der Freien Hansestadt Bremen zu erstellen.

— Der Ausbau des Gesamtsystems erfährt nach seiner Einführung eine ständige Erweiterung durch die Anbindung weiterer Organisationseinheiten.

— Das System soll zu einem späteren Zeitpunkt weiterentwickelt werden, bspw. um die Terminübernahme aus Fachverfahren.

— Die Einführung, der Ausbau und der organisatorische Betrieb obliegt PerformaNord – Eigenbetrieb des Landes Bremen.

Dauer: 3 Monate
Beschreibung der Optionen:

Technischer Betrieb des IT-Verfahrens für die beteiligten Funktionseinheiten durch den Anbieter. Es ist zu berücksichtigen, dass das System über einen längeren Zeitraum ausgerollt wird und somit am Anfang eine geringe Anzahl von Funktionseinheiten aufweist. Die Laufzeit des Betriebs ist auf einen Zeitrahmen von 8 Jahren festgelegt.

Der Anbieter ist zuständig für den technischen Betrieb. Er ist verantwortlich für die technische Verfügbarkeit und Wartung des Systems. Neben der Pflege des Systems sorgt er auch für regelmäßige Datensicherungen und ist im Störfall für die Beseitigung dieser verantwortlich. Mit dem Verfahrensbetreiber ist ein Service Level Agreement (SLA) abzuschließen, welches die Einzelheiten zur Störungsbehebung, Systemverfügbarkeit und Performance festschreibt. Der Verfahrensbetreiber hat ein Datenschutzkonzept vorzulegen in dem die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und Datensicherheit beschrieben sind. Der Anbieter verpflichtet sich zu einem ausschließlichen Serverhosting in Deutschland. Insofern leistet der Verfahrensbetreiber Auftragsdatenverarbeitung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bremen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Der Bewerber muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.

Details siehe Teilnahmeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Bewerber muss über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.

Dazu sind Referenzen anzugeben

Anforderungsblöcke Referenzen:

15 % Auftraggeber öffentlicher Dienst

25 % Anzahl der eingebundenen Organisationseinheiten (Terminkalender)

20 % Anzahl der eingebundenen Arbeitsplätze

20 % Einbindung einer zentralen telefonischen Terminvermittlung

20 % Integration in bestehende Internetauftritte (z. B Behörden, Kommunen, etc.)*

*Kriterien zur Erreichung der Punktzahlen, additiv:

a: Verlinkung auf einen dedizierten Kalender einer Organisationeinheit

b: + Übergabe von weiteren Parametern wie Dienstleistung, Datum, etc

c: + Anzeige von Informationen aus dem TMS (aktuelle Wartezeit im Kundenbereich, etc)

d: + Schnittstelle zur (regelmäßigen) Datenübernahme (Dienstleistungsbeschreibung, Gebühren, etc.)

Details siehe Teilnahmeunterlagen.

Mindeststandards:

Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er in der Nutzwertanalyse hinsichtlich der Bewertungskriterien zumindest einen Gesamtnutzwert von 250 Punkten des maximal erzielbaren Gesamtnutzwertes von 500 Punkten erreicht.

Details siehe Teilnahmeunterlagen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,

— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung,

— Erklärungen zu Tariftreue- und Vergabegesetz der Freien Hansestadt Bremen (TtVG),

— Erklärung zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-08-10 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 4 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.dataport.de 🌏
Dokumente URL: http://www.dataport.de/unsereloesungen/beratungundservice/Seiten/vergabeverfahren.aspx 🌏
Postanschrift: Geschäftszimmer, Zimmer 310, Billstraße 82
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land: Hamburg 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten. Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem unter Ziffer4.1 der Teilnahmeunterlage genannten Termin (Schluss des Frageforums) an die unter I.1) genannte E-Mail-Adresse zu richten.

Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern unaufgefordert an dem unter Ziffer 4.1. aufgeführten Datum per E-Mail zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich der Auftraggeber Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem unter Ziffer 4.1 aufgeführten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der Freien Hansestadt Bremen
Postanschrift: Contrescarpe 72
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 42136110333 📞
E-Mail: vergabekammer@bau.bremen.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:

„§ 160 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

Darüber hinaus bittet der Auftraggeber, Rügen an die unter I.1) genannte Kontaktadresse per E-Mail zu senden.

Quelle: OJS 2016/S 126-225040 (2016-06-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-03-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 156 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 054-099354
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 126-225040
ABl. S-Ausgabe: 54

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50 %
Gewichtung des Preises: 50 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-03-13 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“.

Quelle: OJS 2017/S 054-099354 (2017-03-14)

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