Postdienstleistungen für die Verwaltung der Landeshauptstadt Potsdam

Kurze Beschreibung

Postdienstleistungen zur Beförderung von Briefen/Postkarten, Infopost/Dialogpost, Einschreiben verschiedener Art und Postzustellungsaufträgen gem. Zivilprozessordnung innerhalb Potsdams und der Bundesrepublik Deutschland sowie International.
Die Postdienstleistungen umfassen:
— das Bereitstellen von sicheren Transportbehältnissen,
— monatliche kostenfreie Bereitstellung der Einlieferungsbelege und Vordrucke, z. B. Rückscheine etc.,
— das Abholen der Sendungen in der Zentralen Poststelle der Stadtverwaltung,
— den sicheren Transport und die zuverlässige Zustellung der Sendungen durch qualifiziertes und geschultes Personal,
— die Adressenrecherche und die kostenlose Zweitzustellung,
— die Rückführung der Einlieferungsbelege an die Zentrale Poststelle der Stadtverwaltung,
— die Rückbeförderung unzustellbarer Sendungen an die Zentrale Poststelle der Stadtverwaltung,
— das Abholen der Eingangspost beim Postfach und die Beförderung an die Zentrale Poststelle der Stadtverwaltung.

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(11) Referenzen: mind. 3 unternehmensbezogene Referenzen aus den letzten 5 Jahren, die nach Art und Umfang mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind (s. Formblatt).
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(11) Referenzen: Angabe von mind. 3 unternehmensbezogenen Referenzen über die, in den letzten 5 Jahren, in Bezug auf den Auftragsgegenstand erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Auftragsgegenstands sowie der Beschreibung, des Leistungszeitraums von – bis, des Auftragswertes in Euro sowie den Angaben zum Auftraggeber mit Ansprechpartner, Fax oder E-mail und Telefon (s. Formblatt).
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(12) Vorlage eines Leistungs- und Reklamationskonzeptes.
Anforderungen an das Leistungskonzept für alle Lose:
1. Wie wird die Zustellung über eine Postfachadresse realisiert?
2. Welche Möglichkeiten der Adressrecherche werden bei Zustellschwierigkeiten genutzt und auf welche Datenbanken kann der Bieter zugreifen?
3. Wie kann auf Schwankungen z. B. bei erhöhten Sendungsaufkommen reagiert werden?
4. Wie wird die Qualitäts- und Laufzeitkontrolle hinsichtlich der Sendungen sichergestellt?
5. Welche Möglichkeiten der Sendungsverfolgung bis zur Zustellung können angeboten werden?
Bitte beantworten Sie die Fragen auf maximal 10 DIN-A4-Seiten.
Zusätzliche Anforderungen an das Leistungskonzept für Los 3:
6. Die Wahlbenachrichtigungskarten, die Wahlbriefunterlagen sowie die Wahlhelferbriefe sollen bei Zustellung mit dem Datamatrixcode+Vermerk „P“ (für Premium-Adress) oder einem gleichwertigem Code versehen werden. Die neu ermittelte Anschrift nebst den nicht zustellbaren Unterlagen sollen an den Auftraggeber zurück gesandt werden. Wie realisieren Sie diese Leistung? (Betrifft nur Los 3).
Bitte beantworten Sie die Frage auf maximal zwei DIN-A4 Seiten.
7. Die durch den Wähler zurückgesendeten Briefwahlunterlagen sind unmittelbar nach Eingang am selben Tag der Landeshauptstadt Potsdam zuzustellen. Bitte stellen Sie die Gewährleistung der Organisation der Zustellung der Briefwahlunterlagen am selben Tag nach Eingang dieser dar. (Betrifft nur Los 3).
Bitte beantworten Sie die Frage auf maximal zwei DIN-A4 Seiten.
8. Die Versendung von Wahlunterlagen kann unter Umständen zu Stoß- und Spitzenzeiten auftreten. In diesem Fall liegen diese Zeiten während der Ferienzeit 2017/2018/2019. Es ist möglich, dass in dieser Zeit Wahlunterlagen bei Ihnen ausgeliefert werden und von Ihnen termingerecht versendet werden müssen. Wie gedenken Sie mit Blick auf Reservekapazitäten hinsichtlich Personal und Technik, etwaige Auftragsspitzenzeiten bei der Versendung zu bewältigen und mit welchen Reaktionszeiten muss gerechnet werden? (Betrifft nur Los 3).
Bitte beantworten Sie die Frage auf maximal zwei DIN-A4 Seiten.
Zusätzliche Anforderungen an das Leistungskonzept für Los 4:
9. Wie wird die Niederlegung von förmlich zuzustellenden Sendungen nach §181 ZPO sichergestellt? (Betrifft nur Los 4).
10. Wie wird der Postausgang täglich erfasst und wie werden die tagesfertigen Kostenstellenzuordnungen erstellt? (Betrifft nur Los 4).
Bitte beantworten Sie die Fragen auf maximal 6 DIN-A4 Seiten.
Anforderungen an das Reklamationskonzept für alle Lose:
1. Ob und über welches Reklamationsmanagement verfügt der Bieter?
2. Welche Reaktions- und Erreichbarkeitszeiten werden vom Bieter bei Reklamationen gewährleistet?
3. Auf Grund persönlichen Versagens dienstleistender Mitarbeiter kann es zu Zustellungsmängeln kommen. In welcher Art und wie schnell wird bei festgestellten Zustellungsmängeln reagiert. Bitte stellen Sie das an Hand ihres Beschwerdemanagements dar.
Bitte beantworten Sie die Fragen auf maximal 4 DIN-A4-Seiten.