Projektmanagement Umzug RGZM

Römisch-Germanisches Zentralmuseum

Das Römisch-Germanische Zentralmuseum (RGZM) ist ein international tätiges Forschungsinstitut/Forschungsmuseum für Archäologie mit Hauptsitz in Mainz und beabsichtigt im Jahr 2020 in ein neues Gebäude in Mainz umzuziehen. Quellstandorte des Umzugs sind das RGZM-Gebäude am Ernst Ludwig-Platz 2, die daran anschließende „Steinhalle“ zum Schlosshof sowie der rheinseitige Flügel des Kurfürstlichen Schlosses in Mainz.
Auftragsgegenstand sind die Projektsteuerung und das Umzugsmanagement im Rahmen der Verlagerung in den Neubau. Die wesentlichen Aufgaben des AN bei der Projektsteuerung bestehen darin, zunächst ein Handlungskonzept im Rahmen einer Initialisierungsphase aufzustellen und später zu begleiten. Nach der Initialisierungsphase sind die für die Umsetzung notwendigen Teilprojekte zu aktivieren sowie anschließend ihre Umsetzung zu überwachen und zum Abschluss zu bringen.
Der AN ist die Schnittstelle zwischen den Projektakteuren, den bauplanenden Büros, dem Bauherrn und dem RGZM als AG.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-10-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-09-07.

Wer?

• Römisch-Germanisches Zentralmuseum

Wie?

• Andere Dienste › Umzugsdienste

Wo?

• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-09-07	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-09-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Umzugsdienste
Kurze Beschreibung:

Das Römisch-Germanische Zentralmuseum (RGZM) ist ein international tätiges Forschungsinstitut/Forschungsmuseum für Archäologie mit Hauptsitz in Mainz und beabsichtigt im Jahr 2020 in ein neues Gebäude in Mainz umzuziehen. Quellstandorte des Umzugs sind das RGZM-Gebäude am Ernst Ludwig-Platz 2, die daran anschließende „Steinhalle“ zum Schlosshof sowie der rheinseitige Flügel des Kurfürstlichen Schlosses in Mainz. Auftragsgegenstand sind die Projektsteuerung und das Umzugsmanagement im Rahmen der Verlagerung in den Neubau. Die wesentlichen Aufgaben des AN bei der Projektsteuerung bestehen darin, zunächst ein Handlungskonzept im Rahmen einer Initialisierungsphase aufzustellen und später zu begleiten. Nach der Initialisierungsphase sind die für die Umsetzung notwendigen Teilprojekte zu aktivieren sowie anschließend ihre Umsetzung zu überwachen und zum Abschluss zu bringen. Der AN ist die Schnittstelle zwischen den Projektakteuren, den bauplanenden Büros, dem Bauherrn und dem RGZM als AG.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Umzugsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Römisch-Germanisches Zentralmuseum
Postanschrift: Ernst Ludwig Platz 2
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Kontakt
Internetadresse: http://www.rgzm.de 🌏
E-Mail: ausschreibungul@rgzm.de 📧
Telefon: +49 61319124-114 📞
Fax: +49 61319124-199 📠
URL der Dokumente: http://www3.rgzm.de/umzug/logistiker/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-09-07 📅
Einreichungsfrist: 2016-10-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-09-10 📅
Datum des Beginns: 2017-02-01 📅
Datum des Endes: 2020-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 175-314272
ABl. S-Ausgabe: 175
Zusätzliche Informationen

Das RGZM ist als Leibniz Forschunginstitut für Archäologie in der Bund-Länder-Finanzierung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Auftragsgegenstand sind die Projektsteuerung und das Umzugsmanagement im Rahmen der Verlagerung in den Neubau. Die wesentlichen Aufgaben des AN bei der Projektsteuerung bestehen darin, zunächst ein Handlungskonzept im Rahmen einer Initialisierungsphase aufzustellen und später zu begleiten. Nach der Initialisierungsphase sind die für die Umsetzung notwendigen Teilprojekte zu aktivieren sowie anschließend ihre Umsetzung zu überwachen und zum Abschluss zu bringen.

Der AN ist die Schnittstelle zwischen den Projektakteuren, den bauplanenden Büros, dem Bauherrn und dem RGZM als AG.

Die Projektsteuerung und das Umzugsmanagement soll in 6 Phasen erfolgen, die 4 Leistungsstufen zugeordnet werden sollen.

Leistungsstufe 1:

Phase I Projektinitialisierung:

Während dieser Phase müssen die Projekttermine und Projektziele klar definiert werden. Ebenso müssen die Projektrahmendaten (siehe auch „Phase II: Bestandsaufnahme“) erhoben und ein Projektkernteam gebildet werden. Die nötigen Daten zur Erstellung der geforderten Dokumente sind vom AN zu erheben. Zudem ist eine erste Ablaufplanung zu erstellen, aus der die internen und externen Ressourcen abgeleitet werden können. Den Abschluss der Phase soll ein Konzept der erforderlichen Schritte und eine Kostenermittlung der externen benötigten Umzugsleistungen darstellen. Die Ergebnisse sind im Rahmen einer Ergebnispräsentation vorzustellen.

Leistungsstufe 2:

Phase II Bestandsaufnahme:

Vom AN zu erfassen sind neben 190 000 Medieneinheiten der Bibliothek rund 220 000 Sammlungsobjekte, die teilweise bereits vom RGZM digital erfasst sind. Die wertvollen und empfindlichen archäologischen Objekte sind unter Berücksichtigung entsprechender Transportsicherungen und Sicherheitsvorkehrungen für den Umzug aufzunehmen. Ergänzend sind Büroeinrichtungen von ca. 200 Arbeitsplätzen, Akten, IT, TK, Sonderumzugsgut (z.B. Inventar Chemikalienlager; Nitrozellulose-Negative) und technische Gerätschaften (z. B. aus Laboren, Werkstätten etc.) in allen Allgemein-, Neben- und Sonderflächen aufzunehmen. Vom AN generierte Bestandsdaten sind in einer Datenbank mit entsprechenden Mengengerüsten dem AG zu übergeben.

Phase III Durchführungsplanung:

Der AN ist insbesondere verantwortlich für die Vornahme einer Risikoabschätzung der spezifischen Anforderungen des Umzugs, insbesondere im Hinblick auf Sicherheit, Vertraulichkeit, logistische Erfordernisse, Gewicht, Abmessungen des Umzugsgutes, Empfindlichkeit von umzuziehenden Geräten, Gefahrgutklassen etc. und erarbeitet in enger Absprache mit dem AG Lösungen hierzu.

Dazu kommen Erstellung, Abstimmung und Finalisierung eines Ablaufkonzepts in Absprache mit dem AG und unter Einbeziehung dessen betrieblicher Prämissen (z. B. gesicherter Aktentransport, besondere Vorsichtsmaßnahmen für archäologische Objekte und Gefahrgut) mit Ressourcen- und Equipmentdefinition, ferner Terminierung, Moderation, Protokollführung der Projektsitzungen, kontinuierliche Abstimmungs- und Planungsgespräche mit internen und externen Schnittstellen, sowie Fachdienstleistern.

Phase IV Feinplanung (Möbelplanung):

Die Basis bildet die Bestandsaufnahme und die im Nachgang mit dem AG stattgefundene Qualifizierung. Parallel zum Umzug ist mit der partiellen Neumöblierung/ Erstausstattung des Neubaus zu rechnen. Der AN ist für die Koordination mit den Schnittstellen und in Absprache mit dem AG für die Durchführung verantwortlich.

Leistungsstufe 3:

Phase V Ausschreibung Speditionsleistungen.

Dem AN obliegt die vollständige und vergaberechtskonforme Durchführung der erforderlichen Auftragsvergaben.

Leistungsstufe 4:

Phase VI Umzugssteuerung.

In dieser Phase findet der physische Umzug des gesamten RGZM statt und wird vom AN koordiniert, kontrolliert, beaufsichtigt und dokumentiert.

Phasenübergreifend

obliegt dem AN die Kontrolle und Einhaltung der gemeinsamen Projektziele in allen Projektphasen, die Moderation und Protokollierung regelmäßiger Jour-Fixe-Termine mit dem AG entsprechend dem Projektverlauf sowie das Schnittstellenmanagement während des gesamten Projektverlaufs. Dies beinhaltet kontinuierliche Abstimmungen mit allen am Projekt beteiligten internen Stellen und externen Dienstleistern, Protokollierung, kontinuierliche Abstimmung mit dem AG, Dokumentation sowie Ablauf- und Zeitplanung und die Koordination der Umsetzung bei der erforderlichen Einbindung von Fachfirmen.

Das Zeitfenster für das gesamte, mehrphasig geplante Projekt ist auf etwa 4 Jahre zu veranschlagen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Umzug ist von einem termingerechten Fortschritt der Neubaumaßnahmen abhängig. Die angegebene Spanne stellt nur den angenommenen Ausführungszeitraum dar, der Vertrag wird voraussichtlich keine starre Laufzeit enthalten.

Beschreibung der Optionen:

Es ist eine stufenweise Beauftragung mit 4 Leistungsstufen in Anlehnung an die verschiedenen Projektphasen vorgesehen.

Zusätzliche Informationen:

Das RGZM ist als Leibniz Forschunginstitut für Archäologie in der Bund-Länder-Finanzierung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Mainz.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Erklärung des Bieters über Umsatz im konkreten Tätigkeitsfeld „Logistikplanung/ Umzugsmanagement“ in den vergangenen 5 Geschäftsjahren,

— Nachweis einer bestehenden Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung,

— Vorlage einer steuerlichen Unbedenklichkeitserklärung des Finanzamts.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Vorlage einer Liste mit Referenzen über in den letzten 5 Geschäftsjahren erbrachte Projektsteuerungs- bzw. Umzugsmanagementleistungen (nicht Umzugs- oder Speditionsleistungen!) mit folgendem Mindestinhalt:

o Kurze Beschreibung des konkreten Leistungsspektrums/ Tätigkeitsbereichs.

o Dauer und Umfang der Tätigkeit.

o Wert der erbrachten Leistungen/ Honorarvolumen.

o Benennung von Ansprechpartnern bei den als Referenzen benannten Auftraggebern ( Name, Telefon).

— Angaben über Erfahrungen mit Sonderumzugsgütern (Kunst- und Kulturgut, Chemikalien, techn. Gerät, sensible Daten (Personalakten) etc.) sowie mit Umzugsplanungen von Bestandsgebäuden in parallel zu errichtende Neubauten.

— Kurze Darstellung der Büroausstattung (Geräte, techn. Ausrüstung, IT).

— Benennung des zur Ausführung vorgesehenen Personals mit Angaben zu dessen beruflicher Qualifikation sowie Erfahrung und kurzer Erläuterung, wie eine zeitlich lückenlose Projekttätigkeit durch ein fest benanntes Kernteam über die gesamte Projektlaufzeit sichergestellt wird; Vorlage entsprechender Nachweise auf Verlangen.

— Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters sowie die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 5 Jahren hervorgeht.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Siehe unten III.1).
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: David Schott
Internetadresse: www.rgzm.de 🌏
Dokumente URL: www3.rgzm.de/umzug/logistiker/ 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer RLP beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Postanschrift: Stiftstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist nur zulässig, wenn vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannte Vergabeverstöße innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; aufgrund der Bekanntmachung erkennbare Verstöße gegen Vergabevorschriften müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge gemäß IV.2.2 gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Der Nachprüfungsantrag ist ferner unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der (noch zu bestimmenden) Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2016/S 175-314272 (2016-09-07)

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