Rahmenvereinbarung für das Veranstaltungsmanagement an der Universität Potsdam

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Die Universität Potsdam führt jährlich ca. 381-400 Fachtagungen, Events, Kolloquien, Festveranstaltungen und andere wissenschaftsgetriebene bzw. öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen, im Folgenden zusammenfassend als Veranstaltung bezeichnet, durch. Von dem Referat für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie den Instituten und Einrichtungen der Hochschule werden diese Veranstaltungen derzeit organisatorisch vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet.Zudem finden ca. 20 Veranstaltungen im Jahr an der Universität Potsdam statt, die von externen Veranstaltern ausgerichtet werden.Diese Veranstaltungen stehen jeweils unter einem bestimmten Fachthema und wenden sich je nach Veranstaltung an einen internen, externen oder gemischten Teilnehmerkreis. Sie dienen zum Einen der Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Aufgabenstellungen der Hochschule und informieren zum Anderen das Fachpublikum über Entwicklungen in der Wissenschaft und Forschung sowie in der Praxis. Je nach politischer Gewichtung und Aktualität des Themenschwerpunktes werden Pressekonferenzen parallel zu den Tagungen/Kongressen am Veranstaltungsort durchgeführt.Aufgrund der fehlenden Kategorisierung der durchzuführenden Veranstaltungen ist die Formulierung einer abschließenden und erschöpfenden Leistungsbeschreibung nicht möglich.Die Universität Potsdam hat bei diesen Veranstaltungen ein hohes Interesse an ihrer Außendarstellung. Die Teilnehmerzahlen variieren zwischen 10 und 800 Personen. Der Neujahrsempfang des Präsidenten hat ein Publikum von ca. 500 Personen und die Erstsemesterbegrüßung von ca. 2.000 Personen.Abhängig von der Teilnehmerzahl und der Durchführbarkeit finden die Veranstaltungen in den hauseigenen Räumen oder in Räumlichkeiten in der Stadt Potsdam oder der Umgebung statt.In der Vergangenheit umfassten die Leistungen des Veranstaltungsmanagements der Universität Potsdam ca. 107 000 EUR netto pro Jahr.Der Abschluss einer exklusiven Rahmenvereinbarung ist nicht vorgesehen. Zudem wird mit Abschluss der Rahmenvereinbarung kein konkreter Leistungsumfang zugesichert. Es handelt sich um geschätzte Werte. Ein Anspruch auf die Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer bestimmten Anzahl von Veranstaltungen besteht nicht.Zusätzlich ist vorgesehen, dass der Vertragspartner der Rahmenvereinbarung als verbindlicher Ansprechpartner für externe Veranstalter, die Veranstaltungen an der Universität Potsdam durchführen möchten, ist. Ziel ist es, einen Vertragspartner für die Abwicklung aller Veranstaltungen seitens der Universität Potsdam (an Standorten der UP und Umgebung) sowie für Veranstaltungen von externen Veranstaltern an der Universität Potsdam, zu finden.