Rahmenvereinbarung für das Veranstaltungsmanagement an der Universität Potsdam

Menge oder Umfang

Die Universität Potsdam führt jährlich ca. 381-400 Fachtagungen, Events, Kolloquien, Festveranstaltungen und andere wissenschaftsgetriebene bzw. öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen, im Folgenden zusammenfassend als Veranstaltung bezeichnet, durch. Von dem Referat für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie den Instituten und Einrichtungen der Hochschule werden diese Veranstaltungen derzeit organisatorisch vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet.Zudem finden ca. 20 Veranstaltungen im Jahr an der Universität Potsdam statt, die von externen Veranstaltern ausgerichtet werden.Diese Veranstaltungen stehen jeweils unter einem bestimmten Fachthema und wenden sich je nach Veranstaltung an einen internen, externen oder gemischten Teilnehmerkreis. Sie dienen zum Einen der Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Aufgabenstellungen der Hochschule und informieren zum Anderen das Fachpublikum über Entwicklungen in der Wissenschaft und Forschung sowie in der Praxis. Je nach politischer Gewichtung und Aktualität des Themenschwerpunktes werden Pressekonferenzen parallel zu den Tagungen/Kongressen am Veranstaltungsort durchgeführt.Aufgrund der fehlenden Kategorisierung der durchzuführenden Veranstaltungen ist die Formulierung einer abschließenden und erschöpfenden Leistungsbeschreibung nicht möglich.Die Universität Potsdam hat bei diesen Veranstaltungen ein hohes Interesse an ihrer Außendarstellung. Die Teilnehmerzahlen variieren zwischen 10 und 800 Personen. Der Neujahrsempfang des Präsidenten hat ein Publikum von ca. 500 Personen und die Erstsemesterbegrüßung von ca. 2.000 Personen.Abhängig von der Teilnehmerzahl und der Durchführbarkeit finden die Veranstaltungen in den hauseigenen Räumen oder in Räumlichkeiten in der Stadt Potsdam oder der Umgebung statt.In der Vergangenheit umfassten die Leistungen des Veranstaltungsmanagements der Universität Potsdam ca. 107 000 EUR netto pro Jahr.Der Abschluss einer exklusiven Rahmenvereinbarung ist nicht vorgesehen. Zudem wird mit Abschluss der Rahmenvereinbarung kein konkreter Leistungsumfang zugesichert. Es handelt sich um geschätzte Werte. Ein Anspruch auf die Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer bestimmten Anzahl von Veranstaltungen besteht nicht.Zusätzlich ist vorgesehen, dass der Vertragspartner der Rahmenvereinbarung als verbindlicher Ansprechpartner für externe Veranstalter, die Veranstaltungen an der Universität Potsdam durchführen möchten, ist. Ziel ist es, einen Vertragspartner für die Abwicklung aller Veranstaltungen seitens der Universität Potsdam (an Standorten der UP und Umgebung) sowie für Veranstaltungen von externen Veranstaltern an der Universität Potsdam, zu finden.

Zusätzliche Informationen

Bei der Erarbeitung und Übersendung der Teilnahmeanträge/Angebote ist zudem Folgendes zu beachten:

1. Die Bieter/Bietergemeinschaften haben zwingend die vom Auftraggeber vorgegebenen und kostenfrei über den Vergabemarktplatz (https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) im Projektraum oder bei der unter I.1) benannten Kontaktstelle abrufbaren Formblätter für die Erstellung ihres Teilnahmeantrages/Angebotes zu verwenden. Angebote, die nicht unter Verwendung der Formblätter abgegeben werden, werden von dem Verfahren ausgeschlossen.

2. Die Bewerber haben unter Beachtung des Schlusstermins gemäß Ziffer 2.1 in 1-facher Ausfertigung Ihren Teilnahmeantrag schriftlich mit allen geforderten Nachweisen, Zertifikaten und Erklärungen (Anlage A „Eigenerklärung zur Eignung“) unter folgender Adresse einzureichen:

Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung, Am Neuen Palais 10, 14469 Potsdam.

Der Umschlag ist außen mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag zum Vergabeverfahren: Rahmenvereinbarung für das Veranstaltungsmanagement der Universität Potsdam“ sowie mit dem beiliegenden „Kennzettel“, Firmennamen und Anschrift zu versehen.

Es ist ebenso möglich den Teilnahmeantrag mit allen geforderten Nachweisen, Zertifikaten und Erklärungen über den Projektraum des Verfahrens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg einzureichen.

3. Im Fall der Teilnahmeantragsabgabe als Bietergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bietergemeinschaft beizufügen.

4. Soweit der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung oder bei der Ausführung der Leistung der Fähigkeiten anderer Unternehmen (z.B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen) bedienen möchte, so hat er mit dem Teilnahmeantrag die vorgenannten Eignungsnachweise/-erklärungen (vgl. Abschnitt III der Bekanntmachung) auch für diese Unternehmen vorzulegen (vgl. Ziffer 8 der Bewerbungsbedingungen VOL 06 – Stand: 06/10). Der Auftraggeber behält sich vor, einen Nachweis zu verlangen, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen, indem er beispielsweise eine Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen abfordert.

5. Der Teilnahmeantrag und das spätere Angebot, deren Anlagen, Beschreibungen und Ausführungsarten sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutscher Sprache vorgelegt werden. Ggf. erforderliche Gespräche werden ebenfalls in deutscher Sprache geführt. Andernfalls muss auf Verlangen des AG ein Dolmetscher oder sonstiger Übersetzer auf Kosten des Bieters gestellt werden. Das Risiko von Übersetzungsfehlern liegt beim Bieter.

6. Es sollen nur die geforderten Erklärungen und Nachweise dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Der Inhalt allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. wird nicht berücksichtigt.

7. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiterer Unterlagen zu verlangen.

8. Bieter, die in die engere Wahl kommen, werden vor der Zuschlagserteilung aufgefordert Originalnachweise und Erklärungen

einzureichen.

9. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können.

10. Unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Die Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb können dort kostenlos heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden

(Bekanntmachungs-ID: CXP9YYVYNUT). Der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für die Erstellung des Teilnahmewettbewerbs notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten bestehen, sind Bieterfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bieterfragen und deren Beantwortung für das Verfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Angebotsfrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.

11. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf.

angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

12. Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen

Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.

13. Fragen und Hinweise sind rechtzeitig zu stellen, so dass für den AG innerhalb eines angemessenen Zeitraumes und vor Ablauf der Teilnahmefrist eine Beantwortung möglich ist.

Kurze Beschreibung

Die Universität Potsdam beabsichtigt eine Rahmenvereinbarung für das Veranstaltungsmanagement gem. § 21 VgV in Verbindung mit § 103 Abs. 5 GWB für den Zeitraum von zwei Jahren mit der Option einer zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr abzuschließen. Die Rahmenvereinbarung soll für alle Institute und Einrichtungen der Universität Potsdam, ca. 3.400 Kostenstellen, nutzbar sein. Der Abschluss einer exklusiven Rahmenvereinbarung ist nicht vorgesehen. Die Universität Potsdam behält sich vor, einzelne Veranstaltungen oder Teilleistungen an Dritte zu vergeben.