Rahmenvereinbarung – Service und Support für ein VoIP- und Videokonferenz-System der Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

ALLE KAPITEL- UND ANLAGEVERWEISE BEZIEHEN SICH AUF DIE ANZUFORDERNDEN VERGABEUNTERLAGEN
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und ca. 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Die Generalverwaltung (GV) der Max-Planck-Gesellschaft betreibt eine zentralisierte Voice-over-IP basierende Telekommunikations- und Videokonferenzplattform für die Generalverwaltung und angeschlossene Max-Planck-Institute.
Nach Abschluss einer erfolgreichen Pilotphase mit der GV und einigen weiteren beteiligten Instituten ist dieser VoIP-Service nun für die Nutzung durch alle Institute bei Neubaumaßnahmen oder bei Austausch der Altanlage in Verbindung mit Finanzmitteln der GV durch den Verwaltungsrat der Max-Planck-Gesellschaft verpflichtend vorgeschrieben, so dass diese sukzessive auf diese Lösung umgestellt werden.
Eine Bedarfsabfrage stellt eine Erweiterung um zusätzlich ca. 8200 VoIP Teilnehmer und ca. 1300 DECT Teilnehmern innerhalb der nächsten 2 Jahre in Aussicht.
Die VoIP Telekommunikationsplattform besteht aus einem zentralen Cluster mit Cisco Unified Communications Managern zur zentralen Steuerung der Nebenstellen zuzüglich Presence Servern und Voicemail Servern sowie lokalen Cisco Voice Gateways an jedem Standort für die Kommunikation in das öffentliche Vermittlungsnetz. Die Sprachübertragung erfolgt dabei verschlüsselt über das LAN/WAN Netzwerk der MPG und die lokalen Voice Gateways an den Standorten sind mit Survivability Funktion ausgestattet, so dass die hohen Anforderungen der IT-Sicherheitsbeauftragten und Datenschutzbeauftragten der MPG an Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Telekommunikationsdienste sichergestellt werden.
Die Provisionierung und Administration der Teilnehmer erfolgt mit dem Provisionierungssystem TiM von Aspiria, das mandantenfähig und rollenbasierend für zentrale Administratoren, lokale Administratoren der Institute und für die Konfiguration des eigenen Endgerätes durch die Anwender genutzt wird.
Zusätzlich werden erweiterte Leistungsmerkmale und Komfortfunktionen für Chef/Sekretariats Schaltungen mit einem zusätzlichen Modul von TiM von Aspiria auf Cisco Telefonapparaten bereitgestellt.
Die Benutzerverwaltung der Telekommunikationsplattform und Rechtevergabe erfolgt über die Anbindung an das Active Directory der MPG.
Die Vermittlungsplätze werden über einen PeterConnects Server von JDM Software realisiert, der an das Cisco VoIP-Telefoniesystem angebunden ist und die Vermittlungsplatz-Funktionen an den jeweiligen Vermittlungsplatz Clients bereitstellt.
Die DECT-Systeme und –Teilnehmer der Institute werden ebenfalls an die VoIP Telekommunikationsplattform angeschlossen, so dass Plattform-übergreifende Vermittlungsfunktionen und Leistungsmerkmale zur Verfügung stehen. Dazu werden die Systeme über IP-DECT Gateways und das Schnittstellen-/Integrationssystem Unite von Ascom an den Cisco Unified Communications Manager Cluster und das Active Directory der MPG gekoppelt.
Die vom Datenschutzbeauftragen der MPG geforderte Verschlüsselung der Sprachübertragung ist konsequent umgesetzt.
Die Notlauftelefonie ist für den Laborbetrieb einer Forschungseinrichtung existenziell und wird realisiert durch die Survivability Funktion der lokalen Voice Gateways mit automatischem Fallback.
Nach Beschluss durch den Verwaltungsrat und Zustimmung des Gesamtbetriebsrats, des Datenschutzbeauftragten und des IT-Sicherheitsbeauftragten ist dieses beschriebene System mit den darin bestimmten Leistungsmerkmalen festgelegt als verbindlich einzusetzendes Telefoniesystem der Max-Planck-Gesellschaft.
Für den Videokonferenz-Service wird derzeit im Rechenzentrum der Max Planck Computing & Data Facility (MPCDF) in Garching ein separates Videokonferenzsystem betrieben. Über eine SIP-Kopplung zum zentralen Cisco Unified Communications Manager Cluster werden die am Cisco Unified Communications Manager Cluster registrierten VoIP-Teilnehmer über den Cisco Jabber Client in das Videokonferenzsystem integriert. Alle weiteren Videokonferenzteilnehmer mit Videokonferenzanlagen und Softclients aller Max-Plack-Institute sowie das Telepresence-System der GV und externe Teilnehmer werden an diesem Videokonferenzsystem registriert und darüber gesteuert. Dieses Videokonferenzsystem soll in Zukunft in den zentralen Cisco Unified Communications Manager Cluster integriert werden.
Durch das vorliegende Vergabeverfahren soll der wirtschaftlichste Auftragnehmer gefunden werden. Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Unterstützung der IT-Organisationseinheit der GV für den Betrieb, Support und Wartung der VoIP- und Videokonferenzservices der MPG gemäß eines Servicevertrages nebst den in seinem § 1 definierten Vertragsbestandteilen, auf nachrangiger Basis der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen (EVB-IT Dienstleistung), wie in Abschnitt 1.3 beschrieben.
Näheres zum Vergabegegenstand befindet sich in Abschnitt 1.3 und Kapitel 2.
Die hier in den Wettbewerb gestellten Leistungen umfassen die folgenden Aufgaben:
— die Erbringung von ITSM-Betriebsleistungen (vgl. Kapitel 2.2)
— Installations- und Konfigurationsleitungen für Anbindung zusätzlicher Standorte (vgl. Kapitel 2.3)
— Die Übernahme der Leistungsinhalte (Service Transition) zu Beginn des Vertragsverhältnisses (vgl. Kapitel 2.5.1)
— Die Verpflichtung zur Übergabe an einen neuen Auftragnehmer bei Beendigung des Vertragsverhältnisses (Beendigungsunterstützung) (vgl. Kapitel 2.5.2)
— die Erbringung von zusätzlichen Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis nach Bedarf und Absprache (Anfrage des Auftraggebers, Angebot des Auftragnehmers, ggf. Beauftragung durch den Auftraggeber (vgl. Kapitel 2.4)
— Die Erbringung von sonstigen Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis nach Bedarf und Absprache (Anfrage des Auftraggebers, Angebot des Auftragnehmers, ggf. Beauftragung durch den Auftraggeber (vgl. Kapitel 3))
Zum konkreten Leistungsumfang des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens wird auf Kapitel 2 verwiesen.
Für die Leistungserbringung sind die in Kapitel 1.19.5 beschriebenen Kompetenzen und Qualifikationen erforderlich und anzubieten.
Die Festlegung der Leistungserbringung für zusätzliche Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis wird in Kapitel 1.8 beschrieben
Nicht zum Bestandteil des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens gehören:
— Lieferung von Hardware- und Softwareprodukten sowie die mit diesen Produkten verbundene Herstellerwartung
— Beistellungen von HW- und SW-Produkten durch den Auftragnehmer, soweit sie von dem Auftraggeber zu leisten sind
— jede Form des Personalübergangs im Sinne von § 613a BGB
Vom Auftragnehmer sind spezifizierte Betriebsleistungen und nach Bedarf und Absprache (Anfrage des Auftraggebers, Angebot des Auftragnehmers, ggf. Beauftragung durch den Auftraggeber) zusätzliche Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis bereitzustellen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-06-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-04-15.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • DAMOVO Deutschland GmbH & Co. KG

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt