Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für Leasing-Dienstkraftfahrzeuge

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für Leasing-Dienstkraftfahrzeuge (von in Deutschland zulassungsfähigen, bislang nicht zugelassenen Neufahrzeugen) sowie die Nutzung eines vom Dienstleister ( im Folgenden "Auftragnehmer" genannt) bereitzustellenden Online-Webportals (im Folgenden "Webportal" genannt) für die Konfiguration (spätere Bestellung an den Lieferanten) der Fahrzeuge für die Max-Planck-Gesellschaft – Generalverwaltung ( im Folgenden "MPG-GV" genannt) und den Max-Planck-Instituten (im Folgenden "MPI" genannt) mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer ". Die gesamte Abwicklung der Beschaffung der Fahrzeuge erfolgt über die MPG, Generalverwaltung. Aus einer EU-weit ausgeschrieben Rahmenvereinbarung über Leasing-DKfz werden beim Lieferanten jährlich bis zu 100 Fahrzeuge ausgetauscht. Hierfür bedient sich die MPG zur Bestellung und Auslieferung der Fahrzeuge eines Auftragnehmers.
Der Auftragnehmer stellt sein Webportal den Instituten und der Generalverwaltung zum Bestell- und Genehmigungsprozess zur Verfügung. Der Besteller hat hierbei die Möglichkeit, die Fahrzeugmodelle durch implementierte Abbildungen sowie technische Daten und Energieeffizienzen der Fahrzeuge anzusehen, zu konfigurieren (insbesondere Fahrzeugfarben und Interieurfarben) und final auszuwählen. Hierbei stellt der Lieferant der Fahrzeuge über die MPG dem Auftragnehmer aktuelle Bilder zur Verfügung. Die über ein Webportal zur Verfügung zu stellende Plattform wird vom Auftragnehmer ständig auf dem aktuellsten Stand gehalten (näheres siehe unter anzuforderndem Eignungskatalog unter Punkt 3.3.2)
Der Bestellprozess ist seit Jahren in der sehr dezentralen Organisation der Max-Planck-Gesellschaft etabliert und erfolgt in der Praxis für Leasing-DKfz wie folgt:
An den MPI stehen unterschiedliche Arbeitsplattformen, daher hat der Auftragnehmer eine Online-Lösung über ein Webportal zur Fahrzeugkonfiguration, Freigabe und Bestellübermittlung zur Verfügung zu stellen. Das Webportal ist daher so aufzubauen, das beim Bestellprozess mehrere Genehmigungsstufen durchlaufen werden. Die Mitarbeiter (MPG-GV / MPI) erstellen die Fahrzeugkonfiguration. Die Verwaltungsleitungen erteilen die Freigaben der Fahrzeugkonfigurationen. Die MPG-GV übermittelt die Bestellungen an den Auftragnehmer. Für jede Rolle werden bei der Anmeldung Zugangsdaten benötigt. Zuletzt übermittelt der Auftragnehmer die Bestellungen an den Lieferanten.
Damit Bestellungen von Folgefahrzeugen rechtzeitig erfolgen können, sind durch den Auftragnehmer die jeweiligen Ansprechpartner der MPI's mindestens fünf Monate vor Leasingende zur Konfiguration eines neuen Folgefahrzeugs per E-Mail zu erinnern.
Transport- und Zulassungsdienstleistungen
Neben der Abwicklung der Fahrzeugbestellungen sind durch den Auftragnehmer auf Wunsch die Dienstleistungen zur Fahrzeugzulassung, zur Transportleistungen oder beides kombiniert anzubieten. Dabei sind mit dem Lieferanten und den MPI die Abholung von Altfahrzeuge und Zustellung der Neufahrzeuge zu terminieren und durchzuführen.
Aktuell erfolgen ca. 54 Beauftragungen an den Auftragnehmer die sich wie folgt zusammensetzen:
— ca. 26 Fahrzeuge mit Transportdiensten vom Lieferanten zum MPI;
— ca. 26 Fahrzeuge mit Zulassungs- und Transportdiensten vom Lieferanten zum MPI;
— ca. 2 Fahrzeuge nur mit Zulassungsdiensten.
Bevor die Leasing-DKfz an den Lieferanten rückgeführt werden, ist vom Auftragnehmer auf Wunsch der Institute eine professionell Aufbereitung anzubieten.
Dies betrifft ca. 54 Fahrzeuge.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-10.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: