Rahmenvertrag Veranstaltungsagenturleistungen

Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabe erfolgt durch die Vergabestelle als öffentliche Auftraggeberin i.S.d. § 98 Nr. 2 GWB nach den Regelungen der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) und dieser Bekanntmachung im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Interessierte Bewerber werden gebeten, sich per E-Mail an vergabe@howoge.de als Bewerber registrieren zu lassen, damit sie gegebenenfalls über Antworten zu Bewerberfragen und Klarstellungen informiert werden können.

2. Der Teilnahmeantrag/die Bewerbung ist schriftlich und zusätzlich elektronisch (auf Datenträger oder per E-Mail) unterschrieben einzureichen. Zur Fristwahrung ist eine Abgabe des Teilnahmeantrags per E-Mail oder Fax zugelassen, wenn ein schriftlicher Teilnahmeantrag nachgereicht wird.

3. Mit dem Teilnahmeantrag sind die geforderten Erklärungen und Nachweise vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige Teilnahmeanträge nicht zu berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden.

4. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist zu begründen, weshalb die Gründung im konkreten Falle nach den strengen Anforderungen der Rechtsprechung zulässig ist. Dies ist ggf. durch geeignete Dokumente zu belegen.

5. Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner technischen Leistungsfähigkeit (III 2.3) auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen.

6. Hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (III.2.2) ist eine Berufung auf Drittunternehmen nicht zugelassen. Betrachtet werden nur die Bewerber bzw. Mitglieder der Bewerbungsgemeinschaft in Summe.

7. Am Verhandlungsverfahren werden nur Bewerber/Bewerbergemeinschaften (nachfolgend: „der Bewerber“) beteiligt und zur Angebotsabgabe aufgefordert, die die geforderte Mindestanforderungen erfüllen, und auch sonst ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) nach §§ 4, 5 VOF nachweisen bzw. für die keine Ausschlussgründe vorliegen.

Sollte sich bei der Auswertung der Teilnahmeanträge/Bewerbungen ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die Eignungsvoraussetzungen erfüllen, so wird die Vergabestelle die Bewerber auswählen und zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird der Auftraggeber die Erfüllung der Eignungsvoraussetzungen anhand der geforderten Erklärungen nach dem nachfolgend beschriebene Verfahren bewerten:

Bei der Bewertung im Rahmen der Auswahlentscheidung werden nur die vom Bewerber in seinem Teilnahmeantrag (Bestandteil der Bewerbungsunterlagen „Bewerberpaket“) für die Bewertung benannten, beschriebenen und nachgewiesenen Referenzen berücksichtigt. Eine spätere Benennung weiterer Referenzen, Auswechselung oder Ergänzung zur Nachbesserung der Bewerbung ist nicht zulässig.

Die Bewertung der Referenzen erfolgt in einer Gesamtschau unter Berücksichtigung der Kriterien:

1.Veranstaltungsinhalte,

2. Budgetsumme insgesamt,

3. Budgetsumme nur für die Bewerbung (falls die Bewerbung Teil des Auftrages war),

4. Anzahl der Teilnehmer/Besucher,

5. Resonanz bzw. Bewertung durch Auftraggeber und Medien,

6. Beachtung von Nachhaltigkeitsaspekten,

7. aussagekräftige Fotobelege.

In der Gesamtbetrachtung wird jede Veranstaltung/Referenz mittels Schulnoten von 1 = sehr gut = 30 Punkte bis 6 = ungenügend = 0 Punkte bewertet. Die Zwischenbewertung erfolgt in Verhältnisabhängigkeit. Maximal sind durch jeden Bewerber 150 Punkte zu erreichen. Der Bewerber

soll angeben, welches seiner Exposès jeweils gewertet werden soll, falls er mehrere Exposès pro vorgegebener Veranstaltung/Referenz einreicht. Ansonsten wird die zuerst benannte gewertet.

Die maximal fünf Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden ausgewählt und zur Angebotsabgabe und Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert. Soweit mehrere Bewerber gleiche Punktzahl haben und die maximale Bewerberzahl überschritten wird, erfolgt die Auswahl unter den betroffenen durch Los.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen. Zudem ist zu begründen, weshalb die Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach den strengen Anforderungen der Rechtsprechung in diesem Falle zulässig ist.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 107 Abs.3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 101a Abs. 1 GWB).