— Veranstaltungs- und Gästemanagement der Falling Walls Conference 2016 und 2017 inklusive der Rahmenveranstaltungen Welcome Reception und Festive Dinner – Gästemanagement der Teilveranstaltungen Falling Walls Lab, Circle und Venture 2016 und 2017

Falling Walls Foundation gGmbH

Erstmalig am 9.11.2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über zwanzig internationale Spitzenforscher und Spitzenforscherinnen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.
Die Konferenz richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner und Unterstützer hat sich kontinuierlich gefestigt und erweitert. Über 800 Teilnehmer aus über 75 Ländern wirken an dieser englischsprachigen, multidisziplinären Konferenz mit. Auftraggeber und Veranstalter der Konferenz ist die Falling Walls Foundation gGmbH.
Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungs- und Gästemanagement der Konferenz am 9. November 2016 und 2017 in Berlin gewährleisten.
In diesem Zusammenhang weiter zu erbringen sind die Organisation und Durchführung eines Vorabendempfangs am 8. November und eines festlichen Abendessens nach der Konferenz am 9. November. Der Stehempfang am Vorabend der Konferenz dient als Auftakt dem gegenseitigen Kennenlernen von Referenten und Gästen und hat eher informellen Charakter, während das gesetzte Abendessen den festlichen Abschluss des Konferenztages bildet.
Das ergänzende Veranstaltungsformat Falling Walls Venture findet jeweils am 8. November statt und ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Kontext präsentieren 20 führende wissenschaftliche Einrichtungen und Risikokapitalgesellschaften ihre besten wissenschaftsbasierten Neugründungen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus ca. 250 potentiellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen.
Am Vortag der Konferenz, dem 8. November, versammeln sich bei einem weiteren ergänzenden Veranstaltungsformat, dem Falling Walls Circle, ca. 80, durch den Auftraggeber separat geladene, internationale Entscheidungsträger aus Industrie, Forschung und Politik, um die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren.
Ebenfalls am 8. November findet das Falling Walls Lab statt, ein Format bei dem 100 internationale Nachwuchswissenschaftler in jeweils 3 Minuten ihre Arbeit vorstellen vor einem Publikum von ca. 300 Personen.
Für die drei Veranstaltungsteile Falling Walls Venture, Falling Walls Circle und Falling Walls Lab sollen die Planung und Durchführung des Gästemanagements übernommen werden.
Nachfolgend die einzelnen Veranstaltungsteile in der Übersicht:
08. November
Falling Walls Lab 9:00 h – 17:30 h
Falling Walls Circle 9:00 h – 17:00 h
Falling Walls Venture 9:00 h – 17:30 h
Falling Walls
Welcome Reception 18:00 h – 20:00 h
09. November
Falling Walls Conference 9:00 h – 19:00 h
Falling Walls Festive Dinner 19:30 h – 23:00 h.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-23.

Wer?

• Falling Walls Foundation gGmbH

Wie?

• Event-Organisation › Organisation von Kulturveranstaltungen

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-03-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-03-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Menge oder Umfang:

Management, Organisation und Durchführung ganztägiger internationaler Wissenschaftskonferenzen am 9.11.2016 und 9.11.2017 in Berlin samt Vorbabendempfang und festlichem Abendessen und Planung und Durchführung des Gästemanagements; Planung und Durchführung des Gästemanagements für Falling Walls Venture, Falling Walls Circle und Falling Walls Lab 2016 und 2017.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Falling Walls Foundation gGmbH
Postanschrift: Chausseestr. 8 e
Postleitzahl: 10115
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.falling-walls.com 🌏
E-Mail: christine.brummer@falling-walls.com 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-23 📅
Einreichungsfrist: 2016-04-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 061-104652
ABl. S-Ausgabe: 61
Zusätzliche Informationen

1. Es findet eine öffentliche Ausschreibung nach Abschnitt 1 der VOL/A statt. Die Verwendung des Begriffs offenes Verfahren ist dem Bekanntmachungsformular geschuldet. Der Auftragswert liegt unterhalb des Schwellenwertes für die Anwendung der §§ 97 ff. GWB. Die europaweite Bekanntmachung erfolgte ohne Rechtspflicht.Es handelt sich außerdem um eine sonstige Leistung der Kategorie 27 nach Anhang IB zur VOL/A. 2. Dem Bieter ist bekannt, dass die Finanzierung der ausgeschriebenen Leistung über Zuwendungen erfolgt. Der Auftraggeber behält sich die Aufhebung der Ausschreibung für den Fall vor, dass er nicht wie angenommen über die Zuwendungen verfügen kann oder die Finanzierung aus anderen Gründen nicht gesichert ist.Der Auftraggeber behält sich vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn der Zuwendungsbescheid nicht erteilt wird. Der Auftraggeber behält sich ebenfalls vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn die angebotenen Preise die zur Verfügung stehenden Mittel überschreiten oder als unwirtschaftlich anzusehen sind. 3.Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote (§ 19 VOL/A). Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. 4.Hinweise zu den Eignungsnachweisen: Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern. 5. Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben Event-Angebot Falling Walls Conference 2016 und 2017 der Falling Walls Foundation gGmbH, Ablauf der Angebotsfrist am 22.04.2016, 13.00 Uhr beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Falling Walls Foundation gGmbH. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, fernschriftlich oder telegrafisch zurückgezogen werden. Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Änderungen und Ergänzungen an Inhalten der Vertragsunterlagen sind unzulässig. Der Bieter muss im Angebot angeben, wenn für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten. 6. Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen: — Angebotsschreiben (samt Anlagen) — Leistungsverzeichnisse der Agenturleistungen 2016 und 2017 als Excel-Tabellen, welche in den Vorgaben NICHT verändert werden dürfen sowie Gesamtübersicht der Agenturkosten 2016 und 2017 — Nachweise der Eignung — Konzept, welches eine Skizze aller Teilveranstaltungen im Ablauf beinhaltet, zu allen Punkten im Leistungsverzeichnis Stellung nimmt und die Anforderungen an ein ganzheitliches, durchdachtes und kreatives Konzept nach der Leistungsbeschreibung, Zielstellung Abs. 2 (Siehe S. 9 Zielstellung) umfasst. — Zeit- und Meilensteinplanung Die Zeit- und Meilensteinplanung muss zuverlässige Aussagen zu zentralen Eckpunkten des Projekts, Projektschritten und -ergebnissen enthalten, die für die Einhaltung der Projektziels von Bedeutung sind.

Zusätzliche Informationen

1. Es findet eine öffentliche Ausschreibung nach Abschnitt 1 der VOL/A statt. Die Verwendung des Begriffs offenes Verfahren ist dem Bekanntmachungsformular geschuldet.

Der Auftragswert liegt unterhalb des Schwellenwertes für die Anwendung der §§ 97 ff. GWB. Die europaweite Bekanntmachung erfolgte ohne Rechtspflicht.Es handelt sich außerdem um eine sonstige Leistung der Kategorie 27 nach Anhang IB zur VOL/A.

2. Dem Bieter ist bekannt, dass die Finanzierung der ausgeschriebenen Leistung über Zuwendungen erfolgt. Der Auftraggeber behält sich die Aufhebung der Ausschreibung für den Fall vor, dass er nicht wie angenommen über die Zuwendungen verfügen kann oder die Finanzierung aus anderen Gründen nicht gesichert ist.Der Auftraggeber behält sich vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn der Zuwendungsbescheid nicht erteilt wird. Der Auftraggeber behält sich ebenfalls vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn die angebotenen Preise die zur Verfügung stehenden Mittel überschreiten oder als unwirtschaftlich anzusehen sind.

3.Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote (§ 19 VOL/A). Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird.

Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können.

4.Hinweise zu den Eignungsnachweisen:

Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern.

5. Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben

Event-Angebot Falling Walls Conference 2016 und 2017 der Falling Walls Foundation gGmbH, Ablauf der Angebotsfrist am 22.04.2016, 13.00 Uhr

beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Falling Walls Foundation gGmbH.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, fernschriftlich oder telegrafisch zurückgezogen werden.

Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Änderungen und Ergänzungen an Inhalten der Vertragsunterlagen sind unzulässig. Der Bieter muss im Angebot angeben, wenn für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten.

6. Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen:

— Angebotsschreiben (samt Anlagen)

— Leistungsverzeichnisse der Agenturleistungen 2016 und 2017 als Excel-Tabellen, welche in den Vorgaben NICHT verändert werden dürfen sowie Gesamtübersicht der Agenturkosten 2016 und 2017

— Nachweise der Eignung

— Konzept, welches eine Skizze aller Teilveranstaltungen im Ablauf beinhaltet, zu allen Punkten im Leistungsverzeichnis Stellung nimmt und die Anforderungen an ein ganzheitliches, durchdachtes und kreatives Konzept nach der Leistungsbeschreibung, Zielstellung Abs. 2 (Siehe S. 9 Zielstellung) umfasst.

— Zeit- und Meilensteinplanung

Die Zeit- und Meilensteinplanung muss zuverlässige Aussagen zu zentralen Eckpunkten des Projekts, Projektschritten und -ergebnissen enthalten, die für die Einhaltung der Projektziels von Bedeutung sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Konferenz richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner und Unterstützer hat sich kontinuierlich gefestigt und erweitert. Über 800 Teilnehmer aus über 75 Ländern wirken an dieser englischsprachigen, multidisziplinären Konferenz mit. Auftraggeber und Veranstalter der Konferenz ist die Falling Walls Foundation gGmbH.

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungs- und Gästemanagement der Konferenz am 9. November 2016 und 2017 in Berlin gewährleisten.

In diesem Zusammenhang weiter zu erbringen sind die Organisation und Durchführung eines Vorabendempfangs am 8. November und eines festlichen Abendessens nach der Konferenz am 9. November. Der Stehempfang am Vorabend der Konferenz dient als Auftakt dem gegenseitigen Kennenlernen von Referenten und Gästen und hat eher informellen Charakter, während das gesetzte Abendessen den festlichen Abschluss des Konferenztages bildet.

Das ergänzende Veranstaltungsformat Falling Walls Venture findet jeweils am 8. November statt und ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Kontext präsentieren 20 führende wissenschaftliche Einrichtungen und Risikokapitalgesellschaften ihre besten wissenschaftsbasierten Neugründungen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus ca. 250 potentiellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen.

Am Vortag der Konferenz, dem 8. November, versammeln sich bei einem weiteren ergänzenden Veranstaltungsformat, dem Falling Walls Circle, ca. 80, durch den Auftraggeber separat geladene, internationale Entscheidungsträger aus Industrie, Forschung und Politik, um die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren.

Ebenfalls am 8. November findet das Falling Walls Lab statt, ein Format bei dem 100 internationale Nachwuchswissenschaftler in jeweils 3 Minuten ihre Arbeit vorstellen vor einem Publikum von ca. 300 Personen.

Für die drei Veranstaltungsteile Falling Walls Venture, Falling Walls Circle und Falling Walls Lab sollen die Planung und Durchführung des Gästemanagements übernommen werden.

Nachfolgend die einzelnen Veranstaltungsteile in der Übersicht:

08. November

Falling Walls Lab 9:00 h – 17:30 h

Falling Walls Circle 9:00 h – 17:00 h

Falling Walls Venture 9:00 h – 17:30 h

Falling Walls

Welcome Reception 18:00 h – 20:00 h

09. November

Falling Walls Conference 9:00 h – 19:00 h

Falling Walls Festive Dinner 19:30 h – 23:00 h.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares.

2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur.

3. Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten.

4. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen.

5. Erklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Bieter zuzurechnen ist, wegen einer der in

§ 6 EG Abs. 4 VOL/A genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt ist.

6. Erklärung, dass der Bieter keine schwere Verfehlung begangen hat, die die Zuverlässigkeit als Bewerber infrage stellt.

7. Erklärung, dass der Bieter im Vergabeverfahren keine unzutreffende Erklärung in Bezug auf die Eignung abgegeben hat.

8. Erklärung, dass der Bieter in den letzten 3 Jahren nicht wegen eines Verstoßes nach § 23 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) oder wegen eines Verstoßes nach § 21 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohnes (MiLoG) mit einer Geldbuße von mind. 2 500 EUR belegt worden ist und in diesem Zeitraum auch keine entsprechende schwerwiegende Verfehlung begangen hat.

9. Erklärung, dass der Bieter damit einverstanden ist, dass der Auftraggeber Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister einholen kann.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Erklärung des Bieters gemäß Bietererklärung BMBF, dass Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 5 Buchstaben a bis d VOL/A nicht vorliegen:

— dass über das Vermögen kein Insolvenz- oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

— dass sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

— das er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt,

— dass er seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat,

— dass er nicht wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder mit einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt oder mit einer Geldbuße von wenigstens 2 500 EUR belegt worden ist

Die Bietererklärung BMBF ist in Anlage 4 Angebotsschreiben zu den Vergabeunterlagen beigefügt.

2. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe.

3. Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, wie z. B. Angaben zu Umsätzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Bankerklärungen zu verlangen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Der Bieter soll durch Angabe von Referenzen (mindestens 2) mit Angabe des

Auftraggebers (Ansprechpartner samt Telefonnummer, Leistungszeitraum und Auftragswert) folgende Nachweise erbringen:

— Professionalität und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Konferenzen dieser Größenordnung (mind. 800 Teilnehmer) im Wissenschaftsbereich;

— Erfahrung in der Zusammenarbeit mit hochrangigen Experten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, VIPs und Staatsgästen;

— Erfahrungen im internationalen Kontext.

2. Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Siehe Vertragsbedingungen, Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Obergrenze des Angebotsbetrags begrenzt ist.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften müssen gesamtschuldnerisch haften. Sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind im Angebot zu benennen und eines der Mitglieder ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu bezeichnen.

Verfahren
Zahlungsweise für die Unterlagen:

Die Vergabeunterlagen können von der Homepage www.falling-walls.com/jobs-tenders heruntergeladen werden. Informationen zu dem Vergabeverfahren werden ebenfalls dort veröffentlicht. Alle Bieter sind aufgefordert, sich während der Angebotsfrist fortlaufend über eventuelle neue Informationen aktiv auf der Homepage zu informieren.

Im Falle von Fragen an den Auftraggeber können diese ausschließlich schriftlich per E-Mail gestellt werden.

Ansprechpartnerin:

Falling Walls Foundation gGmbH,

Christine Brummer,

E-Mail: christine.brummer@falling-walls.com

Antworten auf Bieterfragen oder zusätzliche Informationen werden unter www.falling-walls.com/jobs-tenders veröffentlicht. Eine gesonderte Information über die Veröffentlichung der Bieterinformationen an die Bieter erfolgt nicht.

Für die Erstellung des Angebotes werden keine Kosten erstattet.

Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-05-15 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Schlüssigkeit und Kreativität des Konzepts (30 %) insbesondere im Hinblick auf Realisierung und problemlose Realisierbarkeit, Detailgenauigkeit in der Konzeption und Ablaufplanung, Stringenz in der Organisation, höchsten Anspruch an das Gästemanagement. Einklang der kreativen Ansätze mit Idee und Anspruch der Veranstaltung. Für das Konzept werden bis zu 30 Punkte vergeben (30)
2. Konsistenz der Zeit- und Meilensteinplanung (20 %) insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende Fristen bei Produktion und Zusammenführung aller Gewerke. Für die Konsistenz der Zeit- und Meilensteinplanung werden bis zu 20 Punkte vergeben (20)
3. Preis des Angebots (40 %) gemäß der angebotenen Obergrenze (Summe 2016 und 2017). Der niedrigste angebotene Preis erhält 40 Punkte. Die übrigen Angebote erhalten entsprechend des Preisabstands zum niedrigsten Angebot weniger Punkte (40)
4. Preischancen/Preisrisiken (10 %) im Hinblick auf Einheitspreise (Stundensätze für Geschäftsführung, Projektleiter und sonstige Mitarbeiter) und Mengenansätze. Bewertet werden die Höhe der Stundensätze, die Einzelansätze und die Schwerpunktsetzung im Leistungsverzeichnis. Für die Überzeugungsfähigkeit und Ausgewogenheit der Angaben im Leistungsverzeichnis werden bis zu 10 Punkte vergeben (10)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Tatjana König
URL der Dokumente: http://www.falling-walls/jobs-tenders 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-05-15 📅
Datum des Endes: 2017-12-15 📅
Zusätzliche Informationen

1. Es findet eine öffentliche Ausschreibung nach Abschnitt 1 der VOL/A statt. Die Verwendung des Begriffs offenes Verfahren ist dem Bekanntmachungsformular geschuldet.

Der Auftragswert liegt unterhalb des Schwellenwertes für die Anwendung der §§ 97 ff. GWB. Die europaweite Bekanntmachung erfolgte ohne Rechtspflicht.Es handelt sich außerdem um eine sonstige Leistung der Kategorie 27 nach Anhang IB zur VOL/A.

2. Dem Bieter ist bekannt, dass die Finanzierung der ausgeschriebenen Leistung über Zuwendungen erfolgt. Der Auftraggeber behält sich die Aufhebung der Ausschreibung für den Fall vor, dass er nicht wie angenommen über die Zuwendungen verfügen kann oder die Finanzierung aus anderen Gründen nicht gesichert ist.Der Auftraggeber behält sich vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn der Zuwendungsbescheid nicht erteilt wird. Der Auftraggeber behält sich ebenfalls vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn die angebotenen Preise die zur Verfügung stehenden Mittel überschreiten oder als unwirtschaftlich anzusehen sind.

3.Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote (§ 19 VOL/A). Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird.

Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können.

4.Hinweise zu den Eignungsnachweisen:

Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern.

5. Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben

Event-Angebot Falling Walls Conference 2016 und 2017 der Falling Walls Foundation gGmbH, Ablauf der Angebotsfrist am 22.04.2016, 13.00 Uhr

beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Falling Walls Foundation gGmbH.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, fernschriftlich oder telegrafisch zurückgezogen werden.

Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Änderungen und Ergänzungen an Inhalten der Vertragsunterlagen sind unzulässig. Der Bieter muss im Angebot angeben, wenn für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten.

6. Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen:

— Angebotsschreiben (samt Anlagen)

— Leistungsverzeichnisse der Agenturleistungen 2016 und 2017 als Excel-Tabellen, welche in den Vorgaben NICHT verändert werden dürfen sowie Gesamtübersicht der Agenturkosten 2016 und 2017

— Nachweise der Eignung

— Konzept, welches eine Skizze aller Teilveranstaltungen im Ablauf beinhaltet, zu allen Punkten im Leistungsverzeichnis Stellung nimmt und die Anforderungen an ein ganzheitliches, durchdachtes und kreatives Konzept nach der Leistungsbeschreibung, Zielstellung Abs. 2 (Siehe S. 9 Zielstellung) umfasst.

— Zeit- und Meilensteinplanung

Die Zeit- und Meilensteinplanung muss zuverlässige Aussagen zu zentralen Eckpunkten des Projekts, Projektschritten und -ergebnissen enthalten, die für die Einhaltung der Projektziels von Bedeutung sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber hält ein Nachprüfungsverfahren nach §§ 102 ff GWB nicht für statthaft und die Vergabekammer nicht für zuständig, weil der Auftraggeber vergaberechtlichen Pflichten ausschließlich als Zuwendungsempfänger unterliegt (Er ist nicht öffentlicher Auftraggeber nach § 98 GWB.) und der Auftragswert den Schwellenwert für die Anwendung des GWB Vergaberechts nicht erreicht. Die Angabe der Vergabekammer unter VI.4.1) erfolgte daher ebenso vorsorglich wie der nachfolgende Hinweis auf § 107 GWB:

§ 107 GWB Einleitung, Antrag

1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Absatz 1 Nummer 2. § 101a Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2016/S 061-104652 (2016-03-23)

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