Vergabe eines neuen Zeitwirtschaftssystem am Helmholtz Zentrum München

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt

Das Helmholtz Zentrum München beabsichtigt im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb ein neues Zeitwirtschaftssystem zu vergeben. Die Vergabe erfolgt auf Basis eines zu verhandelnden EVB-IT- Systemliefervertrages. Gegenstand der Beauftragung ist die Lieferung der Software, das Customizing der Software, die Anbindung der Software an SAP HCM, die Anbindung der bisherigen PCS Zeiterfassungsgeräte. Alternativ ist es denkbar, dass neue Zeiterfassungsgeräte geliefert werden, soweit das wirtschaftliche und tatsächliche Vorteile unter Berücksichtigung aller Umstände (interne Aufwände) bietet. Erfüllungsort ist Neuherberg (bei München.).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-01-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-12-29.

Wer?

• Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-12-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-12-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Elektronische Zeiterfassungssysteme
Referenznummer: 024/2016
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Elektronische Zeiterfassungssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Landkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt
Postanschrift: Ingolstädter Landstraße 1
Postleitzahl: 85764
Postort: Neuherberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.helmholtz-muenchen.de 🌏
E-Mail: christine.finweg@helmholtz-muenchen.de 📧
Telefon: +49 8931871134 📞
URL der Dokumente: http://www.helmholtz-muenchen.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-12-29 📅
Einreichungsfrist: 2017-01-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-12-30 📅
Datum des Beginns: 2017-06-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 252-464158
ABl. S-Ausgabe: 252

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Helmholtz Zentrum München (HMGU) beabsichtigt in 2017 sein bestehendes veraltetes Zeiterfassungssystem durch ein neues Zeitwirtschaftssystem zu ersetzen, welches an das vorhandene SAP-ERP-System angebunden werden soll. Wir suchen Anbieter, die Softwareprodukte und Beratungsleistungen dafür liefern können.

Das Helmholtz Zentrum München ist das Deutsche Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt. Wir erforschen das Entstehen von Volkskrankheiten im Kontext von Umweltfaktoren, Lebensstil und individueller genetischer Disposition und entwickeln neue Ansätze für Prävention, Diagnose und Therapie. Besonderen Fokus legt das Zentrum auf die Erforschung des Diabetes mellitus und chronischer Lungenerkrankungen.

Als Forschungseinrichtung des Bundes und des Freistaats Bayern sind wir Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren.

Das Helmholtz Zentrum München beschäftigt derzeit in 40 wissenschaftlichen Instituten und selbstständigen Abteilungen ca. 2 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Öffentlicher Auftraggeber erhält das Helmholtz Zentrum München seine Mittel aus einer Institutionellen Förderung sowie aus der Einwerbung von Drittmitteln. Wir unterliegen dem TVöD und dem öffentlichen Vergaberecht.

Die Administration des Helmholtz Zentrums München befindet sich hauptsächlich in Neuherberg, im Norden Münchens. Neben diesem Standort unterhält das Helmholtz Zentrum München verschiedene Außenstellen in München und weiteren Orten.

Seit dem 1.1.2009 setzen wir die Software SAP ECC 6.06 zur Abbildung unserer Geschäftsprozesse ein. Die Personalverwaltung und -abrechnung erfolgt mit SAP HCM.

Zeitwirtschaft am HMGU – Basisfunktionalitäten

Die im derzeitigen System vorhandenen Funktionalitäten, wie z. B. Zeitbuchungen und Erfassung von Abwesenheiten müssen übernommen werden. Umfangreiche Arbeitszeit- und Pausenmodelle sind im System abzubilden. Eine Übernahme von z. B. Stammdaten und Organisationsstrukturen aus dem SAP-System soll möglich sein.

Die Datenübertragung von und nach SAP soll mindestens einmal täglich erfolgen und revisionssicher protokolliert werden. Die Altdatenübernahme (mindestens aktuelle Salden) ist zu gewährleisten.

Im Wesentlichen sollen negative Zeitdaten an das SAP-System übergeben werden. Zusätzlich gefordert sind Zuschlagsberechnungen (z.B. Rufbereitschaften, Wechselschichten, SFN-Zuschläge), die nach TVöD-Gegebenheiten berechnet werden und über eine Schnittstelle an die abrechnungsrelevanten Info-Typen des HCM Moduls des SAP Systems übergeben werden. Es ist von Vorteil, wenn die ggf. notwendigen SAP-Anpassungen durch den Anbieter erfolgen können.

Die derzeit eingesetzten Zeiterfassungslesegeräte der Firma PCS sollen nach Möglichkeit weiterverwendet werden. Aktuell wird ein Magnetstreifen ausgelesen, der jedoch mittelfristig von einem RFID-Chip abgelöst werden soll, der bereits in unserem Zutrittskontrollsystem zum Einsatz kommt. Dabei sollen Zutrittskontrolle und Zeiterfassung mit einer Karte möglich sein. Neben Mitarbeitern die stempeln, müssen auch Mitarbeiter verwaltet werden können, die keine tägliche Erfassung der Arbeitszeiten vornehmen.

Die Eingabe von Zeiten, Dienstgängen, Dienstreisen und sonstigen Abwesenheiten soll prinzipiell

sowohl über die Zeiterfassungslesegeräte als auch über eine Weboberfläche möglich sein.

Das System muss über ein Berechtigungskonzept differenzierbar steuerbar sein, insbesondere über die Rollen für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Zeitwirtschaftsbetreuer und Administratoren.

Berechtigungen und Workflows müssen auf Basis von Organisationseinheiten unterschiedlich steuerbar sein.

Zeitwirtschaft am HMGU – Workflows und Reporting

Das System muss ein- und mehrstufige Workflow-Funktionalitäten, z. B. für Urlaubsanträge und Zeitkorrekturen, zur Verfügung stellen. Workflows müssen eine automatische E-Mail- Benachrichtigung ermöglichen.

Beschreibung der Optionen:

Abschluss eines Supportvertrages mit Softwarepflege und Hotline / Ersatz der bisherigen PCS-Zeiterfassungsgeräte.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Neuherberg bei München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Kiene.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Maßgeblich ist die Bewertungsmatrix aus den Vergabeunterlagen. Dort werden u. a. Referenzen / Anzahl Mitarbeiter in bestimmten Bereichen / Installationen und relevante Erfahrungen abgefragt.

Mindeststandards: Siehe Bewertungsmatrix aus den Vergabeunterlagen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Maßgeblich ist die Bewertungsmatrix aus den Vergabeunterlagen. Dort werden u. a. Referenzen / Anzahl Mitarbeiter in bestimmten Bereichen / Installationen und relevante Erfahrungen abgefragt.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Siehe Tz. 2. 3 der Vergabeunterlagen

Die Vergabe wird auf Basis der folgenden Regelwerke erfolgen:

— die „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Lieferung eines IT-Systems“ – EVB-IT Systemlieferungs-AGB –;

— die „Verordnung PR Nr. 30 / 53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VO-PR 30 / 53“) sowie

— die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen“ (VOL/B).

Die Beifügung eigener AGB führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags aus dem weiteren Vergabeverfahren.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 10
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Siehe beigefügte Bewertungsmatrix. Als Krieterien sind dort u. a. aufgeführt. Anzahl fest angestellter Berater / Anzahl fest angestellter Supportmitarbeiter / Anzahl fest angestellte Projektmanager / Anzahl Installationen in den Jahren 2015 + 2016 / Anzahl aktiver Installationen in Unternehmen mit mehr als 1 000 Mitarbeitern / Gibt es Kunden bei denen Zeiterfassungsgeräte der Firma PCS an Ihre Software angebunden sind? / Von welchen Herstellern von Zeiterfassungsgeräten sind Geräte an Ihre Software angebunden? / Bei wie vielen Unternehmen des öffentlichen Dienstes haben Sie Zeitwirtschaftssoftware installiert? / Bei wie vielen Unternehmen haben Sie Ihre Software an SAP HCM angebunden? / Vergleichbare Referenzen in Bereich Anbindung an SAP-HCM in den letzen 3 Jahren / Vergleichbare Referenzen durch öffentliche Auftraggeber in den letzten 3 Jahren / Wird für die angebotene Lösung ein Supportvertrag mit Softwarepflege und Hotline angeboten? / Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-02-14 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Forschungszentrum
Kontakt
Kontaktperson: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt, Abteilung Einkauf, Christine Finweg Ingolstädter, Landstr. 1, 85764 Neuherberg
Internetadresse: www.helmholtz-muenchen.de 🌏
Dokumente URL: www.helmholtz-muenchen.de 🌏
URL der Dokumente: www.helmholtz-muenchen.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB nur zulässig, soweit nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,vergangen sind. Die Unzulässigkeitsgründe nach § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB bleiben unberührt.

Quelle: OJS 2016/S 252-464158 (2016-12-29)

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