Verhandlungsverfahren Dienstplanungs-und Zeitwirtschaftssoftware

Universitätsklinikum Köln AöR

Als modernes Krankenhaus der Maximalversorgung mit rund 1 400 Betten hat sich das Universitätsklinikum
Köln AöR einer wissenschaftsnahen, innovativen Medizin verschrieben und übernimmt wichtige
gesellschaftliche Aufgaben in Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Jährlich lassen sich im
Universitätsklinikum Köln über 295 000 Patientinnen und Patienten behandeln, davon über 58 000 stationär. Mit
rund 10 200 Beschäftigten gehört das Universitätsklinikum Köln zu den größten Arbeitgebern in Köln und den
führenden Universitätskliniken in Deutschland.
Das Universitätsklinikum Köln beabsichtigt die Einführung einer neuen klinikweiten Dienstplanungs- und
Zeitwirtschaftssoftware in der Krankenversorgung. In den internen Dienstleistungsbereichen des Hauses ist
ein Gleitzeitsystem mit elektronischer Zeiterfassung abzubilden. Das bisherige System soll durch ein neues
innovativeres System abgelöst werden. Dabei sind höchste Anforderungen an die Funktionalität, als auch an die
Schnittstellen zu diversen Abrechnungs- und Verwaltungssystemen zwingend erforderlich. Aktuell werden im
Dienstplan ca. 7 500 Beschäftigte geführt? Tendzenz steigend.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-02-25.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2016-02-25 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2016-02-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Elektronische Zeiterfassungssysteme
Menge oder Umfang: 1 Stück.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Elektronische Zeiterfassungssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Köln AöR
Postanschrift: Kerpener Straße 62
Postleitzahl: 50937
Postort: Köln
Kontakt
E-Mail: vergabestelle@uk-koeln.de 📧
Telefon: +49 221/478-96623 📞
Fax: +49 221/478-87805 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-02-25 📅
Einreichungsfrist: 2016-03-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 042-069014
ABl. S-Ausgabe: 42
Zusätzliche Informationen
1. Das Universitätsklinikum Köln führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) durch. 2. Die Auftragsvergabe erfolgt gemäß § 3 EG-VOL/A in einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb). 3. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im Original und nach Möglichkeit in elektronischer Kopie (CD-ROM, DVD, Datenstick etc.) beim Auftraggeber einzureichen. Eine Einreichung per Telefax oder in mündlicher, fernmündlicher oder allein in elektronischer Form ist nicht zugelassen. 4. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich schriftlich (per E-Mail) an die unter Ziffer I.1) genannte Kontaktstelle bis spätestens 10 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die nicht bis spätestens 6 Werktage vor dem Ablauf der Teilnahmefrist eingegangen sind, nicht zu beantworten. 5. Das Universitätsklinikum Köln weist ausdrücklich darauf hin, dass die Bewerber beim Auftraggeber bzw. über das verwendete E-Vergabe-Portal Teilnahmeunterlagen abrufen müssen, die ausgefüllt an den Auftraggeber mit dem Teilnahmeantrag übermittelt werden müssen. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erkennt der Bewerber die darin genannten Teilnahme- und Bewerbungsbedingungen ausdrücklich an. Bekanntmachungs-ID: Elektronischer Zugang zu den Vergabeunterlagen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ Elektronische Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ Elektronische Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ Elektronischer Zugang zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLYYDA.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Als modernes Krankenhaus der Maximalversorgung mit rund 1 400 Betten hat sich das Universitätsklinikum
Köln AöR einer wissenschaftsnahen, innovativen Medizin verschrieben und übernimmt wichtige
gesellschaftliche Aufgaben in Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Jährlich lassen sich im
Universitätsklinikum Köln über 295 000 Patientinnen und Patienten behandeln, davon über 58 000 stationär. Mit
rund 10 200 Beschäftigten gehört das Universitätsklinikum Köln zu den größten Arbeitgebern in Köln und den
führenden Universitätskliniken in Deutschland.
Das Universitätsklinikum Köln beabsichtigt die Einführung einer neuen klinikweiten Dienstplanungs- und
Zeitwirtschaftssoftware in der Krankenversorgung. In den internen Dienstleistungsbereichen des Hauses ist
ein Gleitzeitsystem mit elektronischer Zeiterfassung abzubilden. Das bisherige System soll durch ein neues
innovativeres System abgelöst werden. Dabei sind höchste Anforderungen an die Funktionalität, als auch an die
Schnittstellen zu diversen Abrechnungs- und Verwaltungssystemen zwingend erforderlich. Aktuell werden im
Dienstplan ca. 7 500 Beschäftigte geführt? Tendzenz steigend.
Dauer: 3 Monate
Referenznummer: 22C6-03/2016VV
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Universitätsklinikum Köln AöR,
Kerpener Straße 62,
50937 Köln,
Geschäftsbereich Personal.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Bewerber und/oder Bewerbergemeinschaften haben zum Nachweis ihrer Eignung mit der Bewerbung
die gemäß Ziffer III.2.1) bis Ziffer III.2.3) geforderten Unterlagen und Nachweise vorzulegen. Sofern
nicht anders vermerkt, sind Kopien als Nachweis zulässig. Soweit der Nachweis durch Eigenerklärung
zugelassen ist, ist diese zu unterschreiben. Ausländische Bewerber/Bieter können an Stelle der nachfolgenden
Eignungsnachweise auch vergleichbare Eignungsnachweise vorlegen. Der Auftraggeber weist ferner darauf
hin, dass die Nichtvorlage von Erklärungen und Nachweisen gemäß Ziffern III.2.1) bis III.2.3) zum Ausschluss
führen kann. Für die Verpflichtungserklärungen nach Ziffer III.2.1) zum TVgG-NRW stellt der Auftraggeber
Vordrucke zur Verfügung. Es wird empfohlen, diese Vordrucke zu verwenden. Bei Bewerbergemeinschaften
sind die geforderten Nachweise für alle Mitglieder vorzulegen, wobei jedes Mitglied seine Eignung für den Leistungsbestandteil nachweisen muss, den es übernehmen soll.
Ferner hat die Bewerbergemeinschaft dem Antrag auf Teilnahme eine Erklärung beizulegen, in der die
Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind, der
für die Durchführung bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist und dieser die Mitglieder gegenüber dem
Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und dass alle Mitglieder im Auftragsfall als Gesamtschuldner haften
(Bewerbergemeinschaftserklärung). Beabsichtigt der Bewerber/die Bewerber-/Bietergemeinschaft den Einsatz
von Nachunternehmern, sind die von den Nachunternehmen zu erbringenden Leistungen nach Art und
Umfang mit dem Teilnahmeantrag zu benennen. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angabe eines hohen
Nachunternehmeranteils weitergehende Eignungsnachweise für die Nachunternehmerebene im Wege der
Aufklärung anzufordern.
Hinweis: Mehrfachbewerbungen von Unternehmen z. B. als Einzelbewerber und als Mitglied von
Bewerbergemeinschaften sind unzulässig, wenn und soweit diese zu einer vergaberechtlich unzulässigen
Wettbewerbsverzerrung führen.
1. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung, unter Angabe der Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform,
Geschäftsleitung des Unternehmens; kurze Beschreibung des Tätigkeitsbereichs (Arbeitsbereiche,
Leistungsspektrum), Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung.
2. Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister, in Ermangelung eines solchen eine
gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- und Herkunftslandes.
3. Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß § 6 EG Abs. 4 VOL/A in Bezug auf eine Person,
deren Verhalten dem Bewerber zuzurechnen ist, vorliegt:
4. Eigenerklärung, dass Ausschlussgründe gemäß § 6 EG Abs. 6 VOL/A weder in der Person des Bewerbers
selbst noch beim Mitglied einer etwaigen Bewerbergemeinschaft vorliegen.
5. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß §§ 319, 319 a HGB.
Vorzulegende Nachweise:
Persönliche Lage der Wirtschaftsteilnehmer: s. Bekanntmachung (Mit dem Angebot mittels Eigenerklärung
vorzulegen).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
6. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung oder
einer Deckungszusage der Versicherung gem. § 7 EG
Abs. 2 lit. b) VOL/A.
7. Nachweis über eine
Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit Angabe
der Haftungssumme.
8. Angaben über den Gesamtumsatz (netto) pro Jahr,
jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahre in vergleichbaren Leistungen.
Vorzulegende Nachweise:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
s. Bekanntmachung (Mit dem Angebot mittels
Eigenerklärung vorzulegen).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
9. Angabe der Anzahl der eigenen Mitarbeiter in
Entwicklung, Programmierung, Support, Beratung und
Projektunterstützung.
11. Angabe der Erfahrung im Umfeld von Dienstplan-
EDV-Anwendungen im Gesundheitswesen.
12. Angabe von 3 vergleichbaren Projekten (Anlage
1); als Mindestanforderung für die Zulassung zum
Teilnahmewettbewerb gelten
— mind. eine wertungsfähige Unternehmensreferenz in
einem Krankenhaus mit mehr als 3 000 Beschäftigten
(die in einem System geführt werden)Vorzulegende
Nachweise:
Technische Leistungsfähigkeit: s. Bekanntmachung (Mit
dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen).
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 5 000 000 EUR (Vorlage vor Vertragsabschluss
erforderlich).
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter; Die Bewerbergemeinschaft hat mit dem
Bewerberborgen eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Bewerbergemeinschaftserklärung)
abzugeben.
Sonstige besondere Bedingungen:
Der Auftraggeber hat bei der Auftragsvergabe die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW
(TVgG-NRW) zu beachten. In der Folge haben Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von
Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die nach diesem Gesetz vorliegend
erforderlichen Verpflichtungserklärungen zur Mindestentlohnung gem. § 4 Abs. 3 TVgG-NRW abzugeben. Ein
entsprechender Erklärungsvordruck ist in den Teilnahmeunterlagen enthalten.
Weiter haben die Bieter spätestens mit dem indikativen Angebot die nach diesem Gesetz vorliegend
erforderlichen Verpflichtungserklärungen
a) zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen i. S. d. § 18 TVgG-NRW unter Berücksichtigung der Vorgaben des
TVgG NRW sowie
b) zur Durchführung oder Einleitung von Maßnahmen zur Frauenförderung und zur Förderung der Vereinbarkeit
von Beruf und Familie i. S. d. § 19 Abs. 1 Satz 1 TVgG-NRW einzureichen oder diese bereits mit ihrem
Teilnahmeantrag abzugeben.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:
Teilnahmeanträge sind unter Berücksichtigung der in dieser Bekanntmachung enthaltenen Anforderung zu
erstellen und einzureichen. Inhaltliche Abweichungen davon können zum Ausschluss des Bewerbers führen.
Die Teilnahmeanträge sind in zweifacher Ausfertigung schriftlich in einem verschlossenen Umschlag mit der
Aufschrift ?Nicht öffnen? Teilnahmeantrag Dienstplan EDV Universitätsklinikum Köln AöR? bei der unter Ziffer
I.1) genannten Stelle einzureichen. Für die Fristwahrung kommt es auf den Eingang beim Auftraggeber an.
Teilnahmeanträge in elektronischer Form (z. B. Telegramm, Telefax, Telex, Telebrief, E-Mail oder ähnliches)
werden nicht berücksichtigt. Weitergehende Unterlagen werden (mit Ausnahme der Vordrucke gemäß TVgGNRW)
im Teilnahmewettbewerb nicht zur Verfügung gestellt. Etwaige Fragen im Teilnahmewettbewerb sind
schriftlich gegenüber der in der Bekanntmachung genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu stellen.
Rechtzeitig vor Ablauf der Bewerbungsfrist gemäß Ziffer IV.3.4) vorliegende sachdienliche Fragen oder
Hinweise der Bewerber werden durch den Auftraggeber anonymisiert beantwortet. Nach Auswertung der
Teilnahmeanträge beabsichtigt der Auftraggeber – soweit nach dem Wettbewerbsergebnis möglich -, drei bis
fünf am besten geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt
bei Vollständigkeit der vorzulegenden Erklärungen und Nachweise gemäß Ziffer III.2.1) bis III.2.3) anhand
nachfolgender objektiven Kriterien: 1. Unternehmenserfahrung in Jahren: 10 %. 2. Referenzen: 60 % 3.
Anzahl Mitarbeiter: 20 % 4. Jahresumsatz: 10 %. Weitergehende Informationen zur Auswahlmatrix sind den Teilnahmeunterlagen zu entnehmen, die beim Auftraggeber abgerufen werden können.
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-04-01 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
Herrn R. Rexen
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ 🌏
URL der Dokumente: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 22C6-03/2016VV
Zusätzliche Informationen
1. Das Universitätsklinikum Köln führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften der Vergabe- und
Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) durch.
2. Die Auftragsvergabe erfolgt gemäß § 3 EG-VOL/A in einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher
Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb).
3. Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im Original und nach Möglichkeit in elektronischer Kopie (CD-ROM,
DVD, Datenstick etc.) beim Auftraggeber einzureichen. Eine Einreichung per Telefax oder in mündlicher,
fernmündlicher oder allein in elektronischer Form ist nicht zugelassen.
4. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich schriftlich (per E-Mail) an die unter Ziffer
I.1) genannte Kontaktstelle bis spätestens 10 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist zu richten. Die
Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die nicht bis spätestens 6 Werktage vor dem Ablauf der Teilnahmefrist
eingegangen sind, nicht zu beantworten.
5. Das Universitätsklinikum Köln weist ausdrücklich darauf hin, dass die Bewerber beim Auftraggeber bzw. über
das verwendete E-Vergabe-Portal Teilnahmeunterlagen abrufen müssen, die ausgefüllt an den Auftraggeber mit
dem Teilnahmeantrag übermittelt werden müssen. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erkennt der Bewerber die
darin genannten Teilnahme- und Bewerbungsbedingungen ausdrücklich an.
Bekanntmachungs-ID:
Elektronischer Zugang zu den Vergabeunterlagen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/
Elektronische Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/
Elektronische Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/
Elektronischer Zugang zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/
Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLYYDA.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2 – 10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50567
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Für die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gelten u.a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
㤠101a Informations- und Wartepflicht:
(1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den
Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen
Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich
in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer
Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die
betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach
den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet,
verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch
den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(2) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige
Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist“.
㤠107 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen
Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen,
dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist
oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. §
101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt“.
Quelle: OJS 2016/S 042-069014 (2016-02-25)
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