Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme gem. § 17 Abs. 1 VgV zur Unterstützung des Stabsbereiches Geschäftsprozess- Projektmanagement (VOGP) der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben – VOEK 127-16 -

Menge oder Umfang

Der Beratungsumfang liegt bei geschätzten 900 Arbeitstagen für den Leistungszeitraum von zwei Jahren. Wegen der Komplexität der Aufgabenstellung ist es erforderlich, dass alle eingesetzten Personen ihre Dienstleistungen vor Ort in der Zentrale der Bundesanstalt erbringen. Die Orte der Leistungserbringung sind Bonn (zu etwa 75 %), Potsdam (zu etwa 20 %) und Berlin (zu etwa 5 %).

Zusätzliche Informationen

Angebote können postalisch oder in elektronischer Form über die e-Vergabe-Plattform bis zum Ende der Angebotsfrist abgegeben werden. Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 VgV: Die zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients der e-Vergabe-Plattform und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören für Unternehmen der Angebots-Assistent (AnA) und der Signatur-Client für Bieter (Sig-Client) für elektronische Signaturen. Die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Clients der e-Vergabe-Plattform und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Weitergehende Informationen stehen auf https://www.evergabe-online.info bereit. Die Auftraggeberin behält sich vor, unvollständige, nicht wie gefordert abgegebene bzw. fehlende Nachweise, Erklärungen oder sonstige Angaben der Bieter nachzufordern. Ein Anspruch auf eine derartige Handhabung besteht nicht. Insbesondere kann die Auftraggeberin aus Gründen der Gleichbehandlung und/oder zeitlichen Erwägungen unvollständige Angebote vom Vergabeverfahren ausschließen. Abweichend von § 9 Abs. 1 und Abs. 2 VgV behalten es sich die Verdingungs- und die Vergabestelle vor, während der Umsetzungsfrist zur (vollständig) elektronischen Durchführung von Vergabeverfahren (e-Vergabe), in begründeten Ausnahmefällen mit den Bietern im Rahmen des Vergabeverfahrens auch auf einem nicht-elektronischen Weg zu kommunizieren (z. B. allgemeine Anfragen, Angebotsaufklärung). Ende der Anforderungsfrist für zusätzliche Auskünfte ist der 06.09.2016.

Kurze Beschreibung

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) sucht Beratungsleistungen für folgende Bereiche: Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmanagements in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, insbesondere bei der Konkretisierung und Umsetzung der Leistungssicht, bei dem Ausbau der Organisationssicht und der Funktionssicht sowie bei der Weiterentwicklung der GPM-Methodik. Unterstützung von Änderungen in der BImA mit Methoden des Geschäftsprozessmanagements durch Modellierung, Abstimmung und Implementierung der Geschäftsprozessänderungen, fachliche Beratung der zuständigen GPMA und Koordination der Fachanforderungen sowie Begleitung der IT-Konzeption und -Umsetzung. Projektunterstützung mit Methoden des Geschäftsprozessmanagements und des Projektmanagements durch Modellierung, Abstimmung und Implementierung der Geschäftsprozessänderungen, Koordination der Fachanforderungen sowie Begleitung der IT-Konzeption und -Umsetzung und Unterstützung im Projektmanagement. Mitwirkung bei den Koordinationsaufgaben des Prozess- und Projektmanagements. Die geforderten Beratungsleistungen sind detailliert in der Leistungsbeschreibung aufgeführt.

Befähigung zur Berufsausübung

Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen: 1. Eigenerklärung mit Angaben zum Unternehmen (im Vordruck Anhang 2 der Vergabeunterlagen enthalten): Name, Sitz, Rechtsform, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort. 2. Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen zwingender und fakultativer Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB (im Vordruck Anhang 2 der Vergabeunterlagen enthalten), insb. dass keine rechtskräftige Verurteilung oder rechtskräftige Festsetzung einer OWiG im Sinne des § 123 Abs. 1 GWB vorliegt, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen wurde, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet im Sinne des § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB. Die Auftraggeberin behält sich die Anforderung eines aktuellen Auszugs aus dem Gewerbezentralregister des sich bewerbenden Unternehmens gemäß § 150 a der Gewerbeordnung vor (nicht älter als 6 Monate). 3. Eigenerklärung zur bestehenden Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personen- und Sachschäden in Höhe von 2 Mio. EUR, 500.000 EUR für Vermögensschäden und 250.000 EUR für Schlüsselschäden (jeweils pro Schadensfall) oder zum beabsichtigen Abschluss einer Versicherung mit vorgenannten Deckungssummen (im Vordruck Anhang 2 der Vergabeunterlagen enthalten). 4. Eigenerklärung zum praktizierten Qualitätsmanagement, z.B. Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ff., 14001 ff. oder gleichwertig (im Vordruck Anhang 2 der Vergabeunterlagen enthalten). 5. Bei Bewerbergemeinschaften: Die Eigenerklärungen zu den Eignungsnachweisen (mit Ausnahme der lfd. Nrn. 5 bis 7) sind von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert abzugeben. Zusätzlich ist eine Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft erforderlich, dass sie sich verpflichten, im Falle der Auftragserteilung eine Arbeitsgemeinschaft zu bilden und gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen zu haften (im Vordruck Anhang 2 der Vergabeunterlagen enthalten, bitte pro Mitglied einen eigenen Anhang 2 der Vergabeunterlagen ausfüllen). 6. Eigenerklärung zu Drittunternehmerleistungen (im Vordruck Anhang 2 der Vergabeunterlagen enthalten): Beschreibung der Teilleistungen mit Umfang, für die der Einsatz von Drittunternehmern geplant ist. Der Bewerber ist verpflichtet, auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin die zur Auftragsdurchführung vorgesehenen Drittunternehmer zu benennen und Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer vorzulegen (Vordruck Anhang 5 der Vergabeunterlagen). Auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin hat der Bewerber die Eigenerklärungen und Nachweise für jeden der zu beauftragenden Nachunternehmer vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

1. Eigenerklärung zu Referenzen des Bewerbers über vergleichbare, früher ausgeführte Beratungsleistungen in den letzten drei Jahren (im Vordruck Anhang 3 der Vergabeunterlagen enthalten) mit Angabe von: Name des Auftraggebers und Ansprechpartner mit Telefonnummer, Beschreibung der Beratungsleistung, Auftragswert (Honorar des Auftragnehmers), Leistungszeitraum. Als Mindestanforderung werden für die Bereiche a bis f jeweils 2 Referenzen pro Bereich und für den Bereich „SAP-Module“ mindestens 1 Referenz pro SAP-Modul mit mindestens folgenden Auftragswerten (netto) pro Referenz gefordert, wobei dieselbe Referenz auch für mehrere Bereiche bzw. mehrere SAP-Module genannt werden darf: a) Bereich 1: Beratung von Immobiliendienstleistern: Fachliche Kompetenz in immobilienökonomischen und -technischen Fragestellungen und beim Bestands- und Port-foliomanagement, Auftragswert pro Referenz mind. 200.000 EUR. b) Bereich 2: Projektmanagement im Rahmen komplexer Projekte, der Projektmanagementmethodik und im Projektportfolio Management, Auftragswert pro Referenz mind. 100.000 EUR. c) Bereich 3: Geschäftsprozessmanagement und Konzeption sowie Analyse der Modelle mit ARIS, Auftragswert pro Referenz mind. 200.000 EUR. d) Bereich 4: Begleitung und Gestaltung komplexer Veränderungsprozesse sowie Durchführung von Change Management im Rahmen komplexer Organisationsstrukturen, Auftragswert pro Referenz mind. 100.000 EUR. e) Bereich 5: Aufbau eines fachlichen Anforderungsmanagements, Ermittlung von Anforderungen gem. den Grundsätzen des Anforderungsmanagements, Auftragswert pro Referenz mind. 100.000 EUR. f) Bereich „SAP-Module“: vertiefte Kenntnisse der folgenden 10 SAP-Module HCM, RE-FX, FI / TR, FI-AA, CO, PM / CS, MM / SRM, PS, SolMan, BW / BW-IP 2. Eigenerklärung, dass der Projektleiter/die Projektleiterin und sein/ihr Stellvertreter/in jeweils über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in dieser Position verfügen (im Vordruck Anhang 4 der Vergabeunterlagen enthalten).

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerbergemeinschaften haben im Teilnahmeantrag sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft zu benennen. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft haben sich zu verpflichten, im Falle der Auftragserteilung eine Arbeitsgemeinschaft zu bilden und gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen zu haften. Die in Ziffer III. aufgeführten Eignungsnachweise des den Vergabeunterlagen beigefügten Angebotsaufforderungsschreibens sind (mit Ausnahme der lfd. Nrn. 5. bis 7. in Ziffer III.2.1)) für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Hinsichtlich der Kriterien zu den lfd. Nrn. 5. bis 7. in Ziffer III.2.1) erfolgt eine Gesamtbetrachtung der Angaben aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft.

Sonstige besondere Bedingungen

Der Bewerber hat zum Nachweis seiner fachlichen Befähigung und Leistungsfähigkeit nachfolgende Angaben zu tätigen. Bei ausländischen Bewerbern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Wird eine solche Bescheinigung in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden. In Staaten, in denen es einen derartigen Eid nicht gibt, kann dieser durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nachstehend aufgeführten Eigenerklärungen und Nachweise sogenannte Mindestkriterien sind. Für deren Nachweis ist grundsätzlich die Bewerberauskunft (Anhang II der Vergabeunterlagen) zu verwenden. Die Nichterfüllung der Mindestkriterien führt zum Ausschluss aus diesem Vergabeverfahren, es sei denn, der Bewerber kann zweifelsfrei nachweisen, dass trotz Nichtabgabe einer Eigenerklärung, gem. § 42 Abs. 1 VgV i. v. m. § 123 Abs. 1 GWB die Eignung aus Sicht der Auftraggeberin zu bejahen ist. Der Bewerber kann alternativ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Geforderte Eignungsnachweise, die durch Präqualifizierungsverfahren erworben werden, sind zugelassen. Das Angebot muss die Preise (Stundenverrechnungssätze) und alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Wenn in einer Preisposition keine Eintragung vorgenommen wird, gilt dies als eine Eintragung der Zahl Null, d. h. die Leistung wird ohne gesonderte Vergütung angeboten. Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (http://www. evergabe-online.de) heruntergeladen werden.

Objektive Auswahlkriterien

Wenn mehr als 3 Teilnahmeanträge von geeigneten Bewerbern eingehen, trifft die Auftraggeberin eine Auswahl anhand der nachfolgenden zwei Auswahlkriterien: 1) Referenzen (80 %) 2) Berufserfahrung (20 %) Es werden die 3 Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl (max. 100 Punkte) ausgewählt. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Addition der Punktzahlen für die beiden Auswahlkriterien Referenzen (max. 80 Punkte) und Berufserfahrung (max. 20 Punkte). Bei Punktgleichheit des Drittplatzierten mit einem oder mehreren nachrangig Platzierten ist die höhere Punktzahl im 2. Auswahlkriterium (Berufserfahrung, max. 20 Punkte) maßgeblich. Besteht weiterhin Punktgleichheit, entscheidet unter den Gleichplatzierten das Los über die Rangfolge. 1) Referenzen (80 %): Im 1. Auswahlkriterium können max. 80 Punkte erreicht werden. Es werden 5 Bereiche gebildet, in denen jeweils 14 Punkte erreicht werden können, und ein Bereich, in dem 10 Punkte erreicht werden können. Die 5 Bereiche mit jeweils 14 Punkten lauten: a) Bereich 1: Beratung von Immobiliendienstleistern: Fachliche Kompetenz in immobilienökonomischen und -technischen Fragestellungen und beim Bestands- und Portfoliomanagement b) Bereich 2: Projektmanagement im Rahmen komplexer Projekte, der Projektmanagementmethodik und im Projektportfolio Management c) Bereich 3: Geschäftsprozessmanagement und Konzeption sowie Analyse der Modelle mit ARIS d) Bereich 4: Begleitung und Gestaltung komplexer Veränderungsprozesse sowie Durchführung von Change Management im Rahmen komplexer Organisationsstrukturen e) Bereich 5: Aufbau eines fachlichen Anforderungsmanagements, Ermittlung von Anforderungen gem. den Grundsätzen des Anforderungsmanagements Die Wertung erfolgt in der Form, dass in jedem der 5 Bereiche maximal 2 Referenzen gewertet werden (bei mehr als 2 Referenzen in einem Bereich werden nur die im Sinne des Bewerbers besten 2 Referenzen pro Bereich gewertet). Pro Referenz können also max. 7 Punkte erreicht werden. Dieselbe Referenz kann auch für mehrere Bereiche genannt werden. Die 7 Punkte pro Referenz werden nach den folgenden 3 Unterkriterien vergeben: a) Unterkriterium 1: Auftragswert (Honorar des Auftragnehmers): max. 3 Punkte aa) Bereich 1: – ab 200.000 bis unter 500.000 EUR: 1 Punkt – ab 500.000 EUR bis unter 900.000 EUR: 2 Punkte – ab 900.000 EUR: 3 Punkte bb) Bereich 2: – ab 100.000 bis unter 300.000 EUR: 1 Punkt – ab 300.000 EUR bis unter 600.000 EUR: 2 Punkte – ab 600.000 EUR: 3 Punkte cc) Bereich 3: – ab 200.000 bis unter 500.000 EUR: 1 Punkt – ab 500.000 EUR bis unter 900.000 EUR: 2 Punkte – ab 900.000 EUR: 3 Punkte dd) Bereich 4: – ab 100.000 bis unter 300.000 EUR: 1 Punkt – ab 300.000 EUR bis unter 600.000 EUR: 2 Punkte – ab 600.000 EUR: 3 Punkte ee) Bereich 5: – ab 100.000 bis unter 300.000 EUR: 1 Punkt – ab 300.000 EUR bis unter 600.000 EUR: 2 Punkte – ab 600.000 EUR: 3 Punkte b) Unterkriterium 2: Persönliche Beteiligung mindestens eines Mitglieds aus dem Projektteam: max. 3 Punkte Die im Unterkriterium 1 (Auftragswert) erzielte Punktzahl wird mit dem Faktor 2 multipliziert, wenn mindestens 1 Person aus dem Projektteam, das der Bewerber für das hier ausgeschriebene Projekt der BImA vorsieht, an dem im Unterkriterium 1 genannten Referenzauftrag maßgeblich beteiligt war. c) Unterkriterium 3: Öffentlicher Auftraggeber: max. 1 Punkt Es wird 1 Punkt vergeben, wenn es sich bei dem Referenzauftraggeber in dem im Unterkriterium 1 genannten Referenzauftrag um einen öffentlichen Auftraggeber handelt. Der Bereich, in dem max. 10 Punkte erreicht werden können, lautet „SAP-Module“. Die Wertung läuft in der Form, dass 10 Unterkriterien gebildet werden und für jedes Unterkriterium jeweils 1 Punkt vergeben wird, wenn mindestens 1 Person aus dem Projektteam, das der Bewerber für das hier ausgeschriebene Projekt der BImA vorsieht, an dem angegebenen Referenzauftrag maßgeblich beteiligt war. Dieselbe Referenz kann auch für mehrere SAP-Module genannt werden. Die 10 Unterkriterien im Bereich „SAP-Module“ lauten: a) HCM b) RE-FX c) FI / TR d) FI-AA e) CO f) PM / CS g) MM / SRM h) PS i) SolMan j) BW / BW-IP 2) Berufserfahrung (20 %): Im 2. Auswahlkriterium können max. 20 Punkte erreicht werden. Es werden 3 Unterkriterien gebildet: a) Unterkriterium 1: Anzahl der Jahre Berufserfahrung des Projektleiters/ der Projektleiterin in seiner/ihrer Funktion als Projektleiter/in: max. 8 Punkte – ab 5 Jahre bis unter 6 Jahre: 1 Punkt – ab 6 Jahre bis unter 7 Jahre: 2 Punkte – ab 7 Jahre bis unter 8 Jahre: 3 Punkte – ab 8 Jahre bis unter 9 Jahre: 4 Punkte – ab 9 Jahre bis unter 10 Jahre: 5 Punkte – ab 10 Jahre bis unter 11 Jahre: 6 Punkte – ab 11 Jahre bis unter 12 Jahre: 7 Punkte – ab 12 Jahre: 8 Punkte b) Unterkriterium 2: Anzahl der Jahre Berufserfahrung des stellvertretenden Projektleiters/ der stellvertretenden Projektleiterin in seiner/ihrer Funktion als stellvertretende/r Projektleiter/in oder Projektleiter/in: max. 6 Punkte – ab 5 Jahre bis unter 6 Jahre: 1 Punkt – ab 6 Jahre bis unter 7 Jahre: 2 Punkte – ab 7 Jahre bis unter 8 Jahre: 3 Punkte – ab 8 Jahre bis unter 9 Jahre: 4 Punkte – ab 9 Jahre bis unter 10 Jahre: 5 Punkte – ab 10 Jahre: 6 Punkte c) Unterkriterium 3: durchschnittliche Anzahl der Jahre Berufserfahrung der weiteren 1 bis 3 Projektteam-Mitarbeiter: max. 6 Punkte Die durchschnittliche Anzahl der Jahre Berufserfahrung wird durch die Addition der Jahre Berufserfahrung pro weiterem Projektteam-Mitarbeiter dividiert durch die Anzahl der weiteren Projektteam-Mitarbeiter ermittelt. Es dürfen maximal drei weitere Projektteam-Mitarbeiter benannt werden. – unter 5 Jahre: 0 Punkte – ab 5 Jahre bis unter 6 Jahre: 1 Punkt – ab 6 Jahre bis unter 7 Jahre: 2 Punkte – ab 7 Jahre bis unter 8 Jahre: 3 Punkte – ab 8 Jahre bis unter 9 Jahre: 4 Punkte – ab 9 Jahre bis unter 10 Jahre: 5 Punkte – ab 10 Jahre: 6 Punkte.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.