Warenwirtschafts- und Kassensystem

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH beabsichtigt, ein Warenwirtschafts- und Kassensystem für folgende Aufgabenstellungen einzusetzen:
— Gastronomie in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle an den Foyerbars und in den Backstage-Cafeterias;
— Garderoben in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle;
— Merchandise-Verkauf
in der Elbphilharmonie (Shop 8.OG), im Besucherzentrum Kaiserkai 62
— Ticket-Shops und Telefonverkauf (optionale Leistung).
Im Sinne einer effizienten Administration des Kassensystems und der Integration in die Folgeprozesse wie z. B. die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen soll für diese sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen ein einheitliches Kassensystem eingesetzt werden.
Gesucht wird ein Warenwirtschafts- und Kassensystem, das seine Leistungsfähigkeit unter den Bedingungen des Stoßgeschäfts in kurzen Konzertpausen und bei Bedienung durch häufig wechselndes, unständiges Personal bereits in vergleichbaren Anwendungsfällen bewiesen hat.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-09-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-08-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• F & G Anwendungssysteme GmbH

Wer?

• Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH

Wie?

• Branchenspezifisches Softwarepaket › Softwarepaket für POS-Kassenterminals

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-08-01	Auftragsbekanntmachung
2016-10-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-08-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für POS-Kassenterminals
Kurze Beschreibung:

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH beabsichtigt, ein Warenwirtschafts- und Kassensystem für folgende Aufgabenstellungen einzusetzen: — Gastronomie in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle an den Foyerbars und in den Backstage-Cafeterias; — Garderoben in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle; — Merchandise-Verkauf in der Elbphilharmonie (Shop 8.OG), im Besucherzentrum Kaiserkai 62 — Ticket-Shops und Telefonverkauf (optionale Leistung). Im Sinne einer effizienten Administration des Kassensystems und der Integration in die Folgeprozesse wie z. B. die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen soll für diese sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen ein einheitliches Kassensystem eingesetzt werden. Gesucht wird ein Warenwirtschafts- und Kassensystem, das seine Leistungsfähigkeit unter den Bedingungen des Stoßgeschäfts in kurzen Konzertpausen und bei Bedienung durch häufig wechselndes, unständiges Personal bereits in vergleichbaren Anwendungsfällen bewiesen hat.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für POS-Kassenterminals 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH
Postanschrift: Dammtorwall 46
Postleitzahl: 20355
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.elbphilharmonie.de 🌏
E-Mail: beschaffung@elbphilharmonie.de 📧
URL der Dokumente: http://www.elbphilharmonie.de/de/ausschreibungen 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-08-01 📅
Einreichungsfrist: 2016-09-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-08-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 151-273295
ABl. S-Ausgabe: 151

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH beabsichtigt, ein Warenwirtschafts- und Kassensystem für folgende Aufgabenstellungen einzusetzen:

— Gastronomie in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle an den Foyerbars und in den Backstage-Cafeterias;

— Garderoben in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle;

— Merchandise-Verkauf

in der Elbphilharmonie (Shop 8.OG), im Besucherzentrum Kaiserkai 62

— Ticket-Shops und Telefonverkauf (optionale Leistung).

Im Sinne einer effizienten Administration des Kassensystems und der Integration in die Folgeprozesse wie z. B. die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen soll für diese sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen ein einheitliches Kassensystem eingesetzt werden.

Gesucht wird ein Warenwirtschafts- und Kassensystem, das seine Leistungsfähigkeit unter den Bedingungen des Stoßgeschäfts in kurzen Konzertpausen und bei Bedienung durch häufig wechselndes, unständiges Personal bereits in vergleichbaren Anwendungsfällen bewiesen hat.

Geschätzter Gesamtwert: 207 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Mit dem Kassensystem, das GDPdU- und GoBS-Konformität aufweisen muss, werden die Geschäftsvorfälle von mehreren wirtschaftlich eigenständigen Wirtschaftseinheiten abgewickelt, wobei geplant ist, diese jeweils als eigenständige Mandanten abzubilden. Innerhalb eines Mandanten sind ggf. mehrere Verkaufsstellen angeordnet (Bsp.: die einzelnen Bars in den Veranstaltungsstätten sowie mobile Verkäufer (Läufer) sowie die Merchandising-Shops auf der Plaza und im Kaiserkai sowie ggf. weitere temporäre mobile Verkaufstresen). Grundsätzlich werden für alle Parametrierungen des Systems und Daten-Eingaben Änderungshistorien gespeichert. Die Rechte bzgl. des Zugriffs bzw. der Ausführung der jeweiligen Funktionen werden für Rollen definiert (z. B. Super-Admin, Verkaufsleiter, Verkaufskraft etc.). Die Rechte eines Benutzers werden per Zuordnung zu einer Rolle definiert.

Die Anforderungen des zu implementierenden Systems hinsichtlich Gastronomie, Garderobe und Merchandising sind vielfältig und in der Leistungsbeschreibung detailliert aufgeführt. Das Kassen-Modul Ticket-Shop (siehe Leistungsbeschreibung) stellt eine optionale Leistung dar, die mit angeboten und kalkuliert, aber nur ggf. später beauftragt werden wird.

Es wird angestrebt, dass jegliche internen Belege elektronisch implementiert werden, d.h. sie sollen nur im Ausnahmefall (z. B. Anwendung Ticketshop) in Papierform erzeugt werden.

Das Kassensystem verkauft und akzeptiert geldwerte Gutscheine der ELSG. Die Verwaltung dieser Gutscheine obliegt dem Web-Shop. Insofern muss das Kassensystem die entsprechende Schnittstelle zum Web-Shop unterstützen. Die technische Beschreibung der Schnittstelle erhält der Bieter als Anlage zur Leistungsbeschreibung.

Bei Bedarf soll im Kassenbetrieb auch die Akzeptanz bestimmter Fremdwährungen aktiviert werden.

Für den Merchandising-Shop ist die Etikettierung jedes Artikels mit scanbaren Barcodes zwingend.

Die Warenwirtschaft wird eingesetzt für die Gastronomie und das Merchandising.

Sie ist verantwortlich für die Bestandsführung im Zentrallager, in den Zwischenlagern und in den Verkaufsstellen.

Abrechnungsrelevante Berichte können sowohl aus der Kassenoberfläche (Berechtigung vorausgesetzt) als auch per Browser-Anwendung gestartet werden (zusätzlich Sonderberichte, deren Abruf über den Kassendrucker keinen Sinn macht.)

Weitere Leistungen des Auftragnehmers:

— Installation der stationären Kassen und Übergabe in betriebsbereitem Zustand.

— Einrichten der Grundkonfiguration.

— Beratung bzgl. der System-konformen Nutzung der Kassen und der korrespondierenden Geschäftsprozesse.

— Dokumentation des gesamten Systems in deutscher Sprache

— Schulung von ca. 10 Personen (Train the Trainer) bzgl. der Administration und Handhabung des gesamten Systems. Diese Personen übernehmen später die Einweisung der temporär beschäftigten Kassenkräfte.

— Support im laufenden Betrieb mit definierten Reaktionszeiten für betriebsbe- und -verhindernde Mängel für die Dauer von 5 Jahren ab Inbetriebnahme. Die Rufbereitschaft außerhalb der Support-Zeiten soll im Rahmen eines Stundenkontingents abgerufen werden können.

— Nach Ablauf der Garantie Reparatur der gelieferten Hardware im Störungsfall gegen Berechnung des effektiven Aufwands innerhalb eines angemessenen Zeitraumes.

Der Bieter kalkuliert auf Basis seiner Expertise die notwendige Anzahl Ersatzgeräte, so dass an den Veranstaltungstagen grundsätzlich der Produktionseinsatz aller Kassen gem. Mengengerüst gewährleistet ist.

Die ELSG stellt

— die notwendigen Server-Ressourcen und

— die Kommunikationsinfrastruktur

für den Betrieb des Kassensystems gem. den Vorgaben des Bieters.

Nach Angebotsabgabe werden bis zu 3 Bieter, die anhand der Bewertungskriterien ausgewählt wurden, zu einer Teststellung/Produktpräsentation aufgefordert. Voraussetzung für die Erteilung des Zuschlags ist die Erfüllung der Anwendungsszenarien (siehe Leistungsbeschreibung sowie Bewerbungs- und Ausführungsbedingungen).

Geschätzter Wert ohne MwSt: 207 000 EUR 💰
Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Optionen:

Die Leistungen, die als „optionale Leistungen“ bezeichnet werden, sind mit anzubieten. Es sind Leistungen, die ein derzeit bestehendes System des Auftraggebers ggf. ersetzen sollen. Die optionalen Leistungen sind von dem Bieter daher ebenfalls zu kalkulieren und anzubieten. Diese Leistungen werden vom Auftraggeber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt gesondert beauftragt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ist

1. ein Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bieters (ggf. in Kopie) vorzulegen oder mitzuteilen, aus welcher öffentlichen Datenbank diese Information kostenfrei abgerufen werden kann (Mindestkriterium);

2. die Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit abzugeben (Mindestkriterium);

3. die Eigenerklärung zur Tariftreue und zum Mindestlohn abzugeben (Mindestkriterium).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind:

1. ein Nachweis der Haftpflichtversicherung mit Angabe des in der Bundesrepublik Deutschland zugelassenen Versicherers und der Höhe der vereinbarten Deckungssummen für Personen- und sonstige Schäden (ggf.in Kopie) zu erbringen oder mitzuteilen, aus welcher öffentlichen Datenbank diese Information kostenfrei abgerufen werden kann (Mindestkriterium).

2. die Eigenerklärung über den in den letzten zwei Wirtschaftsjahren erzielten Netto-Umsatz (Angabe pro Wirtschaftsjahr in EUR) abzugeben. Mindestkriterium. Der Umsatz muss bezogen auf die beiden Wirtschaftsjahre mindestens 200 % des angebotenen Projektvolumens betragen.

Mindeststandards:

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind:

1. ein Nachweis der Haftpflichtversicherung mit Angabe des in der Bundesrepublik Deutschland zugelassenen Versicherers und der Höhe der vereinbarten Deckungssummen für Personen- und sonstige Schäden (ggf. in Kopie) zu erbringen oder mitzuteilen, aus welcher öffentlichen Datenbank diese Information kostenfrei abgerufen werden kann (Mindestkriterium)

2. die Eigenerklärung über den in den letzten 2 Wirtschaftsjahren erzielten Netto-Umsatz (Angabe pro Wirtschaftsjahr in EUR) abzugeben. Mindestkriterium: Der Umsatz muss bezogen auf die beiden Wirtschaftsjahre mindestens 200 % des angebotenen Projektvolumens betragen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind:

1. Referenzen über implementierte Kassensysteme vorzuweisen, die in Art, Aufwand und Komplexität vergleichbar sind.

Mindestkriterium: mindestens 3 Referenzen, die jeweils eine Projektbeschreibung sowie Angaben zum Auftraggeber, zum Rechnungswert, zur Projektlaufzeit und zum Ansprechpartner für Rückfragen beinhalten und bezüglich der folgenden funktionalen Merkmale der Leistungsbeschreibung vergleichbar zum ausgeschriebenen Kassensystem sind:

— 3.1 Generelle Leistungsmerkmale;

— 3.2 Anforderungen der Gastronomie;

— 3.4 Anforderungen Merchandising.

Die vorgenannten Kriterien müssen nicht komplett in jeder Referenz enthalten sein; es genügt, dass jedes Kriterium mindestens einmal erfüllt wurde.

Beispiel:

Genannt werden die Referenzen x, y und z:

— Kriterium A in Projekt x und y,

— Kriterium B in Projekt x und z,

— Kriterium C in Projekt Y.

2. Angaben über die Personalstruktur und die Qualifikation der Mitarbeiter für das ausgeschriebene Projekt zu machen:

Mindestkriterium: Der Bieter kann für die Abwicklung des Projekts mindestens folgende Mitarbeiterqualifikationen und Kapazitäten garantieren:

— Projektleitung: 2 Personen (Projektleiter und Vertreter) mit

a) fundierten projektbezogenen Erfahrungen aus den genannten Referenzprojekten,

b) zertifizierten Kenntnissen bzgl. agiler Projektsteuerung oder vergleichbare Nachweise

— Konzeption / Technische Feinkonzepte: 1 Person;

— Programmierung Kassen-Anwendungen: 2 Personen;

— Qualitätssicherung / Dokumentation: 2 Personen;

— Support: 2 Personen.

In Einzelfällen können mehrere Qualifikationen auch in einer Person vereinigt sein. Diese Personen sind namentlich mit Verweis auf die Referenzprojekte zu benennen.

Mindeststandards:

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind:

1. Referenzen über implementierte Kassensysteme vorzuweisen, die in Art, Aufwand und Komplexität vergleichbar sind.

— 3.1 Generelle Leistungsmerkmale;

— 3.2 Anforderungen der Gastronomie;

— 3.4 Anforderungen Merchandising.

Die vorgenannten Kriterien müssen nicht komplett in jeder Referenz enthalten sein; es genügt, dass jedes Kriterium mindestens einmal erfüllt wurde.

Beispiel:

Genannt werden die Referenzen x, y und z

— Kriterium A in Projekt x und y;

— Kriterium B in Projekt x und z;

— Kriterium C in Projekt Y.

2. Angaben über die Personalstruktur und die Qualifikation der Mitarbeiter für das ausgeschriebene Projekt zu machen:

Mindestkriterium: Der Bieter kann für die Abwicklung des Projekts mindestens folgende Mitarbeiterqualifikationen und Kapazitäten garantieren:

— Projektleitung: 2 Personen (Projektleiter und Vertreter) mit

a) fundierten projektbezogenen Erfahrungen aus den genannten Referenzprojekten,

b) zertifizierten Kenntnissen bzgl. agiler Projektsteuerung oder vergleichbare Nachweise

— Konzeption / Technische Feinkonzepte: 1 Person;

— Programmierung Kassen-Anwendungen: 2 Personen;

— Qualitätssicherung / Dokumentation: 2 Personen;

— Support: 2 Personen.

In Einzelfällen können mehrere Qualifikationen auch in einer Person vereinigt sein. Diese Personen sind namentlich mit Verweis auf die Referenzprojekte zu benennen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: EVB-IT System und VOL/B.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate
Datum der Angebotseröffnung: 2016-09-05 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:30

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: GmbH
Kontakt
Dokumente URL: www.elbphilharmonie.de/de/ausschreibungen 🌏
URL der Dokumente: www.elbphilharmonie.de/de/ausschreibungen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der Finanzbehörde Hamburg (Finanzbehörde – Organisation und Zentrale Dienste – Grundsatzangelegenheiten Abtlg. 11
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 40428231448 📞
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Fax: +49 40428232020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Zuständig für die Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen ist die Vergabekammer bei der Finanzbehörde, Große Bleichen 27, 20354 Hamburg.

Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Tagen gerügt hat. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller Verstöße, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht innerhalb der Angebotsfrist gerügt hat.

Darüber hinaus ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2016/S 151-273295 (2016-08-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-10-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2016/S151-273295
Kurze Beschreibung:

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH benötigt ein Warenwirtschafts- und Kassensystem für folgende Aufgabenstellungen: — Gastronomie in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle an den Foyerbars und in den Backstage-Cafeterias; — Garderoben in der Elbphilharmonie und Laeiszhalle; — Merchandise-Verkauf in der Elbphilharmonie (Shop 8.OG), im Besucherzentrum Kaiserkai 62 — Ticket-Shops und Telefonverkauf (optionale Leistung) 2 / 7 Im Sinne einer effizienten Administration des Kassensystems und der Integration in die Folgeprozesse wie z. B.die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen soll für diese sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen ein einheitliches Kassensystem eingesetzt werden. Gesucht wird ein Warenwirtschafts- und Kassensystem, das seine Leistungsfähigkeit unter den Bedingungen des Stoßgeschäfts in kurzen Konzertpausen und bei Bedienung durch häufig wechselndes, unständiges Personal bereits in vergleichbaren Anwendungsfällen bewiesen hat.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-10-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-10-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 202-365315
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 151-273295
ABl. S-Ausgabe: 202

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH benötigt ein Warenwirtschafts- und Kassensystem für folgende Aufgabenstellungen:

— Ticket-Shops und Telefonverkauf (optionale Leistung)

2 / 7

Im Sinne einer effizienten Administration des Kassensystems und der Integration in die Folgeprozesse wie z. B.die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen soll für diese sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen ein einheitliches Kassensystem eingesetzt werden.

Mit dem Kassensystem, das GDPdU- und GoBS-Konformität aufweisen muss, werden die Geschäftsvorfälle von mehreren wirtschaftlich eigenständigen Wirtschaftseinheiten abgewickelt, wobei geplant ist, diese jeweils als eigenständige Mandanten abzubilden. Innerhalb eines Mandanten sind ggf. mehrere Verkaufsstellen angeordnet. Grundsätzlich werden für alle Parametrierungen des Systems und Daten-Eingaben Änderungshistorien gespeichert. Die Rechte bzgl. des Zugriffs bzw. der Ausführung der jeweiligen Funktionen werden für Rollen definiert. Die Rechte eines Benutzers werden per Zuordnung zu einer Rolle definiert.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2016-09-22 📅
Quelle: OJS 2016/S 202-365315 (2016-10-14)

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