17-003_Fachsoftware für den Fachbereich Soziales
Die Stadt Wilhelmshaven, der Fachbereich Soziales (FB 50) schreibt die Beschaffung einer Fachsoftware in
einem offenen Verfahren gemäß §14 Abs.1+2 i. V. m. §15 VgV aus.
1.0 Technologie
1.1. Allgemeines
Die neue Fachsoftware muss geeignet sein für die Berechnung, Bescheidung und Zahlungsabwicklung (Einnahmen− und Ausgabenverwaltung mit der im Hause verwendeten Finanz−Fachsoftware H&H proDoppik) der Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch Zwölftes Buch (SGB XII), dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylblG), dem Bundeskindergeldgesetz bzgl. Leistungen für Bildungund Teilhabe, dem Landesblindengeldgesetz (LBIGG), dem Opferentschädigungsgesetz (OEG), dem strafrechtlichen Rehabilitierungsgesetz (StrRehaG) und dem Bundesversorgungsgesetz (BVG). Die Anforderungen gemäß Bundes− und Landesgesetzen an statistische Auswertungen müssen erfüllt werden inklusive Meldung an die zuständigen Stellen. Des Weiteren muss die Gesamtplanung und das Fallmanagement über das Programm zu dem jeweiligen Fall abgebildet und erfasst werden.
Das Verfahren muss in einer zeitgemäßen Software- Architektur bereitgestellt werden (z. B. Datenhaltung in einer modernen Datenbank- Architektur).
Bei der Stadt Wilhelmshaven ist das Dokumenten Management System d.3ecm von d.velop im Einsatz. Die neue Fachsoftware sollte als führendes Verfahren grundsätzlich geeignet für die geplante Einführung der elektronischen Akte sein. Im Angebot ist auf folgende Optionen einzugehen und die jeweilige Lösung zu erläutern:
- Aktenanlage durch das erste abgelegte Dokument zu einem Fall bzw. Funktion zur Anlage einer neuen (leeren) Akte im d.3ecm bei Anlage eines neuen Falles im Fachverfahren.
- Das Fachverfahren sollte ein eindeutiges Aktenzeichen/ eine eindeutige ID zur Verfügung stellen, damit Dokumente eindeutig zum Fall zugeordnet werden können.
- Ablage von Dokumenten aus dem Fachverfahren
- Ablage von Massenbescheiden aus dem Fachverfahren mit Übergabe einer Indexdatei für die Zuordnung der Bescheide zum jeweiligen Fall
- Recherche aus dem Fachverfahren in das d.3ecm
- Für die Einrichtung von Berechtigungen im d.3ecm sollten Informationen aus dem Fachverfahren übergeben werden, anhand derer auch die Berechtigungen im Fachverfahren abgebildet werden.
- Es ist ein Konzept für den Umstellungsprozess von der bisher genutzten Software Prosoz/S auf das neue Verfahren mit einzureichen.
Inhaltliche Schwerpunkte des Konzeptes
- Zeit− und Aktivitätenplan
- technische Umsetzung
- Softwarelieferung und Umstellung auf die neue Software
Eine Datenmigration soll nicht erfolgen. Jeder laufende Fall wird neu erfasst. Die Installation und Einrichtung der Fachsoftware, die Anpassung an die individuellen Vorgaben der Stadt Wilhelmshaven einschließlich Abnahme der Lauffähigkeit des Systems hat bis zum 15.9.2017 zu erfolgen. Ab 16.9.2017 bis 31.10.2017 hat die Mitarbeiterschulung zu erfolgen.
Das dazu gehörende Rechte− und Rollenkonzept ist bis dahin gemeinsam mit dem Auftraggeber zu erstellen.
1.2 Systemanforderungen
Die bereit gestellte Fachsoftware muss mit den unter Punkt 1.3 beschriebenen Schnittstellen nutzbar sein.
Die Fachsoftware muss in folgender zurzeit eingesetzten Systemumgebung lauffähig sein:
- Client-Betriebssystem: Windows7 Professional 32-BIT und 64-BIT
- Office-Anwendung: Microsoft Office 2010 Professional Plus in der 32 Bit-Version
- Monitorgröße 19 Zoll
- Server-Betriebssystem: Windows Server 2008 R2, Windows 2012 R2
- Datenbank-System: Oracle Database 11.2.0.4, MSSQL Server 2012
Eine Lauffähigkeit auf neueren Betriebssystem-, Office- und Datenbankversionen ist zu gewährleisten.
Eine Aktualisierung der durch das Fachverfahren genutzten System-/Laufzeitumgebungen (z.B. JAVA-Runtime,
Betriebssystemupdates) aufgrund von Sicherheitslücken, muss jederzeit möglich sein.
1.3. Schnittstellen
Folgende Schnittstellen müssen von der angebotenen Fachsoftware mindestens bereitgestellt werden:
- Finanzsystem proDoppik der Firma H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH, Storkower Straße 99/1, 10407 Berlin
- Kassenautomatsystem HESS Multipay der Fa. HESS Cash Systems GmbH & Co. KG, Robert-Bosch-Straße 30, 71106 Magstadt
- Dokumentenmanagementsystem Develop d3, Fa. codia Software GmbH, Nödiker Str.118, 49716 Meppen
- Einwohnermeldewesen MESO - Software für Meldebehörden, Fa. HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH, Rudolf-Diesel-Str. 2, 16356 / Ahrensfelde OT Lindenberg
1.4. Support
Das den Zuschlag erhaltende Unternehmen muss einen deutschsprachigen Support mit folgenden Inhalten garantieren:
- Für das angebotene Softwarefachverfahren gilt mindestens 4 Jahre Produktunterstützung mit vollem Support.
Von dem/der Auftragnehmer/−in wird erwartet, dass mindestens zu folgenden Zeiten eine gebühren-freie
Telefon−Hotline geschaltet ist:
- Montag – Freitag: 8.00 Uhr bis 17 Uhr
Reaktionszeit:
- Die Reaktionszeit beschreibt den Zeitraum, innerhalb dessen der/die Auftragnehmer/−in mit den
Instandhaltungsarbeiten/Störungsbehebungsarbeiten zu beginnen hat. Sie beginnt mit dem Zugang der Störungsmeldung innerhalb der vereinbarten Servicezeiten.
Bei Störungen wird eine Reaktionszeit in Abhängigkeit der Auswirkung nach folgender Matrix voraus-gesetzt:
Auswirkung der Störung – Reaktionszeit
- Betriebsverhindernd (Nutzung des Systems unmöglich oder schwerwiegende eingeschränkt) = unverzüglich
- Betriebsbehindernd (Nutzung des Systems erheblich eingeschränkt) = 30 Minuten
- Leicht (Nutzung des Systems ist mit leichten Einschränkungen möglich) = 4 Stunden
Art der Reaktion:
- Anruf bei dem/der Kunden/−in zur genaueren Lokalisierung des Fehlers, Fehlerbehebung durch Anleitung des Systempersonals des/der Kunden/−in durch den/die Auftragnehmer/−in und Störungs-Beseitigung durch Sofortmaßnahmen, Ferndiagnose, Beseitigung von Schäden, Beschreibung von Möglichkeiten zur Fehlerumgehung.
4 h Vor−Ort:
- Führen bei betriebsverhindernden oder betriebsbehindernden Störungen diese Maßnahmen (oben als Reaktion bezeichnet) nicht zum Erfolg, muss spätestens 4 h ab Meldungseingang innerhalb der geforderten
Service-Zeiten eine Servicetechniker/−in vor Ort entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Sicherheitslücken:
- Bei Bekanntwerden von Sicherheitslücken sind diese zwingend zu schließen. Zu Zero-Day Exploits müssen unverzüglich Sicherheitspatche zur Beseitigung oder vorübergehend Work-Arounds als Erstmaßnahme zur Vermeidung bereitgestellt werden. Über bekanntgewordene Sicherheitslücken und Exploits hat der Auftragnehmer den Auftraggeber eigenständig, unverzüglich und umfassend zu informieren.
1.5. Informationssicherheit und Auftragsdatenverarbeitung
Der/Die Auftragnehmer/−in verpflichtet sich, alle Unterlagen, die er/sie für die Umsetzung des
Leistungsverzeichnisses erhält, geheim zu halten. Die Geheimhaltungspflicht besteht nach Beendigung des
Vertrages fort.
Es ist ein Konzept zur Einhaltung des Datenschutzes nach dem Sozialgesetzbuch Zehntes Buch (SGB X) und ein IT Sicherheitskonzept einzureichen.
Das Datenschutzkonzept muss mindestens alle Anforderungen des § 78 a SGB X beinhalten. Es ist insbesondere ausführlich im Datenschutzkonzept zu beschreiben, wie die Kontrollbereiche, die in § 78a
SGB X beschrieben sind, umgesetzt werden sollen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die getroffen werden sollen, sind entsprechend nachzuweisen. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutz-beauftragter, IT− Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitatsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT−Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI−Grundschutz) erbracht werden.
Das IT Sicherheitskonzept muss zusätzlich beinhalten, wie der/die Auftragnehmer/−in sicherstellt, dass alle relevanten Daten der Verwaltung jederzeit und vollständig wiederhergestellt werden können.
Die beiden Konzepte werden durch die Datenschutzbeauftragte und den IT− Sicherheitsbeauftragten der Stadtverwaltung geprüft. Mit Angebotsabgabe erklärt der/die Bieter/−in ausdrücklich, dass er/sie mit einer vorbehaltlichen Prüfung seiner/ihrer Angaben auch innerhalb der Geschäftsräume einverstanden ist und dass seine/ihre Angaben gem. § 80 Abs.3 SGB X vor einer (möglichen) Auftragserteilung schriftlich an die Aufsichtsbehörde der Auftraggeberin übersendet werden. Entsprechend der Prüfergebnisse kann es aus datenschutzrechtlichen Erfordernissen zu einem begründeten Ausschluss eines/−r Bieters/−in kommen.
Im Übrigen werden bei Vertragsabschluss auch die Besonderen Vertragsbedingungen zur Verarbeitung von
Sozialdaten nach § 80 SGB X − Auftragsdatenverarbeitung mit abgeschlossen und müssen eingehalten
werden.
2.0. Leistungsanforderung an die Fachanwendung
2.1. Funktionsumfang Allgemein
Berechnung und Bescheidung sowie Auszahlung der gesetzlichen Leistungen, sowohl bei laufenden
Leistungen, als auch einmaligen Hilfen.
Derzeit bearbeitete Fälle (ca.):
- Hilfe zum Lebensunterhalt/Grundsicherung außerhalb von Einrichtungen : 1600
- Asylbewerberleistungen: 350
- Eingliederungshilfe: 1400
- Hilfe zur Pflege in Einrichtungen: 450
- Sonstige Hilfe in besonderen Lebenslagen und KOF: 400
- Fallmanagement: 750
2.2. Fallerfassung
- Unbegrenzte Differenzierung der Personenkreise.
- Standardeingaben über Auswahlfenster, wiederkehrend benötigte Daten (z.B. Bankverbindungen, Anschriften, Zahlungsempfänger, Staatsangehörigkeiten) müssen aus global angelegten Dateien in den Einzelfall übernommen werden können.
- Definition der Pflichteingaben mit statistisch notwendigen Eingaben. Das Fehlen von Pflichteingaben muss im
Rahmen der Fallprüfung- und Speicherung gemeldet werden.
- Verschiedene Hilfearten (z.B. Grundsicherung, Eingliederungshilfe und Hilfe zur Pflege) an eine Person sind in einem Fall abzubilden.
- Wechsel der Hilfeart in einem Fall ( z.B. von stationärer Hilfe zu ambulanter Hilfe ), die bisherigen Daten müssen dabei unverändert bleiben.
- Sachbearbeiterwechsel durch die einfache Erfassung des neuen Mitarbeiters/in und anschließende
Übernahme für den passenden Leistungsbereich im gesamten Fall.
2.3. Laufende und globale Bearbeitung sowie Zahlbarmachung
- Durchführung Gesamtplanung/Hilfeplanung und Fallmanagement in einem Fall.
- Wiedervorlagenführung pro Fall, aber auch für den/die jeweilige/n Sachbearbeiter/in, so dass die eigenen
Wiedervorlagen eingesehen werden können.
- Übersicht der Falldaten mit vertikaler und horizontaler Berechnungsübersicht.
- Berechnungshistorie (es müssen auch nach Neueingaben die vorherigen Berechnungen nachvollziehbar dargestellt werden können).
- Eine Übersicht über gewährte einmalige Beihilfen muss erstellt werden können.
- Unterbrechungszeiträume im Fall müssen deutlich erkennbar sein.
- Regelmäßige Aktualisierung von Daten per globaler, einmaliger Erfassung und darauffolgender Übernahme für die entsprechenden Fälle, insbesondere bei Rechtsänderungen, bei Regelsatzänderungen, bei Rentenänderungen, bei Änderung anzurechnender Sozialleistungen, wie z.B. Kindergeld, Leistungen Pflegekasse oder bei Pflegesatzänderungen (für den Bereich Hilfe zur Pflege und Eingliederungshilfe).
- Heimdaten müssen sich im Fall automatisch aktualisieren, wenn in der Heimdatei (Gesamtdatei der Träger von stationären Einrichtungen mit den Pflegesätzen zur Kostenberechnung) Änderungen vorgenommen werden. Einsichtnahme auch ohne konkreten Fall. Erstellung und Ausdruckmöglichkeit von Heimempfängerzahllisten.
- Kostendatei zur Berechnung ambulanter Pflegeleistungen/Eingliederungshilfeleistungen. Diese Datei muss auch ohne konkreten Fall einsehbar sein.
- Die Abrechnung der Krankenhilfe muss über den Fall möglich sein.
- Bei Zusammentreffen verschiedener Hilfearten (z.B. Grundsicherung, Eingliederungshilfe und Hilfe zur Pflege), müssen die Zahlungen unter Berücksichtigung der rechtlichen Einkommensanrechnungspriorität zu den verschiedenen Haushaltsprodukten, ggf. unter Nutzung von Unterarten in einer Hilfeart mit entsprechenden Unterkonten, buchbar sein.
- Einnahmeverwaltung Abrechnung der Leistungen nach dem sog. Quotalen entsprechend den Vorgaben des Landes Niedersachsen (z.B. gesonderte Darstellung der Erstattung der Krankenkassen für Sprachheilbehandlung, Trennung der Einzahlungen von Sozialleistungsträgern nach dem SGB VI - Renten – und anderen).
- Art der Zahlung und die Priorität müssen bei den Zahlungsempfängern zugeordnet werden können.
- Buchungsvorschau vor Freigabe der Zahlung.
- Erstellung der Dateien für die Übergabe an die Bank im geforderten Dateiformat sowie für eine mögliche Kassenschnittstelle mit Möglichkeit der manuellen Auswertung.
- Erstellung von Zahllisten nach verschiedenen Kriterien mit Möglichkeit der Darstellung des Buchungsjahres
und Buchungsmonats zur periodengerechten Verbuchung der Auszahlungen.
- Auszahlungen in Form von Barzahlungen über den Kassenautomaten.
- Sollten für den Rechtsbereich AsylbLG wieder Gutscheinzahlungen eingeführt werden, muss die Umsetzung über das Programm möglich sein.
- Möglichkeiten zur Um- und Rückbuchung von Leistungen (ggf. mit Unterkonten).
- Erstellung von fallbezogenen Übersichten sämtlicher Buchungen unter Angabe des Betrages, der Buchungsund Haushaltsstelle, des Buchungszeitraumes und des Zahlungsempfängers für einen wählbaren Zeitraum (Buchungshistorie).
2.4. Bescheidwesen und Druckvorlagen
- Bescheidanpassung entsprechend dem jeweiligen Sachbearbeiter/in (Kopfzeile). Möglichkeit der Erstellung eigener Bescheid-Formulare (individuelle Anpassung).
- Klare Strukturierung und Verständlichkeit Berechnungsbögen zu Bescheidvorlagen je Hilfeart.
- Fertigung, Ausdruck und Bearbeitung der Bescheide mit gängigen Microsoft Office Programmen und Weiterbearbeitung eigener über MS Office Programme erstellter Vorlagen/Formulare bei automatischer Personendaten-Übernahme.
- Globale Bescheid- Erteilung für ausgewählte Fälle und Zeiträume.
2.5. Sonstige Funktionen
- Chronologische Historie der EDV−Eingaben mit Verursacherkontrolle.
- Sicherungskonzept gegen die Möglichkeiten der Veruntreuung oder Manipulation (z.B. Vier−Augen−Prinzip).
- Direkthilfe in deutscher Sprache im Programm (nicht Anwenderhandbuch). Die Hilfen werden im Rahmen der Funktionalität bewertet.
- Revisionssichere Speicherung.
2.6. Datenübermittlungen
- Rentenauskunftsverfahren mit der Rentenrechnungsstelle Hannover.
- Datenabgleich mit der Datenstelle der Träger der Rentenversicherungen (Sozialhilfedatenabgleichsverordnung)
- Statistische Meldungen an Bundes− und Landesbehörden gemäß den Vorgaben aus den jeweiligen Leistungsgesetzen (SGB XII, AsylbLG etc.) und den dazu gehörenden Verordnungen (Bezug:
https://www.destatis.de/DE/Methoden/ Rechtsgrundlagen/Statistikbereiche/Soziales/ Soziales. html).
2.7. Controlling, Berichtswesen, Auswertungen
- Umfangreiche Datenerhebungen zur Steuerung.
- Verschiedene Suchfunktionen (Bewertung Umfang der Filtermöglichkeiten bei der Funktionalität).
- Auswertungen der Leistungsfälle nach Leistungsempfängern/innen, insgesamt und für einzelne/kombinierbare Leistungsarten (ggf. mit Unterarten) und innerhalb eines frei definierbaren Zeitraumes. Auswertung nach Geschlecht, Alter, Staatsangehörigkeit, ggf. Behinderungsart und Wohnanschrift.
- Auswertung der Dauer zwischen Antragstellung und Bewilligung.
- Abrufbarkeit und grafische Darstellung der Auswertungen in Form von Listen und Statistiken nach Inhalt, Datenumfang und Form in einem von MS Office verwertbaren Format.
3.0. Schulungskonzept
Schulungen für Systembetreuer/-innen, Sachbearbeiter/-innen Leistungsberechnung und Sachbearbeiter/-innen Fallmanagement mit der jeweiligen Schulungstiefe, im Schulungsraum der Stadt Wilhelmshaven.
Teilnehmerzahl je Schulung: 12
3.1. Systembetreuer/-innen
Die Schulung der Systembetreuer/-innen muss unverzüglich nach Auftragserteilung in Blockform erfolgen.
3.2. Grundschulung Mitarbeiter/-innen – im Zeitraum vom 16.9.2017 bis 31.10.2017
Grundschulung für die Bedienung der Software für ca. 55 Mitarbeiter/-innen.
3.3. Vertiefungsschulungen – im Zeitraum vom 16.9.2017 bis 31.10.2017
Vertiefungsschulungen in Blockform und getrennt nach folgenden Bereichen:
- Hilfe zum Lebensunterhalt/Grundsicherung
- Asylbewerberleistungen
- Hilfe in besonderen/sonstigen Lebenslagen
- Fallmanagement
4.0. Funktionalität und Softwareergonomie - Bewertung über Präsentationstag
Maximalpunktzahl: 100
4.1. Funktionalität - Maximalpunktzahl: 60
Bewertet werden: Umsetzung der im Leistungsverzeichnis (Punkt 2.0) geforderten Leistungsmerkmale
4.2 Softwareergonomie - Maximalpunktzahl: 40
Bewertet wird: Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit, Administration
5.0. Präsentation und Referenzen
5.1 Präsentationstag
Das angebotene Produkt soll durch den Bieter an einen Präsentationstag vor Ort vorgestellt werden. Hierbei wird das angebotene Produkt allgemein vorgestellt und es werden auch die unter Pkt. 4.1 und
4.2 benannten Kriterien bewertet. Die zu demonstrierenden Beispielsfälle und Funktionen werden hierfür zuvor durch den Auftraggeber bekannt gegeben.
5.2 Referenzen
Notwendig ist hier der Nachweis, in den drei abgeschlossenen Geschäftsjahren vergleichbare Leistungen mit der zu vergebenden Leistung erbracht zu haben. Vorliegend bedeutet dies, dass das angebotene Produkt in einer Kommune vergleichbarer Größe / Fallzahlen bereits angewendet wird. Die Angaben unter III. 2.3 sind ebenfalls zu berücksichtigen.
5.3 Zuschlagskriterien
- Preis: 35%
- Leistung: 65%
Die Bewertung der Leistung gliedert wie folgt:
- Funktionalität: 60%
- Ergonometrie: 40%
Die Bewertung am Präsentationstag siehe Punkt 5.1
6.0 Das Angebot umfasst folgende Kosten
6.1 Einmalige Kosten
6.1.1 Projektkosten für die Umstellung
Kosten für die Umstellung auf die neue Fachsoftware vor Ort
6.1.2 Schulung Systembetreuer/-innen
Kosten für die Schulung von ca. 2 Mitarbeitern/−innen.
6.1.3 Grundschulung Mitarbeiter/-innen
Kosten für die Schulung von ca. 55 Mitarbeitern/−innen
6.1.4 Vertiefungsschulung HLU / Grundsicherung
Kosten für die Schulung von ca. 10 Mitarbeitern/−innen
6.1.5 Vertiefungsschulung Asylbewerberleistungen
Kosten für die Schulung von ca. 6 Mitarbeitern/−innen.
6.1.6 Vertiefungsschulung Hilfe in besonderen/sonstigen Lebenslagen
Kosten für die Schulung von ca. 18 Mitarbeitern/−innen.
6.1.7 Vertiefungsschulung Fallmanagement
Kosten für die Schulung von ca. 8 Mitarbeitern/−innen.
6.1.8 Anschaffung Lizenzen Leistungsberechnung
Es werden Lizenzen für 30 Mitarbeiter/−innen benötigt.
6.1.9 Anschaffung Lizenzen lesender Zugriff
Lizenzen für 10 Mitarbeiter/−innen nur mit lesendem Zugriff
6.1.10 Anschaffung Lizenzen Fallmanagement
Lizenzen für 5 Mitarbeiter/−innen
6.2. Jährliche Kosten - Wartung, Softwarepflege und Support
6.2.1 Leistungsberechnung
30 Mitarbeiter/−innen
6.2.2 Fallmanagement
5 Mitarbeiter/−innen
6.2.3 Lesender Zugriff
10 Mitarbeiter/−innen
Die Kosten sind jährlich zu kalkulieren, gerechnet auf 4 Jahre.
7.0 Form der Angebotsabgabe:
Die Angebote sind in Papierform in einem verschlossenen Umschlag bei der Submissionsstelle abzugeben:
Stadt Wilhelmshaven, Submissionsstelle, Technisches Rathaus, Raum 6 / 9, Rathausplatz 9, 26382
Wilhelmshaven
Kennzeichnung der Angebote:
„Fachsoftware für den Fachbereich Soziales – 17-003 – Angebot“ .
Bitte den „Roten Angebotsaufkleber“ (Anlage zu den Vergabeunterlagen) verwenden!
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-03-23.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-02-09.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2017-02-09
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Auftragsbekanntmachung
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