Abschluss eines Rahmenvertrages für die Beschaffung einer Softwarelösung für eine elektronische Akte mit Postkorb- und Archivkomponente

IKK Südwest

Im Zuge des Projektes „dIKKital 2020“ (Einführung eines ECM-Systems) soll für die IKK SW eine elektronische Aktenlösung (inkl. Migration, Workflowsteuerung, Archivkomponente und Postkorbfunktionalität) zur zentralen Bearbeitung und Verwaltung von digitalen Dokumenten beschafft und implementiert werden. Die Aktenlösung soll die zentral digitalisierte Eingangspost (inkl. elektr. Eingangskanäle wie Fax und E-Mails) und die für die Verarbeitung notwendigen Daten/Informationen der Sachbearbeitung über einen elektr. Postkorb zur Verfügung stellen. Dabei ist die enge Integration in das genutzte Kernsystem iskv_21c (perspektivisch erweitert um 21c|ng) von zentraler Bedeutung. Dies gilt sowohl in Bezug auf eine Vereinheitlichung der Sachbearbeiter-Findung und -Benachrichtigung (Postverteil-Regelwerke, Postkörbe, Aufgabenlisten, E-Mail-Posteingänge) als auch für eine möglichst nahtlose Integration von Akten- und Kernsystem auf Anwendungsebene.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-04-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-03-23.

Wer?

• IKK Südwest

Wie?

Wo?

• Saarland › Saarland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-03-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2017-03-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Darstellungs- und Archivierungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Saarland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: IKK Südwest
Postanschrift: Berliner Promenade 1
Postleitzahl: 66111
Postort: Saarbrücken
Kontakt
Internetadresse: http://www.ikk-suedwest.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ikk-sw.de 📧
Telefon: +49 68193696-4423 📞
Fax: +49 68193696-4413 📠
URL der Dokumente: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-23 📅
Einreichungsfrist: 2017-04-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 061-113648
ABl. S-Ausgabe: 61
Zusätzliche Informationen

1. Die Teilnahmeunterlagen sind in einem DIN-A4-Ordner und wie vorgegeben gegliedert vorzulegen. 2. Jeder Teilnehmer hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Unterlagen gemäß § 53 VgV sicherzustellen. 3. Auf dem verschlossenen Umschlag ist auf der Vorderseite deutlich erkennbar folgender Test anzubringen: „Teilnahmeantrag“ für die IKK Südwest über die Beschaffung einer elektronischen Aktenlösung“. Nicht verschlossene Unterlagen bzw. nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete Unterlagen können zum Angebotsausschluss führen. 4. Der Kriterienkatalog (als ausgefüllte Exceldatei) sowie die Mitarbeiterprofile und Projektreferenzen (Word- oder PDF-Dateien) sind zusätzlich elektronisch auf einem Datenträger (USB-Stick) einzureichen. 5. Zu II.2.7) Laufzeitregelung basiert auf folgenden Grundlagen: Verknüpfung mit BITMARCK_21c|ng; Umstellung des gesamten operativen Schriftverkehrs; Anbindung an Output- und Inputmanagement und sämtliche Druckprozesse; Schulung aller Mitarbeiter; Einzug in neues Verwaltungsgebäude voraussichtlich 2019. Durch die lange Laufzeit soll ein erhöhtes Ausfallrisiko bei einem erneuten Austausch der Software minimiert werden. Ein Austausch bedeutet in diesem Fall Lahmlegung des kompletten operativen Geschäftsbetriebs mit gleichzeitiger Gefahr für die Sicherstellung des Versorgungsauftrags der Versicherten; ggf. Vermögensschäden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die elektronische Aktenlösung hat folgende Funktionen zu beinhalten:

— Postkorbfunktion;

— Flexible Aktenstrukturen zur Strukturierung von Dokumentklassen;

— Pro Dokumentklasse ca. 5-7 identische Attributfelder und ca. 3-5 individuelle Attributfelder;

— Integrierte Komponente zur Dokumentanzeige (unterschiedliche Formate);

— Tiefe Integration in BITMARCK_21c|ng;

— Importmöglichkeiten für E-Mails und elektronische Dateien;

— Revisionssichere Langzeitarchivierung;

— Funktionen zur Unterstützung des späten Scannens;

— Administrierbare Löschfunktionen und Löschprozesse.

Folgender Nutzen soll durch den Einsatz der elektronischen Akte erreicht werden:

— Leichteres Ablegen und Finden von Dokumenten in vorgangsbezogenem Kontext;

— Verbesserte Zusammenarbeit der einzelnen Vorgangsbeteiligten;

— Reduktion der Mehrfachablage;

— Transparenz in den Dokumentständen;

— Einheitlicher Umgang mit der Ablage von E-Mails;

— Mehr Komfort in der Erledigung der alltäglichen Arbeit (z. B. Konsistenz der Dokumente, elektronische Weiterleitung und Workflows);

— Gesetzeskonforme Ablage und Aufbewahrung der elektronischen Dokumente;

— Dezentraler Zugriff auf Dokumente;

— Steigerung der Auskunftsfähigkeit und damit Verbesserung der Kundenberatung.

Die Lösung muss im Rechenzentrum der IKK Südwest unter CITRIX lauffähig sein. Weitere Details zu den vorgenannten fachlichen Anforderungen sowie zur IT-Infrastruktur können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Dauer: 66 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die IKK Südwest hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag zwei Mal um jeweils 36 Monate und nochmal um weitere 24 Monate zu verlängern (vgl. hierzu weitere Ausführungen unter VI.3.5).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Saarbrücken und ggf. Rechenzentrum der IKK Südwest (München).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate).

2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag abzuschließen.

Nachweis muss vom jedem Bewerber, jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Bankerklärung (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate) – Die jeweilige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen, dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen gemacht werden.

2. Fremdnachweis einer Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zum Abschluss einer Industriehaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung der Industriehaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden Deckungssummen: Sachschäden mindestens 2.000.000 EUR je Schadensereignis, Personenschäden mindestens 2 000 000 EUR je Schadensereignis, daraus resultierende Vermögensschäden mindestens 2 000 000 EUR je Schadensereignis (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

3. Eigenerklärung gemäß § 123 GWB (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

4. Eigenerklärung gemäß § 124 GWB (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

5. Eigenerklärung gemäß § 3 Abs. 4 STTG (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

Nachweis muss vom jedem Bewerber, jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Erklärung über Teilleistungen im Falle einer Unterauftragnehmerschaft (Vordruck in Teilnahmeunterlagen, nur einreichen wenn zutreffend).

2. Erklärung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (Vordruck in Teilnahmeunterlagen, nur einreichen wenn zutreffend).

3. Verpflichtungserklärung im Falle einer Unterauftragnehmerschaft (Vordruck in Teilnahmeunterlagen, nur einreichen wenn zutreffend).

Voranstehend benannte Nachweise und Erklärungen müssen einmal pro Teilnahmeantrag (ein Mal pro Bewerber-/Bietergemeinschaft einschließlich Unterauftragnehmer) vorgelegt werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Nur zur Information werden zusammen mit den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb ein Kriterienkatalog (mit Ausschlusskriterien), ein Preisblatt, die Leistungsbeschreibung, das Bewertungsraster für die Anbieterpräsentation sowie eine Übersicht der Gesamtbewertung zur Verfügung gestellt. Diese Unterlagen sind erst für die zweite Verfahrensstufe relevant.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs wird seitens der Vergabestelle eine Reduzierung auf 3 Teilnehmer herbeigeführt. Neben den (A)usschlusskriterien werden dazu die (B)ewertungskriterien im Eignungskriterienkatalog sowie die dort definierten Bewertungsraster für die Bestimmung der 3 am besten geeigneten Bewerber herangezogen.

Diese 3 Bewerber werden auf Basis der Leistungsbeschreibung, des Kriterienkatalogs Software sowie des Preisblatts zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

Die Bieter, die alle (A)usschlusskriterien erfüllen, werden zu einem Verhandlungsgespräch geladen, in dem neben der Präsentation des Angebots sowie der angebotenen Software anhand ausgewählter Szenarien die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen besteht. Speziell sollen hier von den Bietern die zur Kalkulation der Ablösung der Altarchive notwendigen Informationen abgefragt werden.

Am Ende der Verhandlung werden die Bieter zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots (best-and-final-offer) aufgefordert.

Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend an den Bieter mit dem besten Wert aus Kriterienkatalog, Angebotspräsentation und Preis.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-05-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle der IKK Südwest
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die Teilnahmeunterlagen sind in einem DIN-A4-Ordner und wie vorgegeben gegliedert vorzulegen.

2. Jeder Teilnehmer hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Unterlagen gemäß § 53 VgV sicherzustellen.

3. Auf dem verschlossenen Umschlag ist auf der Vorderseite deutlich erkennbar folgender Test anzubringen: „Teilnahmeantrag“ für die IKK Südwest über die Beschaffung einer elektronischen Aktenlösung“. Nicht verschlossene Unterlagen bzw. nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete Unterlagen können zum Angebotsausschluss führen.

4. Der Kriterienkatalog (als ausgefüllte Exceldatei) sowie die Mitarbeiterprofile und Projektreferenzen (Word- oder PDF-Dateien) sind zusätzlich elektronisch auf einem Datenträger (USB-Stick) einzureichen.

5. Zu II.2.7) Laufzeitregelung basiert auf folgenden Grundlagen: Verknüpfung mit BITMARCK_21c|ng; Umstellung des gesamten operativen Schriftverkehrs; Anbindung an Output- und Inputmanagement und sämtliche Druckprozesse; Schulung aller Mitarbeiter; Einzug in neues Verwaltungsgebäude voraussichtlich 2019.

Durch die lange Laufzeit soll ein erhöhtes Ausfallrisiko bei einem erneuten Austausch der Software minimiert werden. Ein Austausch bedeutet in diesem Fall Lahmlegung des kompletten operativen Geschäftsbetriebs mit gleichzeitiger Gefahr für die Sicherstellung des Versorgungsauftrags der Versicherten; ggf. Vermögensschäden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Rügefristen ergeben sich aus § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1-4 GWB. Sollten Sie eine Rüge erheben, die die Auftraggeberin zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ergänzend wird auf §§ 101a, 101b GWB ausdrücklich hingewiesen.

Quelle: OJS 2017/S 061-113648 (2017-03-23)

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