Beschaffung einer Personalverwaltungssoftware

Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin

Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) in Hamburg ist das größte Institut für Tropenmedizin Deutschlands und beschäftigt ca. 250 Beschäftigte. Es ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft.
Die international anerkannte Forschungseinrichtung verfügt über eine Labordiagnostik, betreibt gemeinsam mit dem Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf eine Ambulanz und besitzt eine eigene Verwaltungsstruktur.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Personalverwaltungssoftware, die zum 2. Quartal 2018 eingeführt werden soll.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-11-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-10-04.

Wer?

• Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-10-04	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2017-10-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Referenznummer: BNI-VV 011/2017
Kurze Beschreibung:

Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) in Hamburg ist das größte Institut für Tropenmedizin Deutschlands und beschäftigt ca. 250 Beschäftigte. Es ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Die international anerkannte Forschungseinrichtung verfügt über eine Labordiagnostik, betreibt gemeinsam mit dem Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf eine Ambulanz und besitzt eine eigene Verwaltungsstruktur. Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Personalverwaltungssoftware, die zum 2. Quartal 2018 eingeführt werden soll.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin
Postanschrift: Bernhard-Nocht-Straße 74
Postleitzahl: 20359
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: https://www.bnitm.de/ 🌏
E-Mail: kwagner-cardenal@goerg.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YMGY0B2 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YMGY0B2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-10-04 📅
Einreichungsfrist: 2017-11-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-10-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 192-393858
ABl. S-Ausgabe: 192
Zusätzliche Informationen

Zu Ziffer II.2.10): Varianten/ Alternativangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten bleibt vorbehalten. Zu Ziffer II.2.11): Optionen sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Optionen bleibt vorbehalten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die international anerkannte Forschungseinrichtung verfügt über eine Labordiagnostik, betreibt gemeinsam mit dem Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf eine Ambulanz und besitzt eine eigene Verwaltungsstruktur.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Personalverwaltungssoftware, die zum 2. Quartal 2018 eingeführt werden soll.

Gegenstand der Ausschreibung sind wesentliche Komponenten einer umfassenden Personalverwaltungssoftware. Die Personalverwaltungssoftware muss die folgenden allgemeinen Anforderungen erfüllen:

— Software as a Service (SaaS);

— Webbasierter Zugriff auf alle Bereiche der Software;

— Zugang von außerhalb des Netzwerkes des BNITM;

— Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit, u.a. sollen die unten genannten Funktionen idealerweise alle in einer Anwendung enthalten sein;

— Sicherheit und Datenschutz durch Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und Zertifizierungen (z. B. IDW PS 951 und „Software Hosted in Germany“);

— ASP-Preismodell;

— Umfassender und direkter Support ohne Nutzung eines Callcenters werktags zwischen 8:00 und 17:00 Uhr; außerhalb dieser Zeiten Ticketsystem und Remoteunterstützung.

Darüber hinaus muss die Personalverwaltungssoftware die folgenden Anforderungen erfüllen:

— Lohn- und Gehaltsabrechnung;

— Personalkostencontrolling;

— Statistiken und Auswertungen;

— Personalzeitwirtschaft und Projektzeiterfassung;

— Workflow und Urlaubsverwaltung;

— Personalmanagement (elektronische Personalakte, Self Service-Portal für Beschäftigte, Skillmanagement, Zeugnis-/ Formulargenerator);

— Reisekostenabrechnung (optional);

— Bewerbermanagement (optional).

Einzelheiten zu den Leistungen und Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

Dauer: 72 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag zur Beschaffung und Einrichtung der Personalverwaltungssoftware kann bis zu 2-Mal um jeweils ein Jahr verlängert werden. Weitere Informationen zu den Verlängerungsoptionen enthalten die Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Optionen: Angaben zu etwaigen Optionen enthalten die Vergabeunterlagen.
Zusätzliche Informationen:

Zu Ziffer II.2.10): Varianten/ Alternativangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten bleibt vorbehalten.

Zu Ziffer II.2.11): Optionen sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Optionen bleibt vorbehalten.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: BNITM; Bernhard-Nocht-Str. 74; 20359; Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich.

Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5)). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:

PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV. Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten.

PL2. Eigenerklärung mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen- Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.

PL3. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes und von einer Krankenkasse (diejenige, bei der die meisten Mitarbeiter des Bewerbers versichert sind), dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern sowie Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß beigekommen ist (Nachweise; Kopien sind ausreichend, auch wenn die Gültigkeit der Bescheinigung auf das Original beschränkt ist; das Ausstellungsdatum darf nicht älter als sechs Monate sein), ggf. Bescheinigung für das beherrschende Unternehmen.

Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft.

Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich das BNITM für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

WL1. Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.

WL2. Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.

BNITM behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.

Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von BNITM für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich das BNITM für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

TL1. Jährliches Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich, nachzuweisen durch eine entsprechende Eigenerklärung (Aufschlüsselung kaufmännisch, technisch, sonstiges) in den letzten 3 Jahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.

TL2. Berufliche Leistungsfähigkeit, nachzuweisen durch Darlegung von mindestens drei Referenzprojekten über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen in Bezug auf den zu vergebenden Auftrag (Bereitstellung und ggf. Einrichtung von Personalverwaltungssoftware mit den in dem Referenzbogen der Bewerbungsunterlagen genannten Angaben) in den letzten maximal 3 Jahren (Eigenerklärung). Mindestens eine Referenz sollte nach Möglichkeit die Beratung der öffentlichen Hand bei der Einführung einer Personalverwaltungssoftware zum Gegenstand haben. Bitte fügen Sie Beschreibungen des Auftrags bei, aus denen sich die Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag ableiten lässt. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Bewerbungsunterlagen möglichst mit allen dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit. Im Fall von Bietergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bietergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. BNITM kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

1. Die am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bieter haben im Laufe des Verhandlungsverfahrens eine Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG) abzugeben. Das in den später ausgehändigten Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt ist zwingend zu verwenden.

2. Es wird darauf hingewiesen, dass sich diese Eigenerklärung hinsichtlich der Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns nach § 5 Abs. 1 HmbMinLohnG nicht auf Beschäftigte bezieht, die bei einem Bieter oder Nachunternehmer im EU-Ausland tätig sind und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland erbringen.

3. Auf die Bestimmungen der §§ 3, 5, 7 Abs. 2 und § 10 HmbVgG bei der evtl. Einbindung von Nachunternehmern wird hingewiesen.

4. In den Vergabeunterlagen, insbesondere dem Vertragswerk, sind Vertragsanpassungsklauseln vorgesehen. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet.

Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 30 % (Leistungsfähigkeit) zu 70 % (Fachkunde). Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2) (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3) (TL1 und TL2) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt. Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden (Punkte)Skala/Notenstufen.

Pro Eignungskriterium (Leistungsfähigkeit und Fachkunde) werden bis zu 10 Bewertungspunkte vergeben:

— 10 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung hervorragend geeignet;

— 8 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung gut geeignet;

— 6 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung hinreichend geeignet;

— 4 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung ausreichend geeignet;

— 2 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung lediglich hinsichtlich einzelner Aspekte geeignet.

Im Bereich zwischen 2 und 10 Punkten können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (3 P., 5 P., 7 P., 9 P.), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunter liegenden geraden Punktezahl zugeordnet werden. Eine Bewertung eines Eignungskriteriums mit 0 Punkten würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat. Die Gesamtbewertung erfolgt pro Teilnahmeantrag, indem die Punktzahl pro Eignungskriterium mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor multipliziert und dann addiert wird. Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um die Zuschlagskriterien.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-11-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung des öffentlichen Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Thomas Strebel
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YMGY0B2 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Postanschrift: Dammtorstraße 12
Postleitzahl: 20354
Kontaktperson: Kersten Wagner-Cardenal
Telefon: +49 40500360480 📞
Fax: +49 40500360444 📠
Land: Hamburg 🏙️
Internetadresse: http://www.goerg.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des BNITM erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden.

2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 27.10.2017 an folgenden E-Mail-Adressen gerichtet werden: kwagner-cardenal@goerg.de sowie gleichzeitig ojauch@goerg.de. BNITM behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.

3. Es ist beabsichtigt, den ausgewählten Bietern zu Beginn des Verhandlungsverfahrens u.a. eine Leistungsbeschreibung sowie einen Vertragsentwurf mit einem Preisblatt zukommen zu lassen, die sie als Angebot einzureichen haben. Teil des Angebots soll zudem ein Konzept des Bieters zur Behebung von Störfällen sein. Sodann werden die Bieter zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen, indem sie auch die/den vorgesehene(n) Projektleiter/in vorzustellen haben.

4. Die Verhandlungsgespräche sind für die 3. oder 4. KW 2018 vorgesehen.

5. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass BNITM keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.

6. BNITM behält sich vor, unvollständige oder fehlende Nachweise und Unterlagen kurzfristig nachzufordern. Die Bewerber können jedoch nicht auf das Nachfordern vertrauen.

7. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind (vgl. § 7 Abs. 1 HmbVgG). BNITM kann Ausnahmen zulassen.

8. BNITM behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind – soweit rechtlich zulässig – ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.

9. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGY0B2.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde – Organisation und Zentrale Dienste – Grundsatzangelegenheiten (Abtlg. 11)
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 40428231448 📞
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Fax: +49 40428232020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

— § 134 Abs. 2 GWB – Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

— Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2017/S 192-393858 (2017-10-04)

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