Beschaffung und Pflege einer Software zur Digitalisierung der Personalprozesse

AOK Bundesverband GbR

Beschaffung und Pflege einer Software zur Digitalisierung der Personalprozesse.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-09-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-08-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• aconso AG

Wer?

• AOK Bundesverband GbR

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-08-18	Auftragsbekanntmachung
2017-10-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2018-03-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-08-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 2017-08-18-MEH-LEN
Kurze Beschreibung: Beschaffung und Pflege einer Software zur Digitalisierung der Personalprozesse.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Bundesverband GbR
Postanschrift: Rosenthaler Str. 31
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.aok.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bv.aok.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YDKYCRZ 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YDKYCRZ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-08-18 📅
Einreichungsfrist: 2017-09-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-08-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 160-330634
ABl. S-Ausgabe: 160
Zusätzliche Informationen
Bieter sind nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zur Umsetzung der Kerngeschäftsprozesse im Personalwesen setzen alle AOKen SAP-HCM ein. Die Personalprozesse sind in den einzelnen AOKen teils dezentral als auch zentral organisiert. Die dezentralen Einheiten an verschiedenen Standorten verfügen über eigene Personalbereiche. Über Employee Self-Services (ESS)-Szenarien werden einige Personalprozesse bereits abgewickelt. Darunter können je nach AOK beispielsweise die (positive) Zeitwirtschaft, Urlaubsbeantragungen, Dienstreiseabrechnungen, die Anzeige von Entgeltnachweisen und Lohnsteuerbescheinigungen fallen. Die elektronische Personalakte auf Basis SAP Re-cordmanagement ist bereits bei einigen AOKen implementiert.

Zielsetzung ist durch den Einsatz moderner Informationstechnologie den Ablauf der Personalgeschäftsprozesse für alle Mitarbeiter der AOK-Gemeinschaft zu verbessern, indem Dokumente, E-Mails oder elektronische Belege an einer zentralen Umgebung zugänglich gemacht und in den Prozesskontext eingebunden werden. Durch die Verbindung von Dokumentenmanagement und Prozessmanagement über die Steuerung von Geschäftsprozessen, mit einer Workflowverwaltung soll die Qualität erhöht und die Prozessdurchlaufzeit verkürzt werden.

Dadurch sollen die Prozessbeteiligten entlastet werden. Gleichzeitig soll die Transparenz über den Status und Fortschritt eines Antrags für alle beteiligten Stellen gesteigert werden.

Zu den Prozessen gehören einfache Genehmigungsprozesse aber auch komplexe Prozesse, die unterschiedliche Dokumente verwenden und mehrere Abteilungen durchlaufen.

Der Anbieter muss neben der Bereitstellung der Software auch für die Projektplanung – Projektumsetzung – Projektleitung verantwortlich sein.

Dauer: 48 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Einheitliche Europäische Eigenerklärung [EEE] mit Angaben in Teil II Abschnitte A bis D, Teil III und Teil IV Abschnitt A sowie Erklärung zur Eintragung in ein Berufs- und/oder Handelsregister.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 07:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-11-24 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-09-19 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 07:30
Ort des Eröffnungstermins: AOK-Bundesverband GbR, Rosenthaler Str. 31,10178 Berlin.
Zusätzliche Informationen: Bieter sind nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Bayern – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Carl-Wery-Str. 28
Postort: München
Postleitzahl: 81739
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Bremen/Bremerhaven
Postanschrift: Bürgermeister-Smidt-Str. 95
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Hessen – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Basler Straße 2
Postort: Bad Homburg
Postleitzahl: 61352
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Niedersachsen – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Hildesheimer Straße 273
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30519
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Nordost – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Behlertstr.33a
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14467
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Nordwest – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Kopenhagener Straße 1
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44269
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK PLUS – Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen
Postanschrift: Sternplatz 7
Postort: Dresden
Postleitzahl: 01067
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Rheinland-Hamburg – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Kasernenstraße 61
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40213
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Rheinland-Pfalz-Saarland – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Virchowstr. 30
Postort: Eisenberg
Postleitzahl: 67304
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Sachsen-Anhalt – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Lüneburger Str. 4
Postort: Magdeburg
Postleitzahl: 39106
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kubus IT GbR
Postanschrift: Karl-Marx-Straße 7a
Postort: Bayreuth
Postleitzahl: 95444
Name des öffentlichen Auftraggebers: ITSCare
Postanschrift: Palleskestraße 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 65929
Kontakt
Internetadresse: www.aok.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YDKYCRZ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKYCRZ.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.

"(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden.Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."

§ 135 GWB Unwirksamkeit.

"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:

1. gegen § 134 verstoßen hat..."

§ 160 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."

§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.

"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.

(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

Quelle: OJS 2017/S 160-330634 (2017-08-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-10-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2017-10-12-MEH-LEN-Aufhebung
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-10-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-10-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 202-416579
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 160-330634
ABl. S-Ausgabe: 202
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKY0V9.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung und Pflege einer Software zur Digitalisierung der Personalprozesse. Durch den Einsatz moderner Informationstechnologie soll der Ablauf der Personalgeschäftsprozesse für alle Mitarbeiter der AOK-Gemeinschaft verbessert werden.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Gewichtung des Preises: 40

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es wird auf §§ 63, 134 und 160 VgV verwiesen.
Quelle: OJS 2017/S 202-416579 (2017-10-17)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-03-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2017-12-13-MEH-VV(2)-LEN-BvA
Kurze Beschreibung: Beschaffung und Pflege einer Software zur Digitalisierung der Personalprozesse
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK-Bundesverband GbR führt das Vergabeverfahren in eigenem Namen und im Auftrag der unten genannten Auftraggeberinnen durch.
Postanschrift: Rosenthaler Straße 31

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 056-124329
ABl. S-Ausgabe: 56
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKYAXD

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zur Umsetzung der Kerngeschäftsprozesse im Personalwesen setzen alle AOKs SAP-HCM ein. Die Personalprozesse sind in den einzelnen AOKs teils dezentral als auch zentral organisiert. Die dezentralen Einheiten an verschiedenen Standorten verfügen über eigene Personalbereiche. Über Employee Self-Services (ESS)-Szenarien werden einige Personalprozesse bereits abgewickelt. Darunter können je nach AOK beispielsweise die (positive) Zeitwirtschaft, Urlaubsbeantragungen, Dienstreiseabrechnungen, die Anzeige von Entgeltnachweisen und Lohnsteuerbescheinigungen fallen. Die elektronische Personalakte auf Basis SAP-Recordmanagement ist bereits bei einigen AOKs implementiert.

Der Anbieter muss neben der Bereitstellung der Software auch für die Projektplanung – Projektumsetzung -Projektleitung verantwortlich sein.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-02-28 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postleitzahl: 87139
Land: Bayern 🏙️
Bremen 🏙️
Postanschrift: Basler Str. 2
Land: Hessen 🏙️
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK – Die Gesundheitskasse für Niedersachsen
Postanschrift: Hildesheimer Str. 273
Land: Niedersachsen 🏙️
Postanschrift: Behlehrstr. 33a
Land: Brandenburg 🏙️
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK NordWest – Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Kopenhagener Str. 1
Land: Nordrhein-Westfalen 🏙️
Sachsen 🏙️
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Rheinland/Hamburg – Die Gesundheitskasse
Land: Sachsen-Anhalt 🏙️
Rheinland-Pfalz 🏙️
Postanschrift: Karl-Marx-Str. 7a
Name des öffentlichen Auftraggebers: ITS Care GbR
Postanschrift: Palleskestr. 1
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle, Melanie von Lennep

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: +49 22894990 📞
Quelle: OJS 2018/S 056-124329 (2018-03-19)

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