Dienstleistungen von Seminarhotels/Region West

Kurze Beschreibung

In der gesamten Region West werden insgesamt ca. 300 Seminare geplant, verteilt auf das gesamte Jahr. Davon sind ca. 100 Seminare Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Mit dieser Ausschreibung wird für das Jahr 2019 ein Hotel als Rahmenvertragspartnerin/Rahmenvertragspartner gesucht, die/der die Übernachtung der Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer und Dozentinnen und Dozenten, die Bereitstellung von Seminar- und Gruppenarbeitsräumen inklusive Veranstaltungsservice sowie die gastronomische Versorgung der Seminarteilnehmenden und Dozentinnen und Dozenten für insgesamt ca. 100 Seminare im Jahr in der nachfolgend beschriebenen Postleitzahlenregion gewährleisten.
Bei dem ausgeschriebenen Postleitzahlengebiet handelt es sich um Teile Nordrhein-Westfalens und Hessens. Durch diese Einteilung bleibt der Verwaltungsaufwand für die Auftraggeberin zumutbar, denn auch die Zuständigkeitsbereiche der Bezirksstellen und Aufsichtspersonen der BGW orientieren sich am Postleitzahlensystem.

Beschreibung der Beschaffung

Bei dem ausgeschriebenen Postleitzahlengebiet handelt es sich um Teile Nordrhein-Westfalens und Hessens.
Es wird dementsprechend ein Hotel als Rahmenvertragspartnerin/Rahmenvertragspartner gesucht. Die Bieterin/der Bieter/die Bietergemeinschaft kann ausschließlich ein Angebot, wenn das Hotel der Bieterin/des Bieters/der Bietergemeinschaft in diesem PLZ-Bereich liegt.
Die Seminare werden von der Auftraggeberin in der Regel mit 18-22 Teilnehmerinnen und -teilnehmern und 2 Dozentinnen und Dozenten durchgeführt. Die Auftraggeberin setzt eine Mindestanzahl von 10 Teilnehmenden pro Seminar voraus. Unterhalb dieser Grenze wird das Seminar storniert. Die nachfolgenden Darstellungen gehen daher von einer Anzahl von je 22 Teilnehmenden und je 2 Dozierenden aus. Die Seminare werden hauptsächlich 3-tägig durchgeführt (Mo – Mi und Mi – Fr); vereinzelt werden 1-, 2-, 4- oder 5-tägige Seminare angeboten. Es sollen bis zu 2 Seminarzüge parallel durchgeführt werden können.

Zusätzliche Informationen

Die Auftraggeberin behält sich im Sinne einer einseitigen Vertragsverlängerungsoption vor, den Rahmenvertrag jährlich um 1 Jahr bis maximal einschließlich 2022 zu verlängern.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Teilnahmebedingungen
1.1 Befähigung zur Berufsausübung (Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister);
1.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
(1) Angabe der erzielten Jahresumsätze in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren;
(2) Angabe des erzielten Umsatzes mit Leistungen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags;
(3) Abschluss einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über den Betrag von 2 000 000 EUR als Mindeststandard
1.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
(1) Abgabe einer Erklärung mit der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Jahren (festangestellte Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter);
(2) Aufführen geeigneter Referenzen aus den letzten 3 Jahren.
Siehe im Einzelnen die Vergabeunterlagen.

1. Der Auftrag kann nur an Unternehmen vergeben werden, die nicht gem. § 123 GWB ausgeschlossen werden. Jeder Bieter hat eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben, aus der ersichtlich wird, dass keiner der dort genannten Gründe vorliegt. Sofern ein oder mehrere Ausschlussgründe der vorgenannten Vorschrift vorliegen, sind hierzu nähere Angaben (genauere Umstände, ggf. Durchführung von Selbstreinigungsmaßnahmen) zu machen, um der Auftraggeberin die Entscheidung über den Ausschluss zu ermöglichen;
2. Der Auftrag kann nur an Unternehmen vergeben werden, die ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen sind. Jeder Bieter hat eine Eigenerklärung über die Einhaltung dieser Verpflichtungen abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. der tariflichen Sozialkasse zu fordern;
3. Die Auftraggeberin kann ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens ausschließen, wenn einer der in § 124 Abs. 1 GWB benannten Gründe vorliegt. Jeder Bieter hat eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben, aus der ersichtlich wird, dass keiner der dort genannten Gründe vorliegt. Sofern ein oder mehrere der Ausschlussgründe in der vorgenannten Vorschrift vorliegen, sind hierzu nähere Angaben (genauere Umstände, ggf. Durchführung von Selbstreinigungsmaßnahmen) zu machen, um der Auftraggeberin die Entscheidung über den Ausschluss zu ermöglichen;
4. Nach Maßgabe des § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG und § 21 SchwarzArbG sind Unternehmen nach pflichtgemäßen Ermessen des öffentlichen Auftraggebers vom Vergabeverfahren auszuschließen, wenn einer der dort genannten Gründe vorliegt. Demnach hat jeder Bieter eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben, aus der ersichtlich wird, dass keiner der dort genannten Gründe vorliegt. Sofern doch einer der dort genannten Gründe vorliegt, sind nähere Angaben zu machen, um der Auftraggeberin die Entscheidung über den Ausschluss zu ermöglichen;
5. Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und/oder finanziellen und/oder technischen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritter/Nachunternehmer) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall hat der Bieter die Leistungsteile/Einsatzbereiche in seinem Angebot zu bezeichnen, die eingesetzten Dritten/Nachunternehmer zu benennen und zusätzlich zu den von ihm geforderten Angaben Erklärungen und Nachweise für diese Dritten/Nachunternehmer in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bieter auf die Fähigkeiten der Dritten/Nachunternehmer zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft. Von diesen Nachunternehmern/Dritten ist jeweils eine Erklärung vorzulegen, dass die in Ziff. VI.3 Nr. 1 bis 4) dieser Bekanntmachung genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen und sie im Auftragsfall für die Durchführung mit den erforderlichen Mitteln zur Verfügung stehen („Verpflichtungserklärung des Dritten/Nachunternehmers“). Dies gilt ausdrücklich auch für den Zugriff auf Gesellschaften im Konzernverbund des Bieters, sofern diese rechtlich selbstständig sind. Der/die benannten Dritten/Nachunternehmen sind für die Leistungserbringung in dem Umfang einzusetzen, in dem sich der Bieter auf die berufliche Befähigung und/oder Erfahrung beruft;
6. Bietergemeinschaften beachten bitte auch die Anforderungen gemäß III.2.2) Nr. 2 dieser Bekanntmachung. Im Übrigen gelten die Anforderungen dieser Bekanntmachung, insbesondere Ziffer III., VI.3, auch für Bietergemeinschaften;
7. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zum Gegenstand des Auftrags sind ausschließlich per E-Mail über die Kommunikationsfunktion von subreport-ELViS an die Auftraggeberin zu richten. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist bei der genannten Stelle eingegangen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Einlegung von Rechtsbehelfen besteht Antragsfrist von 15 KT nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung. Es gelten u. a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB): § 134 Informations- und Wartepflicht:
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 KT nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 KT. Die Frist beginn am Tag nach der Absendung der Information durch den AG; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
§ 135 Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
a. gegen § 134 verstoßen hat oder,
b. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 KT nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzungen seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
a. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn KT gerügt hat; Ablauf der Frist § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
b. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem AG gerügt werden,
c. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.