Digitalisierung der Baugenehmigungsakten des Landkreises Osterholz

Landkreis Osterholz

Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit digitalen Baugenehmigungsakten. Bis 31.12.2019 müssen alle noch bestehenden Papierakten (ca. 114 000 Akten) digitalisiert, elektronisch archiviert und vernichtet werden. Die Digitalisierung und Archivierung haben dabei so zu erfolgen, dass alle Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt werden und dass alle digitalisierten Papierakten, die nicht aus rechtlichen oder historischen Gründen im Original aufzubewahren sind, vernichtet werden. Eine Besonderheit stellt das Scannen von großen Plänen dar.
Folgende Arbeitsschritte werden vom ausgeschriebenen Scan-Prozess umfasst:
Titel 1: Abholung und Transport,
Titel 2: Scannen und Abbildkontrolle,
Titel 3: Begleitende Arbeiten,
Titel 4: Rücklieferung,
Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage,
Titel 6: Vernichtung,
Titel 7: Scanning on Demand.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-03-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-02-10.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ulshöfer IT GmbH + Co KG

Wer?

• Landkreis Osterholz

Wie?

• Computertabellierung › Stapelverarbeitung
• Datenverarbeitung › Datenbereitstellung
• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Lüneburg › Osterholz

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-02-10	Auftragsbekanntmachung
2017-07-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-02-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 2017000183
Kurze Beschreibung:

Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit digitalen Baugenehmigungsakten. Bis 31.12.2019 müssen alle noch bestehenden Papierakten (ca. 114 000 Akten) digitalisiert, elektronisch archiviert und vernichtet werden. Die Digitalisierung und Archivierung haben dabei so zu erfolgen, dass alle Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt werden und dass alle digitalisierten Papierakten, die nicht aus rechtlichen oder historischen Gründen im Original aufzubewahren sind, vernichtet werden. Eine Besonderheit stellt das Scannen von großen Plänen dar. Folgende Arbeitsschritte werden vom ausgeschriebenen Scan-Prozess umfasst: Titel 1: Abholung und Transport, Titel 2: Scannen und Abbildkontrolle, Titel 3: Begleitende Arbeiten, Titel 4: Rücklieferung, Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage, Titel 6: Vernichtung, Titel 7: Scanning on Demand.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Osterholz 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Osterholz
Postanschrift: Osterholzer Straße 23
Postleitzahl: 27711
Postort: Osterholz-Scharmbeck
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-osterholz.de/ausschreibungen 🌏
E-Mail: vergabe@landkreis-osterholz.de 📧
Telefon: +49 4791930-409 📞
Fax: +49 4791930-316 📠
URL der Dokumente: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏
URL der Teilnahme: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-02-10 📅
Einreichungsfrist: 2017-03-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-02-15 📅
Datum des Beginns: 2017-08-01 📅
Datum des Endes: 2019-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 032-057835
ABl. S-Ausgabe: 32

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Folgende Arbeitsschritte werden vom ausgeschriebenen Scan-Prozess umfasst:

Titel 1: Abholung und Transport,

Titel 2: Scannen und Abbildkontrolle,

Titel 3: Begleitende Arbeiten,

Titel 4: Rücklieferung,

Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage,

Titel 6: Vernichtung,

Titel 7: Scanning on Demand.

Digitalisierung von ca. 114.000 Bauakten

Titel 1: Abholung und Transport

Titel 2: Scannen und Abbildkontrolle

Titel 3: Begleitende Arbeiten

Titel 4: Rücklieferung

Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage

Titel 6: Vernichtung

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 000 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 27711 Landkreis Osterholz.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister (nicht älter als 15.3.2016),

— Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung, Anzahl an technischen Mitarbeitenden

an diesem Standort),

— Eigenerklärung Datenverarbeitung/Verbindlichkeit (Formblatt 2),

— Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 000 000 für Sach- und 3

000 000 für Personenschäden je Schadensfall (Formblatt 3),

— Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 15.9.2016),

— Eigenerklärung zu § 123 GWB (Formblatt 4),

— Eigenerklärung AentG (Formblatt 5),

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Nachweis zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind,

— Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern (Finanzamt) (nicht älter als 31.1.2017),

— Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 Kalenderjahre (mit Formblatt VHB 124). Es wird ein

Mindestumsatz in Höhe von 2 000 000 EUR/Jahr verlangt /§ 45 I Nr. 1 VgV). Der Mindestumsatz kann auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. mit Nachunternehmen gemeinsam erbracht werden.

Eine einheitliche Europäische Eigenerklärung zu den vorgenannten Eignungsanforderungen wird als vorläufiger Beleg der Eignung akzeptiert (§§ 48, 50 VgV).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Referenzliste vergleichbarer Projekte hinsichtlich der Projektgröße (Menge digitalisierter Akten) der letzten 3 Jahre (Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonkontakt (Formblatt 8);

— Qualitätszertifizierung des Bieterunternehmens;

— Aktuelles Zertifikat nach DIN EN ISO 9001:2008;

— Nachweis, dass das Schriftgut gemäß DIN ISO 66 399-3 nach Sicherheitsstufe 3 oder 4 vernichtet wird;

— Eigenerklärung (Formblatt), dass alle Projektmitarbeitenden nach BDSG (Verpflichtungserklärung nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes zur Wahrung des Datengeheimnisse) verpflichtet werden und im Fall der Auftragserteilung bereit sind, diese Verpflichtung auch nach NDSG vorzunehmen;

— Eigenerklärung Datenschutz (Vereinbarung zum Datenschutz, Formblatt);

— Nachweis eines firmeneigenen Kurierdienstes oder Vorlage einer entsprechenden Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft für den Transport bzw. zur Beauftragung eines Nachunternehmens für den Transport der Akten;

— Erklärung (formlos), dass ein baurechtlich zulässiges Aktenlager für mind. 15 000 Akten mit Zugangsschutz, Sicherheitsdienst, Kameraüberwachung, Brandmeldeanlage für die Leistungserbringung genutzt wird;

— Erklärung (formlos), dass das Betriebsgelände und der Bereich zur Aktenvernichtung gesichert sind.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Bei Angebotsabgabe hat der Bieter gemäß § 4 Abs. 1 NTVergG zu erklären, dass er seinen Arbeitnehmern bei der Ausführung der Leistung (innerhalb des Gebietes der BRD) mindestens ein Mindestentgelt nach den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (derzeit 8,84 EUR) zahlt bzw. mindestens ein Mindestentgelt entsprechend der Vorgaben des Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), der auf Grundlage des AEntG oder AÜG erlassenen Rechtsverordnungen sowie aus einem auf Grundlage von § 5 des Tarifvertragsgesetzes (TVG) für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag (§ 4 Abs. 1 Nr. 1 sowie §§ 5, 6 AentG – Bauhaupt- und Baunebengewerbe -) zahlt. Dies gilt auch für evtl. eingesetzte Nachunternehmer (§ 13 NTVergG).

Die Leistungen dürfen aus Gründen des Datenschutzes, der Datensicherheit und der Datenintegrität nur innerhalb der eigenen Geschäftsräume des Auftragnehmers innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) ausgeführt werden.

Verfahren
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl der Bewerber erfolgt anhand der vorgelegten Referenzen. Der Bieter hat eine Referenzliste vergleichbarer Projekte hinsichtlich der Projektgröße (Menge digitalisierter Akten) der letzten 3 Jahre (Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonkontakt (Formblatt 8) einzureichen.

Es erfolgt eine Bewertung der Angaben nach folgenden Kriterien: Es sind drei Referenzprojekte vollständig mit dem Formblatt aufzuführen. Mehr als drei Projekte haben keine Bedeutung für die Bewertung. Die Referenzen werden in die nachfolgenden Kategorien eingeordnet. Es können maximal 9 Punkte erreicht werden.

A. Kann eine Projektreferenz zur Digitalisierung mit mehr als 20 000 Akten bezogen auf Baugenehmigungsakten vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Referenzprojekt 3 Punkte. Es können also max. 9 Punkte hierbei erreicht werden.

B. Kann eine Projektreferenz zur Digitalisierung mit mehr als 20 000 Akten (keine Baugenehmigungsakten), in denen Pläne in der Größe größer DIN A 3 gescannt wurden, vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Referenzprojekt 2 Punkte. Es können also max. 6 Punkte hierbei erreicht werden.

C. Kann eine Projektreferenzen zur Digitalisierung von mindestens 20 000 Akten (keine Baugenehmigungsakten, keine Pläne größer DIN A3) vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Referenzprojekt 1 Punkt. Es können also max. 3 Punkte hierbei erreicht werden.

Erreichen mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl und würde damit die Zahl der aufzufordernden Unternehmen 5 übersteigen, ist bei den Bewerbern mit gleicher Punktzahl zunächst die Menge der gescannten Baugenehmigungsakten (A) der 3 aufgeführten Referenzprojekte ausschlaggebend für die Auswahl der Unternehmen, die in die engere Wahl kommen. Im zweiten Schritt ist die Menge der gescannten Akten mit Plänen in der Größe größer DIN A 3 (B) maßgebend.

Im dritten Schritt ist die Menge der gescannten Akten (C) ausschlaggebend.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-04-10 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Sonström, Doris
Internetadresse: www.landkreis-osterholz.de/ausschreibungen 🌏
Dokumente URL: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Lüneburg beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131150 📞
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Fax: +49 41312943 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB hat der Antragsteller den Verstoß gegen die Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Erkennen des Verstoßes gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag gegenüber der Vergabekammer unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Im Übrigen gelten die §§ 160, 161 GWB.

Quelle: OJS 2017/S 032-057835 (2017-02-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-07-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit digitalen Baugenehmigungsakten. Bis 31.12.2019 müssen alle noch bestehenden Papierakten (ca. 114 000 Akten) digitalisiert, elektronisch archiviert und vernichtet werden. Die Digitalisierung und Archivierung haben dabei so zu erfolgen, dass alle Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt werden und dass alle digitalisierten Papierakten, die nicht aus rechtlichen oder historischen Gründen im Original aufzubewahren sind, vernichtet werden. Eine Besonderheit stellt das Scannen von großen Plänen dar. Folgende Arbeitsschritte werden vom ausgeschriebenen Scan-Prozess umfasst: Titel 1: Abholung & Transport, Titel 2: Scannen & Abbildkontrolle, Titel 3: Begleitende Arbeiten, Titel 4: Rücklieferung, Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage, Titel 6: Vernichtung, Titel 7: Scanning on Demand.

Gesamtwert des Auftrags: 455 596 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 142-292671
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 032-057835
ABl. S-Ausgabe: 142

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Titel 1: Abholung & Transport,

Titel 2: Scannen & Abbildkontrolle,

Digitalisierung von ca. 114 000 Bauakten

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-07-24 📅
Quelle: OJS 2017/S 142-292671 (2017-07-24)

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