Digitalisierung von Kompaktkassetten

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort sukzessive ihren Bestand an Kompaktkassetten digitalisieren zu lassen. Der Bestand umfasst rund 50 000 Kompaktkassetten mit etwa 2 000 000 Minuten Laufzeit. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzenden der DNB in den Lesesälen sowie, soweit urheberrechtlich möglich, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden.
Ziel ist eine unbegleitete, möglichst verlustfreie, originalgetreue und qualitätsgesicherte Digitalisierung der Kompaktkassetten. Das Ergebnis soll ein Ersatzoriginal des Ausgangsmaterials sein, qualitative Veränderungen sind im Prozedere ausdrücklich nicht vorgesehen, da es sich um eine Maßnahme zur Bestandssicherung handelt.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.9.2017 zu beginnen. Die Laufzeit für zunächst rund 28.000 Kassetten wird mit 24 Monaten angesetzt. Die Auftraggeberin behält sich als Option zwei Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Kompaktkassetten in entsprechendem monatlichem Umfang digitalisieren zu lassen (Option 1).
Zudem behält sich die Auftraggeberin die Option auf Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV vor (Option 2).
Mengengerüst:
September 2017 – November 2017: 2 000 Kompaktkassetten (Abrechnung bis 30.11.2017);
Dezember 2017: 1 000 Kompaktkassetten;
Januar 2018 – Dezember 2018: 15 000 Kompaktkassetten;
Januar 2019 – August 2019: 10 000 Kompaktkassetten;
Weitere Kompaktkassetten ggf. im Rahmen von Option 1.
Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB in Leipzig. Die ersten 2 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund von Mängeln an der erbrachten Dienstleistung jederzeit möglich.
Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:
| Einrichtung von Digitalisierungs-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig;
| Digitalisierung der Kompaktkassetten;
| Erzeugung von Metadaten;
| Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten;
| Einräumung einer Möglichkeit für die Auftraggeberin, laufend eigene Qualitätssicherungsmaßnahmen durchzuführen sowie ggf. die Digitalisate und Metadaten zu reklamieren, inklusive Statistik zum Digitalisierungsfortschritt;
| Nach der Abnahme: Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem;
| Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter ein fester Ansprechpartner [Projektleiter] für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-05-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-04-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Sonstige gemeinschaftliche, soziale und persönliche Dienste › Diverse Dienstleistungen

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-04-19	Auftragsbekanntmachung
2017-08-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2021-10-13	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2017-04-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Diverse Dienstleistungen
Menge oder Umfang:

Digitalisierung von rund 50.000 Kompaktkassetten mit etwa 2 Millionen Minuten Laufzeit.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Diverse Dienstleistungen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: m.stefan@dnb.de 📧
Telefon: +49 6915252302 📞
Fax: +49 6915252002 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-04-19 📅
Einreichungsfrist: 2017-05-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-04-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 078-151488
ABl. S-Ausgabe: 78
Zusätzliche Informationen

Die aktuellen Vergabeunterlagen sind über die Homepage der Auftraggeberin unter folgender Internetadresse erhältlich: http://www.dnb.de/DE/Aktuell/Ausschreibungen/ausschreibungen_node Die Bewerber sind verpflichtet, sich eigenverantwortlich bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist auf der zuvor genannten Internetseite zu informieren, ob Erläuterungen, Änderungen oder Aktualisierungen in den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. Es wird darauf hingewiesen, dass alle veröffentlichten Erläuterungen, Änderungen bzw. Aktualisierungen Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel ist eine unbegleitete, möglichst verlustfreie, originalgetreue und qualitätsgesicherte Digitalisierung der Kompaktkassetten. Das Ergebnis soll ein Ersatzoriginal des Ausgangsmaterials sein, qualitative Veränderungen sind im Prozedere ausdrücklich nicht vorgesehen, da es sich um eine Maßnahme zur Bestandssicherung handelt.

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.9.2017 zu beginnen. Die Laufzeit für zunächst rund 28.000 Kassetten wird mit 24 Monaten angesetzt. Die Auftraggeberin behält sich als Option zwei Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Kompaktkassetten in entsprechendem monatlichem Umfang digitalisieren zu lassen (Option 1).

Zudem behält sich die Auftraggeberin die Option auf Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV vor (Option 2).

Mengengerüst:

September 2017 – November 2017: 2 000 Kompaktkassetten (Abrechnung bis 30.11.2017);

Dezember 2017: 1 000 Kompaktkassetten;

Januar 2018 – Dezember 2018: 15 000 Kompaktkassetten;

Januar 2019 – August 2019: 10 000 Kompaktkassetten;

Weitere Kompaktkassetten ggf. im Rahmen von Option 1.

Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB in Leipzig. Die ersten 2 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund von Mängeln an der erbrachten Dienstleistung jederzeit möglich.

Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:

| Einrichtung von Digitalisierungs-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig;

| Digitalisierung der Kompaktkassetten;

| Erzeugung von Metadaten;

| Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten;

| Einräumung einer Möglichkeit für die Auftraggeberin, laufend eigene Qualitätssicherungsmaßnahmen durchzuführen sowie ggf. die Digitalisate und Metadaten zu reklamieren, inklusive Statistik zum Digitalisierungsfortschritt;

| Nach der Abnahme: Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem;

| Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter ein fester Ansprechpartner [Projektleiter] für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Beschreibung der Optionen:

Option 1: 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate, um weitere Kompaktkassetten in entsprechendem monatlichem Umfang zu digitalisieren;

Option 2: Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.

Dauer: 48 Monate
Referenznummer: 17/17
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen (diese sind den Vergabeunterlagen beigefügt).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Kurze Darstellung des Leistungsportfolios, bei Bewerber-/Bietergemeinschaft auch die vorgesehene Aufgabenteilung;

— Jahresumsatz des Unternehmens/der Bewerber-/Bietergemeinschaft – bezogen auf den Aus-schreibungsgegenstand – für die letzten 3 Geschäftsjahre (in EUR);

— Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre (jeweils bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand und umgerechnet in Vollzeitstellen);

— eine Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Zeitraums, der evtl. beteiligten Partner, der öffentlichen oder privaten Auftraggeber, der Branche, des Anwendungsbereichs sowie des Rechnungswertes, bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand;

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Qualifikation des für die ausgeschriebene Leistung vorgesehenen Projektleiters;

— es muss mindestens 1 Referenzprojekt bis zu maximal 3 Referenzprojekte (nicht älter als 3 Jahre) über möglichst vergleichbare Aufträge ausführlich dargestellt werden, für diese Projekte ist die Dauer des Auftrags, die gesamte Menge der bearbeiteten Medien sowie der digitalisierten Minuten anzugeben, es ist für jedes Projekt ein Ansprechpartner des Auftraggebers mit Name und Telefonnummer anzugeben.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Sonstige besondere Bedingungen:

Die Digitalisierung der Kompaktkassetten ist am Standort der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig durchzuführen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Auswahlkriterien:

Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Sollten mehrere Bewerber an 7. Stelle liegen, wird der Bewerber zur Teilnahme am Verfahren aufgefordert, dessen größtes Referenzprojekt die größte Menge an digitalisierten Medien beinhaltet.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-05-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Stefan
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Verwahrung Angebote, Abt. Z
URL der Teilnahme: www.dnb.de 🌏
E-Mail: hp.krieger@dnb.de 📧
URL der Dokumente: http://files.dnb.de/Ausschreibungen/Vergabeunterlagen_Digitalisierung_von_Kompaktkassetten.pdf 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 17/17
Zusätzliche Informationen

Die aktuellen Vergabeunterlagen sind über die Homepage der Auftraggeberin unter folgender Internetadresse erhältlich: http://www.dnb.de/DE/Aktuell/Ausschreibungen/ausschreibungen_node

Die Bewerber sind verpflichtet, sich eigenverantwortlich bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist auf der zuvor genannten Internetseite zu informieren, ob Erläuterungen, Änderungen oder Aktualisierungen in den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. Es wird darauf hingewiesen, dass alle veröffentlichten Erläuterungen, Änderungen bzw. Aktualisierungen Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 6915252001 📞
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
Fax: +49 6915252002 📠
Quelle: OJS 2017/S 078-151488 (2017-04-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-08-30)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-08-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 167-344753
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 078-151488
ABl. S-Ausgabe: 167

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Leistung (50)
2. Preis (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-08-01 📅
Name: AVI.DAT Software '& Technology GmbH
Postanschrift: Altenburger Str. 5
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04275
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2017/S 167-344753 (2017-08-30)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2021-10-13)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: zvs@dnb.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 202-528574
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 167-344753
ABl. S-Ausgabe: 202

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung von Kompaktkassetten
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig

Auftragsvergabe
Name: AVI.DAT Software & Technology GmbH
Land: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.dnb.de 🌏

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Quelle: OJS 2021/S 202-528574 (2021-10-13)

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