Dokumentenmanagement - DMS

KID - Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH

Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagements - DMS sowie einer Vertriebspartnerschaft.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-01-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-12-12.

Wer?

• KID - Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Magdeburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-12-12	Auftragsbekanntmachung
2017-12-20	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2017-12-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: KID_DMS_11/2017
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagements - DMS sowie einer Vertriebspartnerschaft.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: KID - Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH
Postanschrift: Alter Markt 15
Postleitzahl: 39104
Postort: Magdeburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.kid-magdeburg.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@kid-magdeburg.de 📧
Fax: +49 39124464400 📠
URL der Dokumente: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=HtSIoN8IU48%3d 🌏
URL der Teilnahme: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-12 📅
Einreichungsfrist: 2018-01-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 241-499877
ABl. S-Ausgabe: 241

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 000 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Deckung des Bedarfs eines Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches den unterschiedlichen Verwaltungsstrukturen der Bedarfsträger der Kommunale IT-Union eG (KITU) gerecht wird, die organisatorischen internen Abläufe ebenso er-fasst wie die Kommunikation mit dem Bürger sowie amtliche Verwaltungsvorgänge.

Sicherzustellen sind insbesondere:

— eine datenschutzrechtlich abgesicherte Datennutzung und -verarbeitung,

— eine einfache Bedienbarkeit des Systems,

— eine nutzerspezifische Rollenzuweisung mit flexibel verteilbaren Nutzungs- und Zugriffsrechten nach Maßgabe des beigefügten Kriterienkataloges.

Das System muß in vorhandene IT-Landschaften, sowohl im Rechenzentrum der KID Magdeburg GmbH (KID) als auch bei den Kommunen, integrierbar sein. Dazu gehört auch die Verbindung des DMS mit anderen Softwareprodukten zum Datenaustausch. Folglich sind entsprechende Schnittstellen vorzuhalten bzw. im konkreten Anwendungsfall umzusetzen.

Dauer: 48 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a. Handelsregisterauszug in Kopie, nicht älter als 6 Monate.

b. Eigenerklärungen zu §§ 10, 12, 13 LVG LSA und ergänzende Vertragsbe-dingungen zu §§ 12, 17, 18 LVG LSA.

c. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB und § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 GWB.

d. Geforderte Erklärungen/Nachweise im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Einschaltung anderer Unternehmen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Wenn eine Bewerbergemeinschaft sich bewirbt, genügt der Nachweis der Berufshaftpflicht durch ein Mitglied, die übrigen Nachweise sind jedoch von jedem Mitglied und durch jedes Drittunternehmen einzureichen, auf deren Eignung sich ein Bewerber bezieht.

Mindeststandards:

a. Bilanzen der letzten drei Geschäftsjahre.

b. Angaben über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der ausgeschriebe-nen Leistung vergleichbar sind. Dabei muss der Umsatz in den letzten 3 Jahren jeweils über 5 Millionen Euro liegen und mindestens 70 % vom Gesamtumsatz betragen.(Formblatt F5)

c. Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindesthaftsumme von EUR 500.000,00 für Sach-, Personen- und Vermögens-schäden je Schadensfall (Kopie). Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird nebst einer schriftlichen Erklärung eines in der Europäischen Union zuge-lassenen Kreditinstitutes über die Bereitschaft zum Abschluss einer solchen Versicherung im Auftragsfall.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a. Angaben zum Firmenprofil

Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße, zur Service- und Vertriebsstruktur sowie dem Unternehmenskonzept.

b. Kompetenz und Erfahrung

Darzulegen ist die Erfahrung des Bewerbers zur Integration der angebotenen Leistungen in eine IT-Infrastruktur.

Anzugeben sind ferner die berufliche Qualifikation und Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter des Bewerbers, die für die Betreuung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems sowie die Wartung und Auftragsabwicklung bereitstehen. Die Vergabestelle behält sich vor, weitere Nachweise über die Qualifikationen der Mitarbeiter anzufordern.

Die beste Bewertung erhält der Bewerber, welcher.

eine umfassende Kompetenz und vorhandene Erfahrung der zur Leistungserfüllung eingesetzten Mitarbeiter belegt,

anhand der Referenzen seine Fähigkeit zur Beratung erklärt,

die Integration der angebotenen Leistungen in eine IT-Infrastruktur erfolgreich umgesetzt hat sowie.

durch Aus- und Weiterbildungskonzepte die Qualifikation seiner Mitarbeiter sicherstellt.

Alle Bewerber, die die vorgenannten Punkte nicht oder nur teilweise nachweisen, erhalten entsprechend schlechtere Bewertungen.

c. Kundenzufriedenheit

Für die Eignungsprüfung ist die Einreichung ausgefüllter Angaben zur Kundenzufriedenheit gemäß Formblatt F2 nicht erforderlich. Die ausgefüllten Formblätter sind nur innerhalb der Auswahlentscheidung relevant.

In die Bewertung fließen die eingereichten ausgefüllten Erklärungen der Referenzgeber zur Kundenzufriedenheit ein. Die Bewertung erfolgt wie eingangs dargestellt.

Mindeststandards:

d. Referenzen

Einzureichen ist eine Referenzliste mit den Referenzprojekten (Formblatt F6) der letzten drei Jahre des Bewerbers bzw. der Mitglieder der Bewerberge-meinschaft sowie von den Drittunternehmen, auf deren Eignung sich der Bewerber bezieht. Die Referenzliste muss sich über die wesentlichen, in den letzten drei Jahren vollständig erbrachten Leistungen erstrecken, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Die Referenzprojekte müssen nicht zwingend abgeschlossen sein.

Vergleichbar sind solche Leistungen, die inhaltlich die Beratung, Betreuung und Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in Gebietskörper-schaften des öffentlichen Rechts oder sonstigen Unternehmen/Einrichtungen mit überwiegend öffentlicher Kapitalbeteiligung zum Gegenstand hatten.

Die Referenzliste muss Angaben zum Projektvolumen in Euro, dem Leis-tungszeitraum sowie dem Auftraggeber inklusive der Ansprechpartner mit Telefonnummer und einer Projektbeschreibung gemäß Formblatt F6 enthalten.

e. Servicekonzept

Einzureichen ist ein Servicekonzept mit folgenden Schwerpunkten:

— ServiceDesk (Supportannahme per Telefon, eMail oder persönlich),

— Kapazität, anstehende Kundenaufträge basierend auf mehrjährigen Supportverträgen abzuarbeiten,

— Vor-Ort-Betreuung beim Endkunden,

— aktuelle Nachweise über die Betreuung vergleichbarer Infrastrukturen/Projekte mit mehrjährigen Supportverträgen,

— Maßnahmen zur Verarbeitung der Kundendaten gemäß Informationssicherheits-Managementsystemnorm ISO 27001 bzw. Nachweis der Zertifi-zierung,

— Sicherstellung einer umfassenden Kundenbetreuung/Wartung bei fehlen-der Verfügbarkeit keines Standortes im Umkreis von 100 km von Sachsen-Anhalt,

— Ressourcenplanung bewerberseitiger Einführungs-, Beratungs-, Entwicklungs- und Betreuungsleistungen des Jahres 2018 zwecks Abgleich mit dem angestrebten DMS-Projekt des Auftraggebers.

Für den Fall, dass weniger als drei Mitarbeiter für die Betreuung, Einführung und Wartung der Software sowie die Abwicklung der Lieferleistungen bereit-stehen, hat der Bewerber darzulegen, wie im Krankheits- bzw. Vertretungsfall eine umfassende Kundenbetreuung sichergestellt ist.

Verfahren
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

a. Qualität der nachgewiesenen Kompetenz und Erfahrung anhand Anzahl und beruflicher Qualifikation von Mitarbeitern, Gewichtung: 40 %

Aufgrund der Komplexität der ausgeschriebenen Leistung ist ein hinreichender Personalstamm des Bewerbers erforderlich (Formblatt F2). Anzugeben ist die Anzahl und berufliche Qualifikation der Mitarbeiter des Bewerbers, die für die Betreuung der Software, der Services, des Vertriebs und der In-standhaltung bereitstehen. Die Vergabestelle behält sich vor, weitere Nachweise über die Qualifikationen der Mitarbeiter anzufordern.

Die im Rahmen der Auswahlentscheidung relevanten Kriterien sind unter Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ‚Kompetenz und Erfahrung‘ dargestellt. Die höchste angegebene Anzahl von Mitarbeitern und deren beruflichen Qualifikationen wird mit 10 Punkten bewertet, die übrigen erhalten eine der Vergleichbarkeit entsprechende Punktzahl. Die Wertungspunkte werden mit dem Faktor 40 gewichtet.

b. Grad der nachgewiesenen Kundenzufriedenheit und der Kundenzufriedenheitserklärung mit der bestmöglichen Bewertung, Gewichtung: 10 %

Bestandteil der Vergabeunterlagen ist ein Musterformblatt, das als Mustervorlage verwendet werden kann. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit.

Ein Bewerber erhält für einen sehr zufriedenen Referenzkunden pro ausgefülltem Formblatt 3 Punkte, für einen zufriedenen Kunden 2 Punkte. Für einen unzufriedenen Kunden erhält der Bewerber 0 Punkte. Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält 10 Wertungspunkte. Die übrigen Bewerber erhalten anteilig weniger Wertungspunkte. Die erreichten Wertungspunkte werden mit dem Faktor 10 gewichtet.

c. Qualität der nachgewiesenen Referenzen, Gewichtung: 20 %

Die Vergabestelle wird anhand der eingereichten Referenzen die Kompetenz und Erfahrung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft durch Vergabe von 10 Punkten (sehr gut) bis 2 Punkte (mangelhaft) bewerten und den erreichten Punktestand mit dem Faktor 20 gewichten. Bewertet wird der Grad der Vergleichbarkeit der jeweils dargestellten Referenzleistung mit der ausgeschriebenen Leistung.

Die im Rahmen der Auswahlentscheidung relevanten Kriterien sind unter Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ‚Referenzen‘ in der beschrieben.

d. Servicekonzept mit der bestmöglichen Bewertung, Gewichtung: 30 %

Der Bewerber mit dem schlüssigsten Konzept, welches zu allen vorgenannten Punkten belastbare Aussagen enthält, bekommt 10 Punkte, die mit dem Faktor 30 gewichtet werden.

Die im Rahmen der Auswahlentscheidung relevanten Kriterien sind unter Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ‚Servicekonzept‘ in der beschrieben.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-01-19 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: IT-Dienstleister
Kontakt
Kontaktperson: Saager, Patrick
Adresse des Käuferprofils: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=HtSIoN8IU48%3d 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postort: Halle/Saale
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3455141529 📞
Fax: +49 3455141115 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§160 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 241-499877 (2017-12-12)

Ergänzende Angaben (2017-12-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagements – DMS sowie einer Vertriebspartnerschaft

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: KID – Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 246-514816
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 241-499877
ABl. S-Ausgabe: 246
Quelle: OJS 2017/S 246-514816 (2017-12-20)

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