Einführung der energiewirtschaftlichen Module sowie Integration in die bestehende ERP Umgebung

Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH

Die Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH, nachfolgend auch FDH genannt, bündelt alle Tochterunternehmen mit Ver- und Entsorgungsaufgaben für die Stadt Frankfurt (Oder).
Die aktuelle Systemnutzung variiert zwischen den Unternehmen und ist durch funktionale und informatorische Redundanz in Abläufen und Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Die aktuelle Systemlandschaft ist fragmentiert und erlaubt keine geschlossene und prozessoptimierte IT-Unterstützung
Ausschreibungsgegenstand sind hierbei die energiewirtschaftlichen Module mit optimaler Anbindung an das Hauptbuch bzw. der SAP – Komponenten. Gegenstand der Ausschreibung sind im Einzelnen folgende Module/ Funktionsbereiche:
— CRM;
— Planung und Controlling (Netz/ Vertrieb);
— Marktkommunikation;
— Abrechnung (Netz/ Vertrieb);
— Heizkostenabrechnung;
— Gerätewesen;
— Energiedatenmanagement;
— Portfoliomanagement;
— Hausanschlusswesen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-05-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-04-13.

Wer?

• Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH

Wie?

Wo?

• Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-04-13	Auftragsbekanntmachung
2017-12-15	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-04-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fakturierungssystem
Kurze Beschreibung:

Die Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH, nachfolgend auch FDH genannt, bündelt alle Tochterunternehmen mit Ver- und Entsorgungsaufgaben für die Stadt Frankfurt (Oder). Die aktuelle Systemnutzung variiert zwischen den Unternehmen und ist durch funktionale und informatorische Redundanz in Abläufen und Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Die aktuelle Systemlandschaft ist fragmentiert und erlaubt keine geschlossene und prozessoptimierte IT-Unterstützung Ausschreibungsgegenstand sind hierbei die energiewirtschaftlichen Module mit optimaler Anbindung an das Hauptbuch bzw. der SAP – Komponenten. Gegenstand der Ausschreibung sind im Einzelnen folgende Module/ Funktionsbereiche: — CRM; — Planung und Controlling (Netz/ Vertrieb); — Marktkommunikation; — Abrechnung (Netz/ Vertrieb); — Heizkostenabrechnung; — Gerätewesen; — Energiedatenmanagement; — Portfoliomanagement; — Hausanschlusswesen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fakturierungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH
Postanschrift: Karl-Marx-Straße 195
Postleitzahl: 15230
Postort: Frankfurt (Oder)
Kontakt
Internetadresse: http://www.fdh-ffo.de 🌏
E-Mail: harald.wolf@fdh-ffo.de 📧
Telefon: +49 3355533517 📞
Fax: +49 3355533133 📠
URL der Dokumente: http://www.fdh-ffo.de/holdingad-impressum-impressum.htm 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-04-13 📅
Einreichungsfrist: 2017-05-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-04-15 📅
Datum des Beginns: 2017-10-01 📅
Datum des Endes: 2018-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 075-145903
ABl. S-Ausgabe: 75
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahmeanträge müssen fristgemäß bis zum Schlusstermin gemäß Ziffer IV.3.4) unter Angabe der Kontaktstelle gemäß Ziffer I.1) eingereicht werden: Die Teilnahmeanträge sind zwingend in deutscher Sprache einzureichen, bei fremdsprachigen Dokumenten in deutscher Übersetzung. Unvollständige Anträge und solche, die nicht fristgerecht eingereicht worden sind, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH, nachfolgend auch FDH genannt, bündelt alle Tochterunternehmen mit Ver- und Entsorgungsaufgaben für die Stadt Frankfurt (Oder).

Die aktuelle Systemnutzung variiert zwischen den Unternehmen und ist durch funktionale und informatorische Redundanz in Abläufen und Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Die aktuelle Systemlandschaft ist fragmentiert und erlaubt keine geschlossene und prozessoptimierte IT-Unterstützung

Ausschreibungsgegenstand sind hierbei die energiewirtschaftlichen Module mit optimaler Anbindung an das Hauptbuch bzw. der SAP – Komponenten. Gegenstand der Ausschreibung sind im Einzelnen folgende Module/ Funktionsbereiche:

— CRM;

— Planung und Controlling (Netz/ Vertrieb);

— Marktkommunikation;

— Abrechnung (Netz/ Vertrieb);

— Heizkostenabrechnung;

— Gerätewesen;

— Energiedatenmanagement;

— Portfoliomanagement;

— Hausanschlusswesen.

Es werden die folgenden Leistungen ausgeschrieben:

1. Feinabstimmung der Anforderungen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber/ Pflichtenheft.

2. Systemkonfiguration.

3. Implementierung der Anforderungen/ Schnittstellen, Test sowie Produktivsetzung.

4. Ggf. erforderliche Anpassung der notwendigen Prozesse und Objekte in allen angrenzenden Systemen in Abstimmung mit dem Auftraggeber und den jeweiligen Softwareanbietern/-betreuern.

5. Nachgelagerte Systembetreuung im Rahmen einer 2nd/3rd Level-Betreuung.

Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: KA16
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt (Oder).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (siehe Excel-Liste Eignungskriterien. Angaben bitte in der Excel-Liste aufführen):

— 1. Nachweis über die Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnortes (als Berufsregister gilt das Handelsregister, die Handwerksrolle oder Mitgliederverzeichnis der IHK)

— 2. Nachweis Versicherungspolicen für Personen-, Sach- und Vermögenshaftpflicht in Kopie oder Deckungszusage einer Versicherung, dass zu gefordertem Betrag im Falle der Beauftragung eine Versicherung möglich ist und erfolgt. Eigenerklärung über das Bestehen einer marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung.

o Beispiel für mögliche Mindeststandards: Die verfügbare Versicherungssumme soll betreffend die Betriebshaftpflichtversicherung je Schadensfall bei Personen- und Sachschäden nicht unter 5 000 000 EUR (in Worten: EURO fünf Millionen) und bei Vermögensschäden nicht unter 1 000 000 EUR (in Worten: EURO eine Million) liegen. Die verfügbare Versicherungssumme soll betreffend die separate Vermögensschadenhaftpflichtversicherung je Schadensfall nicht unter 1 000 000 EUR (in Worten: EURO eine Million) liegen.

— 3. Bescheinigung der Krankenkasse über die aktuelle Beitragszahlung des Bewerbers.

— 4. Bescheinigung zur Mitgliedschaft der Berufsgenossenschaft.

Ein Bewerber, der seinen Sitz nicht in Deutschland hat, hat gleichwertige Bescheinigungen vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor fehlende Unterlagen, Nachweise oder Erklärungen nachzufordern.

Bei geplantem Nachunternehmereinsatz sind die entsprechenden.

Unterlagen, Nachweise und Angaben, die Nachunternehmerleistung betreffend, einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (siehe Excel-Liste Eignungskriterien. Angaben bitte in der Excel-Liste aufführen):

— 5. Angabe der Unternehmensumsätze mit vergleichbaren Serviceleistungen im Tätigkeitsbereich der Ausschreibung der letzten 3 Jahre.

— 6. Angabe der beschäftigten Mitarbeiter im Tätigkeitsbereich der Ausschreibung der letzten 3 Jahre.

— 7. Nachweis vom Finanzamt oder formlose Erklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern regelmäßig nachgekommen wird.

— 8. Nachweis oder formlose Erklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von gesetzlichen Sozialbeiträgen nachgekommen wird.

— 9. Erklärung, dass sich das Unternehmen nicht in einem Insolvenzverfahren, gerichtlichen Vergleichsverfahren oder in Liquidation befindet und keines beantragt ist.

— 10. Formlose Erklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, welche die Zuverlässigkeit des Bewerbers in Frage stellt.

— 11. Erklärung, dass der gesetzliche Mindestlohn nach MiLoG gezahlt wird.

Ein Bewerber, der seinen Sitz nicht in Deutschland hat, hat gleichwertige Bescheinigungen vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor fehlende Unterlagen, Nachweise oder Erklärungen nachzufordern.

Bei geplantem Nachunternehmereinsatz sind die entsprechenden Unterlagen, Nachweise und Angaben, die Nachunternehmerleistung betreffend, einzureichen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (siehe Excel-Liste Eignungskriterien. Angaben bitte in der Excel-Liste aufführen):

12. Unternehmensprofil.

o Bitte beschreiben Sie Ihre Gesellschaftsstruktur/Unternehmensstruktur.

o Bitte erläutern Sie kurz Ihren Dienstleistungsspektrum/ Unternehmensprofil.

o Können Sie alle Services (IT-Beratung, Konzeption, Umsetzung sowie Hosting und Wartung) grundsätzlich aus einer Hand anbieten?

o Alternativ: Erläuterung zur Bietergemeinschaft und Leistungsspektrum.

Bietergemeinschaft ist zugelassen. Ein Anbieter übernimmt die technische und administrative Federführung im Sinne der Projektsteuerung unter Angabe der vorgesehenen Sub-Unternehmen.

13. Erklärung, dass die gesetzlichen Mindestanforderungen an Datenschutz, Geheimhaltung und Datensicherheit nach BDSG erfüllt werden.

14. Unternehmensbezogene/ Lösungsbezogene Zertifikate.

o Bitte führen Sie im Kontext der Anfrage unternehmensbezogene Zertifikate/Nachweise auf. Legen Sie bitte eine Kopie des Zertifikats bei (z. B. – ISO 9001, – ISO 27001/mit Geltungsbereich, etc.).

15. Geben Sie mindestens 5 Referenzen aus den letzten 5 Geschäftsjahren an, die in Art, Umfang und Leistungsprofil mit diesem ausgeschriebenen Projekt vergleichbar sind. Bei den Referenzkunden sollte es sich möglichst um Energieversorgungsunternehmen handeln. Mit folgenden Angaben:

— Referenzunternehmen.

— Branche und Sparten.

— Referenzperson mit Kontaktdaten (eine Kontaktierung der Referenzpersonen erfolgt nur nach Rücksprache mit dem Anbieter und erst in der Angebotsphase).

— Zeitraum und Dauer des Projektes.

— Umsatz im Hauptprojekt.

— kurze Projektbeschreibung mit umgesetzten Modulen.

— Rolle des Anbieters im Projekt.

— Realisierte Schnittstellen.

16. Hotline/ Kundenservice/Reaktionszeiten.

Bitte kurze Beschreibung beifügen mit Angaben zu:

— Wie ist Ihre Kundenhotline/ insb. Third-Level-Support organisiert?

— Wie viele Mitarbeiter sind hier über welche Kanäle verfügbar?

— Wie sind die Reaktionszeiten/ zu welchen Zeiten sind Sie erreichbar?

— Wie erfolgt die Dokumentation?

17. Bitte bestätigen Sie die Mandantenfähigkeit des Systems.

18. Beschreibung der angewandten Projektmethodik (Hermes, V-Modell XT, etc.).

19. Mitarbeiterprofile.

— Benennen Sie bitte Mitarbeiterprofile, aus der folgender Know – How ersichtlich wird mit Benennung von Projekten und Rolle im Projekt. (Profile dürfen sich überschneiden):

— Branchen- und Prozesserfahrung (2 Profile),

— Schnittstellenerfahrung SAP und oder anderen Systemen (2 Profile),

— Konzeption und Umsetzung von Datenmigrationen (2 Profile),

— Implementierungserfahrung beim Aufbau und/oder der Weiterentwicklung eines…

… energiewirtschaftlichen Abrechnungssystems/Fakturierung (2 Profile),

… CRM (2 Profile),

— Beratungs-/Implementierungserfahrung Geräteverwaltung (2 Profile),

— Fügen Sie personenbezogene Zertifikate/ Nachweise (z.B. zu Projektmanagement, Verfahren, Technologie, Programmierung etc.) bei.

20. Organisation.

o Bitte führen sie kurz auf, wie Sie dieses Projekt organisieren möchten (Grobdarstellung Organigramm und Vorgehen).

21. Die Projektabwicklung erfolgt in deutscher Sprache. Die Anwendung und die Dokumentation werden in deutscher Sprache angeboten. (Ausschlusskriterium).

22. Produktbeschreibung(en) und Dokumentation.

— Beschreibung der angebotenen Produkte, inklusive technischer Dokumentation/ unterstützte Integrationstechnologien etc.;

— Weiterentwicklungen, Systemarchitektur, Offenheit, Gesetzeskonformität (Deutschland) sowie Alleinstellungsmerkmale.

Der Auftraggeber behält sich vor fehlende Angaben nachzufordern.

Bei geplantem Nachunternehmereinsatz sind die entsprechenden Angaben, die Nachunternehmerleistung betreffend, einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Beurteilung erfolgt durch die Vergabe von Punkten.

Die unter der „technischen Leistungsfähigkeit“ aufgeführten Kriterien werden bewertet.

Pro Eignungskriterium wird eine Note von 0 bis 6 erteilt, entsprechend der nachstehenden Skala:

0 = Nicht beurteilbar; keine Angabe;

1 = Sehr schlechte Erfüllung; ungenügende, unvollständige Angaben;

2 = Schlechte Erfüllung; Angaben ohne ausreichenden Projektbezug;

3 = Unterdurchschnittliche Erfüllung; durchschnittliche Qualität, knapp den Anforderungen der Ausschreibung entsprechend;

4 = Durchschnittliche Erfüllung, durchschnittliche Qualität, den Anforderungen der Ausschreibung entsprechend;

5 = Gute Erfüllung; qualitativ gut;

6 = Sehr gute Erfüllung; qualitativ ausgezeichnet, sehr großer Beitrag zur Zielerreichung.

Teilnoten sind möglich und werden auf 1 Kommastelle gerundet.

Punkteberechnung: Multiplikation der Note mit ihrer Gewichtung. Bildung der Gesamtsumme.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Siehe Anlage erhältlich bei harald.wolf@fdh-ffo.de
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-06-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-01-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Harald Wolf
Internetadresse: www.fdh-ffo.de 🌏
Dokumente URL: http://www.fdh-ffo.de/holdingad-impressum-impressum.htm 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahmeanträge müssen fristgemäß bis zum Schlusstermin gemäß Ziffer IV.3.4) unter Angabe der Kontaktstelle gemäß Ziffer I.1) eingereicht werden:

Die Teilnahmeanträge sind zwingend in deutscher Sprache einzureichen, bei fremdsprachigen Dokumenten in deutscher Übersetzung.

Unvollständige Anträge und solche, die nicht fristgerecht eingereicht worden sind, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 075-145903 (2017-04-13)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-12-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH, nachfolgend auch FDH. Genannt, bündelt alle Tochterunternehmen mit Ver- und Entsorgungsaufgaben für die Stadt Frankfurt (Oder). Die aktuelle Systemnutzung variiert zwischen den Unternehmen und ist durch funktionale und informatorische Redundanz in Abläufen und Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Die aktuelle Systemlandschaft ist fragmentiert und erlaubt keine geschlossene und prozessoptimierte IT-Unterstützung. Ausschreibungsgegenstand sind hierbei die energiewirtschaftlichen Module mit optimaler Anbindung an das Hauptbuch bzw. der SAP – Komponenten. Gegenstand der Ausschreibung sind im Einzelnen folgende Module/ Funktionsbereiche: — CRM, — Planung und Controlling (Netz/ Vertrieb), — Marktkommunikation, — Abrechnung (Netz/ Vertrieb), — Heizkostenabrechnung, — Gerätewesen, — Energiedatenmanagement, — Portfoliomanagement, — Hausanschlusswesen.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Karl-Marx-Strasse 195

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 243-507893
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 075-145903
ABl. S-Ausgabe: 243

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Frankfurter Dienstleistungsholding GmbH, nachfolgend auch FDH.

Genannt, bündelt alle Tochterunternehmen mit Ver- und Entsorgungsaufgaben für die Stadt Frankfurt (Oder).

— CRM,

— Planung und Controlling (Netz/ Vertrieb),

— Marktkommunikation,

— Abrechnung (Netz/ Vertrieb),

— Heizkostenabrechnung,

— Gerätewesen,

— Energiedatenmanagement,

— Portfoliomanagement,

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-12-11 📅
Quelle: OJS 2017/S 243-507893 (2017-12-15)

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