Einführung eines ECMS an der HSD

Hochschule Düsseldorf

Im Rahmen des Vergabeverfahrens schreibt die Hochschule Düsseldorf ein Enterprise Content Management System (ECM-System) zur Überführung der aktuell papierbasierten Akten- und Vorgangsbearbeitung hin zu einer weitgehenden bis vollelektronischen Bearbeitung aus. In einem ersten Schritt steht dabei die Herstellung einer vollständigen elektronischen Rechnungsworkflowerstellung (Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Erstellung interner Abrechnungen) mit einem angeschlossenen Archivsystem und einer Integration mit MACH und der Formularsoftware Nintex im Vordergrund. Weitere Digitalisierungsprojekte der Hochschulverwaltung werden sich anschließen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-09-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-08-04.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-08-04 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2017-08-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: EU 03 - 2017
Kurze Beschreibung:
Im Rahmen des Vergabeverfahrens schreibt die Hochschule Düsseldorf ein Enterprise Content Management System (ECM-System) zur Überführung der aktuell papierbasierten Akten- und Vorgangsbearbeitung hin zu einer weitgehenden bis vollelektronischen Bearbeitung aus. In einem ersten Schritt steht dabei die Herstellung einer vollständigen elektronischen Rechnungsworkflowerstellung (Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Erstellung interner Abrechnungen) mit einem angeschlossenen Archivsystem und einer Integration mit MACH und der Formularsoftware Nintex im Vordergrund. Weitere Digitalisierungsprojekte der Hochschulverwaltung werden sich anschließen.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Elektronische Datenverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Hochschule Düsseldorf
Postanschrift: Münsterstr. 156
Postleitzahl: 40476
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: https://www.hs-duesseldorf.de/ 🌏
E-Mail: ausschreibung.einkauf@hs-duesseldorf.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXPNY6FYSSR%22 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXPNY6FYSSR%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-08-04 📅
Einreichungsfrist: 2017-09-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 151-312755
ABl. S-Ausgabe: 151
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNY6FYSSR.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Ziel der Einführung des ECMS ist es, einerseits die formale Aktenbearbeitung im Bereich der Verwaltungs- und Serviceeinheiten mit Hilfe des ECMS abzubilden (dabei sind verschiedene Arbeitsabläufe und interne Regelungen der Schriftgutverwaltung neu zu definieren), andererseits das ECMS auch über den Fokus der Verwaltungs- und Serviceeinheiten hinaus im Hochschulbetrieb einzusetzen.
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Die Einführung des ECMS an der HSD ist in mehreren Stufen geplant:
Vorrangig soll eine E-Rechnungslösung auf Basis des angebotenen ECMS realisiert werden, da die HSD in diesem Punkt gesetzliche Pflichten zu erfüllen hat.
An zweiter Priorität steht die Pilotierung der E-Akte. Diese stellt eine Gesamtlösung zur Verwaltung und Archivierung von Sach- und Fallakten dar.
In gleicher Priorität wie die Umsetzung der E-Akte zur Bearbeitung von Sach- und Fallakten ist geplant, eine Lösung E-Sitzungsmanagement auf Basis des ausgelieferten ECMS in einer Pilotierung umzusetzen.
In dritter Priorität folgt dann der weitere Ausbau des Systems mit ggf. spezifischen Anpassungen des ECMS für weitere Verwaltungs- und Serviceeinheiten, Fachbereiche, Institute und Gremien der HSD.
Die Einführung der E-Akte, das E-Sitzungsmanagement sowie der weitere Ausbau des Systems sind bei Vertragsschluss noch nicht hinreichend konkret beschreibbar, um sie als Werk zu definieren. Die Leistungen werden im Rahmen von dienstvertraglichen Einzelabrufen nach Vertragsschluss konkretisiert.
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Das ECMS muss auf der SQL-Datenbank betrieben werden können.
Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hochschule Düsseldorf; Münsterstr. 156; 40476; Düsseldorf.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (ganz nach oben unter III 1.1) gem. Formular 521 EU.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Eigenerklärung über Gesamtumsatz und Umsatz der vergaberelevanten Aufträge der letzten 3 Jahre gem. Anlage Firmenprofil.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Referenzen und Mindestanforderungen:
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Referenzaufträge nachzuweisen.
Einer der Referenzaufträge muss die folgenden Mindestanforderungen einhalten:
— Der Referenzauftrag betrifft die Einführung eines Systems zur Verarbeitung des Eingangs elektronischer Rechnungen; und
— dies erfolgte unter Verwendung eines ECMS.
Darüber hinaus muss insgesamt, ggf. durch Vorlage weiterer Referenzaufträge, die Erfüllung der folgenden weiteren Mindestanforderungen nachgewiesen werden:
— Die Leistung in einem der Referenzaufträge betrifft Arbeiten an einem ECMS und dieses…
… wurde an das ERP der Firma MACH angebunden;
… befindet sich bei Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge seit mindestens sechs Monaten im Lifebetrieb;
— der Auftraggeber in einem der Referenzaufträge war eine deutsche Hochschule, Universität oder Forschungseinrichtung.
Die Eignung ist hinsichtlich der Referenzen nachgewiesen, wenn der Bewerber Referenzaufträge angibt und hierdurch die o. g. Anforderungen eingehalten sind.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-08-04 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-03-29 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXPNY6FYSSR%22 🌏
Kontaktperson: Poststelle / Warenannahme
Land: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland Spruchkörper Düsseldorf
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211-473053 📞
E-Mail: poststelle@bezreg-duesseldorf.nrw.de 📧
Internetadresse: http://www.brd.nrw.de/organisation/vergabekammer/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Es gelten die Fristenregelungen des GWB und insbesondere des § 160 GWB. Die Vorschrift lautet:
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
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(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Das GWB enthält weitere Vorschriften zu Form und Inhalt des Nachprüfungsantrags, auf die vorsorglich ebenfalls hingewiesen wird.
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 151-312755 (2017-08-04)
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