Einführung eines RFID-Systems an der Ruhr-Universität Bochum

Ruhr-Universität Bochum

Die Universitätsbibliothek Bochum (UB) hat einen Bestand von ca. 1 600 000 Bänden, von denen sich rund 1,15 Mio. Bände in Freihandaufstellung befinden. Neben der UB Bochum gibt es auf dem Campus noch zahlreiche Fachbibliotheken, die gemeinsam die Organisationseinheit Hochschulbibliothek der Ruhr-Universität Bochum bilden. Neben der zentralen Universitätsbibliothek ist die Verbundbibliothek IC (im Gebäude IC) und die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften (im Gebäude der UB) ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung. Die Verbundbibliothek verfügt über ca. 48 500 Bände in Freihandaufstellung, die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften über ca. 210 000 Medieneinheiten. Für die Verbundbibliothek IC und die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften (im Folgenden Fakultätsbibliothek OAW genannt) werden entsprechende Unterlose ausgewiesen.
Die Medien in der UB und in der IC-Verbundbibliothek sind derzeit mit einem EM-System gesichert, ver-bucht wird mit Hilfe von Barcodes. Die Ausleihe/Entsicherung und Rückgabe/Sicherung erfolgen aktuell sowohl manuell durch Mitarbeiter der Bibliothek (UB Bochum und Verbundbibliothek IC) als auch über eine Selbstverbuchungsstation und einen Rückgabeautomaten mit einem einzigen Auffangwagen (nur UB Bo-chum). Das derzeit genutzte LMS ist in beiden Bibliotheken das System SISIS Sunrise (Version 4.4) der Firma OCLC. Die Fakultätsbibliothek OAW nutzt derzeit noch kein elektronisches Verbuchungssystem. Die Medien der Fakultätsbibliothek OAW besitzen bislang keine Buchsicherung und haben keinerlei Barcode.
Es ist für die UB und die Verbundbibliothek IC beabsichtigt, für Sicherung und die Verbuchung zukünftig ein RFID-System zu nutzen, so dass zumindest der Freihandbestand mit Transpondern ausgestattet werden muss. Ein Hybrid- bzw. Mischbetrieb von EM-Sicherung und RFID-Sicherung ist nicht vorgesehen (vgl. dazu auch das „Dokument 03.2_Leistungsverzeichnis -Teil 1“
Die Medien der Fakultätsbibliothek OAW (auch zukünftig erworbene Medien) sollen zunächst einmal nur eine RFID-Sicherung erhalten. Eine RFID-Verbuchung ist derzeit nicht geplant.
Für die UB Bochum und die Verbundbibliothek IC gilt, dass die manuelle Verbuchung/Entsicherung durch Bibliothekspersonal so umfassend wie möglich durch die Selbstverbuchung durch Benutzer sowohl für die Ausleihe wie auch die Rückgabe abgelöst werden soll.
Die Rückgabe in der UB soll mit einer automatisierten (Vor-) Sortierung der Medien ausgestattet werden. In der UB müssen dabei drei Innenrückgabeautomaten (eine Personalrückgabe, zwei Kundenrückgabeau-tomaten) mit der Sortierstraße verbunden sowie ein Außenrückgabeautomat mit einem Auffangwagen (keine Anbindung an die Sortierstraße aus baulichen Gründen) in die Außenfassade der UB integriert wer-den.
In der Verbundbibliothek IC soll ausschließlich eine Selbstverbuchungsstation stehen, die zugleich auch für die Rückbuchung von Medien eingesetzt werden soll.
Die kombinierte RFID-Selbstverbuchungs-/Rückgabestation, die RFID-Personalarbeitsplätze und die RFID-Sicherungsgates in der Verbundbibliothek IC sollten möglichst 12 Wochen nach Zuschlagserteilung (bis Februar 2018) betriebsbereit zur Verfügung stehen und die Konvertierung/Beklebung der Medienbestände – wie im „Dokument 03.2_Leistungsverzeichnis – Teil 1“ beschrieben – abgeschlossen sein.
Die RFID-Selbstverbuchungsstationen, die Rückgabeautomaten mit Sortieranlage, die RFID-Personalarbeitsplätze und die RFID-Sicherungsgates in der UB Bochum sollten spätestens Ende Septem-ber 2018 betriebsbereit zur Verfügung stehen und die Konvertierung/Beklebung der Medienbestände – wie im Dokument beschrieben – abgeschlossen sein. Auch die Verklebung der RFID-Antennen zwecks Buchsi-cherung in der Fakultätsbibliothek OAW sollte zeitgleich abgeschlossen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-10-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-09-21.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-09-21 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2017-09-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitungsgeräte (Hardware)
Referenznummer: AS/4/2017/520026458
Kurze Beschreibung:
Die Universitätsbibliothek Bochum (UB) hat einen Bestand von ca. 1 600 000 Bänden, von denen sich rund 1,15 Mio. Bände in Freihandaufstellung befinden. Neben der UB Bochum gibt es auf dem Campus noch zahlreiche Fachbibliotheken, die gemeinsam die Organisationseinheit Hochschulbibliothek der Ruhr-Universität Bochum bilden. Neben der zentralen Universitätsbibliothek ist die Verbundbibliothek IC (im Gebäude IC) und die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften (im Gebäude der UB) ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung. Die Verbundbibliothek verfügt über ca. 48 500 Bände in Freihandaufstellung, die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften über ca. 210 000 Medieneinheiten. Für die Verbundbibliothek IC und die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften (im Folgenden Fakultätsbibliothek OAW genannt) werden entsprechende Unterlose ausgewiesen. Die Medien in der UB und in der IC-Verbundbibliothek sind derzeit mit einem EM-System gesichert, ver-bucht wird mit Hilfe von Barcodes. Die Ausleihe/Entsicherung und Rückgabe/Sicherung erfolgen aktuell sowohl manuell durch Mitarbeiter der Bibliothek (UB Bochum und Verbundbibliothek IC) als auch über eine Selbstverbuchungsstation und einen Rückgabeautomaten mit einem einzigen Auffangwagen (nur UB Bo-chum). Das derzeit genutzte LMS ist in beiden Bibliotheken das System SISIS Sunrise (Version 4.4) der Firma OCLC. Die Fakultätsbibliothek OAW nutzt derzeit noch kein elektronisches Verbuchungssystem. Die Medien der Fakultätsbibliothek OAW besitzen bislang keine Buchsicherung und haben keinerlei Barcode. Es ist für die UB und die Verbundbibliothek IC beabsichtigt, für Sicherung und die Verbuchung zukünftig ein RFID-System zu nutzen, so dass zumindest der Freihandbestand mit Transpondern ausgestattet werden muss. Ein Hybrid- bzw. Mischbetrieb von EM-Sicherung und RFID-Sicherung ist nicht vorgesehen (vgl. dazu auch das „Dokument 03.2_Leistungsverzeichnis -Teil 1“ Die Medien der Fakultätsbibliothek OAW (auch zukünftig erworbene Medien) sollen zunächst einmal nur eine RFID-Sicherung erhalten. Eine RFID-Verbuchung ist derzeit nicht geplant. Für die UB Bochum und die Verbundbibliothek IC gilt, dass die manuelle Verbuchung/Entsicherung durch Bibliothekspersonal so umfassend wie möglich durch die Selbstverbuchung durch Benutzer sowohl für die Ausleihe wie auch die Rückgabe abgelöst werden soll. Die Rückgabe in der UB soll mit einer automatisierten (Vor-) Sortierung der Medien ausgestattet werden. In der UB müssen dabei drei Innenrückgabeautomaten (eine Personalrückgabe, zwei Kundenrückgabeau-tomaten) mit der Sortierstraße verbunden sowie ein Außenrückgabeautomat mit einem Auffangwagen (keine Anbindung an die Sortierstraße aus baulichen Gründen) in die Außenfassade der UB integriert wer-den. In der Verbundbibliothek IC soll ausschließlich eine Selbstverbuchungsstation stehen, die zugleich auch für die Rückbuchung von Medien eingesetzt werden soll. Die kombinierte RFID-Selbstverbuchungs-/Rückgabestation, die RFID-Personalarbeitsplätze und die RFID-Sicherungsgates in der Verbundbibliothek IC sollten möglichst 12 Wochen nach Zuschlagserteilung (bis Februar 2018) betriebsbereit zur Verfügung stehen und die Konvertierung/Beklebung der Medienbestände – wie im „Dokument 03.2_Leistungsverzeichnis – Teil 1“ beschrieben – abgeschlossen sein. Die RFID-Selbstverbuchungsstationen, die Rückgabeautomaten mit Sortieranlage, die RFID-Personalarbeitsplätze und die RFID-Sicherungsgates in der UB Bochum sollten spätestens Ende Septem-ber 2018 betriebsbereit zur Verfügung stehen und die Konvertierung/Beklebung der Medienbestände – wie im Dokument beschrieben – abgeschlossen sein. Auch die Verklebung der RFID-Antennen zwecks Buchsi-cherung in der Fakultätsbibliothek OAW sollte zeitgleich abgeschlossen werden.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenkonvertierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bochum, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Ruhr-Universität Bochum
Postanschrift: Universitätsstraße 150
Postleitzahl: 44801
Postort: Bochum
Kontakt
Internetadresse: http://www.rub.de 🌏
E-Mail: beschaffung@uv.rub.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPNYH7YZV7 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPNYH7YZV7 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-21 📅
Einreichungsfrist: 2017-10-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 184-376642
ABl. S-Ausgabe: 184
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYH7YZV7.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Universitätsbibliothek Bochum (UB) hat einen Bestand von ca. 1 600 000 Bänden, von denen sich rund 1,15 Mio. Bände in Freihandaufstellung befinden. Neben der UB Bochum gibt es auf dem Campus noch zahlreiche Fachbibliotheken, die gemeinsam die Organisationseinheit Hochschulbibliothek der Ruhr-Universität Bochum bilden. Neben der zentralen Universitätsbibliothek ist die Verbundbibliothek IC (im Gebäude IC) und die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften (im Gebäude der UB) ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung. Die Verbundbibliothek verfügt über ca. 48 500 Bände in Freihandaufstellung, die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften über ca. 210 000 Medieneinheiten. Für die Verbundbibliothek IC und die Fakultätsbibliothek Ostasienwissenschaften (im Folgenden Fakultätsbibliothek OAW genannt) werden entsprechende Unterlose ausgewiesen.
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Die Medien in der UB und in der IC-Verbundbibliothek sind derzeit mit einem EM-System gesichert, ver-bucht wird mit Hilfe von Barcodes. Die Ausleihe/Entsicherung und Rückgabe/Sicherung erfolgen aktuell sowohl manuell durch Mitarbeiter der Bibliothek (UB Bochum und Verbundbibliothek IC) als auch über eine Selbstverbuchungsstation und einen Rückgabeautomaten mit einem einzigen Auffangwagen (nur UB Bo-chum). Das derzeit genutzte LMS ist in beiden Bibliotheken das System SISIS Sunrise (Version 4.4) der Firma OCLC. Die Fakultätsbibliothek OAW nutzt derzeit noch kein elektronisches Verbuchungssystem. Die Medien der Fakultätsbibliothek OAW besitzen bislang keine Buchsicherung und haben keinerlei Barcode.
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Es ist für die UB und die Verbundbibliothek IC beabsichtigt, für Sicherung und die Verbuchung zukünftig ein RFID-System zu nutzen, so dass zumindest der Freihandbestand mit Transpondern ausgestattet werden muss. Ein Hybrid- bzw. Mischbetrieb von EM-Sicherung und RFID-Sicherung ist nicht vorgesehen (vgl. dazu auch das „Dokument 03.2_Leistungsverzeichnis -Teil 1“
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Die Medien der Fakultätsbibliothek OAW (auch zukünftig erworbene Medien) sollen zunächst einmal nur eine RFID-Sicherung erhalten. Eine RFID-Verbuchung ist derzeit nicht geplant.
Für die UB Bochum und die Verbundbibliothek IC gilt, dass die manuelle Verbuchung/Entsicherung durch Bibliothekspersonal so umfassend wie möglich durch die Selbstverbuchung durch Benutzer sowohl für die Ausleihe wie auch die Rückgabe abgelöst werden soll.
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Die Rückgabe in der UB soll mit einer automatisierten (Vor-) Sortierung der Medien ausgestattet werden. In der UB müssen dabei drei Innenrückgabeautomaten (eine Personalrückgabe, zwei Kundenrückgabeau-tomaten) mit der Sortierstraße verbunden sowie ein Außenrückgabeautomat mit einem Auffangwagen (keine Anbindung an die Sortierstraße aus baulichen Gründen) in die Außenfassade der UB integriert wer-den.
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In der Verbundbibliothek IC soll ausschließlich eine Selbstverbuchungsstation stehen, die zugleich auch für die Rückbuchung von Medien eingesetzt werden soll.
Die kombinierte RFID-Selbstverbuchungs-/Rückgabestation, die RFID-Personalarbeitsplätze und die RFID-Sicherungsgates in der Verbundbibliothek IC sollten möglichst 12 Wochen nach Zuschlagserteilung (bis Februar 2018) betriebsbereit zur Verfügung stehen und die Konvertierung/Beklebung der Medienbestände – wie im „Dokument 03.2_Leistungsverzeichnis – Teil 1“ beschrieben – abgeschlossen sein.
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Die RFID-Selbstverbuchungsstationen, die Rückgabeautomaten mit Sortieranlage, die RFID-Personalarbeitsplätze und die RFID-Sicherungsgates in der UB Bochum sollten spätestens Ende Septem-ber 2018 betriebsbereit zur Verfügung stehen und die Konvertierung/Beklebung der Medienbestände – wie im Dokument beschrieben – abgeschlossen sein. Auch die Verklebung der RFID-Antennen zwecks Buchsi-cherung in der Fakultätsbibliothek OAW sollte zeitgleich abgeschlossen werden.
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Dauer: 12 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Ruhr-Universität Bochum; Universitätsstraße 150; 44801; Bochum; – Universitätsbibliothek,
— Verbundbibliothek im Gebäude IC,
— Fakultätsbibliothek (im Gebäuder der Universitätsbibliothek).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Die nachstehend angekreuzten Unterlagen, Nachweise bzw. Erklärungen zur Eignungsprüfung:
— Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521 EU),
— bei Nachunternehmen: Eigenerklärung § 16 Abs. 5 TVgG-NRW (Formular 522 EU),
— detaillierte Darstellung des Unternehmens und der Kompetenzschwerpunkte. Bei Bietergemeinschaften sind diese Angaben für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (gem. § 45 VgV) sind folgende Unterlagen einzureichen:
— Bonitätserklärung der Bank. Bei Bietergemeinschaften ist dieser Nachweis für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen.
— Angabe der Umsatzzahlen der letzten drei Jahre mit vergleichbaren Aufträgen (Angabe erfolgt im Dokument 02 – Angebotsvordruck).
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (gem. § 46 VgV) sind folgende Unterlagen einzureichen:
— Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
— Dem Angebot sind mindestens zwei Referenzen über vergleichbare und erfolgreich abgewickelte Aufträge beizufügen. Mindestens eine Referenz für die Integration eines RFID-Systems in die Bibliothekssoftware SISIS Sunrise der Firma OCLC, die erfolgreich in Betrieb gegangen ist muss vom Bieter vorgewiesen werden. Als Referenz gelten nur Anwendungen, bei denen die Ausleihe, Rückgabe (inkl. Sortierstraße) und Diebstahlsicherung von Medien mit RFID Technik abgewickelt wird!
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
— Verpflichtungserklärung soziale Kriterien (Formular 524 EU),
— Verpflichtungserklärung Frauenförderung/Beruf/Familie (Formular 525 EU).

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-12-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-10-27 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Submissionsraum der RUB.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
Internetadresse: www.rub.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPNYH7YZV7 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der Bezirksregierung Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gemäß §160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist u. a. unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkennt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Auch ist gemäß §160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Ausschlussfristen ergeben sich aus §160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB.
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Quelle: OJS 2017/S 184-376642 (2017-09-21)