Beschreibung der Beschaffung
Die HPA möchte das Modul SAP HCM Payroll durch den Dienstleister einführen / implementieren. Die notwendigen Funktionalitäten des Abrechnungsmoduls sollen innerhalb des neuen integrierten SAP HCM Systems realisiert werden. Die Funktionalitäten der heute bereits bei der HPA im Einsatz befindlichen Module im SAP HCM sollen bestehen bleiben. Es besteht Optimierungsbedarf. Die zukünftige Lösung soll so eng wie möglich am SAP-Standard ausgerichtet werden. Die Implementierungsphase muss bis spätestens 31.12.2018 beendet sein.
Das integrierte System soll im Rechenzentrum der HPA durch den Dienstleister betrieben werden. Die HPA stellt dabei die Infrastruktur nach Anforderungen des Dienstleisters bis zur Ebene des Betriebssystems zur Verfügung. Aus Lizenzrechtlichen Gründen präferiert die HPA Datenbanklösungen auf Basis von Microsoft SQL-Servern.
Betrieben werden soll eine 3-stufige Architektur mit einem Entwicklungs-, Test- und Produktionssystem. Die Verantwortung für den technischen Betrieb ab der Datenbankebene soll der Dienstleister ab dem 1.1.2019 für 3 Jahre übernehmen.
Darüber hinaus sollen der Abrechnungsprozess (Durchführung der monatlichen Bezügeabrechnung) und alle mit diesem verbundenen Folgeaktivitäten vom Dienstleister zum 1.1.2019 für 3 Jahre übernommen und in seiner Verantwortung wahrgenommen werden.
Folgende Leistungen werden somit vom Dienstleister erwartet:
· Die Implementierung des Moduls SAP-HCM-PY (Neueinführung von Payroll für alle aktiven Mitarbeiter Beamte und Tarifangestellte) als Teil eines integrierten SAP-HCM-Systems, das auch die heute bei der HPA im Einsatz befindlichen Module enthält.
· Die Migration der Altdaten aus dem Paisy-System (Stammdaten und Lohnkonten).
· Die Anbindung des bestehenden Zeitwirtschaftssystem ZesWin der Firma Primion über eine bereits zertifizierte SAP-Schnittstelle.
· Die Konzeption und technische Umsetzung eines Rollen- und Berechtigungskonzepts für den SAP-HCM-Betrieb.
· Die Durchführung der Abrechnungsprozesse und notwendigen Folgeaktivitäten für die aktiven Mitarbeiter der HPA. Darunter fallen:
· Bezügeabrechnung,
· Überführung der Daten in das Rechnungswesen,
· Durchführung von Rückrechnungen,
· Durchführung von Vorabberechnungen / Abrechnungssimulationen,
· Sachbearbeitung von Pfändungen,
· Übermittlung der Bankdaten,
· Bereitstellung diverser Standardauswertungen,
· Durchführung Elektronische Meldeverfahren,
· Sachbearbeiter-Support beim fachlichen Betrieb des SAP-HCM-Systems,
· Erstellung von Prüflisten zu den Abrechnungsergebnissen,
· Systempflege, insb. der Lohnarten (z. B. bei Tarifänderungen),
· Schnittstellenbetreuung (ZesWin),
· Schnittstellenbetreuung (SAP FI/CO),
· Druck, Kuvertierung und Anlieferung der Gehaltsnachweise bei der HPA,
· Die initiale Befähigung der Sachbearbeiter zur Nutzung des HPA-SAP-HCM-Systems (Konzeption und die Durchführung von Schulungen an dem HPA-SAP-HCM-System),
· Die Wartung des zukünftigen SAP-HCM Systems (technischer Betrieb) ab der Datenbankebene. Die HPA stellt hierfür die entsprechenden Kapazitäten im Rechenzentrum zur Verfügung und beschafft die notwendige Hardware nach den Anforderungen des Dienstleisters. Aktuell ist das Release SAP ECC 6.0 EHP 4 im Einsatz. Ein Wechsel auf eine andere Systemarchitektur (z. B. SAP HANA) ist im Rahmen dieses Projektes nicht vorgesehen,
· Die Pflege des Personalabrechnungssystems (Berücksichtigung von gesetzlichen und tarifvertraglichen Änderungen),
· Die Unterstützung der HPA-Mitarbeiter in fachlichen Fragen der Personaladministration im SAP HCM,
· Anpassungen des SAP-Standard-Bescheinigungswesens an das „corporate design“ der HPA,
· Die Erstellung / Implementierung weiterer HPA-spezifischer Bescheinigungsvorlagen.
Sämtliche Leistungen (mündlich und schriftlich) sind durch den Dienstleister in deutscher Sprache zu erbringen. Dies gilt insbesondere für Leistungen während der Einführung/Implementierung und für alle weiteren Leistungen des technischen Betriebs und der Abrechnungsprozesse.