Event-Agenturen

Norddeutscher Rundfunk

Für Veranstaltungen im Bereich der Live-Kommunikation sucht der NDR eine oder mehrere Event-Agentur(en), die die jeweils verantwortlichen Bereiche des NDR bei der Konzeption, Planung, Organisation und Umsetzung unterstützen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-07-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-06-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Norddeutscher Rundfunk

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Hamburg › Hamburg
• Mecklenburg-Vorpommern › Rostock, Kreisfreie Stadt
• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-06-01	Auftragsbekanntmachung
2017-09-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: E50/2017-02
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️
Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Norddeutscher Rundfunk
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.ndr.de 🌏
E-Mail: vergaben@ndr.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YMQYB1Y%22 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YMQYB1Y%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-01 📅
Einreichungsfrist: 2017-07-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-03 📅
Datum des Beginns: 2017-09-01 📅
Datum des Endes: 2018-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 106-212958
ABl. S-Ausgabe: 106
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMQYB1Y.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Hafengeburtstag, Hanse Sail
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Der Hafengeburtstag Hamburg bietet Anfang Mai an 3 bzw. 4 Tagen (Fr.-So. bzw. Do.-So., sofern der Donnerstag Himmelfahrt ist) insgesamt 1 – 1 600 000 Besuchern auf der langen Festmeile – vom Fischmarkt, über die Landungsbrücken, bis zur HafenCity – viele Erlebnisse. Der Norddeutsche Rundfunk ist seit 2013 wieder umfangreich in den Hafengeburtstag involviert und mit einer speziellen überdachten Bühnenkonstruktion vor Ort. Die beteiligten Programme NDR 90,3 und das „Hamburg Journal“ präsentieren im Veranstaltungszeitraum ein abwechslungsreiches Programm mit Talk, Unterhaltung und Live-Musik.

Die Hanse Sail findet an 4 Tagen (Do.-So.) in der zweiten Augustwoche in Rostock statt. Der Norddeutsche Rundfunk bietet neben umfangreicher Berichterstattung über das Traditionsseglertreffen ein exklusives Bühnenprogramm. NDR 1 Radio MV, das Nordmagazin, N-JOY und NDR 2 präsentieren Unterhaltung, Live-Talks und Konzerte auf der NDR Bühne im Stadthafen.

Detailbeschreibung der jeweiligen Projekte, siehe Anlagen A.

Beschreibung der Verlängerungen:

Dem NDR wird das dreimalige, einseitig auszuübende Recht eingeräumt, die Vertragslaufzeit um jeweils weitere 12 Monate zu gleichen Konditionen zu verlängern. Die Gesamt-Vertragslaufzeit beträgt höchstens 48 Monate. Die Verlängerungsoption ist jeweils mindestens drei Monate vor dem Laufzeitende des Vertrages seitens des NDR (einseitige Option) schriftlich zu ziehen.

Bezeichnung des Loses: Kieler Woche
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Der NDR präsentiert sich seit vielen Jahren mit seinen Programmen im Rahmen der Kieler Woche am Ostseekai. Die Kieler Woche hat offiziell insgesamt rd. 3 000 000 Besucher jedes Jahr. Im Juni erwartet die Besucher auf der NDR Eventfläche über 10 Tage ein vielfältiges Programm aus angesagten Konzerten, Infotainment und Unterhaltung. So präsentieren NDR 1 Welle Nord und das Schleswig-Holstein Magazin, N-JOY, NDR 2 und NDR Info namenhafte Acts live auf der NDR Bühne.

Bezeichnung des Loses: Phil & Chill, N-JOY Geheimkonzert, Smart Beach Tour, Quizzen was die Welt bewegt
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Phil & Chill: Klassisches Konzert mit anschließendem Pop-Konzert und Lounge Party – das Beste aus zwei Welten, moderiert von N-JOY Moderatoren: Chefdirigent Andrew Manze leitet die NDR Radiophilharmonie.

N-JOY Geheimkonzert: Bei den Geheimkonzerten von N-JOY treten bekannte Bands und Künstler in Norddeutschland immer wieder in sehr speziellem Rahmen auf. Jedes Mal sorgten die Stars für ein ganz besonderes, exklusives und hautnahes Musikerlebnis. Die Verlosung findet vorrangig On-Air im Programm statt.

Smart Beach Tour: Von Mai bis September schlagen die besten deutschen Beach-Volleyballer bei der Smart Beach Tour auf. Der Eintritt zu allen Turnieren der und den Deutschen Smart Beach-Volleyball Meisterschaften ist frei. Am jeweiligen Samstag (in St. Peter-Ording zusätzlich am Freitag) gibt es eine Strandparty mit N-JOY DJ in den folgenden Orten.

Quizzen, was die Welt bewegt: Das beliebte Wissensquiz von NDR Info ist auch 2017 wieder auf Tour in verschiedenen Universitätsstädten im Norden: Unzählige knifflige Fragen, jede Menge neue Freunde und vor allem Spaß warten auf die wissensdurstigen Quizzer. Die Teams können sich in fünf Kategorien beweisen – allesamt typische Themenfelder des Programms von NDR Info: „Politik & Aktuelles“, „Der Norden“, „Sport“, „Wirtschaft“ sowie „Kultur & Wissenschaft“.

Bezeichnung des Loses: NDR Markenmodul Tour
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Das Markenmodul wird als markenübergreifendes (Dach- und Programmmarken) Promotionmodul zur Stärkung der Kommunikation mit Eventbesuchern im Rahmen von übergeordneten NDR Veranstatlungen eingesetzt. Durch eine Greenscreen-Fotostation werden die Besucher des NDR Markenmoduls virtuell in programmbezogene oder veranstaltungsspezifische Fotomotive einmontiert. Zudem stehen die Bilder nach dem jeweiligen Event auf ndr.de zum Download bereit. Das Modul besteht aus einem modulartigen Container und ist mit Anhänger mobil einsatzbereit.

Bezeichnung des Loses: NDR Landpartie-Fest
Losnummer: 5
Kurze Beschreibung:

Das Motto der „Landpartie“-Sendung ist auch Programm für das „Landpartie“-Fest. Besonders für Familien ist ein abwechslungsreiches Angebot geplant. Viele Sendungen, z. B. „Sportclub“, „Plietsch“, „Visite“, „Bingo!“ und „Kulturjournal“ präsentieren sich live vor Ort und sind mit ihren Moderatoren für Aktionen und Autogrammstunden dabei. Darüber hinaus sind mehr als 100 Aussteller aus den Landpartie-Sendungen auf der Fläche. Veranstaltungsbeginn für das Publikum ist an beiden Tagen jeweils 10:00 Uhr. Der Sonnabend endet mit Live-Sendung und Live-Konzert. Der Eintritt zum „Landpartie“-Fest ist frei.

Bezeichnung des Loses: Der Norden liest
Losnummer: 6
Kurze Beschreibung:

Zum ersten Mal begab sich „Der Norden liest“ 2006 auf Tour durch Norddeutschland. In 2016 stand die elfte Lesereise beispielsweise unter dem Motto „Heldengeschichten“.Insgesamt präsentierten Julia Westlake und Christoph Bungartz im Herbst 2016 acht Lesungen und besuchten dabei alle vier norddeutschen Bundesländer im NDR Sendegebiet. Die Kulturjournal-Reihe vom NDR Fernsehen findet in Kooperation mit NDR Kultur statt und steht unter der Schirmherrschaft der Stiftung Lesen.

Bezeichnung des Loses: Wünsch Dir Deinen NDR
Losnummer: 7
Kurze Beschreibung:

„Wünsch Dir Deinen NDR“ ist eine Aktion, bei der 2011 erstmalig das Publikum das Programm von NDR Fernsehen und Hörfunk bestimmen konnte. In den Folgejahren erweiterte das NDR Fernsehen die Aktion und fragte seine ZuschauerInnen, welchen Moderator bzw. welche Redaktion sie schon immer einmal treffen wollten. Dieses Meet-the-audience-Element mit seinen vielfältigen Begegnungen erfährt eine umfängliche Abbildung in Programm, Online und Sozialen Netzwerken des NDR Fernsehen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

22529.

22529; Orte bzw. Städte im Sendegebiet des NDR. Die genaue Festlegung, sofern noch nicht definiert, erfolgt nach Auftragserteilung.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-09-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-07-10 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Aufgabenlösung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Gewichtung des Preises: 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.ndr.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP4YMQYB1Y%22 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der Finanzbehörde Hamburg
Postort: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Spätestens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Bewerber ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2017/S 106-212958 (2017-06-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-09-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für Veranstaltungen im Bereich der Live-Kommunikation sucht der NDR eine oder mehrere Event Agentur(en), die die jeweils verantwortlichen Bereiche des NDR bei der Konzeption, Planung, Organisation und Umsetzung unterstützen.

Gesamtwert des Auftrags: 209 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Norddeutscher Rundfunk (NDR)
Postanschrift: Hugh-Greene-Weg 1, Haus 12, Raum 220
Postleitzahl: 22529
Kontakt
Telefon: +49 4041565090 📞
Fax: +49 4041565088 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 187-383398
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 106-212958
ABl. S-Ausgabe: 187

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Hafengeburtstag und Hanse Sail
Kurze Beschreibung:

— Stellung eines Produktionsleiters für die NDR Fläche vor Ort. Die Funktion des Veranstaltungsleiters liegt hier beim Gesamtveranstalter (Stadt Hamburg bzw. Rostock).

— Listung Auftragsvergabe und Kostenkontrolle inkl.

— Erstellen von Beauftragungs- und Plankosten-Übersichten.

— Einholen von Angeboten lt. NDR Beschaffungsrichtlinien (siehe 3.4.6).

— Überprüfung Angebot auf Wirtschaftlichkeit.

— Prüfung, Bewertung und Weitergabe von Angeboten zur Freigabe an Auftraggeber.

— Beauftragung.

— Erstellen und Versenden einer Disposition/Masterplan, d. h.:

— Erstellen von Parametern für Masterplan.

— Abstimmung Masterplan mit Gewerken (inkl. Ablaufkoordination).

— Abstimmung Masterplan Auftraggeber.

— Versand Masterplan (inkl. Updates).

— Erstellen eines maßstabsgetreuen Lageplans inkl. aller Nutzungseinrichtungen inkl.

— Abstimmung mit Auftraggeber.

— Briefing und Herstellung mit Fachbereich.

— ggf. Abstimmung mit allen relevanten Behörden/Gesamtveranstalter.

— ggf. Abstimmung mit NDR Media bzgl. Kooperationen, Gastronomie.

Los 1 |

Hafengeburtstag Hamburg

Hanse Sail

— Zulieferung der geforderten Inhalte für die NDR Veranstaltung zur Erstellung eines

Sicherheitskonzeptes von Seiten des Gesamtveranstalters inkl. Umsetzung der durch den Gesamtveranstalter im Sicherheitskonzept geforderten Maßnahmen.

— Beauftragung, Handling und Abrechnung der Künstler.

— Briefing durch Auftraggeber / Programme.

— Übertragungs-, Auftritts- und Dokumentationsrechte durchsetzen.

— Abstimmung Verträge mit Management und NDR.

— Handling Technical Rider und Koordination der Bühnenanforderungen.

— Handling und Abrechnung GEMA.

— Handling und Abrechnung Künstlersozialkasse (KSK).

— Operative Updates der Künstler (Hotel, Anfahrt).

— Abstimmung PR Sonderaktionen, Mitschnitte.

— Vor Ort Künstlerbetreuung.

— Abrechnung Management.

— Abrechnung/Übersicht Programmbudget.

— Abrechnung gegenüber dem NDR inkl. aller Nebenkosten (Catering, Handtücher etc.).

— Der Vertragspartner übernimmt die Ausgabe der Berechtigungs- und Arbeitsausweise sowie der Parkgenehmigungen. Dabei sind Anforderungen des NDR zu berücksichtigen.

— Organisation und Handling von Hotelzimmerkontingenten u. Crew-Catering.

— Vor-Ort-Betreuung aller NDR Aktivitäten, d. h.:

— Gesamtablaufregie und Stage Management.

— Koordination und Kontrolle sämtlicher externer und interner Gewerke.

— Erstellung Fotomaterial der Programmpunkte.

— Betreuung Programme NDR.

— Betreuung NDR Media und Einbindung von deren Kooperationspartner (z. B. Gastronom, Markenpartner).

— Betreuung NDR Pressestelle / PR-Agentur.

— Betreuung der Redaktionen / NDR Fernsehen, Hörfunk, Online / Einbindung von Fernsehsendungen des NDR in den Showablauf, sofern gewünscht.

— Einhaltung der gesetzl. Sicherheitsbestimmungen und Unfallverhütungsvorschriften.

— Einhaltung DIN Norm 15905-5 (Schallpegelmessung).

— Stellung eines Veranstaltungsleiters für die auf der Gesamtveranstaltung Kieler Woche befindliche, eingefriedete NDR Fläche. Die Funktion des Veranstaltungsleiters liegt hier nicht bei der Landeshauptstadt Kiel, Referat Kieler Woche. Das Kieler Woche Büro sieht sich nicht als Gesamtveranstalter, sondern vielmehr als Gesamtkoordinator, Ausrichter und Teilveranstalter der Kieler Woche.

— ggf. Abstimmung mit allen relevanten Behörden/Gesamtkoordinator Kieler Woche.

— Erstellen eines Sicherheitskonzeptes für die NDR Fläche anhand der Vorgaben/Richtlinien der örtlichen Behörden.

— Abrechnung Management 2.

Los 2 |

Kieler Woche

— Handling von VIP-Veranstaltungen/Side-Events (Empfang Oberbürgermeister, VIP-Empfang).

Phil & Chill (N-JOY Lounge/Party im Foyer):

— Planung, Inszenierung, Umsetzung und Nachbereitung des N-JOY Lounge-Bereiches in Bezug auf gastronomische Bereiche; betrifft Bar/Lounge und Garderobe inkl. Personal und Ausstattung.

— Organisation und Handling von Crew-Catering.

— Die Koordination von Gesamtablauf, Konzert und Lounge/Party erfolgt über den NDR!

N-JOY Geheimkonzert:

— ggf. Stellung eines Veranstaltungsleiters für die Location vor Ort (abhängig von Location/Betreiber).

— ggf. Erstellen eines Sicherheitskonzeptes (abhängig von jeweiliger Location).

— Betreuung der Redaktion / NDR Hörfunk, Online.

Smart Beach Tour (Abendveranstaltung/Strandparty mit N-JOY DJ):

— Abstimmung mit örtlichen Ausrichtern der jeweiligen Strandparty.

— Prüfung der Bedingungen, ggf. Anpassungen und Umsetzung der Technik.

— Koordination N-JOY Branding/Signalisation.

— Organisation und Handling von Hotelzimmerkontingenten (für den DJ).

— Qualitätssicherung vor Ort im Sinne der Programminteressen (nach Briefing durch N-JOY).

— Erstellen einer Foto-Dokumentation.

NDR Info – Quizzen, was die Welt bewegt:

— Erstellen und Versenden einer Disposition/Masterplan, inkl. Ablaufkoordination.

— Abstimmung mit jeweiligen Location-Betreibern/Universitäten.

— Koordination und Aufbau NDR Info Branding/Signalisation.

— Organisation und Handling von Catering.

— Gesamtablaufregie.

— Stellung eines übergeordneten Projektleiters als dauerhaften Ansprechpartner für die NDR Projektleitung und alle NDR Auftraggeber.

— Stellung eines Einsatz-Projektleiters pro Tourstation.

— Stellung eines Grafikers zur Recherche, Bearbeitung/Anpassung und Abstimmung von Fotomotiven mit NDR Auftraggeber und Projektleitung (ca. 40 Motive p. a.).

— Pflege, Betreuung im Einsatz und allumfassende Gewährleistung der Funktionsfähigkeit des NDR Markenmoduls und der NDR Promotiontechnik. Die Beauftragung Dritter zur Instandsetzung ist nach Abstimmung mit der NDR Projektleitung möglich.

— Am Promotionort: Handling des NDR Markenmodul-Promotionteams.

— Bereitstellung eines Zugfahrzeuges für das Modul und zum Transport der Technik.

— Bei Bedarf Organisation von Übernachtungsmöglichkeiten in Abstimmung mit NDR Auftraggeber.

— Ein Höchstmaß an Flexibilität im einzelnen Einsatz und auch in der Umsetzung von kurzfristigen Einsätzen.

— Erstellung einer Motivübersicht der letztjährlich verwendeten Motive.

— Softwarespezifische Datenumwandlung für Greenscreensoftware.

— Abstimmung systemrelevanter Software Updates.

— Einbindung neuer, weiterentwickelter Hardware und Tools in den Betriebsablauf der Fotoaktion / Fototechnik.

— Vorschläge zur Weiterentwicklung des Bestandsystems.

— Bilddatenhandling und Verwaltung (Upload der Fotos nach jeder Veranstaltung / Einbindung in die bestehende NDR IT-Infrastruktur (Upload Bilddateien)).

— Voraussetzung: LKW Führerschein Klasse C1E für Projektleiter.

— Stellung Zugfahrzeug mit 3t Zugkraft (Achtung Sonderfahrzeug) zum Anhängen einer Modulbox der Firma Mo-Systems Berlin 4.

— Abrechnung der Einsätze in Monatsrechnungen.

— Die Initialkosten (z. B. Bereitstellung des Zugfahrzeuges, jährliche Lagerkosten, Equipment-Anschaffungen) werden nach vorheriger Freigabe durch die NDR Projektleitung einzeln abgerechnet.

— Sowohl das Promotionmodul als auch die zugehörige Technik sind bereits im Bestand vorhanden und Eigentum des NDR.

— Stellung eines Veranstaltungsleiters für die Veranstaltungsfläche vor Ort.

— Kreation, Abstimmung, Koordination von Programminhalten (NDR Fernsehen) im Rahmen der Veranstaltung.

(Off-Air Präsentation aller beteiligten Sendungen. Anmutung: kleiner Tag der offenen Tür).

— Locationrecherche, Akquise, Planung und Abstimmung mit Städten/Institutionen oder vergleichbaren Institutionen nach Vorgaben des NDR inkl. Meetings, Vor-Ort-Termine.

— Koordination der Aussteller und Tiere:

— ca. 2 500 Einladungen an vorgegebene Landpartie-Sendungsprotagonisten (Aussteller) versenden.

— Rückmeldungen (ca. 50 %) bearbeiten, Adressdateien pflegen/ergänzen, in Abstimmung mit der Redaktion Kontakt mit Interessenten aufnehmen.

— Anmeldeformulare verschicken und Rückmeldungen mit den jeweiligen Bedarfen bearbeiten.

— Intensive Betreuung der Aussteller, u. a. mit Beratung, welche Aktionen vor Ort stattfinden.

— Infomaterial über Lebensmittel- und Veterinärbestimmungen, Ablauf und Aufbau versenden.

— Formulare über Lebensmittel und Veterinäranmeldungen versenden und rückfordern, Kontrolle/Anmeldung bei den entsprechenden Behörden.

— Werbematerial für das Fest an die Aussteller versenden.

— Erstellung und Versand von Plänen und Ausweisen.

— Abrechnungen mit Ausstellern für Strom und Verkaufsmeter durchführen, überwachen und weiterreichen an den NDR.

— Antragsstellungen / Behördenkontakte.

— Beantragung Gesamtveranstaltung.

— Festsetzungsanträge Lebensmittelbehörde.

— Festsetzungsanträge Veterinärämter / Tierarzteinbindung.

— Berücksichtigung tierschutzrechtlicher Bestimmungen.

— Verkehrsbehördliche Anträge.

— Schankgenehmigungen.

— Einbindung von Denkmalschutz / sonstigen Ämtern.

— Einbindung von Grünflächenämtern und Bauhöfen.

— Beauftragung

— Erstellen und Versenden einer Disposition/eines Masterplans, d. h.:

— ggf. Abstimmung mit allen relevanten Behörden/Institutionen.

— Erstellen eines Sicherheitskonzeptes anhand der Vorgaben/Richtlinien der örtlichen Behörden/Institutionen.

— Erstellen eines Verkehrskonzeptes.

— Parkflächen zur Verfügung stellen.

— Parkflächenbewirtschaftung.

— Park & Ride System erstellen.

— Shuttleservice – Konzept erstellen.

— Verkehrsleitsystem erstellen, entsprechend Verkehrsschilder vorhalten.

— Umsetzung verkehrsbehördlicher Anordnungen.

— Erstellen von Vorschlägen für Kommunikationsmaßnahmen in Abstimmung mit NDR und Mediaagentur; div. Plakatierungen (Großflächen, Litfaßsäulen, Tafelaushänge) im Umkreis von ca. 100 km, Koordination der Flyer- und Plakatdistribution über die Aussteller.

— Inhaltliche Ausarbeitung/Gestaltung von Drucksachen, z. B. Flyer und Plakate.

— Kommunikation und Planungen im NDR Fernsehen.

— Einbindung NDR Landesfunkhaus / Briefing und Abstimmung.

— Absprachen mit beteiligten Redaktionen, Aus- und Fortbildung, Pressestelle.

— Einbindung prominenter Protagonisten des NDR Fernsehens.

— Organisation von Pressekooperationen, Auftaktradtour etc.

— Einbindung von Live-Sendungen.

— Planung und Organisation Marketingmaßnahmen intern (Trailer, Cross-Promotion, Online, Facebook).

— Prozesssteuerung und Planung des Festprogramms für Bühne, Aktionswiese.

— Erstellen von Moderatorenbriefings.

— Einbindung prominenter externer Gäste, z. B. Ministerpräsidenten, Landwirtschaftsminister etc.: Einladung, Briefing und Vor-Ortbetreuung.

Kreation

— Trendanalyse des Buchmarktes und Recherche der aktuellen Literaturproduktion mit Schwerpunkt norddeutsche Literatur.

— Literarische Beratung der NDR Redaktion zu Themensetzung und Realisierung.

— Thematische Recherche zu literarischen Motiven.

— Literarisches Talentscouting und Scouting interessanter und für die Veranstaltungsreihe geeigneter Nachwuchsschauspieler. Darüber hinaus Akquise prominenter Persönlichkeiten aus Literatur, Medien und Gesellschaft.

— Innovative Inhalts-Konzeption zum jeweiligen Veranstaltungsthema.

— Kreative Besetzungskonzepte der Veranstaltungen.

— Input aus Literatur, Kunst und Musik.

Konzeption

— Anbahnung und Durchführung von inhaltsbezogenen Kooperationen in der Norddeutschen Literaturszene.

— Inhaltliche Mischung der Veranstaltungen zwischen Avantgarde und Tradition, Aufbereitung von Inhalten zu eigenständig künstlerisch anspruchsvollen Produktionen.

— Anbahnung und Durchführung von Medienkooperationen, insbesondere mit ortsansässigen Tageszeitungen.

— Intensive Zusammenarbeit mit Partnern in den NDR Landesfunkhäusern + Studios.

— Dem Aufraggeber NDR angemessene Pflege externer Partner.

— Konzeption von Marketingmaßnahmen zur Kommunikation der Veranstaltungen.

— Eigenständige Aufbereitung von Inhalten und Überführung in künstlerisch anspruchsvolle, solitäre Produktionen.

— Erstellung und Durchführung von transmedialen Bühnenpräsentationen.

— Konzeptabsprachen mit den Künstlern.

— Textdramaturgie und Erstellung von Bühnenfassungen der Textvorlagen.

— Licht- und Tonkonzeptionen 2.

— Texten für Flyer + Plakate, Bildbeschaffung, Korrekturdurchgänge.

— Ausführliche Moderatoren-Briefings.

— Logobeschaffung von Kooperationspartnern.

— Inhaltliche Konzeption Flyer, Plakate, Social-Media-Aktivitäten in Abstimmung mit Auftraggeber und in Abstimmung mit Kooperationspartnern. Redaktion und Schlussredaktion des Programmflyers.

— Angebot von Synergie-Konzepten zwischen der Veranstaltungsreihe und begleitenden NDR Medien (z. B. für NDR Facebook, „Titel, Thesen, Temperamente“, „Kulturjournal“, NDR Landesprogramme).

Vorbereitung / Durchführung / Nachbereitung

— Location-Scouting inkl. Vorbesichtigungen für jeden Veranstaltungsort.

— Verteilung von Flyern und Plakaten in Norddeutschland.

— Listung Auftragsvergabe und Kostenkontrolle inkl.:

Budgetplanung / Budgetkontrolle, sowie Auftrags- und Rechnungsabwicklung

Erstellen von Beauftragungs- und Plankosten-Übersichten

Einholen von Angeboten lt. NDR Beschaffungsrichtlinien (siehe 3.4.6)

Überprüfung Angebot auf Wirtschaftlichkeit

Prüfung, Bewertung und Weitergabe von Angeboten zur Freigabe an Auftraggeber

Beauftragung

— Erstellung und zeitlich angepasste Aussendung von Dispositionen

Erstellen von Parametern für Dispositionen

Abstimmung Dispo mit Gewerken (inkl. Ablaufkoordination)

Abstimmung Dispo mit Auftraggeber

Versand Disposition (inkl. Updates)

— Repräsentative Gestaltung der Veranstaltungen, thematisch passende Bühnenausstattung (Szenenbild).

— Publikumsbetreuung / VIP-Betreuung / Einlass.

— Licht- und Ton-Regie / Gesamtablaufregie und Stage Management.

— Management, Ansprache und exakte Briefings der Künstler.

— Briefing Fotografen, auch für spätere Auswertung in der Dokumentation.

— Organisation des Ticketverkaufs für alle Veranstaltungsorte.

— Abschluss von Miet- und Nutzungsverträgen mit Locations.

— Catering für Mitwirkende.

— Zeitgenaues Bereitstellen von Materialien für die Pressearbeit (Print,Online, soz. Medien).

— Gestaltung von Backstage-Locations sowie künstleraffine Backstage-Betreuung.

— Direkte Veranstaltungsbetreuung durch mind. 3 Personen.

— Beauftragung und Handling Technik.

— Beauftragung, Handling und Abrechnung der Künstler

Briefing durch Auftraggeber / Programme

Übertragungs-, Auftritts- und Dokumentationsrechte durchsetzen

Abstimmung Verträge mit Management und NDR

Handling Technical Rider und Koordination der Bühnenanforderungen

Handling und Abrechnung GEMA

Handling und Abrechnung Künstlersozialkasse (KSK).

— Stellung eines Veranstaltungsleiters für die jeweiligen Besuchsorte.

— Vorbereitende Tätigkeiten.

— Auswahl und Kontaktaufnahme mit allen beteiligten Sendungen, Sendungsmachern und Moderatoren: Agentur ist Koordinator und Ansprechpartner für alle beteiligten Bereiche beim NDR Fernsehen und bei allen beteiligten Zuschauern.

— Kreation und Abstimmung geeigneter Aktionsangebote (Agentur / NDR Fernsehen / NDR Crosspromotion und NDR Facebook).

— Organisation.

— Entgegennahme, Auswertung und aktionsgerechte Archivierung aller eingehenden Zuschauerwünsche (ca. 3 000 Wünsche in 2017).

— Bewertung, Weiterleitung und Diskussion geeigneter Zuschauerwünsche in Abstimmung mit NDR Fernsehen.

— Weiterleitung an die Redaktionen, Favoritenverfahren.

— Vorabrecherche bei potentiellen Zuschauerwünschen hinsichtlich Umsetzbarkeit vor Ort sowie Verwertbarkeit für Fernsehbeiträge.

— Entscheidung für einen Zuschauer-Besuch inklusive Terminabsprachen zwischen Redaktion und Moderation, Dreh-Team und Zuschauer.

— Anfertigung und Verteilung aller Off-Air Aktions-Dispositionen mit Beschreibungen, Terminen, Kontaktdaten sowie den jeweiligen organisatorischen Details.

— Anfertigung einer Übersichtskarte mit allen NDR Fernsehen-Wunsch-Aktionen im Sendegebiet.

— Planungsübersicht aller Besuche mit detaillierten Angaben zu Termin, Teilnehmern, Ort, Redaktionen.

— Erstellung Kurzübersicht aller Aktionen.

— Zulieferung eines Briefings für die NDR Pressestelle für Kontakte zu Zeitungen vor Ort. Fortlaufende Unterrichtung über die Aktionen an die Pressestelle.

— Umsetzung.

— Absprachen mit Redaktion / Sendungsautoren für die Fernsehbeiträge (ca. 20 Filme) und Zulieferung NDR Online.

— Absprachen mit Videojournalisten für Filmdreh und Zulieferung NDR Online. Drehüberwachung und Redaktion der Online-Filme (ca. 10 Filme).

— Begleitung aller Besuchstermine und Organisation des örtlichen Ablaufes, ggf. Vorbesichtigung 2.

— ggf. Ausgabe von Berechtigungs- und Arbeitsausweisen sowie von Parkgenehmigungen. Dabei sind Anforderungen des NDR zu berücksichtigen..

— Organisation und Handling von Hotelzimmerkontingenten.

— Betreuung der anwesenden Pressevertreter.

— Nachbereitung.

— Einholung eines Tagebuchberichtes (mind. 1/2 Din A4 – Seite) des jeweiligen Moderators zur Weiterleitung an die NDR Pressestelle, an NDR Online und an NDR Facebook.

— Rückmeldung an Redaktionen und Absprache zum Ausstrahlungstermin zur Weitergabe an beteiligte Zuschauer, NDR Online und NDR Pressestelle.

— Zusammenstellung einer umfänglichen Dokumentation mit einzelnen Aktions-Beschreibungen, Fotos, Tagebuchberichten und Presseveröffentlichungen.

— Beschaffung und Verteilung von Mitschnitten aller Beiträge für die mitwirkenden Zuschauer.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-09-01 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf und Logistik

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postleitzahl: 20354
Telefon: +49 40428231448 📞
Fax: +49 40428232020 📠
Internetadresse: http://fhh.hamburg.de/ 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Siehe VI.1)
Postort: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2017/S 187-383398 (2017-09-27)

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