Fachliche und technische Leistungen im Bereich Microsoft SharePoint und Microsoft Project Server

Kurze Beschreibung

Die Einheit IT des Auftraggebers stellt allen Anwendern Microsoft SharePoint als Plattform zur Verfügung. Darüber hinaus werden auch ein Großteil der durchzuführenden Projekte sowie grundsätzliche Informationen auf Basis und über Microsoft Project-Server dargestellt. Mit der Ausschreibung soll eine Rahmenvereinbarung über die Leistungserbringung eines Servicepartners abgeschlossen werden, der den Auftraggeber bei der Umsetzung von Anforderungen unter Verwendung des Microsoft SharePoint und Project berät, dabei die Umsetzung hinsichtlich der Machbarkeit untersucht und konzipiert sowie bei der Konfiguration und Programmierung auf Basis der erstellten Konzepte im Microsoft SharePoint und Project unterstützt. Es soll durch das Aufzeigen von Optimierungsansätzen zur weiteren Effizienzsteigerung beigetragen werden. Die Leistungserbringung erfolgt mit einer Laufzeit von 2 Jahren sowie einer zweimaligen Verlängerungsoption um 2 Jahre zu einer maximalen Gesamtlaufzeit von 6 Jahren.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer erbringt fachliche und technische Leistungen für Microsoft SharePoint und Microsoft Project Server in den folgenden Bereichen:
— Beratung inklusive Anforderungsanalyse, Machbarkeitsstudien und Projektmanagement
— Planung & Konzeption
— Entwicklung, Test & Einführung
— Unterstützungsleistungen nach Einführung i. S. eines „EarlyLife-Supports“
— Sicherung des Qualitätsstandards durch eine Service- oder Releasephasen übergreifende (im Early Life Support), personenbezogene Projektkontinuität
— Dokumentation
— Schulungsmaßnahmen
— Coachingmaßnahmen/Wissenstransfer
Die Leistungserbringung soll nach den Vorstellungen des Auftraggebers durch nachweisbar erfahrene Berater und Entwickler mit ausgeprägter fachlicher Expertise erfolgen. Vom Auftragnehmer wird dazu eine ganzheitliche Unterstützungsleistung erwartet, die insbesondere die qualitätsgerechte und effiziente Erbringung der Unterstützungsleistungen sowie die fachliche Einweisung der Administratoren des Auftraggebers sicherstellt. Es wird erwartet, dass das zur Durchführung eingesetzte Personal regelmäßig auf die aktuellen beim Auftraggeber eingesetzten Hard- und Software-Produkte qualifiziert wird. Das fachliche Spektrum erstreckt sich in den Themenbereichen Microsoft SharePoint sowie Microsoft Project Server von Projektmanagementaufgaben und Beratungsleistungen, über konzeptionelle Aufgaben und Planungsarbeiten bis hin zur Umsetzung bzw. Entwicklung der Lösung. Die Einheit IT des Auftraggebers führt im Rahmen des Continual Service Improvement Prozesses Optimierungen durch. Der Strukturierungsprozess wird während der Laufzeit des hier zur Vergabe anstehenden Vertrages fortgesetzt.
Das nachfolgend dargestellte Mengengerüst ist eine Schätzmenge, die aus den realisierten Projektanfragen der vergangenen Jahre resultiert und Projektvorhaben berücksichtigt, die derzeit in Planung, aber hinsichtlich der Durchführung noch nicht beschlossen sind. Der Auftraggeber geht demnach von folgenden unverbindlichen Abnahmemengen aus, wobei der Bedarf auch variieren kann: Unterstützungsleistung SharePoint und Project Server 400 Personentage pro Jahr (entspricht 3.200 Stunden á 60 Minuten). Bei den vorstehenden Angaben handelt es sich um das in Aussicht genommene Auftragsvolumen pro Jahr gemäß § 2 Abs. 1, Abs. 4 SektVO, aus welchem keine Abnahmeverpflichtungen abgeleitet werden können. Diese Mengenangaben können überschritten und unterschritten werden, stellen also weder Mindestabnahmemengen noch Obergrenzen dar. Das dargestellte Auftragsvolumen umfasst alle in den folgenden Ziffern dargestellten Leistungsbereiche. Unabhängig der dargestellten Schätzmenge wird während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung eine jährliche Mindestabnahmemenge zugesichert: Unterstützungsleistung SharePoint und Project Server 200 Personentage pro Jahr (entspricht 1.600 Stunden á 60 Minuten).
Der entscheidungsbefugte Ansprechpartner des Auftragnehmers leitet auftragnehmerseitig die aus den Einzelabrufen resultierenden Projekte und stellt auf Basis der zu erwartenden Inhalte ein Berater-/Entwicklerteam zusammen. Dieses Team deckt die benötigte und mindestens die mit dem Angebot nachgewiesene fachliche, technische und organisatorische Expertise des jeweiligen Projektes ab. Der entscheidungsbefugte Ansprechpartner ist gegenüber den vom Auftragnehmer eingesetzten Beratern weisungsbefugt und verfügt als Projektleiter dieser Projekte über die für die Erbringung der Unterstützungsleistung erforderliche technische und fachliche Expertise. Die Zusammensetzung der Berater-/Entwicklerteams sind zudem so zu gestalten, dass die kleinstmögliche Mitarbeiteranzahl mit der größtmöglichen Expertise in den jeweiligen Projekten zum Einsatz kommt.

Beschreibung der Optionen

Optional werden eine höhere Abnahmemenge, als die zugesicherte Mindestabnahmemenge sowie eine zweimalige Verlängerungsoption der Vertragslaufzeit um zwei Jahre ausgeschrieben.

1.) Das Vergabeverfahren erfolgt nach der Sektorenverordnung 2016.
2.) Die Unterlagen stehen ab sofort nur noch digital unter folgender Adresse zur Verfügung: https://www.vergabe.rib.de. Die Ausschreibung befindet sich unter Maßnahme „Fachliche und technische Leistungen im Bereich Microsoft SharePoint und Microsoft Project Server“; Vergabenummer „C-0855-16-O-EU“.
3.) Bietergemeinschaften sind zugelassen, jedoch ist die Bildung einer Bietergemeinschaft zu begründen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft sind im Angebot vollständig zu benennen (Vordruck). Im Angebot ist ein zentraler Ansprechpartner anzugeben, der bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Nachweise (gem. Pkt. III.1) vorzulegen. Ausländische Bieter / Unternehmen haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes (gem. Pkt. III.1) vorzulegen.
4.) Bei schriftlicher Angebotsabgabe, sind die Angebote als solche zu kennzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag einzureichen.
5.) Sollten sich aus Sicht des Bieters Nachfragen ergeben, sind diese ausschließlich schriftlich unter Angabe der Vergabenummer „C-0855-16-O-EU“ per Fax oder E-Mail an folgende Adresse zu richten:
Hamburg Port Authority AöR
Brooktorkai 1
Zentraler Einkauf
20457 Hamburg
Fax: +49 40 42847-2612
E-Mail:ZentralerEinkauf@hpa.hamburg.de
6.) Rechtzeitig beim Auftraggeber beantragte Auskünfte zu den Vergabeunterlagen werden in der nach § 16 SektVO Abs. 3 Nr. 1 vorgesehenen Frist bis sechs Kalendertage vor Eingang der Angebote erteilt.
7.) Fragen, die während des laufenden Verfahrens gestellt und beantwortet werden, sind ausschließlich unter http://www.hamburg-port-authority.de veröffentlicht und zwar im Bereich „Für Hafenkunden“ und dort unter „Ausschreibungen/Liefer- und Dienstleistungen“. Der Bieter hat eigenverantwortlich und regelmäßig die Informationen abzurufen.
8.) Die Bewertung der Angebote erfolgt über die Zuschlagskriterien, die in den Ausschreibungsunterlagen detailliert aufgeführt sind. Für die Bewertung der Zuschlagskriterien einzureichende Unterlagen sind in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt. Fehlende Unterlagen, die für die Bewertung der Zuschlagskriterien erforderlich sind, werden nicht nachgefordert. Das Angebot ist somit unvollständig und wird von der weiteren Wertung ausgeschlossen.