Hosting, Betrieb, Betreuung und Weiterentwicklung des SAP-Systems der KoWo

KoWo-Kommunale Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt

Die Kommunale Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt (KoWo) nutzt seit 2006 zur Unterstützung wesentlicher Geschäftsprozesse das SAP-System in der Version ERP 6 mit den Modulen RE-FX Real Estate Management, Promos.GT, Records Management, HWK24 – Handwerkerkopplung, FI, CO und MM. Berichte für das Finanzwesen werden über SAP BW erstellt. Die SAP-Systeme werden zurzeit von einem externen Dienstleister, einem städtischen Unternehmen zur Verfügung betrieben.
Für den künftigen Betrieb des SAP-Systems werden folgende Leistungen ausgeschrieben: siehe Pkt. II.2.4).
Die zukünftige Systemarchitektur sieht eine dreistufige SAP ERP- und BW-Systemlandschaft, jeweils bestehend aus einem Entwicklungs-, Test- und Produktivsystem (E-, Q- und P-System) vor. Das Produktivsystem wird zum Zeitpunkt der Übernahme ca. 110 Nutzer haben, die Anzahl der Wohnungseinheiten liegt bei ca. 14 000.
Das Projekt zur Übernahme der SAP-Systeme soll am 16.5.2017 beginnen, die Produktivsetzung ist für den 1.11.2017 geplant.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-02-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-01-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-01-16 Auftragsbekanntmachung
2017-07-18 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2017-01-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:
“Die Kommunale Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt (KoWo) nutzt seit 2006 zur Unterstützung wesentlicher Geschäftsprozesse das SAP-System in der Version ERP 6...”    Mehr anzeigen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenverarbeitungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: KoWo-Kommunale Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt
Postanschrift: Juri-Gagarin-Ring 148
Postleitzahl: 99084
Postort: Erfurt
Kontakt
Internetadresse: http://www.kowo.de 🌏
E-Mail: ritzmann@kowo.de 📧
Telefon: +49 3615544-5433 📞
Fax: +49 361554449433 📠
URL der Dokumente: https://www.kowo.de/ausschreibungen/ausschreibungen/ausschreibungen-nach-auftragsarten/dienst-und-lieferleistungen-gemass-vol-dp18 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-01-16 📅
Einreichungsfrist: 2017-02-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-01-21 📅
Datum des Beginns: 2017-06-01 📅
Datum des Endes: 2022-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 015-023837
ABl. S-Ausgabe: 15
Zusätzliche Informationen

“I.1) Name und Adressen: Nationale Identifikationsnummer: 2017-03-VOL.”

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Kommunale Wohnungsgesellschaft mbH Erfurt (KoWo) nutzt seit 2006 zur Unterstützung wesentlicher Geschäftsprozesse das SAP-System in der Version ERP 6...”    Mehr anzeigen

“Für den künftigen Betrieb des SAP-Systems werden folgende Leistungen ausgeschrieben: siehe Pkt. II.2.4).”
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“Die zukünftige Systemarchitektur sieht eine dreistufige SAP ERP- und BW-Systemlandschaft, jeweils bestehend aus einem Entwicklungs-, Test- und...”    Mehr anzeigen

“Das Projekt zur Übernahme der SAP-Systeme soll am 16.5.2017 beginnen, die Produktivsetzung ist für den 1.11.2017 geplant.”

“Für den künftigen Betrieb des SAP-Systems werden folgende Leistungen ausgeschrieben:”

“a) Bereitstellung der erforderlichen Systemtechnik in den Räumlichkeiten des Betreibers, der WAN-Verbindung sowie die Anbindung an das lokale Netz der KoWo,”

“b) Übernahme der SAP-Systeme mit der derzeit genutzten Funktionalität und Migration der Daten vom derzeitigen Betreiber sowie Integration in die neue, zur...”    Mehr anzeigen

“c) Erbringung von Betriebsservices für die Bereiche: Störungsbearbeitung, Release Management, Change Manage-ment, Konfigurationsmanagement, Verfügbarkeit,...”    Mehr anzeigen

“d) Beratung und Unterstützung bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung der SAP-Systeme für die Umsetzung wohnungswirtschaftlicher Prozesse.”

“Die KoWo legt dabei besonderen Wert darauf, einen Partner mit dezidiertem wohnungswirtschaftlichem und spezialisiertem SAP Branchen-Knowhow zur Durchführung...”    Mehr anzeigen
Beschreibung der Verlängerungen:
“Eine zweimalige Verlängerung um jeweils 2 Jahre durch den Auftraggeber ist möglich.”
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Erfurt.”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Formulare für diese Angaben können auf der Website der KoWo unter „Ausschreibungen“ heruntergeladen werden kann...”    Mehr anzeigen

“1. Erklärung des Bewerbers mit der Angabe der allgemeinen Unternehmensdaten (Vordruck 2).”
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“2. Erklärung der Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend) (Vordruck 3).”

“3. Erklärung über Nachunternehmer (falls zutreffend) (Vordruck 4).”

“4. Erklärung über das Nichtvorliegen folgender Ausschlussgründe (Vordruck 5):”

“— Strafrechtliche Tatbestände gemäß § 123 Abs. 1 GWB;”

“— Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung gemäß § 123 Abs. 4 GWB;”

“— Insolvenzverfahren gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB;”

“— Verstöße gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmerentsendegesetz und Mindestlohngesetz gemäß § 124 Abs. 2 GWB.”

“5. Erklärung zu Verknüpfungen mit anderen Unternehmen (Vordruck 6).”

“6. Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach § 44 VgV.”

“Zur Prüfung von Ausschlussgründen im Sinne der §§ 123 ff. GWB in Bezug auf den/die Bewerber/Bewerbergemeinschaft, haben die Bewerber und die Mitglieder der...”    Mehr anzeigen

“Bewerbergemeinschaften haben in der Bewerbergemeinschaftserklärung oder als Anlage zur Bewerbergemeinschaftserklärung eine schriftliche Erklärung folgenden...”    Mehr anzeigen

“Die vorstehenden Erklärungen und Nachweise gemäß Ziffern 1, 2 bis 6 sind von jedem Bewerber und den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft abzugeben.”

“Soweit der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der wirtschaftlichen bzw. technischen Leistungsfähigkeit im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs...”    Mehr anzeigen

“Außerdem ist eine unterschriebene Erklärung des Dritten/ Nachunternehmers bzw. der konzernverbundenen Unternehmen vorzulegen, wonach dieser/diese bereit...”    Mehr anzeigen

“Die Vergabestelle behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen.”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
“Ein Formular für diese Angaben finden Sie im Teilnahmeantrag, der auf der Website der KoWo unter „Ausschreibungen“ heruntergeladen werden kann...”    Mehr anzeigen

“1. Allgemeine Unternehmensdarstellung (Geschäftsfelder, Leistungen, Standorte des Unternehmens usw.).”
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“2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Vordruck 7):”

“a. Angabe des Gesamtumsatzes des Bewerbers für die letzten 3 Geschäftsjahre;”

“b. Angabe des Umsatzes, den der Bewerber innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre in der Branche Wohnungswirtschaft mit Leistungen gemacht hat, die dem...”    Mehr anzeigen

“3. Bereitstellung der Unternehmensbilanzen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.”

“4. Erklärung zum Bestehen oder zur Bereitschaft des Abschlusses einer Berufshaftpflichtversicherung nach § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV in der geforderten Höhe...”    Mehr anzeigen

“a. Deckungssumme für Personenschäden pauschal mindestens 1 000 000 EUR;”

“b. Deckungssumme für Sachschäden pauschal mindestens 1 000 000 EUR;”

“c. Deckungssumme für Vermögensschäden pauschal mindestens 1 000 000 EUR.”

“Die vorstehend genannten Erklärungen und Nachweise sind sowohl von den Bewerbern als auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft zu führen. Bei...”    Mehr anzeigen

“Soweit der Bewerber / Bewerbergemeinschaft zur Erfüllung der Anforderungen auf Angaben/Daten von Dritten / Nachunternehmern / konzernverbundenen Unternehmen...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Ein Formular für diese Angaben finden Sie im Teilnahmeantrag, der auf der Website der KoWo unter „Ausschreibungen“ heruntergeladen werden kann...”    Mehr anzeigen

“1. Angabe von drei Referenzen beim technischen Betrieb von SAP-ERP-Systemen mit einem maximalen Alter von 5 Jahren unter Angabe von Auftraggeber/ Branche,...”    Mehr anzeigen
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“2. Angabe von drei Referenzen in Bezug auf die fachliche Betreuung, den Betrieb, die Pflege, die Aktualisierung und Weiterentwicklung von SAP-Systemen in...”    Mehr anzeigen

“3. Anzahl der SAP-Berater insgesamt sowie der SAP-Berater mit nachweisbaren Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft zum aktuellen Zeitpunkt (Vordruck 7).”

“4. Name und berufliche Qualifikation des für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektleiters (Vordruck 10).”

“5. Erklärung, dass die eingesetzten Mitarbeiter fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Vordruck 11).”

“Möglicherweise geforderte Mindeststandards:”

“a. Mindestens eine der unter Punkt 1 genannten Referenzen muss von einem Kunden aus der kommunalen Wohnungswirtschaft stammen.”

“b. Die Anzahl der SAP-Berater mit nachweisbaren Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft unter Punkt 3 muss mindestens drei betragen.”

“Die vorstehend genannten Erklärungen und Nachweise gemäß Ziffern 3 und 4 sind sowohl von den Bewerbern als auch von allen Mitgliedern einer...”    Mehr anzeigen

“Künftige Bietergemeinschaften müssen den „Teilnahmeantrag“ als Bewerbergemeinschaft einreichen. Im Teilnahmeantrag müssen die Mitglieder der...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“1. Umsatz des Unternehmens mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen in der Branche Wohnungswirtschaft (20 %).”

“2. Referenzen in Bezug auf den technischen Betrieb von SAP-ERP-Systemen innerhalb der letzten 5 Jahre (20 %).”
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“3. Referenzen in Bezug auf die fachliche Betreuung, den Betrieb, die Pflege, die Aktualisierung und Weiterentwicklung von SAP-Systemen in der...”    Mehr anzeigen

“4. Anzahl der aktuell vorhandenen SAP-Berater mit nachweisbaren Erfahrungen in der Branche Wohnungswirtschaft (20 %).”

“5. Qualifikation und Erfahrung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektleiters (10 %).”

“Nähere Informationen zum Wertungssystem für die Auswahlentscheidung sind den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.”
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-02-24 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-06-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: juristische Person des privaten Rechts (GmbH)
Kontakt
Kontaktperson: Bereich Technische Dienstleistungen Vergabestelle
Adresse des Käuferprofils: www.kowo.de 🌏
Dokumente URL: https://www.kowo.de/ausschreibungen/ausschreibungen/ausschreibungen-nach-auftragsarten/dienst-und-lieferleistungen-gemass-vol-dp18 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

“I.1) Name und Adressen:”

“Nationale Identifikationsnummer: 2017-03-VOL.”

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Weimarplatz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 36137737254 📞
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Fax: +49 36137739354 📠
Internetadresse: http://www.thueringen.de/th3/tlvwa/vergabekammer 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Nach § 160 Abs. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag...”    Mehr anzeigen

“1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungs-antrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber...”    Mehr anzeigen
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“2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten...”    Mehr anzeigen

“3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur...”    Mehr anzeigen

“4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.”

“Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.”
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postort: Weimar
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2017/S 015-023837 (2017-01-16)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-07-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2017-03-VOL
Gesamtwert des Auftrags: 1519451.50 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: kristin.ritzmann@kowo.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 139-285911
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 015-023837
ABl. S-Ausgabe: 139

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“c) Erbringung von Betriebsservices für die Bereiche: Störungsbearbeitung, Release Management, Change Management, Konfigurationsmanagement, Verfügbarkeit,...”    Mehr anzeigen

“Die KoWo legt dabei besonderen Wert darauf, einen Partner mit dezidiertem wohnungswirtschaftlichem und spezialisiertem SAP Branchen-Knowhow zur Durchführung...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bereitstellungsleistungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einmalige Dienstleistungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Betriebsunterstützung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachliche Beratung und Weiterentwicklung
Ergänzende Anforderungen
Bieterpräsentation und Verhandlungen
Gewichtung des Preises: 60 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-06-09 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: 2017-03-VOL

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Internetadresse: http://www.thueringen.de 🌏
Quelle: OJS 2017/S 139-285911 (2017-07-18)