Implementierung einer Software zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung an der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main

Der Kanzler der Johann Wolfgang Goethe-Universität, Bereich Finanzen und Controlling, Einkaufsmanagement

Bereitstellung und Integration einer Softwarelösung zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung und -prüfung sowie eines MSSQL-Datenbank basierten Archivs incl. der für die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur benötigten Schnittstellen, Hardwarekomponenten sowie konzeptionelle Begleitung der Implementierung (zur Bearbeitung und Archivierung von ca. 150 000 Lieferantenrechnungen p.a.).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-05-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-03-31.

Wer?

• Der Kanzler der Johann Wolfgang Goethe-Universität, Bereich Finanzen und Controlling, Einkaufsmanagement

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-03-31	Auftragsbekanntmachung
2017-04-07	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2017-03-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung
Referenznummer: 9.40.15VOL EM1-FS1-01-16
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für den Datenaustausch 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Wettbewerblicher Dialog
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Der Kanzler der Johann Wolfgang Goethe-Universität, Bereich Finanzen und Controlling, Einkaufsmanagement
Postanschrift: Theodor-W.-Adorno-Platz 1, PA-Gebäude, 2.OG, Zimmer 2.P62
Postleitzahl: 60323
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.uni-frankfurt.de 🌏
E-Mail: andreas.walter@em.uni-frankfurt.de 📧
Telefon: +49 69-79819852 📞
Fax: +49 69-79876319852 📠
URL der Dokumente: https://ausschreibung.cgi-host2.rz.uni-frankfurt.de/?p=495&preview=true 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-31 📅
Einreichungsfrist: 2017-05-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-04-05 📅
Datum des Beginns: 2017-10-30 📅
Datum des Endes: 2018-06-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 067-125934
ABl. S-Ausgabe: 67
Zusätzliche Informationen

Die erste Dialogrunde mit den für das Dialogverfahren zugelassenen Bewerbern ist im Zeitraum vom 26.6.2017 bis 27.6.2017 vorgesehen. Vorbehaltlich einer Anpassung sind, aus heutiger Sicht, insgesamt 3 Dialogrunden vorgesehen (nähere hierzu ist den Teilnahmeunterlagen zu entnehmen). Kosten aller Art, die Teilnahmeinteressenten, Teilnehmern bzw. Bewerbern oder Bietern, im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs, bzw. im Rahmen des nachfolgenden Dialogverfahrens entstehen, werden vom Auftraggeber nicht ersetzt. Alle zur Vorlage eines Teilnahmeantrages notwendigen Informationen, bzw. Anforderungen, sind abschließend dieser Bekanntmachung und den Teilnahmeunterlagen zu entnehmen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 260 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Ziel des Vergabeverfahrens ist es, die derzeitigen Rechnungsbearbeitungs- und Prüfprozesse weitestgehend unverändert in einer Softwarelösung abzubilden, um die ca. 150 000 im Jahr eingehenden Lieferantenrechnungen, in einem möglichst bruchfreien, rechtskonformen elektronischen Prozess, bearbeiten und sicher archivieren zu können.

Die erforderliche Hardware soll, vorbehaltlich einer abweichenden Lösung in den Dialogen, zentral am Campus Westend,Theodor-W.-Adorno-Platz 1, 60323 Frankfurt am Main, installiert werden.

Es erfolgt keine Losaufteilung der Gesamtleistung, weil eine integrierte Hard- und Softwarelösung angestrebt wird, um einerseits, im Sinne einer schnellen Problemidentifikation und –lösung, gerade in einem so komplexen Gesamtprojekt, ausschließlich einen verantwortlichen Ansprechpartner/ Vertragspartner des Auftraggebers zu definieren und andererseits erwartete Synergie-Effekte bei Wartung und Instandhaltung der Hard- und Software, nutzen zu können.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 260 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Theodor-W.-Adorno-Platz 1, 60323 Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Teilnehmer haben im Teilnahmeantrag folgende Erklärungen abzugeben, bzw. entsprechende Nachweise (sofern zutreffend), mit ihrem Teilnahmeantrag vorzulegen:

1. Eine Unternehmensdarstellung, die die Rechtsform, den Gegenstand und die Größe des Unternehmens, den Sitz des Unternehmens, die Größe und Sitz betreuender Niederlassungen hierzu, darlegt.

2. Eine Eigeneklärung zum Nichtvorliegen/ Vorliegen zwingender (§ 123 GWB), bzw. fakultativer (§ 124 GWB) Ausschlussgründe, und entsprechend durchgeführter, geeigneter Selbstreinigungsmaßnahmen des Unternehmens, i.S. des § 125 GWB.

3. Eine Eigenerklärung, dass der Teilnehmer seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß erfüllt.

4. Eine Eigenerklärung zur Entrichtung von Abgaben an die Berufsgenossenschaft (sofern für die Unternehmensform des Teilnehmers zutreffend).

5. Eine Eigenerklärung, dass der Teilnehmer seine Verpflichtung zur Zahlung von Mindestlohn erfüllt.

6. Ein Handelsregisterauszug des Unternehmens.

Der Nachweis zu 6 darf am Endes der Vorlagefrist (15.5.2017) nicht älter als 90 Tage sein. Soll, zur Erbringung einzelner Teilleistungen, ein Nachunternehmer eingesetzt werden, sind die v.g. Erklärungen und Nachweise, vor Auftragserteilung, auch von diesem zu erbringen.

Der Auftraggeber behält sich gem. § 56, Abs. 2 VgV die Nachforderung von nichtwertungsrelevanten Teilnahmeunterlagen, bzw. fehlerfreier Unterlagen vor. Der Teilnehmer hat solche Unterlagen, nach Anforderung des Auftraggebers, innerhalb von 4 Werktagen, vorzulegen.

Der Auftraggeber behält sich zudem vor, die Eigenerklärungen des Teilnehmers zu überprüfen und sich dazu geeignete Nachweise vorlegen zu lassen, bzw. einzuholen.

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Der Auftraggeber wird, zur Sicherstellung einer marktrepräsentativen Bewerberauswahl einerseits und einer Zeit- und Aufwandsoptimierten Verfahrensführung andererseits, die Anzahl der Teilnehmer, am nachgelagerten Dialogverfahren, auf maximal drei begrenzen. Der Auftraggeber behält sich deshalb, im Falle des Eingangs von mehr als drei, grundsätzlich (Eignung) zu berücksichtigenden Teilnahmeanträgen vor, die Zahl der Dialogpartner, gemäß §18, Abs. 4 VgV, i. V. m. §51 VgV, auf maximal drei zu reduzieren.

Die Auswahl der Teilnehmer, die zu den, dem Teilnahmewettbewerb nachgelagerten Dialogen eingeladen werden (Bewerber im Dialogverfahren) erfolgt, bei mehr als drei geeigneten* Teilnehmern am vorgelagerten Teilnahmewettbewerb, durch:

— die Bewertung der Qualität und Plausibilität des dem Teilnahmeantrag beizufügenden Projekt-Umsetzungskonzepts.

Sofern auch danach die Anzahl der teilnahmeberechtigten Anträge noch drei übersteigt, erfolgt die Auswahl über:

— die Anzahl der nachgewiesenen Projekte aus öffentlich-rechtlichen Hochschulen oder eines anderen öffentlichen Auftraggebers, vergleichbarer Größe.

Sofern auch danach die Anzahl der teilnahmeberechtigten Anträge noch 3 übersteigt, erfolgt die Auswahl der in das Nachfolgeverfahren einzubeziehenden Teilnehmer:

— per Losentscheid.

Der Auftraggeber behält sich zudem vor, das Dialogverfahren, gemäß § 18, Abs. 6 VgV, in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen zu führen und die Zahl der zu erörternden Lösungen, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien, zu verringern.

* geeignete Teilnehmer, sind fachkundige und leistungsfähige Firmen im Sinne der Vergabeverordnung (VgV) und des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), die die in der Bekanntmachung, sowie in den Teilnahmeunterlagen postulierten Mindestanforderungen erfüllen und dies durch die Abgabe der geforderten Erklärungen und Nachweise, belegt haben.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-06-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-06-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Plausibilität und Qualität der Beschreibung der Projektorganisation und der Umsetzungsplanung im finalen Projektumsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Plausibilität und Qualität der Beschreibung der Archivlösung im finalen Projektumsetzungskonzept
Gewichtung des Preises: 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung des öffentlichen Rechts
Kontakt
Dokumente URL: https://ausschreibung.cgi-host2.rz.uni-frankfurt.de/?p=495&preview=true 🌏
Internetadresse: https://get.adobe.com/de/reader/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Kosten aller Art, die Teilnahmeinteressenten, Teilnehmern bzw. Bewerbern oder Bietern, im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs, bzw. im Rahmen des nachfolgenden Dialogverfahrens entstehen, werden vom Auftraggeber nicht ersetzt.

Alle zur Vorlage eines Teilnahmeantrages notwendigen Informationen, bzw. Anforderungen, sind abschließend dieser Bekanntmachung und den Teilnahmeunterlagen zu entnehmen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsverfahren kann bei der in Ziff. VI.4.1 genannten Stelle schriftlich mit Begründung (Geltendmachung von Rechtsverletzung, Darlegung von aktuellen oder drohenden Schäden des Antragstellers) unter Angabe eines Empfangsbevollmächtigten im Inland vor Zuschlagserteilung beantragt werden.

Das Verfahren vor der Vergabekammer richtet sich nach den §§ 155 ff. GWB.

Ohne den Anspruch auf Vollständigkeit wird auf folgende Antragsfristen explizit hingewiesen:

Der Antrag an die Vergabekammer ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des

Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10

Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens

bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe

gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

wollen, vergangen sind.

Erweist sich ein Nachprrüfungsantrag nach § 160 oder die sofortige Beschwerde gegen eine Entscheidung der Vergabekammer nach § 171 als von Anfang an

ungerechtfertigt, ist der Antragsteller oder der Beschwerdeführer verpflichtet, dem Gegner und den Beteiligten den Schaden zu ersetzen, der ihnen durch den Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts entstanden ist.

Ein Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts ist es insbesondere,

1. die Aussetzung oder die weitere Aussetzung des Vergabeverfahrens durch vorsätzlich oder grob fahrlässig

vorgetragene falsche Angaben zu erwirken;

2. die Überprüfung mit dem Ziel zu beantragen, das Vergabeverfahren zu behindern oder Konkurrenten zu

schädigen;

3. einen Antrag in der Absicht zu stellen, ihn später gegen Geld oder andere Vorteile zurückzunehmen.

Erweisen sich die von der Vergabekammer entsprechend einem besonderen Antrag nach § 169 Absatz 3 getroffenen vorläufigen Maßnahmen als von Anfang an ungerechtfertigt, hat der Antragsteller dem Auftraggeber

den aus der Vollziehung der angeordneten Maßnahme entstandenen Schaden zu ersetzen.

Quelle: OJS 2017/S 067-125934 (2017-03-31)

Ergänzende Angaben (2017-04-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-04-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-04-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 071-134710
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 067-125934
ABl. S-Ausgabe: 71
Zusätzliche Informationen
Alle weiteren Anforderungen bleiben unverändert.
Quelle: OJS 2017/S 071-134710 (2017-04-07)

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