Konzeption zur Einführung eines DMS/VBS, Projektmanagement, Qualitätssicherung

Land Sachsen-Anhalt vertreten durch das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt

Auftragsgegenstand sind Beratungs-/Unterstützungsleistungen bei der Konzeption zur Einführung eines DMS/VBS (Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystem) für das Projekt EVA-MF. Mit EVA-MF wird die elektronische Verwaltungsarbeit inkl. der erforderlichen Anpassung der Verwaltungsstrukturen und -abläufe für die allgemeine Schriftgutverwaltung
— im Ministerium der Finanzen sowie
— in dem Verwaltungsbereich eines Pilotfinanzamtes
erprobt.
Im Rahmen der Konzeption des DMS/VBS werden auch die Voraussetzungen geschaffen, um Fachverfahren in den weiteren Ausbaustufen einbinden zu können.
Für eine zentrale DMS/VBS-Landeslösung soll das Projekt Erkenntnisse in organisatorischer, technischer und finanzieller Hinsicht zur Einführung liefern. Die Erfahrungen aus dem Projekt sollen zur Erstellung von Standards, von allgemeinen Handlungsempfehlungen für künftige vergleichbare Landesprojekte sowie zur Förderung einer zentralen Koordinierung und Steuerung in der Landesverwaltung genutzt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-08-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-07-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BearingPoint GmbH

Wer?

• Land Sachsen-Anhalt vertreten durch das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt

Wie?

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Magdeburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-07-12	Auftragsbekanntmachung
2017-11-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-07-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Referenznummer: 11-02720-9/21
Kurze Beschreibung:

Auftragsgegenstand sind Beratungs-/Unterstützungsleistungen bei der Konzeption zur Einführung eines DMS/VBS (Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystem) für das Projekt EVA-MF. Mit EVA-MF wird die elektronische Verwaltungsarbeit inkl. der erforderlichen Anpassung der Verwaltungsstrukturen und -abläufe für die allgemeine Schriftgutverwaltung — im Ministerium der Finanzen sowie — in dem Verwaltungsbereich eines Pilotfinanzamtes erprobt. Im Rahmen der Konzeption des DMS/VBS werden auch die Voraussetzungen geschaffen, um Fachverfahren in den weiteren Ausbaustufen einbinden zu können. Für eine zentrale DMS/VBS-Landeslösung soll das Projekt Erkenntnisse in organisatorischer, technischer und finanzieller Hinsicht zur Einführung liefern. Die Erfahrungen aus dem Projekt sollen zur Erstellung von Standards, von allgemeinen Handlungsempfehlungen für künftige vergleichbare Landesprojekte sowie zur Förderung einer zentralen Koordinierung und Steuerung in der Landesverwaltung genutzt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Unternehmens- und Managementberatung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land Sachsen-Anhalt vertreten durch das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt
Postanschrift: Editharing 40
Postleitzahl: 39108
Postort: Magdeburg
Kontakt
Internetadresse: https://mf.sachsen-anhalt.de 🌏
E-Mail: eva-mf@kanzleigruenhagen.de 📧
Telefon: +49 30516522720 📞
Fax: +49 30-516522710 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=166098 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-12 📅
Einreichungsfrist: 2017-08-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 134-274676
ABl. S-Ausgabe: 134
Zusätzliche Informationen

Der Abschluss von Beraterverträgen unterliegt im Land Sachsen-Anhalt dem Zustimmungsvorbehalt des Ausschusses für Finanzen des Landtages von Sachsen-Anhalt. Der Auftraggeber behält sich in Abhängigkeit dieser Entscheidung ausdrücklich vor, das Vergabeverfahren nicht durch Zuschlagserteilung zu beenden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— im Ministerium der Finanzen sowie

— in dem Verwaltungsbereich eines Pilotfinanzamtes

erprobt.

Im Rahmen der Konzeption des DMS/VBS werden auch die Voraussetzungen geschaffen, um Fachverfahren in den weiteren Ausbaustufen einbinden zu können.

Für eine zentrale DMS/VBS-Landeslösung soll das Projekt Erkenntnisse in organisatorischer, technischer und finanzieller Hinsicht zur Einführung liefern. Die Erfahrungen aus dem Projekt sollen zur Erstellung von Standards, von allgemeinen Handlungsempfehlungen für künftige vergleichbare Landesprojekte sowie zur Förderung einer zentralen Koordinierung und Steuerung in der Landesverwaltung genutzt werden.

Die notwendige Untersuchung der elektronisch abzubildenden Prozesse erfolgt in der Konzeptionsphase im Rahmen einer zweistufigen Vorgehensweise. In der ersten Stufe wird ein Grobkonzept erstellt, das eine Beschreibung der Ist- und Sollprozesse mit Schnittstellen, eine Beschreibung des organisatorischen und technischen Umfeldes sowie erste Empfehlungen zur Prozessoptimierung enthalten soll.

In der zweiten Stufe (Feinkonzept) werden die im Rahmen des Grobkonzeptes entwickelten Sollprozesse detailliert beschrieben, ein technisches Fachkonzept entwickelt und ein Kriterienkatalog erarbeitet, der alle Anforderungen an ein DMS/VBS im Sinne des „Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesministeriums des Inneren enthält. Der Kriterienkatalog wird Bewertungsgrundlage (Leistungsbeschreibung/Lastenkatalog) im Rahmen der Produktauswahl des DMS/VBS sein. Es ist geplant, gemeinsam mit dem IMA ORG das Konzept so zu gestalten, dass es auch in den übrigen Ressorts in Sachsen-Anhalt Anwendung finden kann. Für die beschriebenen Aktivitäten sucht das MF entsprechende Beratungs- und Unterstützungsleistungen.

Im Einzelnen werden folgende Unterstützungsleistungen erwartet:

Projektmanagement/-leitung (Unterstützung der Projektleitung in der Projektorganisation und des –managements anhand standardisierter Methoden und Ansätze/Vor- und Nachbereitung von Lenkungsausschusssitzungen/Fachlicher Sparringspartner im Rahmen der Gesamtprojektsteuerung für die Entscheidungsträger des MF und Projektleitung/Durchführung des Projektcontrollings und des -reportings (Budgetreporting)/Auswahl und Vorschlag von Projektstandards (Vorgaben für die Erstellung von Fach- und IT-Konzepten) einschließlich Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses im Projekt/Verfolgung von Projektangelegenheiten und veränderten Anforderungen an das Projekt/Durchführung von regelmäßigen Statusmeetings mit den verantwortlichen TP-Leitern und Dienstleistern)

QS (Begleitung von Konzept-Workshops zur frühzeitigen Ermittlung projektkritischer Punkte/Sicherstellung eines fachlichen, organisatorischen und methodischen Standards/Fachliche Plausibilisierung der Konzepte/Review der vorhandenen Konzepte und weiterer Dokumentationen (z.B. Testergebnisse)/Sichtung der Offenen Punkte und Bewertung der Auswirkung auf die kommenden Phasen/Spiegelung der Ergebnisse gegenüber marktüblichen Standards zum Lasten- sowie Pflichtenheft, den IT-Sicherheitsanforderungen sowie formaler Kriterien z.B. Wesentlichkeit, Klarheit, Transparenz, Nachvollziehbarkeit)

Vorplanung/Analyse (Ist- und Schwachstellenanalyse im MF, Entwicklung einer Einführungsstrategie/Ressortübergreifende Prozessanalyse in Zusammenarbeit mit dem IMA ORG/Dokumentation)

Grobkonzeption (Beschreibung der Sollprozesse/Festlegung der allgemeinen Komponenten (Erhebung von Metainformationen/Auswählbare Schriftstücke, Benutzerverwaltung und Zugriffsprofile/Aktenablage/Aktenplan, etc.) Durchführung von Workshops/Externe Schnittstellen/Ressortübergreifende Anforderungen IMA ORG/Dokumentation)

Umsetzungsplanung (Priorisierung von Prozessen, organisatorische Auswirkungen, Einführungsstrategie umsetzen, Zeitplanung, Aufwandsschätzung)

Leistungsbeschreibung (Erhebung der technischen Anforderungen unter Berücksichtigung der Landesstrategie/Erstellung der Leistungsbeschreibung)

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (vorbehaltlich der Anforderungen des Landesrechnungshofes ist die partnerschaftliche Erarbeitung einer WIBE 5.0 vorgesehen)

Zur Unterstützung der genannten Bereiche werden folgende Leistungsvolumina (Tage) geschätzt (ein Anspruch auf ein bestimmtes Abrufvolumen besteht nicht):

Projektmanagement/-leitung: 80

Qualitätssicherung: 50

Vorplanung/Analyse: 58

Grobkonzept: 110

Umsetzungsplanung: 20

Leistungsbeschreibung/Anforderungskatalog: 30

WIBE: 60

Die Beratungsintensität über den gesamten Projektzeitraum wird zwischen der Projektleitung und dem Auftragnehmer festgelegt.

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber kann nach Ablauf der Grundlaufzeit den Vertrag verlängern, sofern es zeitliche Verschiebungen im Projekt gibt und der Leistungsumfang inhaltlich nicht verändert wird.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Magdeburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Hinsichtlich der Auflistung und Beschreibung der Teilnahmebedingungen, insbesondere hinsichtlich der Eignungskriterien und Mindestanforderungen, wird auf die Auftragsunterlage Ziffer 4 verwiesen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Bezüglich der objektiven Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern wird auf Ziffer II Punkt 5 der Auftragsunterlage verwiesen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-09-01 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-11-24 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Grünhagen Kanzlei für öffentliche Aufträge Herrn RA Matthias Grünhagen Kaiserhöfe Unter den Linden Mittelstraße 53 10117 Berlin
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=166098 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird. Die enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung.

Bei Bewerbergemeinschaften sind die Eignungsangaben von jedem Bewerbergemeinschaftspartner gesondert auszufüllen. Die Zuverlässigkeit muss für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft individuell nachgewiesen werden. Für die übrigen Eignungskriterien kommt es auf die Bewerbergemeinschaft insgesamt an, der Auftraggeber wertet also diese Angaben kumulativ. Die zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit gemäß Ziffer III.1.3) vorzulegenden Referenzen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft von demjenigen Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen, das im Auftragsfall innerhalb der Bewerbergemeinschaft die vergleichbaren Leistungen ausführen wird.

Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit oder Fachkunde gemäß § 47 VgV der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen („Eignungsleihe“). In diesem Fall hat der Bewerber diese anderen Unternehmen (Dritte) in seinem Teilnahmeantrag zu benennen und die unter Ziffer III.1.) bezeichneten Unterlagen für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit oder Fachkunde beruft. Außerdem ist eine unterschriebene Erklärung des Dritten/ Unterauftragnehmers bzw. der konzernverbundenen Unternehmen vorzulegen, wonach dieser / diese bereit ist / sind, Leistungen für den Bewerber / die Bewerbergemeinschaft in diesem Projekt zu erbringen (Verpflichtungserklärung). Hierfür stellt die Kontaktstelle ein entsprechendes Formular „Verpflichtungserklärung“ zur Verfügung, das von den Bewerbern / Bewerbergemeinschaften möglichst genutzt werden soll. Insbesondere Referenzen von Dritten / Unterauftragnehmern / konzernverbundenen Unternehmen werden nur dann berücksichtigt, wenn eine Erklärung des Dritten / Unterauftragnehmers / konzernverbundenen Unternehmens vorliegt, wonach dieser/dieses bereit ist, Leistungen, auf die sich die nachgewiesenen Referenzen beziehen, für dieses Projekt zu erbringen. Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen i. S. v. § 47 Abs. 1 S. 1 VgV nicht nur ein selbstständiges, von dem Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein (konzern-) verbundenes Unternehmen (Mutter- / Tochter- / Schwestergesellschaft etc.) zu verstehen ist.

Für die Benennung von Unterauftragnehmern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes wird auf die Auftragsunterlage verwiesen.

Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen.

Die weibliche Form ist der männlichen Form in dieser Ausschreibung gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt.

Informationen zu Form, Einreichung, Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge sowie zu Bewerberfragen können der Auftragsunterlage entnommen werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Str. 2
Postort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 345-5141529 📞
E-Mail: angela.schaefer@lvwa.sachsen-anhalt.de 📧
Fax: +49 345-5141115 📠
Internetadresse: http://www.lvwa.sachsen-anhalt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf folgende Rechtsvorschriften verwiesen:

— § 134 GWB Informations- und Wartepflicht,

— § 135 GWB Unwirksamkeit,

— § 160 GWB Einleitung, Antrag.

Es wird hiermit darauf hingewiesen, dass sämtliche vorgenannten Fristen für die Erhebung von vergaberechtlichen Rügen gegenüber dem Auftraggeber und die Fristen für die Wahrung der Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens zu beachten sind.

Aufgrund der Zeichenbegrenzung im Bekanntmachungsformular gilt hinsichtlich des genauen Wortlauts der vorbenannten gesetzlichen Regelungen im Übrigen die Auftragsunterlage.

Quelle: OJS 2017/S 134-274676 (2017-07-12)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-11-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 477 200 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Fax: +49 30516522710 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-11-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-11-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 229-477836
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 134-274676
ABl. S-Ausgabe: 229

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

In der zweiten Stufe (Feinkonzept) werden die im Rahmen des Grobkonzeptes entwickelten Sollprozessedetailliert beschrieben, ein technisches Fachkonzept entwickelt und ein Kriterienkatalog erarbeitet, der alle Anforderungen an ein DMS/VBS im Sinne des „Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit“des Bundesministeriums des Inneren enthält. Der Kriterienkatalog wird Bewertungsgrundlage (Leistungsbeschreibung/Lastenkatalog) im Rahmen der Produktauswahl des DMS/VBS sein. Es ist geplant, gemeinsam mit dem IMA ORG das Konzept so zu gestalten, dass es auch in den übrigen Ressorts in Sachsen-Anhalt Anwendung finden kann. Für die beschriebenen Aktivitäten sucht das MF entsprechende Beratungs- und Unterstützungsleistungen.

Grobkonzeption (Beschreibung der Sollprozesse/Festlegung der allgemeinen Komponenten (Erhebung vonMetainformationen/Auswählbare Schriftstücke, Benutzerverwaltung und Zugriffsprofile/Aktenablage/Aktenplan,etc.) Durchführung von Workshops/Externe Schnittstellen/Ressortübergreifende Anforderungen IMA ORG/Dokumentation)

Umsetzungsplanung (Priorisierung von Prozessen, organisatorische Auswirkungen, Einführungsstrategieumsetzen, Zeitplanung, Aufwandsschätzung)

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (vorbehaltlich der Anforderungen des Landesrechnungshofes ist diepartnerschaftliche Erarbeitung einer WIBE 5.0 vorgesehen)

Zur Unterstützung der genannten Bereiche werden folgende Leistungsvolumina (Tage) geschätzt (ein Anspruchauf ein bestimmtes Abrufvolumen besteht nicht):

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Testaufgaben
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektmanagementtools
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fähigkeit zur Vermittlung komplexer Sachverhalte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Durchsetzungsfähigkeit
Kostenkriterium: Tagessatz Projektleiter
Gewichtung der Kosten: 10 %
Kostenkriterium: Tagessatz Projektmitarbeiter
Gewichtung der Kosten: 30 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-11-01 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Grünhagen Kanzlei für öffentliche Aufträge, RA Matthias Grünhagen, Kaiserhöfe Unter den Linden, Mittelstraße 53, 10117 Berlin,

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird hiermit darauf hingewiesen, dass sämtliche vorgenannten Fristen für die Erhebung vonvergaberechtlichen Rügen gegenüber dem Auftraggeber und die Fristen für die Wahrung der Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens zu beachten sind.

Quelle: OJS 2017/S 229-477836 (2017-11-27)

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