Kreativagenturen für Unternehmens-, Mitarbeiter- und Rekrutierungskommunikation

Kurze Beschreibung

Die Abteilung V-K (Kommunikation) der BVG ist auf der Suche nach Kreativagenturen für Unternehmens-. Mitarbeiter- und Rekrutierungskommunikation.
Los 1: Leadagentur (Brand Communication, Corporate Design & Campaigns,
Los 2: Personalmarketing & Mitarbeiterkommunikation,
Los 3: Öffentlichkeitsarbeit & Corporate Communications.
Diese Vergabe läuft unabhängig von der im April 2017 vom Fachbereich Vertrieb/Marketing herausgegebenen Ausschreibung für Marketing- und Kommunikationsleistungen im Bereich der Marktkommunikation.

Beschreibung der Beschaffung

Beratung & Management:
Brand Management der BVG; ganzheitliche Prozessbegleitung und strategische Beratung zur Unternehmenspositionierung im Kontext Arbeitgeberattraktivität, Mitarbeiterkommunikation/interne Kommunikation; Entwicklung, Umsetzung und Implementierung von Positionierungsansätzen zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität nach innen und außen (Creative Employer Branding). Ableiten und Aufstellen von zielgruppengerechten Kommunikationsstrategien. Koordinierungsfunktion gegenüber den anderen Agenturpartnern (z.B. Beratung bei und Freigabe von Gestaltungsentwürfen; Schnittstelle zur Eventagentur).
Visuelles Erscheinungsbild:
Erstellung und Aktualisierung von Gestaltungsrichtlinien für die operative Durchgestaltung der Komponenten des visuellen Erscheinungsbildes des Unternehmens nach innen und nach außen, z.B. Basiselemente wie Logo, Farben, Schriften, Piktogramme und Signets, sowie Fahrzeuge und Leitsysteme, Bau- und Sonderinfos der Fahrgastinformation, Büro- und Geschäftsausstattung, digitale Medien.
Gestaltung & Umsetzung:
Entwicklung der entsprechenden Gestaltungsvorgaben für die relevanten Kommunikationsmittel und -Kommunikationsmaßnahmen, Konzeption und Umsetzung von Kampagnen (z.B. zur Rekrutierung von Auszubildenden und dem Berufsbild Fahrer (w/m), umsetzungsreife Anfertigung von Gestaltungs- und Entscheidungsvorlagen für alle zum Einsatz kommenden Medien (z.B. Storyboards für die Filmproduktion).

Beschreibung der Beschaffung

Operatives Personalmarketing
Entwicklung und Umsetzung von gezielten Maßnahmen zur Steigerung der Anzahl qualifizierter Bewerbungen & Steigerung der Passgenauigkeit von Bewerbungen sowie zur Verbesserung der Candidate Journey/ Candidate Experience.
Umfang Maßnahmen & Medien:
— Ausbildungsmarketing 2.0, Schulmarketing, Jugendmarketing,
— Maßnahmen zur Rekrutierung von Ingenieuren, IT-Profis, Fahrern und Führungskräften,
— Mobile Recruiting, Recruiting Videos, Social Media Recruiting, Buchung zielgruppenspezifischer (Online)-Kanäle,
— SEO,
— Optimierung von Stellenanzeigen und -ausschreibungen,
— Anschauliche Darstellung von Ausbildungsprogrammen, -prozessen, -abläufen im Bewerbermanagement (Messen),
Employer Communication/Mitarbeiterinformation und -Kommunikation,
Kommunikationsmaßnahmen rund um die Themen Führung, Wertschätzung, Motivation, Vertrauen; Konzeption Mitarbeiterfest (Ziele, Botschaften, Identifikation); Gesundheitsmanagement; Schnittstelle zur Eventagentur.

Beschreibung der Beschaffung

Öffentlichkeitsarbeit
Printprodukte (z.B. Broschüren, Flyer und Informationsmaterialien) und audiovisuelle Gestaltungsmittel, z.B. Filme,
Corporate Publishing,
Geschäftsbericht,
Sicherheitsbericht,
Umweltbericht/Nachhaltigkeitsbericht,
Aufgabenträgermarketing/Public Affairs-Kommunikation,
Inhaltliche und organisatorische Konzeption u.a. von ÖPNV-Kongress, Mehrwert, Berliner Hoffest, BVG-Auftritte bei Initiativen des Senats,
Umfang: Ganzheitliche Konzeption von der Kongress-Planung und der Themenarbeit über Stakeholderrecherche und Referentenakquise bis hin zum Einladungsmanagement inkl. Verteilererstellung u.a. Aufgaben;
Schnittstelle zur Eventagentur,
Projekte der Vorstandskommunikation.

Achtung:
— Ende der Bewerbungszeit: 12.6.2017
Nach Prüfung der Vollständigkeit der unter Pkt. III.1) dieser Bekanntmachung genannten Angaben/Nachweise/Formalitäten wird auf Basis der aufgeführten Daten die Eignung der Bewerber geprüft.
Nach erfolgter Eignungsprüfung und Eignungsbestätigung seitens der BVG sind die Verdingungsunterlagen zur Teilnahme am weiteren Verfahren selbständig unter dem angegebenen Link zum Download (Ziff. 1.3.) herunterzuladen.
Alle weiteren Informationen zu diesem Vergabeverfahren wie LV-Änderungen, Beantwortung von Bieterfragen oder sonstige verfahrensrelevante Informationen werden ebenfalls unter dem Link bereitgestellt.
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist ist der Bewerber verpflichtet, regelmäßig und selbstständig auf zur Verfügung gestellte, geänderte oder zusätzliche Dokumente zu achten.
Ein separater Hinweis durch die Vergabestelle erfolgt nicht.
Angebotseinreichungsfrist: 11.8.2017 mit Bezug auf die Vergabenummer FEM-E2/8378/17.
Angebote von nicht geeigneten Bewerbern werden nicht berücksichtigt.
Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ist eine spätere Qualifizierung oder Teilnahme an den Preisverhandlungen während der Vertragslaufzeit nicht möglich.
Zuschlagskriterien:
Die fristgemäße Einreichung sämtlicher Unterlagen, Bestätigungen und Nachweise ist zwingende Voraussetzung für die weitere Wertung.
Die konkreten Zuschlagskriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen erhalten im Rahmen der geltenden vergaberechtlichen Bestimmungen bei den Regelungen des § 1, 7 und 8 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz entsprechenden und sonst gleichwertigen Angeboten die Unternehmen bevorzugt den Zuschlag, die Ausbildungsplätze bereitstellen, sich an tariflichen Umlageverfahren zur Sicherung der beruflichen Erstausbildung oder an Ausbildungsverbünden beteiligen. Als Nachweis ist von den für den Zuschlag in Betracht kommenden Bietern eine Bescheinigung der für die Berufsausbildung zuständigen Stelle vorzuhalten.
Die Eignung von Subunternehmern, die im Teilnahmeantrag noch nicht benannt wurden, deren Einsatz aber mit Beginn der Leistungserbringung geplant ist, ist mit der Angebotsabgabe anhand der in Ziff. III.1.1) – III.1.3) genannten Eignungskriterien nachzuweisen.
Bei Angebotsabgabe sind vom Bieter:
— eine Tarif- und Mindestlohnerklärung i. S. v. § 1 BerlAVG für den Bieter sowie für seine Subunternehmer,
— eine Erklärung zur Förderung von Frauen gem. § 9 BerlAVG, § 1 Frauenförderverordnung Berlin (FFV),
— das Formblatt Angaben über beabsichtigte Nachunternehmer,
— Konzept zur Beurteilung der in den Zuschlagskriterien genannten Punkte zwingend einzureichen.
Die entsprechenden Erklärungen sind den Vergabeunterlagen beigefügt.
Die BVG behält sich vor, den Bieterkreis aufgrund einer Auswertung der Angebote aufgrund der Zuschlagskriterien zu reduzieren. Nach Auswertung der Angebote werden max. die 3 (für Los 1) sowie die jeweils 5 (für Los 2 und 3) gemäß Rangfolge bestplatzierten bzw. die darüber hinausgehend punktgleichen Bieter zu Verhandlungsgesprächen eingeladen. Diese finden voraussichtlich in der Zeit vom 4.9.2017 bis 8.9.2017 statt.
Für die Präsentation der Feinkonzepte zu den mit den Angeboten einzureichenden Arbeitsproben im Rahmen der Verhandlungen wird jedem präsentierenden Bieter eine Aufwandsentschädigung in Höhe von für Los 1: 7 500 EUR brutto sowie für Los 2 und 3 jeweils: 5 000 EUR brutto nach Rechnungslegung gezahlt, sofern dieser nicht den Zuschlag erhält.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die dann noch im Wettbewerb verbliebenen Bieter unter Umständen aufgefordert, ihre letzten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann vom Auftraggeber unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten (siehe Bewertungs-/Zuschlagskriterien) ausgewertet.
Die BVG behält sich jedoch vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen zu erteilen.