Lieferung, Implementierung und Pflege eines integrativen Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit einer Erweiterungslösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung

Technische Universität Dresden

Gegenstand ist die Lieferung, Implementierung und Pflege eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit einer Erweiterungslösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV). Die Implementierung erfolgt universitätsweit, stufenweise und prozessbezogen.
Es ist beabsichtigt, eine eigenständige Standardsoftware mit Funktionsbereitstellung in Form einer ganzheitlichen Komplettlösung „aus einer Hand“ mit einheitlicher Datenbasis, Bedienoberfläche und kompatiblen Schnittstellen zu beschaffen, welche typische DMS-Kernfunktionen sowie ein erweitertes Anwendungsumfeld im ECM-Bereich abdeckt und den gesamten Dokument-Lebenszyklus inkl. Vorgangsverarbeitung administrativ unterstützt. Der systemgestützte ERV-Arbeitsablauf soll über eine nahezu eigenständige, nicht auf SAP-Technologie basierende Anwendung gesteuert werden, welche eine Erweiterung des DMS-Basisproduktes darstellt. Ferner soll eine elektronische Umgebung zur compliance-konformen, revisionssicheren Langzeitaufbewahrung geschaffen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-02-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-01-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH
• d.velop AG

Wer?

• Technische Universität Dresden

Wie?

Wo?

• Dresden › Dresden, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-01-16	Auftragsbekanntmachung
2018-07-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-01-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Referenznummer: 025002/16
Kurze Beschreibung:

Gegenstand ist die Lieferung, Implementierung und Pflege eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit einer Erweiterungslösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV). Die Implementierung erfolgt universitätsweit, stufenweise und prozessbezogen. Es ist beabsichtigt, eine eigenständige Standardsoftware mit Funktionsbereitstellung in Form einer ganzheitlichen Komplettlösung „aus einer Hand“ mit einheitlicher Datenbasis, Bedienoberfläche und kompatiblen Schnittstellen zu beschaffen, welche typische DMS-Kernfunktionen sowie ein erweitertes Anwendungsumfeld im ECM-Bereich abdeckt und den gesamten Dokument-Lebenszyklus inkl. Vorgangsverarbeitung administrativ unterstützt. Der systemgestützte ERV-Arbeitsablauf soll über eine nahezu eigenständige, nicht auf SAP-Technologie basierende Anwendung gesteuert werden, welche eine Erweiterung des DMS-Basisproduktes darstellt. Ferner soll eine elektronische Umgebung zur compliance-konformen, revisionssicheren Langzeitaufbewahrung geschaffen werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Software-Wartung und -Reparatur 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Technische Universität Dresden
Postanschrift: Helmholtzstraße 10
Postleitzahl: 01069
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.tu-dresden.de 🌏
E-Mail: beschaffung@tu-dresden.de 📧
Telefon: +49 35146334223 📞
Fax: +49 35146337102 📠
URL der Dokumente: https://tu-dresden.de/tu-dresden/organisation/zentrale-universitaetsverwaltung/dezernat-1-finanzen-und-beschaffung/sachgebiet-1-2-zentrale-beschaffung 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-01-16 📅
Einreichungsfrist: 2017-02-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-01-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 015-023377
ABl. S-Ausgabe: 15
Zusätzliche Informationen

Das DMS soll nicht als Erweiterung auf einer Groupware-Plattform aufsetzen, kein reines Komplementärsystem zu SAP sein und keine stark dedizierte best-of-breed-Lösung darstellen. Die Eigenständigkeit des DMS wird gefordert, um die Langzeitverfügbarkeit des DMS bei eventuellem hausinternem Wechsel der ERP-Umgebung oder der Groupware-Plattform sicherzustellen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es ist beabsichtigt, eine eigenständige Standardsoftware mit Funktionsbereitstellung in Form einer ganzheitlichen Komplettlösung „aus einer Hand“ mit einheitlicher Datenbasis, Bedienoberfläche und kompatiblen Schnittstellen zu beschaffen, welche typische DMS-Kernfunktionen sowie ein erweitertes Anwendungsumfeld im ECM-Bereich abdeckt und den gesamten Dokument-Lebenszyklus inkl. Vorgangsverarbeitung administrativ unterstützt. Der systemgestützte ERV-Arbeitsablauf soll über eine nahezu eigenständige, nicht auf SAP-Technologie basierende Anwendung gesteuert werden, welche eine Erweiterung des DMS-Basisproduktes darstellt. Ferner soll eine elektronische Umgebung zur compliance-konformen, revisionssicheren Langzeitaufbewahrung geschaffen werden.

Geschätzter Gesamtwert: 866 400 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Beim Auftraggeber wird ein DMS zur elektronischen Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Langzeitaufbewahrung mit einer Erweiterungslösung zur automatisierten ERV beschafft, implementiert, produktiv gesetzt und gepflegt. Die Implementierung erfolgt im Rahmen eines Einführungsprojektes im Prozess „Eingehende Rechnung bearbeiten“ innerhalb von 18 Monaten. Das DMS soll in dieser Phase auf ca. 1 000 Nutzer ausgerollt werden. In die Umsetzung sind die Erfassung papiergebundener und elektronischer Rechnungseingänge sowie weiterer zahlungsbegründender Unterlagen, die elektronische Rechnungsprüfung unter Einsatz systemgestützter Workflows, die Übergabe der Buchungsdaten an SAP und die revisionssichere Langzeitaufbewahrung einzubeziehen. Das DMS muss ein vollständig im Haus des Auftraggebers (Eigenbetrieb) installierbares System sein. Die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer muss in Form einer Campus-Lizenz erfolgen, welche mindestens für den Systemkern mit DMS-typischen Basisfunktionen zu gewährleisten ist. Alle Mitarbeiter sollten Zugriff auf das DMS per Web- und Programm-Client sowie per Read-Only erhalten. Es kann langfristig davon ausgegangen werden, dass alle Mitglieder und Angehörige des Auftraggebers gemäß § 49 SächsHSFG das DMS nutzen werden. Es wird prognostiziert, dass im Gesamtausbaustadium ca. 5 000 Systemnutzer für volle und erweiterte Funktionalitäten sowie ca. 2 500 Gelegenheitsnutzer in Frage kommen. Für DMS-Spezialfunktionen zur Erfassung, Klassifikation und elektronischen Signatur können nutzerbezogene Lizenzen (Prognose: jeweils ca. 10 für Import/Erfassung, mindestens 1 für Signatur-Software) bereitgestellt werden. Das DMS muss im Gesamtausbaustadium in der Lage sein, jährlich mindestens 2 000 000 Dokumente zu erfassen, zu administrieren und langzeitaufzubewahren. Es ist ein hybrides Eingangsportal für papierbasierte und elektronische Eingänge zu etablieren. Für papiergebundene Eingänge soll softwareseitig eine standort-zentrale Erfassungsstrecke mit dem Scan-Szenario „frühes, ersetzendes Stapel-Scannen“ aufgebaut werden, die konform zur BSI TR 03138 RESISCAN arbeiten kann. Die Attributerzeugung muss automatisiert und manuell erfolgen können. Die Indexierung muss mehrstufig und mit Vererbung in einer mindestens dreistufigen Schriftgutobjekt-Hierarchie erfolgen können. Das DMS muss Daten und Dokumente sowohl aus anderen Quellsystemen übernehmen als auch an andere Zielsysteme übermitteln können. Es müssen Funktionalitäten zur Abbildung von Verfügungen, zur Einbindung unterschiedlicher Zeichnungsverfahren und -arten sowie verschiedener Signaturarten, -stufen und -verfahren an jedem workflowbeteiligten Arbeitsplatz sowie der Scanstelle vorhanden sein. Die Einführung ist in Form von Installations-, Konfigurations-, und Anpassungsarbeiten unter Mitwirkung des Auftraggebers so durchzuführen, dass die Betriebsbereitschaft des DMS herbeigeführt wird. Einen Schwerpunkt bildet die Anbindung des DMS in die führende ERP-Anwendung SAP ERP ECC 6.0 EHP 7 mit den Modulen FI, CO, PS, MM, SRM, PM, HCM und RE-FX. Neben dieser Kernschnittstelle ist das DMS zudem an das zentrale IDM-System, das E-Mail-System und MS Office anzubinden. Ferner sind die Dienstleistungen Projektleitungsunterstützung, Beratung, Einführungsunterstützung, Schulung, Benutzerunterstützung, Software-Pflege für 48 Monate und nach Bedarf Migration zu erbringen. Es kann davon ausgegangen werden, dass alle Personalressourcen, die zur Dienstleistungserbringung erforderlich sind, innerhalb von 18 Monaten ab Auftragserteilung bereitzustellen sind. Das zur Dienstleistungserbringung eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen und diese bei Dienstleistungserbringung anwenden. Die für den Betrieb des DMS benötigte Hardware ist nicht Bestandteil der Lieferung und Leistung. Die empfohlene Hardware wird vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung und Abstimmung mit dem Auftragnehmer separat beschafft und zur Verfügung gestellt.

Kurze Beschreibung

Geschätzter Wert ohne MwSt: 866 400 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerung der Software-Pflege für weitere 12 Monate (als Option).
Beschreibung der Optionen:

— Softwareseitige Ausstattung einer zweiten Standort-zentralen Scanstelle sowie einzelner Arbeitsplätze für das ad-hoc-Scannen (Optionszeitraum: 36 Monate),

— weitere Nutzungsrechte für Signatur-Software und -Komponenten (Optionszeitraum: 36 Monate),

— Verlängerung der Software-Pflege für weitere 12 Monate.

Zusätzliche Informationen:

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

III.1.1.1: aktueller Nachweis (nicht älter als ein Jahr bezogen auf die Teilnahmefrist) über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes (als Kopie einzureichen).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

III.1.2.1 Eigenerklärung des Bieters (und dessen Nachunternehmen), dass die unter § 123 Absatz 1 bis 4 im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen.

III.1.2.2 Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung

III.1.2.3 Erklärung über den Gesamtumsatz sowie den anteiligen Umsatz im Tätigkeitsbereich VBS/DMS/ECM für die letzten 3 Geschäftsjahre.

Mindeststandards:

Zu III.1.2.1: Vorlage der Eigenerklärung(en), dass die unter § 123 Absatz 1 bis 4 im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen.

zu III.1.2.2: Kopie bzw. Nachweis der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mindestens in Höhe des geschätzten Auftragsgesamtwertes gemäß II.1.5)

zu III.1.2.3: durchschnittlicher Gesamtumsatz über die letzten 3 Geschäftsjahre von mindestens 1 500 000 EUR (netto).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

III.1.3.1 Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten 3 Jahren, gegliedert nach den Aufgabenbereichen (Projektierung, Implementierung, Beratung, (Produkt)-Entwicklung, Support, Service und Schulung, Fremd-Komponenten, Vertrieb, Verwaltung), ersichtlich wird.

III.1.3.2 Angabe in Form einer Liste, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

III.1.3.3 Liste (Aufzählung) der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen bezogen auf den Auftragsgegenstand mit Angabe des Nettoauftragswerts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes sowie des Leistungsempfängers/ Ansprechpartners.

III.1.3.4 Beschreibung von 3 geeigneten prüffähigen Referenzaufträgen in Form von Projektsteckbriefen mit den Mindestangaben:

— Auftraggeber/Kunde,

— Kontaktdaten der Ansprechpartner (mit Telefonnummer),

— Auftragsvolumen (Nettoauftragswert),

— zeitlicher Projektrahmen bzw. Leistungszeitraum (geplanter und tatsächlicher Projektbeginn, geplantes und tatsächliches Projektende, Beginn des Testbetriebes, Produktivstart/Abnahme),

— Beschreibung des Auftragsgegenstandes und Leistungsumfanges,

— Beschreibung des implementierten Funktionsumfanges inkl. des Szenarios zur Erfassung papiergebundener Eingänge,

— Beschreibung der Komplexität des Einführungsprojektes unter Einbeziehung der Integrationsmerkmale Richtung (horizontal, vertikal), Reichweite (z. B. Abteilung, Bereich, gesamte Organisation, organisationsübergreifend), Objekte (Daten, Funktionen, Prozesse), Automatisierung

— Darstellung der Besonderheiten des Projektes aufgrund der Einführung beim Auftraggeber (ERP-Umgebung, Betreibermodell, Rahmenbedingungen, betroffene Geschäftsprozesse)

— Beschreibung des eingesetzten Vorgehensmodells bzw. Problemlösungskonzeptes zur erfolgreichen Projektumsetzung (u. a. Einführungs- und Umstellungsstrategie)

— auftraggeber- und auftragnehmerseitige personelle Ressourcenuntersetzung (Personentage) sowie besetzte Rollen im Projekt,

— Anzahl der Endanwender (Nutzer).

Mindeststandards:

Zu III.1.3.1 bis III.1.3.3 Vorlage der Nachweise und Erklärungen/Listen als Kopie ausreichend,

zu III.1.3.4 a) mindestens 3 Referenzaufträge mit folgenden Anforderungen:

für alle 3 Referenzaufträge:

— Die Referenzaufträge müssen mit dem Leistungsgegenstand vergleichbar sein, vorzugsweise einen hohen Deckungsgrad bzgl. des Projektinhaltes, des Projektvolumens, der zu erbringenden Dienstleistungen sowie der Implementierungsumgebung aufweisen.

— Die Referenzaufträge müssen abgeschlossen sein. Der Abschluss darf in Bezug auf die Teilnahmefrist nicht länger als fünf Jahre zurück liegen. Als Abschluss wird die Erbringung des geschuldeten Projekterfolges in Form des Produktivstarts der Systemlösung (Abnahme) angesehen.

— Die Dienstleistungsarten Beratung, Projektleitungsunterstützung, Einführungsunterstützung, Schulung und Benutzerunterstützungsleistungen in den Referenzaufträgen müssen in deutscher Sprache erbracht worden sein.

— Die Referenzaufträge müssen jeweils ein Auftragsvolumen von mindestens 170 000 EUR netto aufweisen.

— Die Referenzaufträge müssen die erfolgreiche Anbindung an eine SAP-Umgebung oder eine in ihrer Komplexität bzgl. fachbereichs-spezifischer Geschäftsprozesse (mindestens Materialwirtschaft, CRM), Querschnittsfunktionen (mindestens Personalwesen, Controlling, Finanzbuchhaltung), dem Abdeckungsgrad von Funktionsbereichen sowie der engen Verzahnung zwischen Einkaufs- und Buchhaltungsprozessen mindestens vergleichbare ERP-Umgebung beinhalten. Für letzteren Fall ist erschöpfend zu beschreiben, wie die komplexe und besondere Herausforderung der Anbindung an die SAP-Umgebung des Auftraggebers im Rahmen der Leistungserbringung erfolgreich gelingen kann. Dabei sind insbesondere die erforderlichen Kompetenzen, das notwendige Know-how sowie die nötigen Fach- und Sachkenntnisse für eine SAP-Anbindung, insbesondere hinsichtlich der Bereitstellung und Realisierung der erforderlichen Schnittstellen, nachzuweisen.

— Die Referenzaufträge müssen jeweils die Implementierung einer E-Akte-Umgebung, einer elektronischen Vorgangsbearbeitung mittels Workflowsystem und die Abbildung eines Dokument-Lebenszyklus-Managements in mindestens einem Geschäftsprozess, vorzugsweise Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV), beinhalten.

— Die Referenzaufträge müssen jeweils den Aufbau mindestens einer zentralen Erfassungsstrecke zur Digitalisierung papiergebundener Dokumente mit dem Scan-Szenario frühes Scannen im Batch-Betrieb, vorzugsweise frühes ersetzendes Scannen im Batch-Betrieb, aufweisen.

— Die Referenzaufträge müssen jeweils die Bereitstellung einer elektronischen Umgebung zur compliance-konformen Langzeitaufbewahrung beinhalten.

— Die Referenzaufträge müssen jeweils mindestens drei Service-Dienstleistungen aus den typischen IT-Dienstleistungsarten Projektleitungsunterstützung, Beratung, Einführungsunterstützung, Schulung, Benutzerunterstützung, Migration und Softwarepflege aufweisen.

für mindestens 1 Referenzauftrag:

— Der Referenzauftrag muss die Implementierung einer E-Akte-Umgebung, einer elektronischen Vorgangsbearbeitung mittels Workflowsystem und die Abbildung eines Dokument-Lebenszyklus-Managements im Geschäftsprozess Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) beinhalten.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Sollten mehr als die unter Abschnitt II.2.9) genannte Anzahl (Höchstzahl 8) an geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ermittelt werden, wird der Rang der geeignetsten Bewerber innerhalb der Reihenfolge aller Teilnahmeanträge entsprechend der Höhe des Deckungsgrades jedes der 3 prüffähigen Referenzaufträge mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand gebildet. Als gleichrangige Komponenten des Deckungsgrades gelten:

— der Systemverbund mit einer implementierten Schnittstelle zum ERP-System SAP ERP ECC 6.0 EHP 7 (unsere ERP-Umgebung und führendes Informationssystem), wobei das DMS im Systemverbund sowohl als Quell- als auch als Zielsystem hinsichtlich Daten-Output und Daten-Retrieval fungiert,

— der Abdeckungsgrad des implementierten DMS-Funktionsspektrums,

— die Breite des Leistungsumfanges (Nutzungsrechte und Servicedienstleistungen),

— die fachliche, technische und organisatorische Vielschichtigkeit des Einführungsprojektes,

— der Bezug zu unserer stufenweisen und prozessbezogenen Einführungs- und Umstellungsstrategie,

— die Komplexität der Organisation bzw. Institution des Auftraggebers,

— der Bezug zu den Integrationsmerkmalen Reichweite (Nutzerzahl, Dokumentenvolumen, beteiligte Organisationseinheiten bzw. Fachabteilungen), Objekte (Daten, Funktionen, Geschäftsprozesse) und Automatisierungsgrad,

— die Integration einer Anwendung zur systemgestützten Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Verbindung mit der ERP-Umgebung im Geschäftsprozess Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV),

— der Bezug zum Scan-Szenario „frühes ersetzendes Scannen im Batch-Betrieb“.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 6 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung, Herr Mike Beuthner
Internetadresse: www.tu-dresden.de 🌏
Dokumente URL: https://tu-dresden.de/tu-dresden/organisation/zentrale-universitaetsverwaltung/dezernat-1-finanzen-und-beschaffung/sachgebiet-1-2-zentrale-beschaffung 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-1402 📞
E-Mail: vergabekammer@ldl.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: http://www.ldl.sachsen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Rechtsbehelfe gemäß § 160 GWB:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 015-023377 (2017-01-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-07-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 667121.88 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-07-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-07-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 137-312637
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 015-023377
ABl. S-Ausgabe: 137

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beim Auftraggeber wird ein DMS zur elektronischen Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Langzeitaufbewahrung mit einer Erweiterungslösung zur automatisierten ERV beschafft, implementiert, produktiv gesetzt und gepflegt. Die Implementierung erfolgt im Rahmen eines Einführungsprojektes im Prozess „Eingehende Rechnung bearbeiten“ innerhalb von 18 Monaten. Das DMS soll in dieser Phase auf ca. 1 000 Nutzer ausgerollt werden. In die Umsetzung sind die Erfassung papiergebundener und elektronischer Rechnungseingänge sowie weiterer zahlungsbegründender Unterlagen, die elektronische Rechnungsprüfung unter Einsatz systemgestützter Workflows, die Übergabe der Buchungsdaten an SAP und die revisionssichere Langzeitaufbewahrung einzubeziehen. Das DMS muss ein vollständig im Haus des Auftraggebers (Eigenbetrieb) installierbares System sein. Die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer muss in Form einer Campus-Lizenz erfolgen, welche mindestens für den Systemkern mit DMS-typischen Basisfunktionen zu gewährleisten ist. Alle Mitarbeiter sollten Zugriff auf das DMS per Web- und Programm-Client sowie per Read-Only erhalten. Es kann langfristig davon ausgegangen werden, dass alle Mitglieder und Angehörige des Auftraggebers gemäß § 49 SächsHSFG das DMS nutzen werden. Es wird prognostiziert, dass im Gesamtausbaustadium ca. 5 000 Systemnutzer für volle und erweiterte Funktionalitäten sowie ca. 2 500 Gelegenheitsnutzer in Frage kommen. Für DMS-Spezialfunktionen zur Erfassung, Klassifikation und elektronischen Signatur können nutzerbezogene Lizenzen (Prognose: jeweils ca. 10 für Import/Erfassung, mindestens 1 für Signatur-Software) bereitgestellt werden. Das DMS muss im Gesamtausbaustadium in der Lage sein, jährlich mindestens 2 Mio. Dokumente zu erfassen, zu administrieren und langzeitaufzubewahren. Es ist ein hybrides Eingangsportal für papierbasierte und elektronische Eingänge zu etablieren. Für papiergebundene Eingänge soll softwareseitig eine standort-zentrale Erfassungsstrecke mit dem Scan-Szenario „frühes, ersetzendes Stapel-Scannen“ aufgebaut werden, die konform zur BSI TR 03138 RESISCAN arbeiten kann. Die Attributerzeugung muss automatisiert und manuell erfolgen können. Die Indexierung muss mehrstufig und mit Vererbung in einer mindestens dreistufigen Schriftgutobjekt-Hierarchie erfolgen können. Das DMS muss Daten und Dokumente sowohl aus anderen Quellsystemen übernehmen als auch an andere Zielsysteme übermitteln können. Es müssen Funktionalitäten zur Abbildung von Verfügungen, zur Einbindung unterschiedlicher Zeichnungsverfahren und -arten sowie verschiedener Signaturarten, -stufen und -verfahren an jedem workflowbeteiligten Arbeitsplatz sowie der Scanstelle vorhanden sein. Die Einführung ist in Form von Installations-, Konfigurations-, und Anpassungsarbeiten unter Mitwirkung des Auftraggebers so durchzuführen, dass die Betriebsbereitschaft des DMS herbeigeführt wird. Einen Schwerpunkt bildet die Anbindung des DMS in die führende ERP-Anwendung SAP ERP ECC 6.0 EHP 7 mit den Modulen FI, CO, PS, MM, SRM, PM, HCM und RE-FX. Neben dieser Kernschnittstelle ist das DMS zudem an das zentrale IDM-System, das E-Mail-System und MS Office anzubinden. Ferner sind die Dienstleistungen Projektleitungsunterstützung, Beratung, Einführungsunterstützung, Schulung, Benutzerunterstützung, Software-Pflege für 48 Monate und nach Bedarf Migration zu erbringen. Es kann davon ausgegangen werden, dass alle Personalressourcen, die zur Dienstleistungserbringung erforderlich sind, innerhalb von 18 Monaten ab Auftragserteilung bereitzustellen sind. Das zur Dienstleistungserbringung eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen und diese bei Dienstleistungserbringung anwenden. Die für den Betrieb des DMS benötigte Hardware ist nicht Bestandteil der Lieferung und Leistung. Die empfohlene Hardware wird vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung und Abstimmung mit dem Auftragnehmer separat beschafft und zur Verfügung gestellt.

Kurze Beschreibung

Beim Auftraggeber wird ein DMS zur elektronischen Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Langzeitaufbewahrung mit einer Erweiterungslösung zur automatisierten ERV beschafft, implementiert, produktiv gesetzt und gepflegt. Die Implementierung erfolgt im Rahmen eines Einführungsprojektes im Prozess „Eingehende Rechnung bearbeiten“ innerhalb von 18 Monaten. Das DMS soll in dieser Phase auf ca. 1 000 Nutzer ausgerollt werden. In die Umsetzung sind die Erfassung papiergebundener und elektronischer Rechnungseingänge sowie weiterer zahlungsbegründender Unterlagen, die elektronische Rechnungsprüfung unter Einsatz systemgestützter Workflows, die Übergabe der Buchungsdaten an SAP und die revisionssichere Langzeitaufbewahrung einzubeziehen. Das DMS muss ein vollständig im Haus des Auftraggebers (Eigenbetrieb) installierbares System sein. Die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer muss in Form einer Campus-Lizenz erfolgen, welche mindestens für den Systemkern mit DMS-typischen Basisfunktionen zu gewährleisten ist. Alle Mitarbeiter sollten Zugriff auf das DMS per Web- und Programm-Client sowie per Read-Only erhalten. Es kann langfristig davon ausgegangen werden, dass alle Mitglieder und Angehörige des Auftraggebers gemäß § 49 SächsHSFG das DMS nutzen werden. Es wird prognostiziert, dass im Gesamtausbaustadium ca. 5 000 Systemnutzer für volle und erweiterte Funktionalitäten sowie ca. 2 500 Gelegenheitsnutzer in Frage kommen. Für DMS-Spezialfunktionen zur Erfassung, Klassifikation und elektronischen Signatur können nutzerbezogene Lizenzen (Prognose: jeweils ca. 10 für Import/Erfassung, mindestens 1 für Signatur-Software) bereitgestellt werden. Das DMS muss im Gesamtausbaustadium in der Lage sein, jährlich mindestens 2 Mio. Dokumente zu erfassen, zu administrieren und langzeitaufzubewahren. Es ist ein hybrides Eingangsportal für papierbasierte und elektronische Eingänge zu etablieren. Für papiergebundene Eingänge soll softwareseitig eine standort-zentrale Erfassungsstrecke mit dem Scan-Szenario „frühes, ersetzendes Stapel-Scannen“ aufgebaut werden, die konform zur BSI TR 03138 RESISCAN arbeiten kann. Die Attributerzeugung muss automatisiert und manuell erfolgen können. Die Indexierung muss mehrstufig und mit Vererbung in einer mindestens dreistufigen Schriftgutobjekt-Hierarchie erfolgen können. Das DMS muss Daten und Dokumente sowohl aus anderen Quellsystemen übernehmen als auch an andere Zielsysteme übermitteln können. Es müssen Funktionalitäten zur Abbildung von Verfügungen, zur Einbindung unterschiedlicher Zeichnungsverfahren und -arten sowie verschiedener Signaturarten, -stufen und -verfahren an jedem workflowbeteiligten Arbeitsplatz sowie der Scanstelle vorhanden sein. Die Einführung ist in Form von Installations-, Konfigurations-, und Anpassungsarbeiten unter Mitwirkung des Auftraggebers so durchzuführen, dass die Betriebsbereitschaft des DMS herbeigeführt wird. Einen Schwerpunkt bildet die Anbindung des DMS in die führende ERP-Anwendung SAP ERP ECC 6.0 EHP 7 mit den Modulen FI, CO, PS, MM, SRM, PM, HCM und RE-FX. Neben dieser Kernschnittstelle ist das DMS zudem an das zentrale IDM-System, das E-Mail-System und MS Office anzubinden. Ferner sind die Dienstleistungen Projektleitungsunterstützung, Beratung, Einführungsunterstützung, Schulung, Benutzerunterstützung, Software-Pflege für 48 Monate und nach Bedarf Migration zu erbringen. Es kann davon ausgegangen werden, dass alle Personalressourcen, die zur Dienstleistungserbringung erforderlich sind, innerhalb von 18 Monaten ab Auftragserteilung bereitzustellen sind. Das zur Dienstleistungserbringung eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen und diese bei Dienstleistungserbringung anwenden. Die für den Betrieb des DMS benötigte Hardware ist nicht Bestandteil der Lieferung und Leistung. Die empfohlene Hardware wird vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung und Abstimmung mit dem Auftragnehmer separat beschafft und zur Verfügung gestellt.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB VI
Qualitätskriterium (Gewichtung): 100
Kostenkriterium (Name): Erstes Entscheidungskriterium: Leistung
Kostenkriterium (Gewichtung): 100

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-03-05 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Nödiker Str. 118
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
E-Mail: info@codia.de 📧
Land: Emsland 🏙️
Internetadresse: www.codia.de 🌏
Name: d.velop AG
Postanschrift: Schildarpstr. 6-8
Postort: Gescher
Postleitzahl: 48712
Telefon: +49 254293070 📞
E-Mail: info@d-velop.de 📧
Land: Borken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 667121.88 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2018/S 137-312637 (2018-07-17)

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