Lieferung und Implementierung einer Haushaltssoftware

INP Greifswald

Am INP kommen derzeit verschiedene Softwaresysteme zum Einsatz, mit denen vorhandene Daten verwaltet werden. Auf einem zentralen Filesystem werden wissenschaftliche Daten, Berichte und Publikationen teilweise geordnet abgelegt. Protokolle und allgemeine Informationen, sowie Projektmanagement und Workflows sind teilweise in zentralen LotusNotes-Datenbanken abgelegt Kosten-Leistungsrechnung und Zeiterfassung erfolgen wiederum durch andere Software-Lösungen. Das ERP System besteht ebenfalls aus mehreren Einzelkomponenten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-09-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-07-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• m+p business solutions GmbH

Wer?

• INP Greifswald

Wie?

Wo?

• Mecklenburg-Vorpommern › Vorpommern-Greifswald

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-07-28	Auftragsbekanntmachung
2017-09-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2018-01-15	Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2017-07-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Referenznummer: INP-33-2017
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Vorpommern-Greifswald 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: INP Greifswald
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Str. 2
Postleitzahl: 17489
Postort: Greifswald
Kontakt
Internetadresse: http://www.leibniz-inp.de 🌏
E-Mail: inp-einkauf@inp-greifswald.de 📧
Telefon: +49 3834554353 📞
Fax: +49 3834554375 📠
URL der Dokumente: https://service.bi-online.de/TenderDocuments/D429485360 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-28 📅
Einreichungsfrist: 2017-09-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-08-01 📅
Datum des Beginns: 2017-11-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 145-299711
ABl. S-Ausgabe: 145

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 400 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das INP strebt eine integrierte Lösung an, mit der alle Daten im INP erfasst, bearbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden können. Medienbrüche sollen vermieden werden (elektronische Daten/Dokumente, Daten/Dokumente auf Papier). Die Lösung muss verschiedene Funktionalitäten abbilden. Dazu gehören GroupWare-Funktionalitäten (E-Mail, Kalender, Adressbuch, Besprechungen/Ressourcen), Workflows (Urlaub, Dienstreisen, etc.), kaufmännische Datenverarbeitung (ERP), Dokumentenmanagement und Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Institutsinformationen, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Zudem muss das neue Softwaresystem die kameralistische Abrechnung und die doppische Buchungssystematik beinhalten. Die Anbindung von Lotus Workflows (Bestellungen, Dienstreisen etc.) an das Warenwirtschaftssystem muss dabei gegeben sein. Eine zukünftige Erweiterung der Funktionalitäten zum Wissensmanagement mit möglichst niedrigen Kosten und einer potentiellen Anbindung an Outlook wird dabei angestrebt.

Das INP erwartet eine deutlich effizientere Arbeit mit Daten durch den Umstieg auf eine integrierte Lösung mit weniger Informationsverlusten und neuen Möglichkeiten Wissen zu verwalten.

Im ersten Schritt soll dazu das ERP System als Basis vereinheitlicht und auf einen modernen Standard mit einer Datenbank als Grundlage gebracht werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 17489 Greifswald, Hansestadt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Als Eigenerklärung vorzulegen:

— Angaben zur Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Unternehmens.

— Angaben, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet/die Eröffnung beantragt/mangels Masse abgelehnt/ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde oder ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet.

— Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.

— Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist.

— Eignung gemäß § 123 und 124 GWB und Eigenerklärung zur Anerkennung der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe.

— Vereinbarung nach § 10 VgG – M-V.

— schriftliche Bestätigung des Bewerbers darüber, dass komplette Abwicklung, sowie Umsetzung des Verfahrens einschließlich des Supports in deutscher Sprache erfolgen wird.

— Liegen die genannten Erklärungen dem Teilnahmeantrag nicht bei, bzw. wird bis zum Ablauf einer eventuellen Nachforderungsfrist nicht nachgereicht, wird der Bewerber vom Teilnahmewettbewerb ausgeschlossen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Erklärung über Gesamtumsatz bzw. Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages für die letzten 3 Geschäftsjahre.

— Eigenerklärung zur Unternehmensgröße.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Benennung von 5 Referenzkunden der letzten 5 Jahre mit adäquater Aufgabenstellung, die vom Systemhaus selbst erbracht wurde.

Angabe von:

— Art des Auftraggebers

— Art des Auftrages (Implementierung ERP System, Datenübernahme aus Altsystem und eine Verknüpfung mit dem Messagingsystem sowie eine Beschreibung der Art der Verknüpfung der Systeme)

— Kontaktdaten des Referenzkunden

— Umfang des Auftrages

— Umsetzungszeitraum

Achtung: Hier sind keine Herstellerreferenzen gemeint!

Gewichtung: 1 Punkt falls erfüllt

— maximal 3 davon mit adäquater Aufgabenstellung (Umfang) -> pro Referenz mit vergleichbarer Aufgabenstellung wird 1 Punkt vergeben

— unter den 3 Referenzen mit adäquater Aufgabenstellung mindestens eine Referenz von einer außeruniversitären Forschungseinrichtung

Gewichtung: 3 Punkte falls erfüllt

— Anzahl und namentliche Benennung der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung vor Ort eingesetzt werden sollen sowie der Nachweis der fachlichen Qualifikation (falls es zur Aufforderungen einer Angebotsabgabe kommt, müssen die benannten Fachkräfte seitens des AN in die Verhandlungen mit einbezogen bzw. bei Präsentationen vor Ort sein)

— weniger als 2 Mitarbeiter: Gewichtung: 3 Punkte

— 2 – 4 Mitarbeiter: Gewichtung: 5 Punkte

— mehr als 4 Mitarbeiter: Gewichtung: 0 Punkte

— Lösung -aus einer Hand- (Erklärung auf eigenem Geschäftspapier, dass alle zur Erfüllung der Aufgabenbeschreibung notwendigen schöpferischen Leistungen und Dienstleistungen im eigenen Unternehmen erbracht werden; Subunternehmer werden als Vertragspartner des Auftraggebers akzeptiert, als Vertragspartner des Auftragnehmers sind sie zulässig)

Gewichtung: 5 Punkte, falls erfüllt

— Qualifizierungsnachweis durch Hersteller auf höchster Stufe Gewichtung: 5 Punkte

— Zertifizierungsnachweis (IBM Collaboration Solutions)

IBM Certified Application Developer – Lotus Notes and Domino >= 8.5 Gewichtung: 2 Punkte

— Nachweis eines weiteren Gold oder Silver Microsoft – Partnerstatus:

Data Analytics

Data Platform

Datacenter

Project and Portfolio Management

Gewichtung: 2 Punkte

— max. zu erreichende Anzahl an Punkten 26.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— alle Subunternehmer sind in dem Formblatt EU-Verzeichnis der Unterauftragnehmer Anlage 7 zu benennen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Kriterien für die Auswahl der Bewerber siehe III.1.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-11-24 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts (e.V.)
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf
Adresse des Käuferprofils: http://www.leibniz-inp.de 🌏
Dokumente URL: https://service.bi-online.de/TenderDocuments/D429485360 🌏
Land: Vorpommern-Greifswald 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Str. 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3855885160 📞
Fax: +49 3855884855817 📠
Internetadresse: www.regierung-mv.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e. V.
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Str. 2
Postort: Greifswald
Postleitzahl: 17489
Telefon: +49 38345543949 📞
E-Mail: inp-einkauf@inp-greifswald.de 📧
Fax: +49 3834554375 📠
Internetadresse: http://www.leibniz-inp.de 🌏
Quelle: OJS 2017/S 145-299711 (2017-07-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-09-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e. V.

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 185-379414
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 145-299711
ABl. S-Ausgabe: 185
Zusätzliche Informationen

Es ist beabsichtigt nach Aufhebung des Verfahrens ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb durchzuführen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das INP strebt eine integrierte Lösung an, mit der alle Daten im INP erfasst, bearbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden können. Medienbrüche sollen vermieden werden (elektronische Daten/Dokumente, Daten/Dokumente auf Papier). Die Lösung muss verschiedene Funktionalitäten abbilden. Dazu gehören GroupWare-Funktionalitäten (E-Mail, Kalender, Adressbuch, Besprechungen/Ressourcen), Workflows (Urlaub, Dienstreisen, etc.), kaufmännische Datenverarbeitung (ERP), Dokumentenmanagement & Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Institutsinformationen, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Zudem muss das neue Softwaresystem die kameralistische Abrechnung und die doppische Buchungssystematik beinhalten. Die Anbindung von Lotus Workflows (Bestellungen, Dienstreisen etc.) an das Warenwirtschaftssystem muss dabei gegeben sein. Eine zukünftige Erweiterung der Funktionalitäten zum Wissensmanagement mit möglichst niedrigen Kosten und einer potentiellen Anbindung an Outlook wird dabei angestrebt.

Verfahren
Vergabekriterien
Kostenkriterium: Entfällt
Gewichtung der Kosten: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts (e. V.)

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genau Angaben zu den Fristen, für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

entsprechend der Regelungen in § 160 GWB.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Leibniz-Instutut für Plasmaforschung und Technologie e. V.
Quelle: OJS 2017/S 185-379414 (2017-09-22)

Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung (2018-01-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenbanksysteme
Referenznummer: INP-68-2017
Kurze Beschreibung:

Am INP kommen derzeit verschiedene Softwaresysteme zum Einsatz, mit denen vorhandene Daten verwaltet werden. Auf einem zentralen Filesystem werden wissenschaftliche Daten, Berichte und Publikationen teilweise geordnet abgelegt. Protokolle und allgemeine Informationen, sowie Projektmanagement und Workflows sind teilweise in zentralen Lotus Notes-Datenbanken abgelegt Kosten-Leistungsrechnung und Zeiterfassung erfolgen wiederum durch andere Software-Lösungen. Das ERP System besteht ebenfalls aus mehreren Einzelkomponenten.

Gesamtwert des Auftrags: 484981.25 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenbanksysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V.

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 011-021546
ABl. S-Ausgabe: 11
Zusätzliche Informationen

Frühr. EU-weiter Wettbewerb,Auftragsbekanntm. ABI. 2017/S145-299711 vom 1.8.2017.Keine wertbaren Bewerbungen/Angebote(Aufhebung notwendig)eingingen,war das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb aufzuheben,siehe Bekanntmachung vergebener Aufträge (Aufhebung) 2017/S185-379414 vom 27.9.2017.Der Vertrag wird nicht vor Ablauf v.10 KT ab dieser Bekanntm. Veröffentlichung früh. am 1.2.18 abges.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das INP strebt eine integrierte Lösung an, mit der alle Daten im INP erfasst, bearbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden können. Medienbrüche sollen vermieden werden (elektronische Daten/Dokumente, Daten/Dokumente auf Papier). Die Lösung muss verschiedene Funktionalitäten abbilden. Dazu gehören Group Ware-Funktionalitäten (E-Mail, Kalender, Adressbuch, Besprechungen/Ressourcen), Workflows (Urlaub, Dienstreisen, etc.), kaufmännische Datenverarbeitung (ERP), Dokumentenmanagement & Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Institutsinformationen, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Zudem muss das neue Softwaresystem die kameralistische Abrechnung und die doppische Buchungssystematik beinhalten. Die Anbindung von Lotus Workflows (Bestellungen, Dienstreisen etc.) an das Warenwirtschaftssystem muss dabei gegeben sein. Eine zukünftige Erweiterung der Funktionalitäten zum Wissensmanagement mit möglichst niedrigen Kosten und einer potentiellen Anbindung an Outlook wird dabei angestrebt.

Im ersten Schritt soll dazu das ERP – System als Basis vereinheitlicht und auf einen modern en Standard mit einer Datenbank als Grundlage gebracht werden.

Zusätzliche Informationen:

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-01-15 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Forschungsinstitut
Kontakt
Internetadresse: www.leibniz-inp.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das am 01.08.2017 begonnene Verhandungsverfahren mit Teilnahmewettbewerbung musste aufgehoben werden, weil keine wertbaren Angebote eingingen (Veröffentlichungen: siehe II Punkt 2.14).

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Entsprechend der Regelungen des §160 GWG
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V.
Internetadresse: https://www.inp-greifswald.de/ 🌏
Quelle: OJS 2018/S 011-021546 (2018-01-15)

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