Lieferung und Installation eines Einwohnermeldesystems

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Es ist beabsichtigt, das hier ausgeschriebene Einwohnermeldeverfahren auch weiteren Kommunen in der Region Südniedersachsen anzubieten, die die Aufgabe des technischen Betriebes von Einwohnermeldeverfahren vertraglich auf die Stadt Göttingen übertragen haben
Die Anzahl der zu lizensierenden Kunden beträgt (einschließlich der Stadt Göttingen) nach aktuellem Stand 27 Gebietskörperschaften. Diese 27 kommunalen Kunden repräsentieren aktuell 403 800 Einwohnerinnen und Einwohner.
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Die Mitarbeiter der KDG (Administratoren, Verfahrensbetreuer) sowie die Anwenderinnen und Anwender der kommunalen Kunden sind mittels Schulungen und Schulungsunterlagen in das neue System einzuweisen. Neben der Schulung der Anwender
führt der Anbieter zu Projektbeginn ein mind. eintägiges Kickoff-Seminar mit allen Mitarbeitern/-innen der Projektgruppe durch.
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Die Anzahl der zu lizensierenden Kunden beträgt (einschließlich der Stadt Göttingen) 27 Gebietskörperschaften. Diese 27 kommunalen Kunden repräsentieren aktuell 403 800 Einwohnerinnen und Einwohner.
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Die Mitarbeiter der KDG (Administratoren, Verfahrensbetreuer) sind mittels Schulungen und Schulungsunterlagen in das neue System einzuweisen. Neben der Schulung dieser Anwendungsbetreuer führt der Anbieter zu Projektbeginn ein mind. eintägiges Kickoff-Seminar (Workshop) mit allen Mitarbeitern/-innen der Projektgruppe durch.
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Beginn: 01/01/2018
Ende: 31/12/2022
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja.
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag kann einseitig durch den Auftraggeber einmalig um weitere 5 Jahre verlängert werden.

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Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung 4 Jahre übersteigt:
Auf Grund der langfristigen Bedeutung des Ausschreibungsgegenstands sowie des großen Verwaltungsaufwandes auf Seiten der Auftraggeberin wird abweichend von der gesetzlichen Regelung eine Laufzeit
(Verfügbarkeit, Pflege, Weiterentwicklung und der Support/Hotline durch Wartungsvertrag) von 60 Monaten definiert.

Kurze Beschreibung

Lieferung, Installation und Implementierung eines Einwohnermeldesystems sowie ggfs. die Migration der Einwohnerdaten aus einem Vorsystem. Das System muss alle Prozesse im Bereich Einwohner-, Melde- und Wahlwesen nach niedersächsischem Recht abdecken.
Die Übernahme der Daten aus dem derzeit eingesetzten Verfahren OK.EWO (Hersteller: AKDB / kommIT) ist eine „optionale“ Leistung in diesem Projekt. Hierunter ist Folgendes zu verstehen: Eine Übernahme der Daten aus dem Verfahren ist zwingend erforderlich, wenn der Zuschlag auf das Angebot eines Bieters erteilt wird, der nicht mit dem derzeitigen Verfahrensanbieter identisch ist. Beteiligt sich hingegen der derzeitige Verfahrensanbieter an der Ausschreibung und erhält dieser auch den Zuschlag, ist in diesem Fall eine Übernahme der Daten aus dem derzeit eingesetzten Verfahren nicht erforderlich.

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§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:
Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

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§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:
Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat

Unter den Ziff. V.2.1) (Tag der Zuschlagsentscheidung) und Ziff. V.2.3) (Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs) der EU-Bekanntmachung sind in diesem Formular zwingend Angaben zu machen. Die dortigen Angaben wurden daher nur zur Ermöglichung der Veröffentlichung gemacht und sind in dem zugrundeliegenden Verhandlungsverfahren grundsätzlich unbeachtlich.

Kurze Beschreibung

Lieferung und Installation eines Einwohnermeldesystems einschließlich Softwarewartung sowie Consulting. Das System muss alle Prozesse im Bereich Einwohner-, Melde- und Wahlwesen nach niedersächsischem Recht abdecken. Die Übernahme der Daten aus dem derzeit eingesetzten Verfahren OK.EWO (Hersteller: AKDB / kommIT) ist ggfls. eine weitere ergänzende Dienstleistung in diesem Beschaffungsvorhaben.

Beschreibung der Beschaffung

Lieferung und Installation eines Einwohnermeldesystems, einschließlich Softwarewartung sowie Consulting. Die AGin ist eine Einrichtung in alleiniger Trägerschaft der Stadt Göttingen, für die die AGin das Einwohnermeldeverfahren betreibt und betreiben wird. Es ist beabsichtigt, das hier ausgeschriebene Einwohnermeldeverfahren auch weiteren Kommunen in der Region Südniedersachsen anzubieten, die die Aufgabe des technischen Betriebes von Einwohnermeldeverfahren vertraglich auf die Stadt Göttingen übertragen haben. Die Anzahl der zu lizensierenden Kunden beträgt (einschließlich der Stadt Göttingen) nach aktuellem Stand 27 Gebietskörperschaften. Diese 27 kommunalen Kunden repräsentieren aktuell 403 800 Einwohnerinnen und
Einwohner. Das System muss alle Prozesse im Bereich Einwohner-, Melde- und Wahlwesen nach niedersächsischem Recht abdecken, Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen (vgl. Sie hierzu Anforderungskatalog EWO). Die Anforderungen im Anforderungskatalog EWO sind in Ausschluss- (A), Bewertungs- (B) und Informationskriterien (I) unterteilt. Der Auftraggeber setzt voraus, dass die Mindestanforderungen der IT-Grundschutz Aufbaustufe, durch die die wichtigsten Standardsicherheitsmaßnahmen der ITGrundschutzkataloge des BSI abgedeckt sind, durch das angebotene Verfahren erfüllt werden (siehe www.bsi.de). Die Applikation muss als browser- und/oder javabasierte Anwendung betrieben werden können. Als wesentliche Merkmale der Software werden unter anderem erwartet:
— eine offene Systemarchitektur zwecks operationaler Datenhaltung,
— einen plattform- und betriebssystemunabhängigen Client,
— flexible Auswertungen und Schnittstellenanbindungen an andere Verfahren,
— leichte Erlernbarkeit und Anwendung des Systems durch praxisnahe, intuitive Menüführung,
— ergonomische Masken.
Die Anwenderinnen und Anwender des Auftraggebers sollen innerhalb einer LAN/WAN-Struktur auf die vom Anbieter bereitgestellte Software zugreifen können. Der Auftragnehmer muss einen Vor-Ort-Betrieb (System und Datenbank) im Rechenzentrum der KDG anbieten. Für das Outputmanagement ist eine Lösung vorzuschlagen, die es optional ermöglicht Dokumente, Abrechnungen, Listen usw. in einem Dokumentenmanagementsystem (Stadt Göttingen setzt das ProduktDOXIS4 der Fa. SER ein) abzulegen. Die Verfügbarkeit, Pflege, Weiterentwicklung und der Support/Hotline sind ggf. durch einen Wartungsvertrag von mindestens 5 Jahren abzudecken. Die Mitarbeiter der KDG (Administratoren, Verfahrensbetreuer) sowie die Anwenderinnen und Anwender der kommunalen Kunden sind mittels Schulungen und Schulungsunterlagen in das neue System einzuweisen. Neben der Schulung der Anwender führt der Anbieter zu Projektbeginn ein mind. eintägiges Kickoff-Seminar mit allen Mitarbeitern/-innen der Projektgruppe durch. Es ist beabsichtigt, den technischen und den Fachverfahrenssupport durch die KDG erbringen zu lassen. Vom späteren Auftragnehmer wird ein Konzept erwartet, wie und in welchem Umfang der Support bei der KDG aufgebaut werden kann.
Ziel ist es, innerhalb von 3 Monaten mind. den First-Level-Support durch die KDG durchführen zu lassen. Hierfür stehen der AGin im Bereich Fachverfahrenssupport 3 Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Die technische Betreuung wird durch den Fachbereich Technik der KDG sichergestellt. Die Leistung wird auf Basis der den Vergabeunterlagen anliegenden EVB-IT Verträge sowie der darin genannten weiteren Bedingungen erbracht. Die Übernahme der Daten aus dem derzeit eingesetzten Verfahren OK.EWO (Hersteller: AKDB / kommIT) ist ggfls. eine ergänzende Leistung in diesem Projekt.