Managed Print Services

Kurze Beschreibung

Mit der vorliegenden Leistungsbeschreibung wird das Ziel verfolgt, die Mitarbeiter des Auftraggebers mit neuen IT-Komponenten aus dem Druckerumfeld auszustatten. Allgemeines Leistungsziel ist die Bereitstellung von Druckgeräten inklusive Zubehör, Verschleißmaterialien und Verbrauchsmaterialien (ohne Papier) sowie zugehörige Serviceleistungen. Der Auftraggeber beabsichtigt, die Druckgeräte als Einzelabruf für eine Dauer von 5 Jahren mit einer Option für eine einmalige oder mehrfache, zeitlich variable Vertragsverlängerung, jedoch mit einer maximalen Verlängerungslaufzeit von 3 Jahren zu beschaffen. Sämtliche gelieferte Hard- und Software muss mit entsprechenden Serviceleistungen versehen sein.

Beschreibung der Beschaffung

Der derzeitig betreute „Gerätepark“ umfasst Serviceleistungen für insgesamt 40 Arbeitsgruppendrucker (Multifunktionsdrucker in DIN A4) und 80 Multifunktionsgeräte und Kopierer (Etagen-Multifunktionsgeräte in DIN A3), die sich in folgende Gerätegruppen einordnen lassen:
— 40 x Multifunktions-Laserdrucker DIN A4 jeweils mit Duplexeinheit, Netzwerk-Anschluss und einer 500 Blatt Papierkassette – Typ Konica Minolta, bizhub C3110,
— 80 x Hochleistungs-Multifunktions-Farblaserdrucker DIN A3 – Typ Konica Minolta, bizhub C280.
Der Auftragnehmer schuldet gemäß der im „Gerätepark“ dargestellten Aufteilung Multifunktionsgeräte inklusive Zubehör und Verbrauchsmaterialien (ohne Papier). Die Anforderungen für die zu liefernden Produkte und Leistungen werden nachfolgend beschrieben. Der Auftragnehmer hat die nachfolgenden Rahmenbedingungen und Forderungen für die zu liefernden Geräte sowie die Serviceleistungen wie IMAC/R-Services, Lieferleistung, Service und Support, Instandsetzungsleistung und Instandhaltungsleistungen zu erfüllen.
Im Überblick erbringt der Auftragnehmer für jedes Multifunktionsgerät folgende Leistungen:
— Der Auftragnehmer liefert die Multifunktionsgeräte einschließlich eventueller Komponenten.
— Bezogen auf das jeweilige Multifunktionsgerät erbringt der Auftragnehmer bis zum Ablauf des Vertrages die Leistungen „Service und Support“, „Instandsetzungsleistung“ und „Instandhaltungsleistungen“. Der Auftragnehmer erhält als Vergütung eine Servicepauschale, in der zusätzlich sämtliche Kosten für das Material (Verschleiß- und Ersatz- bzw. Neuteile) enthalten sind.
— Es sind sämtliche Kosten für die zu erbringenden Serviceleistungen einschließlich Material (Verschleiß- und Ersatz- bzw. Neuteile) zu berücksichtigen.
Serviceleistungen.
Im Rahmen der Installation und des Druckgerätebetriebes sind nachfolgende Serviceleistungen zu erbringen. Hierbei handelt es sich um Mitwirkungsleistungen, die teilweise vom Auftraggeber und teilweise vom Auftragnehmer geleistet werden:
— Lieferung der Neugeräte (initial),
— Inbetriebnahme der Neugeräte gemäß Vorgaben des Auftraggebers,
— Konfiguration und Funktionstest der Neugeräte gemäß Vorgaben des Auftraggebers,
— Außerbetriebnahme/Abbau der im Rahmen dieser Ausschreibung beschafften Geräte nach IMAC/R,
— Störungsannahme, Behebung verarbeitungsspezifischer Störungen,
— Störungsannahme, Behebung technischer Störungen,
— Bestückung mit verarbeitungsspezifischem Verbrauchsmaterial,
— Bestückung mit technischem Verbrauchsmaterial,
— Wartung,
— IMAC/R-Services.
Lieferleistungen.
Für einen langen Lebenszyklus der Drucksysteme sind diese initial ausschließlich als Neuware (Originalherstellerware) anzubieten. Die Lieferleistungen beinhalten des Weiteren die folgenden Punkte:
— Anlieferung der Druckgeräte an die Adresse/(Erst-)Betriebsstätte des Auftraggebers,
— Verbringung zu den Aufstellungsorten,
— Elektrischer Anschluss und ggf. Netzwerkanschluss nach Vorgaben des Auftraggebers,
— Erstkonfiguration sowie Einrichten der Druckgeräte nach Vorgaben des Auftraggebers.
Sämtliche Serviceleistungen sind an den Standorten nachfolgender Organisationseinheiten zu erbringen:
— Neuer Wandrahm 4, 20457 Hamburg,
— Variable Einsatzorte im Hafengebiet.
Der Auftraggeber beabsichtigt, die Druckgeräte inklusive Zubehör und Verschleißteile sowie zugehörigen Service und Support, Instandsetzungsleistung und Instandhaltungsleistungen vom Auftragnehmer zu beschaffen. Die Verbrauchsmaterialien (bspw. Tonerkartuschen, Resttonerbehälter, Heftklammern etc., ohne Papier) werden bedarfsgerecht, d. h. nach tatsächlichem Verbrauch bezogen.

Beschreibung der Optionen

Es besteht die Option für eine einmalige oder mehrfache, zeitlich variable Vertragsverlängerung, jedoch mit einer maximalen Verlängerungslaufzeit von 3 Jahren beschafft werden.

1.) Das Vergabeverfahren erfolgt nach der Sektorenverordnung 2016.
2.) Die Unterlagen stehen ab sofort nur noch digital unter folgender Adresse zur Verfügung: https://www.vergabe.rib.de
Die Ausschreibung befindet sich unter der Maßnahme „Managed Printservices“; Vergabenummer „C-0568-16-O-EU“.
3.) Bietergemeinschaften sind zugelassen, jedoch ist die Bildung einer Bietergemeinschaft zu begründen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft sind im Angebot vollständig zu benennen (Vordruck). Im Angebot ist ein zentraler Ansprechpartner anzugeben, der bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Nachweise (gem. Pkt. III.1) vorzulegen. Ausländische Bieter /Unternehmen haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes (gem. Pkt. III.1) vorzulegen.
4.) Bei schriftlicher Angebotsabgabe, sind die Angebote als solche zu kennzeichnen und in einemverschlossenen Umschlag einzureichen.
5.) Sollten sich aus Sicht des Bieters Nachfragen ergeben, sind diese ausschließlich schriftlich unter Angabe der Vergabenummer „C-0568-16-O-EU“ per Fax oder E-Mail an folgende Adresse zu richten:
Hamburg Port Authority AöR,
Brooktorkai 1,
Zentraler Einkauf,
20457 Hamburg.
Fax: +49 40 42847-2612
E-Mail: ZentralerEinkauf@hpa.hamburg.de
6.) Rechtzeitig beim Auftraggeber beantragte Auskünfte zu den Vergabeunterlagen werden in der nach SektVO §16 Abs. 3 Nr. 1 vorgesehenen Frist bis 6 Kalendertage vor Eingang der Angebote erteilt.
7.) Fragen, die während des laufenden Verfahrens gestellt und beantwortet werden, sind ausschließlich unter http://www.hamburg-port-authority.de veröffentlicht und zwar im Bereich „Für Hafenkunden“ und dort unter „Ausschreibungen/Liefer- und Dienstleistungen“. Der Bieter hat eigenverantwortlich und regelmäßig die Informationen abzurufen.
8.) Die Bewertung der Angebote erfolgt über die Zuschlagskriterien, die in den Ausschreibungsunterlagendetailliert aufgeführt sind. Für die Bewertung der Zuschlagskriterien einzureichende Unterlagen sind in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt. Fehlende Unterlagen, die für die Bewertung der Zuschlagskriterien erforderlich sind, werden nicht nachgefordert. Das Angebot ist somit unvollständig und wird von der weiteren Wertung ausgeschlossen.