Modellvorhaben der Raumordnung – Umsetzung des Gemeinsamen Zukunftskonzeptes für den deutsch-polnischen Verflechtungsraum – Inhaltliche Vorbereitung einer Konferenz

Menge oder Umfang

1. ProjektdarstellungErkenntnis- und ForschungsbedarfAm 1. Dezember 2016 hat der Ausschuss für Raumordnung der Deutsch-Polnischen Regierungskommission für regionale und grenznahe Zusammenarbeit das „Gemeinsame Zukunftskonzept für den deutsch-polnischen Verflechtungsraum – Vision 2030“ angenommen. Das Konzept beruht auf den Leitbildern der Raumordnung in Deutschland und Polen und interpretiert sie aus regionaler und grenzüberschreitender Sicht. Mit diesem Konzept haben die für Raumordnung verantwortlichen Einrichtungen in den Ländern, Wojewodschaften und auf nationaler Ebene erstmals seit 1995 gemeinsam die besonderen Herausforderungen in diesem Raum beschrieben und sich auf Leitvorstellungen verständigt.Das Gemeinsame Zukunftskonzept bildet den Rahmen für die Arbeit des Raumordnungsausschusses in den nächsten Jahren. Die beteiligten Einrichtungen haben sich auf eine schrittweise, Schwerpunkte setzende Vorgehensweise verständigt. In den Jahren 2017 bis 2019 stehen dabei folgende Aktivitäten im Vordergrund:— Austausch mit den Akteuren der grenzübergreifenden europäischen Förderprogramme (Interreg A).— Identifizierung von Flaggschiffprojekten des Zukunftskonzeptes durch einen deutsch-polnischen Wettbewerb.— Verstärkte Einbeziehung kommunaler Akteure.Dieses Vorhaben umfasst die inhaltliche Vorbereitung und Durchführung einer deutsch-polnischen Raumord-nungskonferenz, auf der im Frühjahr 2019 die Ergebnisse präsentiert und ein Zwischenfazit zur Umsetzung des Zukunftskonzeptes gezogen werden soll.Organisatorisch wird die Konferenz von der Event-Agentur des BMVI im Rahmen eines gesonderten Vertrages vorbereitet und durchgeführt.2. Aufgabendarstellung2.1 Arbeitsschritte, methodische Vorgehensweise, ZeitschieneInhaltliche Vorbereitung und Durchführung einer öffentlichkeitswirksamen Veranstaltung des BMVI im März 2019 gemeinsam mit dem Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung (MR) der Republik Polen zur raumentwicklungspolitischen Zusammenarbeit zwischen beiden Staaten. Die Länder und Wojewodschaften im Verflechtungsraum sollen in geeigneter Weise bei der Durchführung berücksichtigt werden.Eckpunkte der Veranstaltung:Gemeinsame Veranstaltung mit MR der Republik PolenOrt: Erich-Klausener-Saal im BMVIEröffnung durch Minister auf Abendveranstaltung am ersten Tag angestrebt, mit Preisverleihung für Flaggschiffprojekte (vgl. bereits laufendes Vorhaben), Empfang mit ImbissBegrüßung zweiter Tag durch Staatssekretär oder leitende BeamteDurchführung am zweiten Tag von parallelen Arbeitsgruppen zu den fünf Handlungsfeldern des Gemeinsamen Zukunftskonzepts (Dauer ca. 90 Minuten) (mit Moderator, Protokollant, Impulsreferaten)Vorabend, Plenum und alle fünf Arbeitsgruppen durchgehend simultan deutsch/polnisch übersetztprofessionelle, zweisprachige Moderation für Vorabend und FachtagEinbeziehung von Studierenden gewünscht, z.B. Ideenwerkstatt zu einem eng begrenzten Thema aus dem Zukunftskonzept o.ä.Möglichkeit für Ausstellung der Flaggschiffprojekte und der vier Euroregionen und ggf. weiterer ausgewählter EinrichtungenVeranstaltung soll fotografisch dokumentiert werden.Termin ca. März 2019. Deutsche und polnische Feiertage sind zu beachtenCa. 150 bis 200 TeilnehmendeAufgaben:Weiterentwicklung der oben skizzierten Eckpunkte bis zum endgültigen TagungsprogrammAnsprache von Gesamt-Moderator, ReferentInnen, PodiumsteilnehmerInnen, Workshop-AkteurenAktualisierung und Ergänzung eines Adressverteilers für deutsche und polnische Akteure im Verflechtungsraum (ca. 1.200 Adressen: Verwaltungen ab Ebene Amt aufwärts, Wirtschafts- und Sozialpartner, Nichtregierungsorganisationen, Stiftungen, Kammern, Forschungseinrichtungen, Wirtschaftsförderer, Akteure des Verkehrssektors, …)Im Anschluss an Konferenz kurze Zusammenfassung und Schlussfolgerungen für interne Zwecke der VeranstalterDrei Abstimmungsgespräche mit Auftragnehmer (zwei in Berlin, eins in Warschau)2.2 VeranstaltungenDie organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Konferenz erfolgt durch die Event-Agentur des BMVI (Event-Consult). Im Rahmen dieses Auftrags ist die Konferenz in enger Abstimmung mit Auftraggeber und Event-Agentur inhaltlich vorzubereiten.Zusätzlich zu kalkulierende Kosten: Honorar und Reisekosten Moderation und ReferentInnen (Pauschalen)Davon werden die Honorar- und Reisekosten für die ReferentInnen nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet und auf Nachweis erstattet.Optionaler Leistungsbaustein:Einbeziehung von StudierendenSitzungsraum im Erdgeschoss des BMVIUnmittelbar vor oder nach der KonferenzTeilnehmerzahl: bis zu 20 StudierendeDauer: halbtägigDurchführung auf EnglischDie Kosten für diesen Baustein sind im Rahmen des zur Verfügung stehenden Budgets zu kalkulieren: Dazu gehören zusätzlich: Erstellung und Versand von Programmflyer, Reisekosten für Studierende (Pauschalen), einfaches CateringDavon werden die Reisekostenpauschalen für die Studierenden und das Catering nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet und auf Nachweis erstattet3. Ergebnistransfer3.1 Internetauftritt – gemäß Dokumentationsrichtlinie für InternetbeiträgenSämtliche Informationen zur Konferenz werden über die bestehende Site www.kooperation-ohne-grenzen.de bereit gestellt. Textentwürfe dafür sind in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen. Die Übersetzung ins polnische erfolgt durch den Sprachendienst des BMVI.3.2 Publikation – gemäß GestaltungsrichtlinienFür den Einladungsflyer und das Veranstaltungsprogramm sind mit dem Auftraggeber abgestimmte Texte auf Deutsch als Word-Dateien vorzulegen.Die Übersetzung ins Polnische erfolgt durch den Sprachendienst des BMVI.Das Layout erfolgt durch die Event-Agentur des BMVI (außerhalb dieses Auftrags).Sämtliche Projektdaten und -ergebnisse sowie Grafiken, Bilder, Zeichnungen, Pläne etc. sind frei von Rechten Dritter zu liefern.4. BerichterstattungDie Berichte sind jeweils zu folgenden Terminen und in folgender Anzahl / folgendem Format vorzulegen:Termin Art der Berichterstattung Anzahl / FormatMitte April 2018 Konzept für Einbeziehung von Studierenden WordEnde Juni 2018 Entwurf Save the date – Text Word15. September 2018 Entwurf Einladungsflyertext Word15. Oktober 2018 Entwurf Einladungsflyer layoutet pdf12 Wochen vor der Konferenz Entwurf Text Veranstaltungsprogramm Word10 Wochen vor der Konferenz Entwurf Veranstaltungsprogramm Word6 Wochen vor der Konferenz Entwurf Veranstaltungsprogramm layoutet pdf3 Wochen vor der Konferenz Veranstaltungsprogramm zur Druckfreigabe pdf2 Tage nach der Konferenz Fotos auf der Website Online14 Tage nach der Konferenz Kurze Zusammenfassung und Schlussfolgerungen für interne Nutzung WordHinweis: Die in kursiv gesetzten Termine gelten für Event-Agentur des BMVI und werden hier nur nachrichtlich genanntHinweis: Soweit im Rahmen des Projektes Adressdateien für Fachöffentlichkeitsarbeit zusammengestellt worden sind, werden diese dem Auftraggeber bei Projektende im Excel-Format übergeben. Der Aufbau der Adressdatei ist mit dem Stab Direktor (Stab D) abzustimmen.Anlage: Erstellung barrierefreier DokumenteDie Behörden der Bundesverwaltung sind verpflichtet, ihre Informationsangebote im Internet barrierefrei zu gestalten. Für alle Veröffentlichungen, die vom Auftraggeber online bereitgestellt werden sollen, sind die Vorgaben der derzeit gültigen Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV 2.0, zu erfüllen. Damit verbundene Leistungsbestandteile sind vom Auftragnehmer stets entsprechend der Verordnung vorzubereiten, nachzubessern oder zu erbringen.Um für die Veröffentlichungen im PDF-Format einheitliche und vergleichbare Ergebnisse zu erzielen, ist die Norm DIN ISO 14289 – PDF/UA, also der PDF-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente, anzuwenden. Je nach Art und Umfang der Inhalte ist es sehr aufwändig, eine Veröffentlichung mit komplexen Strukturen, umfangreichen Tabellen, Fußnoten, Grafiken oder Formeln durchgängig barrierefrei zu erstellen.Es sind dafür neben konzeptionellen Vorüberlegungen viele manuelle Arbeitsschritte notwendig, die sich teilweise durch kostenpflichtige Programme vereinfachen lassen. Besteht seitens des Auftragnehmers keine oder nur wenig Erfahrung, sind für die technische Umsetzung des Endproduktes nicht nur ausreichend Zeit und Aufwand, sondern eventuell auch zusätzliche Kosten einzuplanen. Alternativ ist ein entsprechend erfahrener Dienstleister mit der Aufgabe zu betrauen.Die Anforderung auf barrierefreie Zugänglichkeit ist anzuwenden, wenn der Auftraggeber Herausgeber, Mithe-rausgeber oder Beauftragender der Veröffentlichung ist. Ebenso gelten die Bestimmungen, wenn die Veröffentlichung unabhängig vom Herausgeber in einem Internetangebot des Auftraggebers erscheinen soll. Zu Veröffentlichungen zählen neben Broschüren, Faltblättern und Postern auch jegliche Form von Berichten, Gutachten, Studien, Dokumentationen, technische Anleitungen und Vergleichbares.Um die Zugänglichkeit der gelieferten PDF-Dokumente nachzuweisen, sind Prüfberichte einzureichen, die mit den jeweils aktuellsten Versionen des PDF Accessibility Checkers (PAC 2.0) sowie der Vollständigen Prüfung von Adobe Acrobat Pro XI bzw. Acrobat DC erzeugt wurden. Der Auftraggeber lässt die gelieferten Dokumente durch einen externen Dienstleister eingehend technisch und manuell prüfen. Dazu werden die kostenfreien Hilfsmittel PAC 2.0, Acrobat-Plugin callas pdfGoHTML, VIP PDF-Reader und gegebenenfalls der Screenreader NVDA verwendet.Die maßgebliche Prüfung auf Barrierefreiheit erfolgt abschließend durch SWD.Weiterführende LinksBarrierefreie-Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0:https://www.gesetze-im-internet.de/bitv_2_0Erläuterung der PDF Association zur DIN ISO 14289 – PDF/UA:https://www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2013/08/PDFUA-kompakt-PDFUA.pdf21 008,40

Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen sind vollständig veröffentlicht unter: www.bbsr.bund.de/BBSR/DE/Aktuell/ Forschungsprojekte/forschungsprojekte_node.html – Aktenzeichen: 10.05.06-17.6.2 und umfassen Leistungsbeschreibung; Eignungskriterien, Zuschlagskriterien; Angebotsformular; Roter Aufkleber; Mustervertrag inkl. ABFE und Verhaltenskodex; Muster Bietergemeinschaftserklärung; Dokumentations- und Gestaltungsrichtlinien.

Form der Angebote:

Das Angebot ist unter Verwendung des Angebotsformulars zu erstellen, wobei alle Tabellenblätter auszufüllen sind oder durch eigene Anlagen ersetzt werden müssen. Die Unterschrift ist eigenhändig zu leisten, Scans oder Kopien sind nicht ausreichend. Es ist 2-fach sowie als pdf.-Datei auf CD/DVD in einem verschlossenen Umschlag einzureichen, der mit dem beigefügten roten Aufkleber zu versehen ist. Fehlende Unterschriften, fehlende Erklärungen und Nachweise sowie Änderungen an den Vertragsunterlagen (dazu gehört auch das Beifügen von AGBs des Bieters) führen zum Ausschluss des Angebotes.

Erläuterungen zur Bewertung der Zuschlagskriterien sind der, unter dem oben genannten Link, veröffentlichten Tabelle „Zuschlagskriterien“ zu entnehmen.

Fragen zum Vorhaben sind ausschließlich per E-Mail unter Angabe des Aktenzeichens an rueckfragepool@bbr.bund.de zu richten und müssen spätestens eine Woche vor Ablauf der Ausschreibungsfrist vorliegen. Die Antworten werden unter den Ausschreibungsunterlagen auf der Internetseite des BBSR veröffentlicht. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Änderungen oder zusätzliche Informationen auf diesen Seiten veröffentlicht werden. Bieter/innen sind für den Abruf dieser Informationen selbst verantwortlich.

Angebotsfrist:

Für die Fristeinhaltung ist der Eingangsstempel des BBSR maßgeblich. Nicht fristgerecht eingegangene Angebote werden von der Vergabe ausgeschlossen.

Sonstige Teilnahmebedingungen:

Die Anforderungen ergeben sich aus dieser Bekanntmachung, der Leistungsbeschreibung und den Anlagen. Die geforderten Nachweise und Erklärungen, ein Ablaufplan sowie eine detaillierte Kalkulation sind dem Angebot beizufügen.

Im Falle der Vergabe von wesentlichen Leistungsbestandteilen an Unterauftragnehmer/innen, sind deren Angebote mit den erforderlichen Eignungsnachweisen beizufügen.

Eine Vergütung für die Angebotsausarbeitung erfolgt nicht.

Die eingereichten Angebote werden mit allen Exemplaren Eigentum des BBSR.

Hinweis zu Bietergemeinschaften: Bei einer mehrfachen Beteiligung eines Bieters an derselben Ausschreibung

— z.B. als Alleinbieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft – ist mit Angebotsabgabe der Gegenbeweis zu erbringen, dass keine wettbewerbsbeschränkende Bieterkonstellation vorliegt und der Geheimwettbewerb gewahrt ist. Ist beabsichtigt eine Bietergemeinschaft zu gründen, ist eine Übersicht beizufügen, die die Zusammensetzung und Leistungsanteile je Mitglied ausweist. Ein Muster für eine Bietergemeinschaftserklärung ist unter: www.bbsr.bund.de/BBSR/DE/Aktuell/ Forschungsprojekte/forschungsprojekte_node.html – Aktenzeichen: 10.05.06-17.6.2 abrufbar.

Für Bietergemeinschaften sind die unter Ziff. III.2.1 und III.2.2 geforderten Angaben und Eigenerklärungen von JEDEM Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter Ziff. III.2.3 geforderten Eignungsnachweise sind von jedem Mitglied abhängig vom Leistungsanteil, den das Mitglied im Auftragsfall übernehmen wird, nachzuweisen.

Vertragsbedingungen:

BBSR schließt zur Durchführung seiner Forschungsvorhaben grundsätzlich Werkverträge mit Marktpreis-Vereinbarung laut beigefügtem Muster. Es gelten die allgemeinen Vertragsbedingungen der VOL/B. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Auftragnehmer sind kein Vertragsbestandteil. Die Allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen Abschnitt 1 der VOL/A_EG werden nicht Vertragsbestandteil. Es besteht kein einklagbares Recht auf die Anwendung dieser Bestimmungen.

Es gelten die Nutzungsrechte gemäß den beigefügten Allgemeinen Bestimmungen Forschung und Entwicklung (ABFE).

Kostenrahmen:

Der unter II.2.1 angegebene Kostenrahmen umfasst alle für die Bearbeitung des Projektes anfallenden Kosten einschließlich aller Nebenkosten (Sachmittel, Reisekosten, Leistungen Dritter) ausschließlich Umsatzsteuer. Das Angebot darf diesen Kostenrahmen auch inkl. der optionalen Leistungen nicht überschreiten, sonst wird es von der Vergabe ausgeschlossen.

Kurze Beschreibung

Im Dezember 2016 hat der Ausschuss für Raumordnung der Deutsch-Polnischen Regierungskommission für regionale und grenznahe Zusammenarbeit das „Gemeinsame Zukunftskonzept für den deutsch-polnischen Verflechtungsraum – Vision 2030“ angenommen. Mit diesem Konzept haben die für Raumordnung verantwortlichen Einrichtungen in den Ländern, Wojewodschaften und auf nationaler Ebene erstmals seit 1995 gemeinsam die besonderen Herausforderungen in diesem Raum beschrieben und sich auf Leitvorstellungen verständigt. Das Gemeinsame Zukunftskonzept bildet den Rahmen für die Arbeit des Raumordnungsausschusses in den nächsten Jahren. Dieses Vorhaben umfasst die inhaltliche Vorbereitung und Durchführung einer deutsch-polnischen Raumordnungskonferenz, auf der im Frühjahr 2019 die Ergebnisse präsentiert und ein Zwischenfazit zur Umsetzung des Zukunftskonzeptes gezogen werden soll.