Neubau eines Jugendhauses in Balingen

Kurze Beschreibung

Gebäudeplanungsleistungen gemäß § 34 HOAI 2013 – LPH 3 – 9, Teilleistungen der LPH 2 und besondere Leistungen.
Es ist beabsichtigt, die Leistungsphasen entsprechend der Bereitstellung der Finanzmittel stufenweise zu beauftragen. Ein Rechtsanspruch auf die Beauftragung weiterer Leistungsphasen besteht nicht. Im Leistungsumfang enthalten sind alle Planungsaufgaben und alle erforderlichen Nebenleistungen, die zur sachgerechten und vollständigen Ausführung der Planung gehören bzw. erforderlich sind.

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Balingen baut ein neues Jugendhaus. Es ist beabsichtigt, die Balinger Jugendlichen beim Entwurf und der Ausgestaltung des Neubaus maßgeblich zu beteiligen um einen hohen Identifikationsgrad mit dem Gebäude zu erreichen. Zwar hat die Stadtverwaltung bereits ein Raumorganisationsschema mit Raumgrößenangaben entwickelt, dies ist jedoch nicht bindend und kann sich im Verlauf des nachstehend dargestellten Prozesses noch ändern. Der Kostenrahmen für die Kostengruppen 200-700 über die nachfolgend beschriebenen Phasen 2 und 3 ist auf 2 Millionen Euro brutto festgelegt.
Es werden Architekten gesucht, die Erfahrungen mit Schulbau und Bauten für Jugendliche haben und parallel mit anderen beauftragten Architekten bereit sind, im offenen Dialog mit Jugendlichen, städtischen Gremien und der Stadtverwaltung ihren Lösungsansatz gemeinsam mit den Jugendlichen zu optimieren und anzupassen. Dabei ist der o.g. Kostenrahmen nicht außeracht zu lassen. Nach zweimaliger Kommentierung durch die Jugendlichen und Überarbeitung durch die Architekten wird einer der finalen Lösungsvorschläge zur Umsetzung beauftragt. Es wird darauf hingewiesen, dass beim geplanten Verfahren sowohl die Planer als auch ihre Ideenskizzen nicht anonym bleiben können.
Verfahrensablauf:
Phase 1
Mittels des Teilnahmewettbewerbs werden aus allen Bewerbern 10 Architekturbüros für das weitere Verfahren ausgewählt. Die Auswahl beruht auf der Eignung und den Referenzen der Bewerber und erfolgt durch ein Komitee, bestehend aus Jugendlichen, Stadträten und Mitarbeitern des Amts für Familie Bildung und Vereine, sowie des Stadtplanungsamts und des Hochbauamts. Ein externer Architekt wird dem Komitee vorstehen.
Phase 2:
Die 10 ausgewählten Bewerber erarbeiten auf der Basis der zur Verfügung gestellten Grundlagen erste Lösungsansätze für die Bauaufgabe. Dabei werden einfache, maßstäbliche Zeichnungen (Lageplan, Grundrisse, wesentlicher Schnitt, wesentliche Ansichten und Animationen) zur optimalen Erläuterung der Bauidee erwartet. Der Lösungsansatz wird mit 3 000 EUR inkl. Nebenkosten, zzgl. MwSt. vergütet. Das Komitee wählt 3 dieser Vorschläge zur weiteren Bearbeitung aus. Die Auswahlkriterien sind: Funktionalität, städtebauliche und architektonische Kreativität, Einhaltung des Kostenrahmens.
Phase 3:
Die 3 zur weiteren Bearbeitung ausgewählten Lösungsansätze werden den Jugendlichen über „Whatsapp Broadcast“ zur Kommentierung zur Verfügung gestellt.
Die allgemeinen und projektbezogenen Kommentare, Ergänzungen, Verbesserungsvorschläge usw. der Jugendlichen für die jeweiligen Lösungsansätze werden vom Komitee ausgewertet, gebündelt, konkretisiert und den jeweiligen Architekten individuell mitgeteilt. Alle 3 Architekten überarbeiten ihre Ansätze aufgrund dieser Informationen.
Die Überarbeitungen werden erneut den Jugendlichen zur Kommentierung zur Verfügung gestellt. Die Architekten erhalten nochmals die Informationen und Kommentare und überarbeiten letztmalig ihre Ideenskizzen zu einem vorläufigen Endergebnis. Alle Ergebnisse werden dem Gemeinderat und den an der Projektentwicklung beteiligten Jugendlichen in einer Ausstellung präsentiert. In nachfolgenden Verhandlungsgesprächen stellen die 3 Architekturbüros in einer fachlichen Präsentation die geforderten Inhalte (u. a. die finalen Lösungsvorschläge und das Honorarangebot) vor.
Die Darstellung der Lösungsansätze müssen mit maßstäblichen Zeichnungen, z. B. Lageplan im Maßstab 1/500, Grundrissen, Ansichten und Schnitten im Maßstab 1/200 oder größer, sein. Es ist mindestens eine perspektivische Animation mit größtmöglichem Informationsgehalt des Außenbaukörpers darzustellen. Außerdem ist eine nachvollziehbare Kosteneinschätzung (über Kubatur- oder Bauteilberechnungen) erforderlich. Weiterhin ist die Teilnahme der Architekturbüros an allen Arbeitssitzungen der Phase 3 zwingend notwendig. Die Vergütung für die Leistungen der Phase 3 beträgt 8.000 € inkl. Nebenkosten, zzgl. MwSt.

Zusätzliche Informationen

Weiteres Vorgehen nach Abschluss des Vergabeverfahrens:
Unmittelbar nach der Beauftragung ist mit der Vervollständigung der Leistungsphase 2 und den Leistungen der Leistungsphasen 3 und 4 HOAI zu beginnen. Nach dem Baubeschluss des Gemeinderats ist die Beauftragung der Leistungsphasen 5-9 geplant. Das neue Jugendhaus soll Ende 2019 in Betrieb gehen.

Die Bewerbungen sind gemäß § 53 Abs. 5 VgV 2016 in verschlossenen Umschlägen mit aufgeklebter Kennzeichnung einzureichen. Der Kennzettel dient nicht als Adressaufkleber!
Für die Bewerbung wurde ein Excel-Bewerbungsbogen erarbeitet, der ausschließlich über folgenden Link erhältlich ist: http://www.klotzundpartner.de/bekanntmachungen
Auf der über den o. g. Link erreichbaren Seite werden auch alle weiteren Informationen (Rückfragenbeantwortung, gegebenenfalls erforderliche Korrekturen der Bewerbungsunterlagen, etc.) veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt nur auf dieser Seite. Alle Bewerber sind aufgefordert, sich regelmäßig auf der o. g. Seite über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren. Der Excel-Bewerbungsbogen wird nicht per Mail versendet.
Der Excel-Bewerbungsbogen ist für die Bewerbung zwingend zu verwenden. Die ausgefüllte Excel-Datei ist auf einem Datenträger zusammen mit den ausgedruckten und im Original unterschriebenen Unterlagen abzugeben. Maßgebend bei widersprüchlichen Angaben sind die im Original unterschriebenen Bewerbungsunterlagen. Nicht im Original unterzeichnete Bewerbungsunterlagen führen zum Ausschluss der Bewerbung.
Der Aufwand für die Erstellung des Teilnahmeantrages, des Angebots und der Präsentation im Verhandlungsgespräch wird nicht durch den Auftraggeber erstattet. Gemäß § 76 Abs. 2 werden die Leistungen in der Phase 2 mit netto 3 000 EUR und der Phase 3 mit netto 8 000 EUR vergütet.
Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen/Rückfragen ausschließlich per E-Mail an die unter I.3) genannte Kontaktstelle Kommunikation (hesslinger@klotzundpartner.de) zu richten und werden über den o. g. Link zur Beantwortung veröffentlicht.
Die Bewerbungsunterlagen verbleiben bei der Vergabestelle und werden nicht zurückgegeben.
Bewerbergemeinschaften sind grundsätzlich zugelassen. Eine Bewerbung in einer Bewerbergemeinschaft schließt eine zusätzliche Einzelbewerbung aus und umgekehrt.
Eine Bewerbung als Einzelbewerber oder in einer Bewerbergemeinschaft schließt eine zusätzliche Bewerbung als Subunternehmer aus.
Mehrfachbewerbungen als Subunternehmer bei unterschiedlichen Einzelbewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften sind zugelassen.
Voraussichtliche terminliche Meilensteine:
Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Teilnahme am weiteren Verfahren an maximal 10 ausgewählte Bewerber: KW6 2018
Einreichungsfrist 1. Lösungsvorschlag von 10 Bietern: KW9 2018
Einreichungsfrist 2. Lösungsvorschlag von ausgewählten 3 Bietern: KW14 2018
Einreichungsfrist finaler Lösungsvorschlag von ausgewählten 3 Bietern: KW18 2018
Verhandlungsgespräche mit 3 Bietern: KW20 2018
Vergabe im Gemeinderat: Juli 2018

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung vom 17.2.2016.
Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzessionhat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt:
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäߧ 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.