Online Booking Engine / Kontingentverwaltung

ZDF, Zweites Deutsches Fernsehen, Anstalt des öffentlichen Rechts

Das ZDF plant die Einführung neuer Software für Reisebuchungen von Einzelreisen und Projekt-Produktionsreisen. Diese Software soll das ZDF-eigene Reisebuchungsbestell- und Vorgangsverwaltungssystem ersetzen. Für die Buchung von Einzelreisen und Kleingruppen ist daher geplant eine Online Booking Engine (OBE) einzuführen (LOS1). In einem weiteren System sollen die Kontingente (Hotel, Flug etc.) im Rahmen von ZDF Produktionen und Projekten sowie die Reisen der Teilnehmer dieser Gruppen verwaltet und organisiert werden (LOS 2). Reisebestandteile aus dem Kontingentmanagementsystem sollen über eine Schnittstelle in der OBE angezeigt werden. Neben den Projektkontingenten hat das ZDF spezielle Verträge mit Hotels über tägliche Zimmerverfügbarkeiten (Tageskontingente) in Städten, in die häufig Dienstreisen des ZDF erfolgen, wie z. B. Berlin. Die Tageskontingente stehen für Buchungen von Einzelreisen zur Verfügung und sollen in Zukunft über die OBE gebucht werden können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-03-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-02-20.

Wer?

• ZDF, Zweites Deutsches Fernsehen, Anstalt des öffentlichen Rechts

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-02-20	Auftragsbekanntmachung
2017-03-21	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2017-02-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: ZDF, Zweites Deutsches Fernsehen, Anstalt des Öffentlichen Rechts
Postanschrift: ZDF-Straße 1
Postleitzahl: 55127
Postort: Mainz
Kontakt
Internetadresse: http://www.zdf.de 🌏
E-Mail: tem@zdf.de 📧
Telefon: +49 613170-17588 📞
Fax: +49 613170-19483 📠
URL der Dokumente: http://www.vergabe.rib.de/Veroeffentlichungen.34.0.html?details=63477 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-02-20 📅
Einreichungsfrist: 2017-03-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-02-24 📅
Datum des Beginns: 2017-10-01 📅
Datum des Endes: 2018-12-31 📅
Datum des Beginns: 2017-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 039-070451
ABl. S-Ausgabe: 39
Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich auf der externen Vergabe-Plattform http://www.vergabe.rib.de zum Download zur Verfügung gestellt: http://www.vergabe.rib.de/Veroeffentlichungen.34.0.html?details=63477 Nach dem neuen Vergaberecht 2016 darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig. Wenn Sie sich vollständig registrieren, hat dies für Sie den Vorteil, dass Sie automatisch über eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und über Fragen und Antworten informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, müssen Sie die v. g. Internetseite von RIB regelmäßig selbständig auf eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und Fragen sowie Antworten zu den Fragen kontrollieren. 2. Bewerberfragen können per E-Mail an tem@zdf.de – unter Bezugnahme auf das Aktenzeichen ZDF-125-VV-17-003 an die ausschreibende Stelle gerichtet werden. 3. Die Teilnahmeanträge sind schriftlich in 2-facher Ausfertigung (gekennzeichnet mit „Original“ und „Kopie“), nicht geheftet, gebunden oder geklebt und nur einseitig bedruckt im verschlossenen Umschlag auf dem Postweg oder direkt einzureichen. Der entsprechende ID-Aufkleber ist zu verwenden. Teilnahmeanträge per Telefax oder eine elektronische Abgabe sind nicht zugelassen. Direkt übermittelte Teilnahmeanträge sind im ZDF-Dienstgebäude Hochhaus, ZDF-Straße 1, 55100 Mainz, Raum U 111, abzugeben. Auf dem Umschlag muss die o. g. Vergabekennziffer, sowie die Abgabefrist „22.3.2017, 11:00 Uhr“ vermerkt sein. Bitte geben Sie Ihren Teilnahmeantrag zusätzlich in digitaler Form auf einem Datenträger (USB-Stick oder CD) ab. 4. Die geforderten Nachweise und Referenzen sind gegliedert nach der Aufzählung unter III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegen. 5. Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauferfolgt zwingend ein Ausschluss des Teilnahmeantrags.

Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich auf der externen Vergabe-Plattform http://www.vergabe.rib.de zum Download zur Verfügung gestellt: http://www.vergabe.rib.de/Veroeffentlichungen.34.0.html?details=63477

Nach dem neuen Vergaberecht 2016 darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig. Wenn Sie sich vollständig registrieren, hat dies für Sie den Vorteil, dass Sie automatisch über eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und über Fragen und Antworten informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, müssen Sie die v. g. Internetseite von RIB regelmäßig selbständig auf eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und Fragen sowie Antworten zu den Fragen kontrollieren.

2. Bewerberfragen können per E-Mail an tem@zdf.de – unter Bezugnahme auf das Aktenzeichen ZDF-125-VV-17-003 an die ausschreibende Stelle gerichtet werden.

3. Die Teilnahmeanträge sind schriftlich in 2-facher Ausfertigung (gekennzeichnet mit „Original“ und „Kopie“), nicht geheftet, gebunden oder geklebt und nur einseitig bedruckt im verschlossenen Umschlag auf dem Postweg oder direkt einzureichen. Der entsprechende ID-Aufkleber ist zu verwenden. Teilnahmeanträge per Telefax oder eine elektronische Abgabe sind nicht zugelassen. Direkt übermittelte Teilnahmeanträge sind im ZDF-Dienstgebäude Hochhaus, ZDF-Straße 1, 55100 Mainz, Raum U 111, abzugeben. Auf dem Umschlag muss die o. g. Vergabekennziffer, sowie die Abgabefrist „22.3.2017, 11:00 Uhr“ vermerkt sein. Bitte geben Sie Ihren Teilnahmeantrag zusätzlich in digitaler Form auf einem Datenträger (USB-Stick oder CD) ab.

4. Die geforderten Nachweise und Referenzen sind gegliedert nach der Aufzählung unter III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegen.

5. Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauferfolgt zwingend ein Ausschluss des Teilnahmeantrags.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Einführung einer Online Booking Engine (OBE) zur Buchung von Geschäftsreisen
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Los 1 bündelt Funktionen der Reisebuchungen für Einzelreisende bzw. Kleingruppen unter 10 Personen. Durch den Einsatz einer OBE soll die Buchung der Standarddienstreisen im ZDF von den Reisenden und Travel Arrangern des ZDF (Sekretariate und Kopfstellen) selbst durchgeführt werden können. Optional soll die OBE eine Tageskontingentverwaltung enthalten. Die Umsetzung ist geplant ab dem 1.10.2017 und soll bis spätestens 31.12.2018 im gesamten ZDF produktiv im Einsatz sein.

Bezeichnung des Loses: Beschaffung eines Kontingentmanagementtools zur Verwaltung von Projekt- und Produktionsreisen
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Die Projektkontingentverwaltung soll das Reisemanagement bei der Organisation von Projekt- und Produktionsreisen unterstützen. Es sollen Hotel-, Flug-, Mietwagen- und ggf. weitere Kontingente mit Teilnehmer- und Namenslisten verwaltet werden. Für die operative Vertragsabwicklung ist eine Kommunikationsstruktur zwischen Projektteilnehmern, Projektorganisatoren und den Leistungsträgern erforderlich. Die Umsetzung für Los 2 ist geplant ab dem 1.8.2017 und soll bis spätestens 31.12.2018 im gesamten ZDF produktiv im Einsatz sein.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Soweit nicht anders angegeben, gelten die Eignungskriterien gleichermaßen für beide Lose.

Fremdnachweis über die Eintragung in das Handelsregister oder ein dem Handelsregister vergleichbarem Register (nicht älter als 6 Monate).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Bonitätsbescheinigung einer Hausbank (nicht älter als 6 Monate).

2. Fremdnachweis einer Berufshaftpflichtversicherung bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden Deckungssummen: Personenschäden mindestens 1 500 000 EUR; Sonstige Schäden mindestens 1 000 000 EUR.

3. Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen dem Teilnahmeantrag beizufügen.

4. Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Eigenerklärung des/der Orte der Datenhaltung und Nutzung gemäß §§ 4b, 4c BDSG: (Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen des § 17 LDSG-RP (vgl. §§ 4b, 4c BDSG) erfüllt sind.)

2. Für Los 1: Eigenerklärung, dass die OBE durchgehend auf der Oberfläche und in den Dokumentationen in deutscher Sprache einstellbar ist.

Für Los 2: Eigenerklärung, dass die Kontingentverwaltung durchgehend in deutscher Sprache einstellbar ist.

3. Eigenerklärung, seit wann das Produkt am Markt ist.

4. Nennung von 3-5 Kunden bei denen das Produkt im Einsatz ist. Die Kunden sollen von der Größe her mit dem ZDF vergleichbar sein.

5. Angabe/Vorlage von 2 Referenzen aus den letzten 3 bis 5 Jahren zu vergleichbaren Projekten mit mindestens folgenden Angaben:

— Zeitraum und Ort der Leistungserbringung;

— Name und Branche des Auftraggebers;

— Beschreibung der durch den Bieter erbrachten Leistung;

— für jede Referenz ist ein fachkundiger Ansprechpartner des Referenzunternehmens mit Kontaktadresse anzugeben.

6. Beschreibung des Unternehmens;

7. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Jahren (2013, 2014, 2015);

8. Darstellung Personalstruktur der letzten 3 Jahre;

9. Eigenerklärung über Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen aus den letzten 3 Jahren (2013, 2014, 2015).

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Patricia Becker-Matthews
Internetadresse: www.zdf.de 🌏
Dokumente URL: http://www.vergabe.rib.de/Veroeffentlichungen.34.0.html?details=63477 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Nach dem neuen Vergaberecht 2016 darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig. Wenn Sie sich vollständig registrieren, hat dies für Sie den Vorteil, dass Sie automatisch über eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und über Fragen und Antworten informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, müssen Sie die v. g. Internetseite von RIB regelmäßig selbständig auf eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und Fragen sowie Antworten zu den Fragen kontrollieren.

2. Bewerberfragen können per E-Mail an tem@zdf.de – unter Bezugnahme auf das Aktenzeichen ZDF-125-VV-17-003 an die ausschreibende Stelle gerichtet werden.

3. Die Teilnahmeanträge sind schriftlich in 2-facher Ausfertigung (gekennzeichnet mit „Original“ und „Kopie“), nicht geheftet, gebunden oder geklebt und nur einseitig bedruckt im verschlossenen Umschlag auf dem Postweg oder direkt einzureichen. Der entsprechende ID-Aufkleber ist zu verwenden. Teilnahmeanträge per Telefax oder eine elektronische Abgabe sind nicht zugelassen. Direkt übermittelte Teilnahmeanträge sind im ZDF-Dienstgebäude Hochhaus, ZDF-Straße 1, 55100 Mainz, Raum U 111, abzugeben. Auf dem Umschlag muss die o. g. Vergabekennziffer, sowie die Abgabefrist „22.3.2017, 11:00 Uhr“ vermerkt sein. Bitte geben Sie Ihren Teilnahmeantrag zusätzlich in digitaler Form auf einem Datenträger (USB-Stick oder CD) ab.

4. Die geforderten Nachweise und Referenzen sind gegliedert nach der Aufzählung unter III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegen.

5. Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauferfolgt zwingend ein Ausschluss des Teilnahmeantrags.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Postanschrift: Stiftstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6131162234 📞
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sollten Sie eine Rüge erheben, die der Auftraggeber zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB). Vorsorglich wird auch auf die Fristen gemäß § 134 Abs. 1 und 2, § 135 Abs. 2 sowie § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis 3 GWB hingewiesen.

Quelle: OJS 2017/S 039-070451 (2017-02-20)

Ergänzende Angaben (2017-03-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-21 📅
Einreichungsfrist: 2017-03-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 058-107795
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 039-070451
ABl. S-Ausgabe: 58
Quelle: OJS 2017/S 058-107795 (2017-03-21)

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