Provision of travel services

European Central Bank

It is the intention of the ECB to award contracts for the provision of travel services (lot 1), handling of travel expenses (lot 2) and travel tracking and assistance (lot 3). The contracts are envisaged to start on 1.1.2018 and shall remain in force for a period of 3 years. The ECB may request an extension, but the total duration of the contracts shall not exceed 4 years. The main language of service delivery will be English. The requested services will be divided into 3 lots. Tenderers may apply for 1, 2 or all 3 lots.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-04-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-03-09.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-03-09 Auftragsbekanntmachung
2018-02-28 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2017-03-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: EZB - Reisedienstleistungen
Referenznummer: PRO-002982.
Kurze Beschreibung:
“ECB har til hensigt at indgĂĄ kontrakter om levering af rejsetjenester (parti 1), hĂĄndtering af rejseudgifter (parti 2) og rejsesporing og -assistance (parti...”    Mehr anzeigen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reisedienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste 📦
Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit 📦
Dienstleistungen von Sicherheitsdiensten 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot fĂĽr alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Name des öffentlichen Auftraggebers: Den Europæiske Centralbank
Postanschrift: SonnemannstraĂźe 22
Postleitzahl: 60314
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu đź“§
Fax: +49 69/13447110 đź“ 
URL der Dokumente: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/login.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-09 đź“…
Einreichungsfrist: 2017-04-13 đź“…
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 056-103028
ABl. S-Ausgabe: 56
Zusätzliche Informationen

“Udbudsmaterialet kan downloades fra en internetplatform. Personer med interesse i at deltage i udbudsproceduren kan registrere sig via internetplatformen...”    Mehr anzeigen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 2 200 000 EUR 💰
Bezeichnung des Loses: Udførelse af rejsevirksomhed
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
“Rejsetjenester omfatter offline- og onlinebookinger af fly, tog, billeje og hoteller baseret pĂĄ en overførselsgebyrmodel og et specifikt online...”    Mehr anzeigen

“ECB har førhen haft følgende rejseomfang: ECB har ca. 2 700 rejsende i Frankfurt am Main, og der foretages over 35 000 transaktioner hvert ĂĄr....”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 500 000 EUR 💰
Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
“Kontrakten kan være genstand for forlængelse, men den samlede kontraktvarighed kan ikke overstige 4 år.”
Bezeichnung des Loses: HĂĄndtering af rejseudgifter
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:
“ECB søger en kontrahent, der vil hĂĄndtere rejseudgifter pĂĄ eget ansvar og i overensstemmelse med gældende standarder og serviceniveauer. Kontrahenten skal...”    Mehr anzeigen

“Implantatløsningen skal kunne hĂĄndtere ca. 17 000 betalingsanmodninger for rejseudgifter om ĂĄret, som valideres manuelt ved hjælp af SAP-systemet og...”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: 500 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:
“Kontrakten kan forlænges, men den samlede varighed må ikke overstige 4 år.”
Bezeichnung des Loses: Rejsesporing og -assistance
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:
“ECB søger en kontrahent, der kan levere et rejsesporingssystem til alle ECB's forretningsrejsende. ECB har ca. 2 700 forretningsrejsende med over 35 000...”    Mehr anzeigen

“FormĂĄlet med rejsesporingen er at lokalisere alle ECB's forretningsrejsende pĂĄ verdensplan og kontakte disse i tilfælde af nødsituationer. Følgende krav gælder:”    Mehr anzeigen
Mehr anzeigen (10)
“— De enkelte rejsedata skal overføres automatisk fra de forskellige bookingsystemer (som minimum fra de nuværende globale distributionssystemer »Amadeus«,...”    Mehr anzeigen

“— Det bør også være muligt at tilføje andre forretningsrelevante lokaliteter manuelt (bygninger, partnersteder og hoteller bestilt offline).”

“— For det af ECB's personale, der forvalter værktøjet, skal disse oplysninger være tilgængelige sĂĄ hurtigt som muligt i rejsesporingssystemet for at kunne...”    Mehr anzeigen

“— Derudover skal rejsesporingen indeholde relevante rejseadvarsler og indberetninger samt omfattende oplysninger om lande.”

“— Rejseadvarslerne skal omfatte medicinske og sikkerhedsrelevante advarsler for destinationerne og sendes til den rejsende samt det kompetente personale....”    Mehr anzeigen

“— Landeoplysninger og rejseadvarsler skal så vidt muligt være tilgængelige via en tilsvarende mobilapplikation til de mest anvendte operativsystemer.”

“— Rejsende skal have mulighed for, at forvaltningspersonalet med deres samtykke anvender placeringstjenester pĂĄ den rejsendes mobilenhed til at lokalisere...”    Mehr anzeigen

“— Et assistancecenter skal levere støtte til den rejsende i tilfælde af en medicinsk nødsituation, en sikkerhedshændelse eller et uventet rejseproblem.”

“— Via et brugervenligt kommunikationssystem skal det være muligt for forvaltningspersonalet at skabe kontakt til den rejsende ved hjælp af gruppemeddelelser...”    Mehr anzeigen

“— Tilbudsgiveren skal have erfaring med at levere slutbrugerundervisning bĂĄde til det kompetente personale, der forvalter sporingsværktøjet, og til de rejsende.”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: 200 000 EUR 💰

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen fĂĽr die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Som angivet i udbudsmaterialet.”
AuftragsausfĂĽhrung
Bedingungen fĂĽr die VertragserfĂĽllung:
“I overensstemmelse med vilkår og betingelser i kontraktudkastet. Se oplysninger i udbudsmaterialet.”

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien fĂĽr die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Minimumskriterier:”

“— Ansøgere skal have en samlet nettoomsætning på over 6 000 000 EUR i de seneste 3 regnskabsår.”
Mehr anzeigen (11)
“— Ansøgere skal beskæftige mindst 15 medarbejdere, der arbejder på området for booking af forretningsrejser, og som kan levere tjenesterne til ECB.”

“— Ansøgere skal have mindst 3 referencekontrakter fra de seneste 3 år, der er sammenlignelige med ECB's krav.”

“Udvælgelseskriterier:”

“— Ansøgerens generelle erfaring og ekspertise, der vurderes på grundlag af de indsendte referencekontrakter.”

“— Akkumuleret samlet nettoomsætning i de seneste 3 regnskabsår på 1 000 000 EUR.”

“— Mindst 4 medarbejdere arbejder på området for håndtering af betalingsanmodninger, som kan levere de pågældende ydelser til ECB.”

“— 3 lignende kontrakter gennemført inden for de seneste 3 regnskabsĂĄr, som er sammenlignelige med ECB's udbudte kontrakt med hensyn til emneomrĂĄde,...”    Mehr anzeigen

“— Ansøgerens generelle erfaring og ekspertise, der vurderes på grundlag af referencekontrakter.”

“— Akkumuleret samlet nettoomsætning i de seneste 3 regnskabsår på 720 000 EUR.”

“— 3 lignende kontrakter udført inden for de seneste 3 regnskabsår.”

“— Ansøgerens generelle erfaring og ekspertise, der vurderes på grundlag af indsendte referencekontrakter.”
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 18:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-05-08 đź“…
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
GĂĽltigkeitsdauer des Angebots: 6 Monate

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Miklos Karoly
Dokumente URL: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/login.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

“Udbudsmaterialet kan downloades fra en internetplatform. Personer med interesse i at deltage i udbudsproceduren kan registrere sig via internetplatformen...”    Mehr anzeigen

“internetadresse: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/”
Mehr anzeigen (9)
“brugernavn: 002982/A/ADS/2017”

“password: FD16C7”

“Efter registrering vil man fĂĄ tilsendt en e-mail med et nyt brugernavn og password. Internetadressen vil forblive den samme. Det nye brugernavn og password...”    Mehr anzeigen

“Registrering og download af udbudsdokumentationen udgør dog ikke alene en ansøgning. Deres ansøgning skal indgives i papirform til ECB, rettidigt, i det...”    Mehr anzeigen

“Hvis der opstĂĄr problemer med at opnĂĄ adgang til internetplatformen i forbindelse med registrering og/eller download af dokumentation, kan ECB kontaktes via...”    Mehr anzeigen

“ECB bestræber sig pĂĄ at besvare alle spørgsmĂĄl vedrørende adgang hurtigst muligt, men kan ikke garantere en mindste svartid. ECB er ikke forpligtet til at...”    Mehr anzeigen

“Udbudsproceduren er ĂĄben pĂĄ lige vilkĂĄr for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle...”    Mehr anzeigen

“Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med Den Europæiske Centralbanks afgørelse (EU) 2016/245 af 9.2.2016 til fastsættelse af regler om offentligt...”    Mehr anzeigen

“Under udbudsproceduren mĂĄ tilbudsgivere ikke kontakte andre ECB-medarbejdere eller organisationer/personer, der arbejder for ECB, i forbindelse med denne...”    Mehr anzeigen

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbanks organ for gennemgang af udbud, c/o juridisk rådgivning
Postanschrift: SonnemannstraĂźe 20
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Fax: +49 6913446886 đź“ 
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Informationen zu Fristen fĂĽr NachprĂĽfungsverfahren:
“15 dage fra modtagelse af oplysningerne angivet i artikel 34, stk. 3, i Den Europæiske Centralbanks afgørelse (EU) 2016/245 af 9.2.2016 om fastsættelse af...”    Mehr anzeigen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Den Europæiske Ombudsmand
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman
Postort: Strasbourg
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Den Europæiske Centralbank, Central Procurement Division
Postanschrift: SonnemannstraĂźe 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu đź“§
Fax: +49 6913447110 đź“ 
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Quelle: OJS 2017/S 056-103028 (2017-03-09)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-02-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: PRO-002982
Kurze Beschreibung:
“ECB har til hensigt at indgĂĄ kontrakter om levering af rejsetjenester (parti 1), hĂĄndtering af rejseudgifter (parti 2) og rejsesporing og -assistance (parti...”    Mehr anzeigen
Gesamtwert des Auftrags: 1 400 000 EUR đź’°
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-02-28 đź“…
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 049-106985
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 056-103028
ABl. S-Ausgabe: 49
Zusätzliche Informationen

“Partiet blev annulleret af ECB efter ansøgningsfasen. Ingen bud blev modtaget.”

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Levering af rejsetjenester
Kurze Beschreibung:
“Rejsetjenester omfatter offline- og online-bookinger af fly, tog, billeje og hoteller baseret pĂĄ en transaktionsgebyrmodel og et specifikt...”    Mehr anzeigen

“ECB’s hidtidige antal af rejsende er som følger: ECB har ca. 2 700 rejsende i Frankfurt am Main, og over 35 000 bookinger om ĂĄret. Rejseforbruget er anslĂĄet...”    Mehr anzeigen
Mehr anzeigen (5)
“ECB søger en kontrahent, der vil hĂĄndtere rejseudgifter pĂĄ eget ansvar og i overensstemmelse med gældende standarder og serviceniveauer. Kontrahenten skal...”    Mehr anzeigen

“— Derudover skal rejsesporingen indeholde relevante rejseadvarsler og -indberetninger samt omfattende oplysninger om lande.”

“— Rejseadvarslerne skal omfatte medicinske og sikkerhedsrelevante advarsler vedrørende destinationerne og sendes til den rejsende samt det kompetente...”    Mehr anzeigen

“— Rejsende skal have mulighed for, at forvaltningspersonalet med deres samtykke anvender placeringstjenester pĂĄ den rejsendes mobilenhed med henblik pĂĄ at...”    Mehr anzeigen

“— Via et brugervenligt kommunikationssystem skal det være muligt for forvaltningspersonalet at skabe kontakt til den rejsende ved hjælp af massemeddelelser...”    Mehr anzeigen
Zusätzliche Informationen:
“Partiet blev annulleret af ECB efter ansøgningsfasen. Ingen bud blev modtaget.”

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ressourcer til levering af rejsetjenester
Qualitätskriterium (Gewichtung): 9
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bookingtjenester
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Yderligere tjenesteydelser
Qualitätskriterium (Gewichtung): 4.2
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kvalitetssikring
Teknologi
Qualitätskriterium (Gewichtung): 3
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Rapportering
Miljøbeskyttelsesaspekter
Qualitätskriterium (Gewichtung): 1.8
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Overensstemmelse med kontraktudkastet
Price weighting: 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Beskrivelse og størrelse af tjenestens team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): CV for tjenestens team-medlemmer
Backup-styring
Kvalitets- og rapporteringsforanstaltninger
Godkendelse af ECB's kontraktudkast
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Price weighting: 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Partiet blev annulleret før anmodningen om bud.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-01-22 đź“…

Referenz
Zusätzliche Informationen

“Udbudsmaterialet kan downloades fra en internetplatform. Personer med interesse i at deltage i udbudsproceduren bedes registrere sig via internetplatformen...”    Mehr anzeigen

“Internetadresse: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/”
Mehr anzeigen (7)
“Brugernavn: 002982/A/ADS/2017.”

“Password: FD16C7.”

“Efter registrering vil man fĂĄ tilsendt en e-mail med et nyt brugernavn og password. Internetadressen forbliver uændret. Benyt det nye brugernavn og password...”    Mehr anzeigen

“Registrering og download af udbudsmaterialet udgør dog ikke alene en ansøgning. Deres ansøgning skal indgives i papirform til ECB, rettidigt, i det...”    Mehr anzeigen

“Hvis der opstĂĄr problemer med at opnĂĄ adgang til internetplatformen i forbindelse med registrering og/eller download af materialet, kan ECB kontaktes via...”    Mehr anzeigen

“ECB bestræber sig pĂĄ at besvare alle spørgsmĂĄl vedrørende adgang hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at...”    Mehr anzeigen

“Udbudsproceduren udføres i overensstemmelse med afgørelse ECB/2016/2 af 9.2.2016. om fastsættelse af udbudsregler, EUT L 45 20.2.2016 s. 15, som ændret, der...”    Mehr anzeigen

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 20
Informationen zu Fristen fĂĽr NachprĂĽfungsverfahren:
“15 dage fra modtagelse af oplysningerne angivet i artikel 34, stk. 3, i ECB's afgørelse 2016/2 angĂĄende regler for offentligt udbud eller, hvis der ikke er...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Quelle: OJS 2018/S 049-106985 (2018-02-28)