Rahmenvereinbarung Beratung + Dienstleistung SAP HCM

Universitätsklinikum Jena

Das UK Jena setzt zur Unterstützung der im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse für das Personalmanagement das ERP-System SAP HCM, das SAP Reisemanagement mit Reisekostenabrechnung sowie diverse Add-Ons ein.
Es wird eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die Module Personaladministration und -abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisationsmanagement, Reisemanagement und -Abrechnung benötigt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-10-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-09-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• GISA GmbH

Wer?

• Universitätsklinikum Jena

Wie?

Wo?

• Thüringen › Jena, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-09-26	Auftragsbekanntmachung
2018-01-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 740.O.17.113
Kurze Beschreibung:

Das UK Jena setzt zur Unterstützung der im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse für das Personalmanagement das ERP-System SAP HCM, das SAP Reisemanagement mit Reisekostenabrechnung sowie diverse Add-Ons ein. Es wird eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die Module Personaladministration und -abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisationsmanagement, Reisemanagement und -Abrechnung benötigt.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Jena
Postanschrift: Paul-Schneider-Str. 2
Postleitzahl: 07747
Postort: Jena
Kontakt
Internetadresse: http://www.uniklinikum-jena.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@med.uni-jena.de 📧
Telefon: +49 036419320180 📞
Fax: +49 036419320082 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YYAY0CU 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YYAY0CU 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-26 📅
Einreichungsfrist: 2017-10-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 188-385149
ABl. S-Ausgabe: 188
Zusätzliche Informationen

Hinweis: gemäß § 41 VgV sind die Vergabeunterlagen mit Veröffentlichung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung zu stellen. Fragen zur Ausschreibung und den Verdingungsunterlagen sind ausschließlich schriftlich über DTVP (vgl. Ziffer I. 3) an die Vergabestelle zu richten. Die Fragen der Bewerber werden beantwortet und in regelmäßigem Abstand in anonymisierter Form allen Bewerbern zur Verfügung gestellt. Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAY0CU.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es wird eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die Module Personaladministration und -abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisationsmanagement, Reisemanagement und -Abrechnung benötigt.

Der GB IT übernimmt im UK Jena seit 1996 die SAP HCM Applikationsbetreuung für die Module Personaladministration und -abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisations-

management, Reisemanagement und -abrechnung. Als Lösung für die Digitale Personalakte wird das XFT Modul personnel file eingesetzt.

Das Universitätsklinikum Jena setzt zur Unterstützung der im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse für das Personalmanagement das ERP-System SAP HCM, das SAP Reisemanagement mit Reisekostenabrechnung sowie beschriebene Add-Ons mit der gegenwärtigen Version ECC 6.0 und zukünftig EHP 7 ein.

Die beschriebenen Module werden im GB IT von Applikationsbetreuern aus dem Team Human Ressource (HR) betreut. Steigende Anforderungen der Nutzer sowie spezielle Nutzerwünsche können zum Teil nicht mit SAP-Standard-Lösungen und den zur Verfügung stehenden Ressourcen der IT-Applikationsbetreuer gelöst werden. Unter diesem Gesichtspunkt ist eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die o. g. Module erforderlich. Dies betrifft die Beratung zu Prozessen, Einstellungen im System sowie Programmierleistungen. In diesem Zusammenhang sind fundierte Kenntnisse der Tarifverträge TV-L und TV-Ä, des Thüringer Reisekostengesetzes sowie zur Altersversorgung VBL (Tarifgebiet Ost) Voraussetzung.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Eine Verlängerungsoption von 2 Jahren über die Regellaufzeit ist vorgesehen.
Beschreibung der Optionen:

Lt. Vergabeunterlage und Fortführung des Vertrages nach erfolgreichen Ablauf der Vertragslaufzeit.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universitätsklinikum Jena; Am Klinikum 2; 07747; Jena; diverse Standorte am Universitätsklinikum.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eintragung Berufs- oder Handelsregister,

— Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens in den letzten 3 Geschäftsjahren,

— Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung > 2 500 000 EUR,

— Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 Geschäftsjahren,

— Freistellungsbescheinigung Finanzamt,

— Thür VgG:

— ergänzende Vertragsbedingungen zu §§ 12, 15, 17 und 18 ThürVgG,

— ergänzende Vertragsbedingungen zu Tariftreue und Entgeltgleichheit §§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgV,

— NAN-Erklärung zu Tariftreue und Entgeltgleichheit §§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG,

— ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen § 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG,

— NAN-Erklärung zur Beachtung der ILO-Kernarbeits-normen §§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG

(Eigenerklärung gemäß §48 VgV sind ausreichend).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Nachweis > 5 Jahren Erfahrung im ERP-Consulting, ERP-Projektgeschäft für Krankenhäuser,

— Nachweis der Mitarbeit in SAP-Einführungsprojekten für…

… öffentliche Auftraggeber,

… deutsche Krankenhäuser mit > 1 000 Betten

(für alle Referenzen gilt:

— Angaben zu Inhalt und Leistungsumfang der Leistung,

— Angabe des Leistungszeitraumes und Ansprechpartner beim AG mit Tel.-Nr.,

— Bestätigung jeweils durch AG),

— Nennung der Teammitglieder und Nachweis der Qualifikation und der Berufserfahrung / Referenzen,

— Senior Consultant: tiefgreifende Kenntnisse in den SAP-Modulen PA, PY, PT, OM, FI-TV, XFT,

— Vorlage Einarbeitungskonzept,

— Angaben zur Verfügbarkeit Kundendienst (Wochentag mit Zeitangabe, Aussage zu Doppelbesetzung für Beratungsmodule SAP/ERP.

Verfahren
Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Die Rahmenvereinbarung soll eine langfristige und kontinuierliche Beratung und Leistungserbringung ermöglichen und langfristig das Know How des Dienstleisters binden. Daher ist eine Verlängerungsoption von 2 Jahren über die Regellaufzeit vorgesehen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-11-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-10-24 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Beratungskompetenz des Projektteams
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einarbeitungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Verfügbarkeit Kundendienst
Kostenkriterium: Preis
Gewichtung der Kosten: 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stabstelle Vergabe
Adresse des Käuferprofils: http://www.uniklinikum-jena.de/stabstellevergabe.html 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4YYAY0CU 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Hinweis: gemäß § 41 VgV sind die Vergabeunterlagen mit Veröffentlichung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung zu stellen.

Fragen zur Ausschreibung und den Verdingungsunterlagen sind ausschließlich schriftlich über DTVP (vgl. Ziffer I. 3) an die Vergabestelle zu richten.

Die Fragen der Bewerber werden beantwortet und in regelmäßigem Abstand in anonymisierter Form allen Bewerbern zur Verfügung gestellt.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAY0CU.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Postanschrift: Weimarplatz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 36137739354 📞
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Fax: +49 36137739354 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist nach folgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.

Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.

Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.

Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.

Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Universitätsklinikum Jena, Stabstelle Vergabe
Postanschrift: Paul-Schneider-Str. 2
Postort: Jena
Postleitzahl: 07747
Telefon: +49 36419320080 📞
E-Mail: vergabestelle@med.uni-jena.de 📧
Fax: +49 36419320082 📠
Internetadresse: http://www.uniklinikum-jena.de/stabstellevergabe.html 🌏
Quelle: OJS 2017/S 188-385149 (2017-09-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-01-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das UK Jena setzt zur Unterstützung der im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse für das Personalmanagement das ERP-System SAP HCM, das SAP Reisemanagement mit Reisekostenabrechnung sowie diverse Add-Ons ein. Es wird eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die Module Personaladministration und –abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisationsmanagement, Reisemanagement und –abrechnung benötigt.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postort: Deutschland
Kontakt
Telefon: +49 36419320180 📞
Fax: +49 36419320082 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 004-005234
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 188-385149
ABl. S-Ausgabe: 4
Zusätzliche Informationen

Das Offene Verfahren wurde gemäß § 63 Abs.1 Nr. 3 VgV aufgehoben, da kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden konnte. Da die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags nicht geändert werden, wurde das Verfahren nach § 14 Abs.4 Nr.1 VgV als Verhandlungsverfahren ohne TNWB fortgeführt und abgeschlossen. Der Gesamtwert der Beschaffung und des Auftrages werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers nicht bekannt gegeben, daher die fiktive Angabe 0,01 EUR. Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYLGN

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es wird eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die Module Personaladministration und –abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisationsmanagement, Reisemanagement und –abrechnung benötigt.

Der GB IT übernimmt im UK Jena seit 1996 die SAP HCM Applikationsbetreuung für die Module Personaladministration und -abrechnung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Organisations- management, Reisemanagement und -abrechnung. Als Lösung für die Digitale Personalakte wird das XFT Modul personnel file eingesetzt.

Die beschriebenen Module werden im GB IT von Applikationsbetreuern aus dem Team Human Ressource (HR) betreut. Steigende Anforderungen der Nutzer sowie spezielle Nutzerwünsche können zum Teil nicht mit SAP-Standard-Lösungen und den zur Verfügung stehenden Ressourcen der IT-Applikationsbetreuer gelöst werden. Unter diesem Gesichtspunkt ist eine externe fachliche Unterstützung von erfahrenen Beratern für die o.g. Module erforderlich. Dies betrifft die Beratung zu Prozessen, Einstellungen im System sowie Programmierleistungen. In diesem Zusammenhang sind fundierte Kenntnisse der Tarifverträge TV-L und TV-Ä, des Thüringer Reisekostengesetzes sowie zur Altersversorgung VBL (Tarifgebiet Ost) Voraussetzung.

Beschreibung der Optionen:

Lt. Vergabeunterlage und Fortführung des Vertrages nach erfolgreichen Ablauf der Vertragslaufzeit

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universitätsklinikum Jena; am Klinikum 2; 07747; Jena; diverse Standorte am Universitätsklinikum

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-12-28 📅

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das Offene Verfahren wurde gemäß § 63 Abs.1 Nr. 3 VgV aufgehoben, da kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden konnte.

Da die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags nicht geändert werden, wurde das Verfahren nach § 14 Abs.4 Nr.1 VgV als Verhandlungsverfahren ohne TNWB fortgeführt und abgeschlossen.

Der Gesamtwert der Beschaffung und des Auftrages werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers nicht bekannt gegeben, daher die fiktive Angabe 0,01 EUR.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYLGN

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Die Vergabestelle weist nach folgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.

Quelle: OJS 2018/S 004-005234 (2018-01-04)

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