Rahmenvereinbarung Kitaverfahren 2017

ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit einem Wirtschaftsteilnehmer über eine Web-Lösung zur Verwaltung und Abrechnung von Leistungen in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege für ekom21 und ihre Kunden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-01-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-11-24.

Wer?

• ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Deutschland › Hessen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-11-24	Auftragsbekanntmachung
2017-12-21	Ergänzende Angaben
2018-02-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Referenznummer: 2017/03/23-FB35-01
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Postanschrift: Knorrstraße 30
Postleitzahl: 34134
Postort: Kassel
Kontakt
Internetadresse: http://www.ekom21.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ekom21.de 📧
Fax: +49 561204-3115 📠
URL der Dokumente: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=3846-278 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-11-24 📅
Einreichungsfrist: 2018-01-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-11-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 228-474804
ABl. S-Ausgabe: 228
Zusätzliche Informationen

Die Öffnung der Angebote wird durch 2 Vertreter des Auftraggebers durchgeführt und dokumentiert; der Termin zur Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die ekom21 sucht ein Verfahren zur Abrechnung von Leistungen für die Unterbringung von Kindern in Kindertageseinrichtungen.

Da die Nutzung der Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege gebührenpflichtig ist, müssen u.a. Elternbeiträge, Verpflegungs- u. Getränkegelder und auch Umlagen wie Bastelpauschale und Windelgeld abgebildet werden können, aber auch Zukaufstunden, Zeiten für Ferienbetreuung, Zuschüsse von Dritten (Jugendamt, Jobcenter, etc.) oder Schulkinderbetreuung in jeglicher Form müssen abbildbar sein.

Grundlage für die Ermittlung der einzelnen Gebühren ist die jeweilige Satzung der Kommunen in Hessen, d.h. kommunale Betreuungseinrichtungen haben Satzungen über die Benutzung der Kindergärten sowie Gebührensatzungen aufgrund der kommunalen Satzungshoheit der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) erlassen.

Die Gebührenbescheide, Briefe, Rundschreiben und weitere Dokumente müssen automatisiert erstellt werden können.

Gesetzliche Statistiken, individuelle Auswertungen und Berichte sind wichtige Funktionalitäten. All diese Funktionalitäten muss die gesuchte Software abdecken.

Eine einfache Datenerfassung der Kinder, Sorgeberechtigen, Zahlungspflichtigen etc. ist Voraussetzung. Neuanmeldungen, Ummeldungen und Abmeldungen sind flexibel möglich. Bei Veränderungen muss automatisiert eine Neuberechnung aller abrechnungsrelevanten Gebühren erfolgen.

Zusätzlich zur Verwaltung und Abrechnung der Leistungen in den einzelnen Betreuungseinrichtungen sollte die Möglichkeit der Erstellung von Urlaubs- und Schicht-/ Dienstplänen Bestandteil der Software sein.

Die gesetzlichen Grundlagen werden im HessKiföG aufgeführt. Die Basis bildet das SGB VIII (Kinder- und Jugendhilfegesetz – KJHG) und das Hessische Kinder- und Jugendhilfegesetzbuch (HKJGB) sowie der Verordnung zur Ausführung des Hessischen Kinder- und Jugendhilfegesetzbuches und über Zuständigkeiten nach dem Jugendschutzgesetz.

Die ekom21 strebt eine aktive Partnerschaft in allen Phasen (Akquise, Beratung, Schulung, Datenmigration) an.

Die ekom21 betreut über 700 Kunden mit über 30.000 Anwendern.

Sie hat sich auf Komplettlösungen für kommunale Kunden spezialisiert.

Zu den kommunalen Kunden gehören Landkreise, Städte, Gemeinden, kommunale Eigenbetriebe, Zweckverbände, Anstalten, Krankenhäuser, Heime und andere öffentliche Einrichtungen.

Zu den staatlichen Kunden zählen Landesverbände, Ministerien und Regierungspräsidien.

Die ekom21 beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, um nachhaltig bei den eigenen Verbandsmitgliedern und Kunden erfolgreich sein zu können.

Die Rahmenvereinbarung soll – ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung – den bedarfsgerechten Abruf von in diesem Kontext stehenden Lieferungen und Leistungen abdecken.

Dies umfasst insbesondere die Lizenzierung (die Bereitstellung der Software), die Wartung und somit die Softwarepflege des Abrechnungsverfahrens für Kindertageseinrichtungen und weitere Unterstützungsleistungen.

Der Betrieb (Hosting) des Verfahrens soll im ekom21 eigenen Rechenzentrum erfolgen.

Um bisher eingesetzte Systeme sukzessive ablösen und weitere Kundenkreise erschließen zu können, muss das gesuchte Verfahren insbesondere für die Anforderungen von kommunaler Kunden und deren Einrichtungen geeignet sein (=Bedarfsträger).

In der Leistungsbeschreibung werden neben den erforderlichen und optionalen Funktionen die für eine erfolgreiche Markteinführung in Zusammenhang stehenden Leistungen beschrieben.

Dauer: 72 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung des Unternehmens, über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV) [gemäß Erfassungsformular].

2. Eigenerklärung des Unternehmens zu Ausschlussgründen (insbes. zu §§ 123, 124 GWB), die besonderen Auftragsbedingungen sowie den Abschlusserklärungen [gemäß Erfassungsformular].

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Im Hinblick auf den ausgeschriebenen Auftrag: Eigenerklärung zum Unternehmen mit aussagekräftiger Darstellung des Unternehmens (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche,Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) [gemäß Erfassungsformular].

2. Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den aufgestellten Mindeststandards für die Dauer der Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. – falls bereits vorhanden – eine solche besteht und für die Dauer der Auftragsausführung aufrechterhalten wird [gemäß Erfassungsformular].

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Mindeststandards:

Zu III.1.2.1):

Aufgrund der mitgeteilten Informationen (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche,Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) darf kein Anlass zu Zweifeln bestehen, dass das Unternehmen in der Lage ist, den ausgeschriebenen Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können.

zu III.1.2.2):

Gefordert ist eine marktübliche Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer durch die je Schadensfall Versicherungsschutz in Höhe von mindestens jeweils:

— 2.000.000 EUR für Personenschäden und

— 2.000.000 EUR für Sachschäden und

— 250.000 EUR für Vermögensschäden

Die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes müssen den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen. Die Haftpflichtversicherung muss für die gesamte Dauer der späteren Vertragsausführung aufrechterhalten werden.

Bescheinigungen über die Versicherung, z. B. in Form der Versicherungspolice oder einer schriftlichen Bestätigung der Versicherung, dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

Bescheinigungen in anderer als deutscher Sprache müssen in einer Übersetzung in das Deutsche vorgelegt werden. Der Bewerber steht für die Richtigkeit der Übersetzung ein.

Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, führt dies zwingend zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Erklärung zu geeigneten Referenzen [gemäß Erfassungsformular] über in den letzten 3 Jahren erbrachte wesentliche Aufträge mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Über die vorstehend genannten Informationen hinaus müssen zu jeder Referenz mindestens nochfolgende Angaben gemacht werden:

— Kurzbezeichnung der Referenz;

— Namen und Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) des Referenzgebers;

— Aussagekräftige Beschreibung der Referenz und der erbrachten Leistungen;

— Beschreibung der eigenen Leistungen;

— Termingerechter Projektabschluss;

— Leistungsanteil des Ausführenden am Referenzprojekt in Prozent;

— Stellung des Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer, Generalunternehmer,Ressourcengeber,Mitglied einer Bietergemeinschaft).

Es ist nicht erforderlich, dass die Referenz ein Projekt der öffentlichen Hand betrifft; möglich sind auch Referenzen von privaten Auftraggebern. Aus der Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter, auf dessen technischeund berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird, selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts ist hierbei nicht ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer / Durchführungsverantwortlichem zugeordnet werden können, dass sie zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt. Die Einreichung einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung der gemachten Angaben bei den Referenzauftraggebern sowie eigene Ermittlungen vor, deren Ergebnisse Berücksichtigung finden werden.

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen entsprechende Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Mindeststandards:

Zu III.1.3.1):

Es sind mindestens drei (3) mit dem Vergabegegenstand vergleichbare Projekte [gemäß Erfassungsformular] anzugeben, die in den letzten 3 Jahren begonnen wurden und die zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung noch bestehen müssen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S.354) mit dem Angebot einzureichen haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Zusätzlich sind Erklärungen zu (1) „Technologie von L. Ron Hubbard“, (2) zu ausreichenden Kenntnissen und Fähigkeiten der deutschen Sprache in Wort und Schrift bei den zur Auftragsausführung eingesetzten Personen und (3) zum ggf. beabsichtigten Einsatz von Unterauftragnehmern einzureichen.

[Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt.].

Verfahren
Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Lange Anlaufzeit (Migration bestehnder Kunden, Akquise neuer Kunden etc.) und die damit für den Auftragnehmer und Auftraggeber verbundenen Aufwände schließen eine kürze Laufzeit aus.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-01-04 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:15
Zusätzliche Informationen:

Die Öffnung der Angebote wird durch 2 Vertreter des Auftraggebers durchgeführt und dokumentiert; der Termin zur Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.ekom21.de 🌏
Dokumente URL: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=3846-278 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Abgabe elektronischer Angebote (z. B. E-Mail, Telefax, Upload) ist nicht zugelassen.

Bieterfragen können längstens bis 18.12.2017, 10:00 Uhr, gestellt werden.

Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen und sonstige Dokumente) müssen – soweit bei dem betreffenden Nachweis nicht ausdrücklich anders angegeben – fristgerecht und in der vor gegebenen Form – z. B. unter Verwendung der Erfassungsformulare – mit dem Angebot eingereicht werden.

In den Erfassungsformularen ist Zutreffendes anzukreuzen und vorhandene Eingabefelder sind (erforderlichenfalls) zu vervollständigen.

Zusätzlich zu den in der Vergabebekanntmachung getroffenen Vorgaben gelten die für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Bewerbungsbedingungen sowie die Angaben/Hinweise in den Erfassungsformularen, die Teil der elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind.

Isbesondere wird auf die besonderen Anforderungen hingewiesen, die

1. bei gemeinschaftlicher Bewerbung (Bietergemeinschaft),

2. bei der Vergabe von Unteraufträgen (Unteraufträge) und

3. der Eignungsleihe einzuhalten sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen.

Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 228-474804 (2017-11-24)

Ergänzende Angaben (2017-12-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-21 📅
Einreichungsfrist: 2018-01-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 247-518703
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 228-474804
ABl. S-Ausgabe: 247
Quelle: OJS 2017/S 247-518703 (2017-12-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-02-26)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: ekom21 — Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-02-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-02-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 040-087262
ABl. S-Ausgabe: 40

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Die ekom21 betreut über 700 Kunden mit über 30 000 Anwendern.
Quelle: OJS 2018/S 040-087262 (2018-02-26)

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