Rahmenvereinbarung Wahlverfahren 2017

ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer über die Beschaffung eines Wahlverfahrens zur Planung und Durchführung von Wahlen. Unter Wahlverfahren ist dabei eine Softwarewlösung zur Organisation, Vorbereitung und Durchführung einer Wahl einschließlich der Verwaltung notwendiger Ressourcen wie etwa Wahllokale und Wahlhelfer zu verstehen. Nicht umfasst die Führung eines Wählerverzeichnisses. Das Wahlverfahren muss rechenzentrums- und mandantenfähig sein sowie autonom Vor-Ort beim Kunden installiert werden können. Ferner muss ein Mischbetrieb (Teile der Installation im Rechenzentrum, Teile beim Kunden) möglich sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-01-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-12-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Vote iT GmbH

Wer?

• ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Hessen › Gießen
• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-12-07	Auftragsbekanntmachung
2018-03-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-12-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Referenznummer: 2017/12/08-FB33-01
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Postanschrift: Carlo-Mierendorff-Straße 11
Postleitzahl: 35398
Postort: Gießen
Kontakt
Internetadresse: http://www.ekom21.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ekom21.de 📧
Fax: +49 561204-3115 📠
URL der Dokumente: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=3846-279 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-07 📅
Einreichungsfrist: 2018-01-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 238-493652
ABl. S-Ausgabe: 238
Zusätzliche Informationen

Die Öffnung der Angebote wird durch 2 Vertreter des Auftraggebers durchgeführt und dokumentiert; der Termin zur Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das derzeit einheitlich in Hessen bei allen Kommunen (426) und Landkreisen (21) sowie beim Land eingesetzte Wahlverfahren „PC-Wahl“ der Firma vote iT GmbH soll abgelöst und durch ein Nachfolgeprodukt ersetzt werden. Das Nachfolgeprodukt soll bis zur Landtagswahl 2018 in Hessen eingeführt sein.

Das neue Wahlverfahren muss alle in den Vergabeunterlagen beschriebene Anforderungen erfüllen, insbesondere solche, die für eine ordnungsgemäße Abwicklung der Wahlen nach hessischem Kommunal-, Landes- und nach Bundeswahlrecht sowie für die Durchführung einer Europawahl erforderlich sind. Ferner muss das neue Wahlverfahren in der bestehenden Rechenzentrumsinfrastrukturumgebung der ekom21 lauffähig installiert und betrieben werden können.

Die Rahmenvereinbarung soll – ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung – den bedarfsgerechten Abruf von in diesem Kontext stehenden Lieferungen und Leistungen abdecken und ermöglichen. Dies umfasst insbesondere die bedarfsgerechte Lizenzierung des neuen Wahlverfahrens einschließlich Systemservice (Wartung, Pflege, Support etc.) und weitere Unterstützungsleistungen (z. B. Schulung). Neben ekom21 sollen auch die Kommunen und Landkreise sowie das Land Hessen von der Rahmenvereinbarung partizipieren und Lieferungen und Leistungen als Bezugsberechtigte in Anspruch nehmen können, wobei ekom21 als Zwischenhändler fungiert.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Optionen:

Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer trotz formaler Beendigung der Rahmenvereinbarung verlangen, dass dieser seine Leistungen gemäß der Rahmenvereinbarung für eine bis zu zwölf (12) monatige Übergangszeit ganz oder in Teilen weiter erbringt. Die Option ist gegenüber dem Auftragnehmer mindestens in Textform zu erklären und hat die beabsichtigte Übergangszeit anzugeben.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung des Unternehmens, über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV) [gemäß Erfassungsformular];

2. Eigenerklärung des Unternehmens zu Ausschlussgründen (insbes. zu §§ 123, 124 GWB), die besonderen Auftragsbedingungen sowie den Abschlusserklärungen [gemäß Erfassungsformular].

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Im Hinblick auf den ausgeschriebenen Auftrag: Eigenerklärung zum Unternehmen mit aussagekräftiger Darstellung des Unternehmens (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche,Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) [gemäß Erfassungsformular];

2. Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den aufgestellten Mindeststandards für die Dauer der Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. – falls bereits vorhanden – eine solche besteht und für die Dauer der Auftragsausführung aufrechterhalten wird [gemäß Erfassungsformular].

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Mindeststandards:

Zu III.1.2.1):

Aufgrund der mitgeteilten Informationen (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche,Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) darf kein Anlass zu Zweifeln bestehen, dass das Unternehmen in der Lage ist, den ausgeschriebenen Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können.

Zu III.1.2.2):

Gefordert ist eine marktübliche Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer durch die je Schadensfall Versicherungsschutz in Höhe von mindestens jeweils:

— 2 000 000 EUR für Personenschäden, und

— 3 000 000 EUR für Sachschäden, und

— 500 000 EUR für Vermögensschäden.

Die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes müssen den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen. Die Haftpflichtversicherung muss für die gesamte Dauer der späteren Vertragsausführung aufrechterhalten werden. Bescheinigungen über die Versicherung, z. B. in Form der Versicherungspolice oder einer schriftlichen Bestätigung der Versicherung, dürfen nicht älter als 6 Monate sein. Bescheinigungen in anderer als deutscher Sprache müssen in einer Übersetzung in das Deutsche vorgelegt werden. Der Bewerber steht für die Richtigkeit der Übersetzung ein.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Erklärung zu geeigneten Referenzen [gemäß Erfassungsformular] über in den letzten 3 Jahren ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge [gemäß Erfassungsformular] mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Über die vorstehend genannten Informationen hinaus müssen zu jeder Referenz mindestens nachfolgende Angaben gemacht werden:

— Kurzbezeichnung der Referenz,

— Namen und Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) des Referenzgebers,

— Aussagekräftige Beschreibung der Referenz und der erbrachten Leistungen,

— Beschreibung der eigenen Leistungen,

— Termingerechter Projektabschluss,

— Leistungsanteil des Ausführenden am Referenzprojekt in Prozent,

— Stellung des Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer, Generalunternehmer, Ressourcengeber, Mitglied einer Bietergemeinschaft).

Aus der Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter, auf dessen technische und berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird, selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts ist hierbei nicht ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer / Durchführungsverantwortlichem zugeordnet werden können, dass sie zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt. Die Einreichung einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung der gemachten Angaben bei den Referenzauftraggebern sowie eigene Ermittlungen vor, deren Ergebnisse Berücksichtigung finden werden.

Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen entsprechende Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Mindeststandards:

Zu III.1.3.1):

Es sind mindestens drei (3) detaillierte Referenzen über in den letzten drei (3) Jahren ausgeführte wesentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge [gemäß Erfassungsformular] einzureichen, die mit dem Vergabegegenstand vergleichbar sind. Davon muss jeweils mindestens eine (1) Referenz zum Gegenstand haben:

A: Die Partnerschaft mit einem öffentlichen IT-Dienstleister, der als Mulitplikator/Vertriebspartner für ein vom Bieter angebotenes Wahlverfahren agiert (d. h. das Wahlverfahren seinen Kunden zur Nutzung anbeitet oder es Ihnen zugänglich macht);

B: Die Nutzung eines Wahlverfahrens bei einer Kommune mit mehr als 500 000 Einwohnern (Groß-Kommune);

C: Die Nutzung eines Wahlverfahrens bei einer Kommune mit mehr als 50 000 Einwohnern (Mittlere Kommune).

Bei den Referenzen B und C ist es ausreichend, wenn die Kommune nicht direkter Vertragspartner ist, sondern die Nutzung über einen zwischengeschalteten öffentlichen IT-Dienstleister erfolgt.

Eine Angabe von mehr als drei (3) detaillierten Referenzen ist nicht erwünscht.

Zusätzlich zu diesen drei (3) detaillierten Referenzen sind mindestens hundert (100) Kunden aus dem relevanten Marktsegment (d. h. Landkreise, Kommunen und Bundesländer) in Form einer Aufstellung (Name, Adresse und URL) als allgemeine Referenz zu benennen, die zum Zeitpunkt der Einreichung des Angebots ein vom Bieter angebotenes Wahlverfahren nutzen. Es ist eine formlose Liste zu erstellen, die dem Angebot als Anlage beizufügen ist.

Als geeignete Referenzen sind im Interesse eines ausreichenden Wettbewerbs auch solche zugelassen, bei denen die Erstinstallation des Wahlverfahrens zwar mehr als drei Jahre zurückliegt (gerechnet ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote), für die aber im Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch das Wahlverfahren betreffende Liefer- oder Dienstleistungen (z. B. Softwarepflege, Support etc.) erbracht werden, z. B. im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot einzureichen haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Zusätzlich sind Erklärungen zu (1) „Technologie von L. Ron Hubbard“, (2) zu ausreichenden Kenntnissen und Fähigkeiten der deutschen Sprache in Wort und Schrift bei den zur Auftragsausführung eingesetzten Personen und (3) zum ggf. beabsichtigten Einsatz von Unterauftragnehmern einzureichen.

[Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt.]

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-01-12 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:15
Zusätzliche Informationen:

Die Öffnung der Angebote wird durch 2 Vertreter des Auftraggebers durchgeführt und dokumentiert; der Termin zur Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.ekom21.de 🌏
Dokumente URL: https://www.had.de/onlinesuche_freeeu.html?SHOWPUB=3846-279 🌏
Postanschrift: Knorrstraße 30
Postort: Kassel
Postleitzahl: 34134
Kontaktperson: Vergabestelle
Land: Kassel, Kreisfreie Stadt 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Abgabe elektronischer Angebote (z. B. E-Mail, Telefax, Upload) ist nicht zugelassen.

Bieterfragen können längstens bis 4.1.2018, 10.00 Uhr, gestellt werden.

Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen und sonstige Dokumente) müssen – soweit bei dem betreffenden Nachweis nicht ausdrücklich anders angegeben – fristgerecht und in der vor gegebenen Form – z. B. unter Verwendung der Erfassungsformulare – mit dem Angebot eingereicht werden.

In den Erfassungsformularen ist Zutreffendes anzukreuzen und vorhandene Eingabefelder sind (erforderlichenfalls) zu vervollständigen.

Zusätzlich zu den in der Vergabebekanntmachung getroffenen Vorgaben gelten die für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Bewerbungsbedingungen sowie die Angaben/Hinweise in den Erfassungsformularen, die Teil der elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind.

Isbesondere wird auf die besonderen Anforderungen hingewiesen, die:

1. bei gemeinschaftlicher Bewerbung (Bietergemeinschaft);

2. bei der Vergabe von Unteraufträgen (Unteraufträge); und

3. der Eignungsleihe einzuhalten sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen.

Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 238-493652 (2017-12-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-03-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens war der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer über die Beschaffung eines Wahlverfahrens zur Planung und Durchführung von Wahlen. Unter Wahlverfahren ist dabei eine Softwarewlösung zur Organisation, Vorbereitung und Durchführung einer Wahl einschließlich der Verwaltung notwendiger Ressourcen wie etwa Wahllokale und Wahlhelfer zu verstehen. Nicht umfasst war die Führung eines Wählerverzeichnisses. Das Wahlverfahren muss rechenzentrums- und mandantenfähig sein sowie autonom Vor-Ort beim Kunden installiert werden können. Ferner muss ein Mischbetrieb (Teile der Installation im Rechenzentrum, Teile beim Kunden) möglich sein.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 048-105241
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 238-493652
ABl. S-Ausgabe: 48
Zusätzliche Informationen

Das Vergabeverfahren betrifft den Abschuss einer Rahmenvereinbarung. Ein konkreter Gesamtwert kann mithin nicht benannt werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Rahmenvereinbarung soll – ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung – den bedarfsgerechten Abruf von in diesem Kontext stehenden Lieferungen und Leistungen abdecken und ermöglichen. Dies umfasst insbesondere die bedarfsgerechte Lizenzierung des neuen Wahlverfahrens einschließlich Systemservice (Wartung, Pflege, Support etc.) und weitere Unterstützungsleistungen (z.B. Schulung). Neben ekom21 sollen auch die Kommunen und Landkreise sowie das Land Hessen von der Rahmenvereinbarung partizipieren und Lieferungen und Leistungen als Bezugsberechtigte in Anspruch nehmen können, wobei ekom21 als Zwischenhändler fungiert.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-01-30 📅
Quelle: OJS 2018/S 048-105241 (2018-03-07)

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